Geconfronteerd met wijdverbreide rekruteringsproblemen vergemakkelijken HR-KPI's de identificatie van actiehefbomen om de efficiëntie van uw procedures te verbeteren. Wat zijn de belangrijkste stappen bij het opzetten van recruitment-KPI’s? Hoe selecteer je ze? Maar ook: hoe kunnen we deze monitoren en interpreteren om de candidate experience te verbeteren en gerichte profielen te werven? Update met Sandrine Lejemble, expert in human resources en organisatiemanagement.
Tot 78 %-kandidaten zouden een baanaanbieding weigeren na een slechte ervaring! En 57 % zou negatief reageren op een aanbod als het wervingsproces te lang duurde. Dat blijkt uit een onderzoek van adviesbureau Robert Walters naar de optimalisatie van dit proces. En voor de firma Robert Half zijn er zelfs 62 %'s die hun interesse in een functie verliezen als ze twee weken na het eerste sollicitatiegesprek niets horen. Een cijfer dat oploopt tot 77 % als ze na drie weken nog geen informatie ontvangen.
De kwaliteit van het recruitmentproces heeft dus een grote invloed op jouw prestaties op dit gebied. Maar hoe optimaliseer je dit?
Kwaliteit terug centraal stellen in het rekruteringsproces
Het succes van uw wervingsprocedures doorloopt uiteraard verschillende fasen.
Ter herinnering: analyse van uw behoeften en het gezochte profiel, opstellen en verspreiden van een aantrekkelijk aanbod, sourcing, identificatie van objectieve criteria om kandidaten te selecteren, effectief interview, integratie van kandidaten behouden in uw bedrijf.
Hier ontbreekt echter een belangrijke stap! Namelijk het analyseren en meten van de prestaties van het rekruteringsproces.
De analyse van dit proces is er immers op gericht om de strategie en de operationele inzet van wervingsacties zo nauwkeurig mogelijk te sturen. Hierbij gaat het om het definiëren en gebruiken van relevante dashboards met kernindicatoren. Met andere woorden: met KPI’s (key performance indicators). Toegepast op human resources of rekrutering spreken we dan van HR KPI’s en recruitment KPI’s.
Met deze KPI’s kun je bepalen in welke fasen van de recruitment het conversiepercentage niet optimaal is. Zo kunt u op basis van een objectieve observatie corrigerende maatregelen nemen.
Een operationele aanpak gericht op uw behoeften
Wilt u uw recruitmentproces initiëren of optimaliseren? Hier zijn de essentiële sleutelstappen om de reikwijdte van uw werk af te bakenen.
1. Analyseer de context
Wat is de huidige rijmodus? Wat is jouw bedoeling? Wat zijn de observaties over rekrutering?
2. Stel het dashboarddoel in
De formulering van de doelstelling moet nauwkeurig zijn. Bijvoorbeeld: verhoog het aantal sollicitaties in de doelgroep of verkort de duur van het wervingsproces met 15 dagen.
3. Verzamel informatie
Enerzijds gaat het hierbij om het identificeren van de data die nodig zijn om de relevante KPI’s te ontwikkelen. Aan de andere kant moet je bepalen hoe je ze kunt extraheren.
4. Bouw het dashboard ‘rekrutering’
Dit omvat eerst het extraheren van de gegevens die overeenkomen met de indicatoren. Voer vervolgens een eerste lezing uit om de kwaliteit van de ingevoerde gegevens te controleren. Verwerk ten slotte de software-extractie of maak een Excel-bestand aan.
Focus op de selectie van uw recruitment-KPI’s
Uw dashboard bevat indicatoren en ratio's.
Enkele voorbeelden van indicatoren die u kunt volgen op basis van uw behoeften
| Behoeften | Indicatoren |
|---|---|
| De wervingsperiode | Aantal ontvangen aanvragen Aantal voorgeselecteerde CV's Oorsprong van de inkoop Datum sollicitatiegesprek/beslissingsdatum Evaluatie van selectiecriteria Invoerdatum/releasedatum |
| Selectiviteit | Aantal geselecteerde kandidaten / aantal onderzochte sollicitaties |
| De kwaliteit van de werving | Aantal resterende kandidaten na één jaar / aantal aanwervingen gedurende de periode |
| De gemiddelde kosten van werving | Totale kosten van werving over de periode / aantal rekruten |
Interpreteer gegevens om een plan te ontwikkelen om het wervingsproces te verbeteren
De meerwaarde van het dashboard is tevens de analyse en interpretatie van data. Bedrijven produceren een analysenota met een samenvatting van indicatoren en beelden zoals grafieken of tabellen. Op het gebied van rekrutering kunnen dus verschillende actiemiddelen worden gemobiliseerd.
Enkele concrete voorbeelden
| Bevindingen | Hefbomen voor actie |
|---|---|
| Lage ontvangst van sollicitaties | Controleer of breid de distributiekanalen van het aanbod uit |
| Beslissingsproces te lang | Bepaal wanneer er sprake is van verlies in interviewdata om werving te verspreiden tussen de verschillende acteurs |
| Retentiepercentage minder dan een jaar | Maak de balans op van het integratieproces Voer interviews uit vóór het vertrek van de betrokken medewerkers |
Ten slotte houdt het meten van de prestaties van uw rekrutering in dat u in de loop van de tijd dezelfde methodologie aanhoudt om de resultaten te vergelijken. Indien nodig voegt u aanvullende indicatoren toe of maakt u een nieuwe tabel voor een specifiek gebruik.
Tot slot: wat moeten we onthouden? Het definiëren en analyseren van sleutelindicatoren betekent dat u uw proces moet aanpassen om het efficiënter te maken en dat u dit moet delen met alle rekruteringsstakeholders in het bedrijf!
