De veralgemening van telewerken en flexkantoren vereist dat managers hun teamwerk aanpassen, met name via vergaderingen op afstand. Maar kunnen we dit soort bijeenkomsten op dezelfde manier vormgeven als face-to-face bijeenkomsten?
Het aanpassen van uw managementpraktijken aan telewerken bestaat niet alleen uit het toepassen van deze praktijken via digitale hulpmiddelen. Daar generalisatie van telewerken De verschillende lockdowns zorgden ervoor dat bedrijven evolueerden in de richting van een democratisering van dit soort organisaties, waardoor directeuren, managers en werknemers gedwongen werden bepaalde professionele praktijken opnieuw te evalueren. Het is inderdaad een kwestie van rekening houden met nieuwe omgevingen (en dus nieuwe beperkingen), maar ook met een iets andere concentratie of beschikbaarheid. Pierre-Hugues Cacheleux, managementexpert, onthult ons de geheimen van een succesvolle vergadering op afstand.
Vergaderen op afstand: het essentiële hulpmiddel voor teamtelewerken
Tijdens de recente opsluitingsfasen als gevolg van de COVID-19-pandemie heeft ieder van ons kunnen experimenteren met vergaderingen op afstand. Vóór de gezondheidscrisis wisten we al (Barco & Circle Research-onderzoek uitgevoerd in 2019 onder 3.000 leidinggevenden in Frankrijk en in zes andere landen) dat leidinggevenden gemiddeld aan 10 vergaderingen per week deelnamen (en dat was maar één gemiddelde!) . Met de verschuiving naar Zoom-, Teams- of Google Meet-vergaderingen is het gevoel dat je de ene vergadering verlaat om meteen een andere te starten, steeds groter geworden.
Uiteraard had dit veel positieve aspecten: een grote meerderheid van de enquêtes kon de effectiviteit ervan benadrukken, of het nu om discussie, oplossingen of beslissingen ging; kortom: de activiteit voortzetten. Maar vanuit relatieperspectief is er niet altijd sprake van tevredenheid, en veel waarnemers hebben de rol daarvan geïdentificeerdentertainer waarmee de facilitator van de bijeenkomst rekening moet houden, met name om te voorkomen dat de deelnemers zich terugtrekken.
Met andere woorden: we kunnen inspiratie putten uit onze face-to-face animatiereflexen om een videovergadering te organiseren. Maar er zijn echter zoveel specifieke kenmerken aan de vergadering op afstand dat het van fundamenteel belang is om de oefening met een frisse blik en gepast gedrag te benaderen.
Vergaderen op afstand: zaken die u niet mag vergeten
Naast de vereisten van tijdmanagement, detectie van externe activiteiten, beheer van verbindingsonderbrekingen of zelfs aandacht voor feedback, gaat het voor elke manager of projectmanager die in een situatie zit waarin hij een vergadering op afstand leidt, om het reageren op twee essentiële kwesties:
- aan de ene kant is het belangrijk om dat te doen bereiden zorgvuldig de ontmoeting en anticiperen op de animatie om deze beter aan te passen aan de specifieke context van de videoconferentie, de beperkingen en de mogelijkheden ervan. Het is dus een taak vergelijkbaar met a rol van regisseur, stroomopwaarts Van de reünie;
- aan de andere kant is het van fundamenteel belanganimeren op een andere manier, door de houding ervan te heroverwegen om de deelnemers beter te betrekken bij dit format, dat zo gevoelig is voor uitval. En het is meer de vaardigheden van een acteur die de facilitator moet mobiliseren, en deze keer tijdens de bijeenkomst.
Videoconferenties: de uitdaging van aandacht
Bovenal moet de facilitator van vergaderingen op afstand in gedachten houden dat de aandacht van zijn deelnemers extreem is onstabiel en vluchtig. Dit zou de facilitator moeten dwingen de volgorde en eventueel de agenda van zijn bijeenkomst te herzien, om de beschikbaarheid van geesten van zijn deelnemers zo regelmatig mogelijk op te frissen. Sequencing bestaat uit afwisselende onderwerpen en presentatievormen (pitch, brainstormen, etc.) om ieders aandacht vast te houden.
Wek de interesse van deelnemers
Deze kwestie van sequencing moet absoluut gekoppeld worden aan de kwestie van de hulpmiddelen die voor animatie worden gebruikt. Dit is de hoeksteen die het succes van een videoconferentievergadering bepaalt of faalt: wissel regelmatig de voorgestelde visuals af in de ogen van de deelnemers om afwisseling te bieden en hun betrokkenheid altijd te reactiveren, en keer zo vaak mogelijk terug naar de trombinoscoop Van de reünie.
Het is ook mogelijk om de participatieve dimensie van de vergadering door af te stappen van de traditionele diavoorstelling, dankzij demonstratieondersteuning (expertsoftware, enz.), interactieve hulpmiddelen (zoals Hoorn of simpeler een whiteboard), en nogmaals, regelmatig terugkeren naar de gezichten om de deelnemers te ondervragen, een punt te valideren, een reeks af te ronden, enz. Kortom: bereid je vergadering voor door na te denken Varieer de steunen en voeg participatieve sequenties in !
Gouden regel: maak uw bijeenkomst levendig
Naast deze eerste verplichte regels waarmee u rekening moet houden, zult u uw vergadering ook moeten voorbereiden door te sliden de emotie in zijn agenda. Wetenschappelijk is bewezen dat gebeurtenissen met een sterke emotionele lading een blijvendere impact hebben op ons geheugen. Als onderdeel van onze video's zal het passend zijn om informatie emotioneel sterker te maken, bijvoorbeeld door een concreet voorbeeld voor te bereiden (waarom niet via een videovoorbeeld?), door een geleefde ervaring te vertellen, door er een anekdote in te stoppen die humor en medeplichtigheid genereert ( in de modus ‘dit soort situaties kennen we allemaal’), of door een idee te koppelen aan de concrete effecten ervan die waarneembaar zijn voor individuen (werknemers, klanten, prospects, partners, enz.).
En aarzel natuurlijk niet om gebruik te maken van een exotische gebeurtenis (een passerende kat, een vraag van een kind, lawaai uit de buurt) om erop te stuiteren en uw gevoel voor humor te delen. Implementeer ook dit advies: voeg emotie toe aan uw video's, om de aandacht van uw medewerkers te trekken en vast te houden!
Een vergadering op afstand faciliteren: de kunst van het communiceren
En dan is er natuurlijk nog de animatie van de bijeenkomst zelf. Naast de klassieke aanbevelingen over de kwaliteit van de apparatuur en de verbinding (waarvan de kwaliteit van gedeelde geluiden en beelden afhangt), zal het belangrijk zijn om repareer de communicatieregels. Laten we onder deze in het bijzonder vermelden:
- de warme uitnodiging aan iedereen om zijn camera te activeren;
- De functie “opgestoken hand” gebruiken om te spreken;
- Het al dan niet activeren van de microfoon, met name afhankelijk van het nummer en de volgorde;
- Gebruik van de chatruimte;
- Enz.
Maar meer nog dan deze aspecten, die nu vaak beter onder controle zijn, is dat wel het geval de houding van de begeleider wie zorgt voor de klimaat dat zowel welwillend als efficiënt is. Het is deze houding die de toon zal zetten voor de uitwisselingen, door de parverbale en non-verbale communicatie te kalibreren (stemvolume, kalme weergave, handgebaren, blikken, glimlachen, enz.). Juist in deze details (die uiteraard geen details zijn!) ligt het verschil tussen het overbrengen van informatie en het ervoor zorgen dat mensen zich aan informatie houden. En ook daar kan aan gewerkt worden, zeker met ORSYS!
ORSYS realiseerde zich al heel vroeg het belang van deze opkomende managementrol, tegelijk met de komst van video. En ondersteunt al twee jaar honderden managers om hen in staat te stellen met succes vergaderingen op afstand te faciliteren. Dit is met name te danken aan a 100% externe module concentreert zich in 3,5 uur de essentie van het onderwerp dat deze uitdaging kan worden aangegaan.
