Een goed presterend team is eerst en vooral een georganiseerd team. En de basis van organisatie is in de eerste plaats taakplanning. Doelstellingen bepalen, taken definiëren, acties coördineren... het zijn allemaal essentiële stappen om projecten tot een goed einde te brengen. Een ander essentieel element van goede organisatie is goede communicatie. Of beter gezegd, de juiste communicatiemiddelen. Vooral wanneer jij en je team telewerken. Maar hoe kies je de juiste samenwerkingstools voor jouw behoeften?
3 criteria om rekening mee te houden
De mate van complexiteit van het gereedschap
Voordat je een keuze maakt, is het een goed idee om het competentieniveau in te schatten van de mensen die het hulpmiddel gaan gebruiken.
Bijvoorbeeld: als het hulpmiddel alleen in het Engels beschikbaar is, zorg er dan voor dat iedereen die het gebruikt de taal goed beheerst.
De beschikbare functies
Stel jezelf vragen over jouw behoeften en die van het team.
Bijvoorbeeld: Moet je regelmatig videoconferenties, brainstormsessies of persoonlijke vergaderingen organiseren? Zo ja, dan moet de tool een videomodule bevatten zodat je ook aantekeningen kunt maken en je scherm kunt delen om het voor iedereen begrijpelijker te maken.
Het aantal werknemers dat het hulpmiddel moet gebruiken
Vermijd het kiezen van een te kleine formule: het kan zijn dat je geen medewerkers kunt toevoegen die in eerste instantie niet in het project waren opgenomen.
[Lees ook]
3 communicatiemiddelen
Slack, de eenvoudig te leren messagingtool
- Aangename, gebruiksvriendelijke Franse interface
- Georganiseerd in kanalen voor berichten en het uitwisselen van documenten
- Kanalen die onderling verbonden kunnen worden voor communicatie tussen verschillende teams of met externe medewerkers
- Maakt ook vergaderingen en planning mogelijk
- Geschikt voor kleine en zeer grote bedrijven
Teams: een uitgebreid hulpmiddel
"Voor videoconferenties, maar niet alleen".
Vooral bekend om zijn mogelijkheden voor videoconferenties, Microsoft Teams bevat ook tools voor het delen van schermen, berichten en documenten. Teams is nauw verbonden met Microsoft 365 en stelt werknemers in staat om tegelijkertijd aan hetzelfde kantoordocument te werken. Het kan worden gebruikt om planningen te organiseren en verschillende teams bij één project te betrekken. Een rijke, uitgebreide tool in het Frans.
Miro, het gedeelde whiteboard
"Atypisch maar effectief
Elke gebruiker kan zijn ideeën uiteenzetten tijdens vergaderingen, zowel face-to-face als op afstand. Je kunt schrijven, afbeeldingen gebruiken, je scherm of bestanden delen en natuurlijk je opmerkingen delen om de discussie te verrijken of te verbreden.
"Een hulpmiddel dat vergaderingen vergemakkelijkt, met name brainstormsessies, en de teamcohesie versterkt.
Projectmanagement: kiezen tussen eenvoudige en effectieve tools
Trello, om het workflowbeheer te vereenvoudigen
"Geïnspireerd door de Agile Kanban-methode
"Intuïtief
3 hoofdthema's:
1/ Tabellen voor het verdelen van taken tussen de verschillende teams die betrokken zijn bij een project
2/ Lijsten met taken en deadlines voor voltooiing
3/ In lijsten geïntegreerde kaarten met taakbeschrijvingen en opmerkingen van werknemers
Acollab, een duidelijke en gedetailleerde interface
Acollab is een Frans online platform waarmee je een onbeperkt aantal samenwerkingsruimtes kunt maken voor elk team of project.
Gemakkelijk toegankelijk, ongeacht het kennisniveau van werknemers
Wrike, aangepast aan grote teams
- Aanpassing
- Gebruiksklare sjablonen voor een eenvoudige start
- Nauwkeurige functiebeschrijvingen met de terminologie die specifiek is voor elk activiteitengebied
- Nauwkeurige bewaking van taken, zelfs bij multifunctionele projecten
