De verspreiding van telewerken en het flexkantoor dwingt managers om hun teamwerk aan te passen, met name door op afstand te vergaderen. Maar is het mogelijk om dit soort vergaderingen op dezelfde manier vorm te geven als face-to-face vergaderingen?
Je managementpraktijken aanpassen aan telewerken is niet alleen een kwestie van deze praktijken toepassen met behulp van digitale hulpmiddelen. De wijdverbreid gebruik van telewerken Tijdens de verschillende opsluitingen hebben bedrijven een democratisering van dit type organisatie doorgemaakt, waardoor directeuren, managers en werknemers gedwongen werden om bepaalde beroepspraktijken opnieuw te evalueren. Er moet rekening worden gehouden met nieuwe omgevingen (en dus nieuwe beperkingen), net als met licht verschillende niveaus van concentratie en beschikbaarheid. Managementexpert Pierre-Hugues Cacheleux onthult de geheimen van succesvolle vergaderingen op afstand.
Vergaderen op afstand: het essentiële hulpmiddel voor telewerkende teams
Tijdens de recente insluitingsfasen in verband met de COVID-19 pandemie heeft ieder van ons vergaderingen op afstand kunnen meemaken. Vóór de gezondheidscrisis wisten we al (onderzoek van Barco & Circle Research uitgevoerd in 2019 bij 3.000 managers in Frankrijk en zes andere landen) dat managers gemiddeld aan 10 vergaderingen per week deelnamen (en dat was nog maar een gemiddelde!). Met de verschuiving naar vergaderingen in Zoom, Teams of Google Meet, is het gevoel dat je de ene vergadering verlaat om meteen aan een andere te beginnen verder toegenomen.
Dit heeft natuurlijk veel positieve aspecten: de overgrote meerderheid van de onderzoeken heeft hun doeltreffendheid benadrukt, of het nu gaat om het uitwisselen van standpunten, het vinden van oplossingen of het nemen van beslissingen, kortom, om het bedrijf draaiende te houden. Maar vanuit het oogpunt van relaties is tevredenheid niet altijd aan de orde van de dag, en veel waarnemers hebben de rol vanentertainer waar de leider van de vergadering rekening mee moet houden, vooral om te voorkomen dat deelnemers uit de organisatie raken.
Anders gezegd, je kunt je face-to-face faciliteringsreflexen gebruiken om een videovergadering te leiden. Maar vergaderingen op afstand hebben zoveel specifieke kenmerken dat het essentieel is om de oefening met een frisse blik en het juiste gedrag te benaderen.
Vergaderen op afstand: vereisten die niet vergeten mogen worden
Naast de vereisten om de tijd te controleren, storende activiteiten te detecteren, verbroken verbindingen te beheren en aandacht te besteden aan feedback, moet elke manager of projectleider die in een positie is om een vergadering op afstand te leiden, reageren op twee essentiële uitdagingen:
- aan de ene kant is het belangrijk om voorbereiden Het is daarom een taak die kan worden vergeleken met een baan: een vergadering zorgvuldig plannen en anticiperen op de manier waarop deze zal verlopen, zodat deze beter is aangepast aan de specifieke context van videoconferenties, de beperkingen en de mogelijkheden ervan. Het is dus een taak die lijkt op een rol van directeur, stroomopwaarts van de vergadering ;
- aan de andere kant is het essentieel omanimeren op een andere manier, door een andere houding aan te nemen om deelnemers beter te betrekken bij dit format dat zo bevorderlijk is voor afhaken. En het is meer de de vaardigheden van een speler dat de presentator moet mobiliseren, en deze keer, tijdens de vergadering.
Videoconferenties: de uitdaging van aandacht
Eerst en vooral moet de moderator van een vergadering op afstand in gedachten houden dat de aandacht van de deelnemers uiterst belangrijk is. onstabiel en vluchtig. Dit zou de moderator moeten dwingen om de volgorde en eventueel de agenda van de vergadering te herzien, om de gedachten van de deelnemers zo regelmatig mogelijk op te frissen. Sequencing houdt in dat onderwerpen en presentatiemethoden (pitch, brainstorming, enz.) worden afgewisseld om ieders aandacht vast te houden.
De interesse van deelnemers wekken
Deze vraag over de volgorde moet worden gekoppeld aan de vraag over de hulpmiddelen die worden gebruikt om de vergadering te faciliteren. Dit is de hoeksteen van het succes of falen van een videoconferentie vergadering: wissel de aangeboden beelden regelmatig af in de ogen van de deelnemers afwisseling te bieden en hun betrokkenheid steeds opnieuw te activeren, en keer zo vaak mogelijk terug naar de trombinoscoop van de vergadering.
Het is ook mogelijk om de waarde van participatieve dimensie van de vergadering door af te stappen van de traditionele diavoorstelling, dankzij demonstratiehulpmiddelen (expertsoftware, enz.), interactieve hulpmiddelen (zoals Hoorn of gewoon een whiteboard), en keer regelmatig terug naar de gezichten om de deelnemers te ondervragen, een punt te valideren, een volgorde af te ronden, enz. Kortom, bereid je vergadering voor door na te denken over Varieer de steunen en participatieve sequenties invoegen !
Gouden regel: maak je vergadering levendig
Naast deze eerste dwingende regels waarmee je rekening moet houden, moet je je vergadering ook voorbereiden door te plannen om te schuiven van emotie in zijn agenda. Het is wetenschappelijk bewezen dat emotioneel geladen gebeurtenissen een langduriger effect hebben op ons geheugen. Als onderdeel van onze visio's moeten we informatie emotioneel krachtiger maken, bijvoorbeeld door een concreet voorbeeld te geven (waarom geen videovoorbeeld gebruiken?), door een levensechte ervaring te vertellen, door er een anekdote in te verwerken die humor en medeplichtigheid opwekt (in de trant van "we hebben allemaal wel eens in dit soort situaties gezeten"), of door een idee te koppelen aan de concrete effecten ervan op individuen (werknemers, klanten, prospects, partners, enz.).
En aarzel natuurlijk niet om gebruik te maken van een exotische gebeurtenis (een kat die langsloopt, een kind dat een vraag stelt, lawaai van de buren) om je gevoel voor humor te delen. Dus, breng dit advies in de praktijk: stop wat emotie in je video's om de aandacht van je werknemers te trekken en vast te houden!
Een vergadering op afstand leiden: de kunst van communicatie
En dan is er natuurlijk nog het verloop van de vergadering zelf. Naast de gebruikelijke aanbevelingen over de kwaliteit van de apparatuur en de verbinding (waarvan de kwaliteit van de gedeelde geluiden en beelden afhangt), is het belangrijk om repareer de communicatieregels. Laten we onder deze in het bijzonder vermelden:
- de warme uitnodiging aan iedereen om hun camera's te activeren;
- De functie "uit de vrije hand" gebruiken om te spreken ;
- Of de microfoon geactiveerd wordt, hangt af van het aantal spelers en de volgorde;
- De chatruimte gebruiken ;
- Enz.
Maar meer dan deze aspecten, die nu vaak beter onder de knie zijn, is het de de houding van de gastheer wie zorgt voor de een klimaat dat zowel welwillend als effectief is. Het is deze houding die de toon zal zetten voor de uitwisselingen, door de verbale en non-verbale communicatie te kalibreren (stemvolume, rustige stroom, handgebaren, blikken, glimlachen, enz.) Juist in deze details (die natuurlijk geen details zijn, dat spreekt voor zich!) zit het verschil tussen informatie overbrengen en ervoor zorgen dat mensen het accepteren. En ook daar kun je aan werken, vooral met ORSYS!
ORSYS onderkende al snel het belang van deze opkomende rol als manager, tegelijk met de opkomst van videoconferencing. De afgelopen twee jaar hebben we honderden managers ondersteund bij het succesvol leiden van vergaderingen op afstand. Met name dankzij een 100% externe module concentreert zich in 3,5 uur dat deze uitdaging is aangegaan.
