[Interview]
Het uitvoeren van een solidair aankoopproces is een verenigend project, zowel in de particuliere sector als in de publieke sector. De voordelen zijn talrijk: beheersing van kosten en risico's (sociaal, ecologisch, economisch), concurrentievoordeel, verbeterd imago bij partners en klanten, innovatie en waardecreatie. Maar waar moeten we concreet beginnen? Een update met Yann Le Coz, specialist in verantwoord inkopen.
Aankopen vertegenwoordigen gemiddeld 50 % van de omzet van een bedrijf. Ze vormen daarom een belangrijke as voor de verbetering ervan economische prestatie. Door solidariteitsaankopen te doen, kunt u dat ook doen consolideren van het MVO-beleid (maatschappelijk verantwoord ondernemen). Aan de kant van publieke actoren is het een hefboom die hen in staat stelt hun ecologische, sociale en economische verantwoordelijkheid op zich te nemen. Hoe implementeer je een solidariteitsaankoopstrategie? Voor Yann Le Coz moeten particuliere en publieke kopers een algemene kostenlogica in hun aankoopproces. Overzicht in zeven vragen.
Wat zijn solidariteitsaankopen?
Verantwoord inkopen, solidair inkopen, inclusief inkopen… Op inkoopgebied is er een grote semantische verscheidenheid. Vooral omdat de private sector en de publieke sector soms verschillende woorden gebruiken om naar hetzelfde te verwijzen.
Verantwoord inkopen is de variant van MVO-beleid van het bedrijf in de inkoopsector. MVO is een variatie op de Sustainable Development Goals (SDG’s) die door de VN zijn gedefinieerd.
Bij verantwoord inkopen wordt rekening gehouden met milieu-, sociale en maatschappelijke aspecten. Solidariteitsaankopen, ook wel inclusief inkopen genoemd, vallen in deze categorie. Ze worden uitgevoerd binnen de gehandicaptensector. Dat wil zeggen met structuren die voornamelijk gehandicapten in dienst nemen: arbeidsbijstandsinstellingen en -diensten (ESAT) en aangepaste bedrijven (EA). Of zelfs met arbeidsongeschikte zelfstandigen (TIH).
Kosten solidariteitsaankopen meer?
Denken dat solidariteitsaankopen meer kosten is een vooropgezet idee dat hardnekkig blijft bestaan. In ESAT's en EA's compenseert de door de staat betaalde arbeidsbijstand de extra productiekosten die verband houden met de opleiding en ondersteuning van gehandicapte werknemers. Deze structuren moeten concurrerend zijn en goederen of diensten tegen marktprijzen verkopen. Een prijs hoger dan de marktprijs moet gerechtvaardigd worden door een waardepropositie, dat wil zeggen een aanvullende dienstverlening.
Waarom solidariteit kopen? Zijn de problemen in de private sector en de publieke sector hetzelfde?
Elke werkgever met minstens 20 werknemers of 20 agenten, of het nu privé of publiek is, moet ten minste 6 %-mensen met een handicap in dienst hebben. Als hij dit niet respecteert arbeidsverplichting (OETH), moet hij een jaarlijkse bijdrage betalen. Door producten of diensten aan te schaffen bij een ESAT, een EA of een TIH kunt u het bedrag van deze bijdrage verlagen.
Binnen de HR-functie benadert de ‘disability mission’ daarom steeds vaker de inkoopafdeling om dit soort bestellingen door te drukken. Solidariteitsaankopen duren dus a strategische dimensie met betrekking tot de OETH, vooral in structuren die moeite hebben om mensen met een handicap te rekruteren.
Bovendien stelt het aangaan van een solidair aankoopproces bedrijven in staat om aan hun MVO-verplichtingen te voldoen. Dit soort beleid is ook een activa bij banken, vandaag gevoelig voor de duurzaamheid van het bedrijf. Dit maakt het ook aantrekkelijk voor talent aantrekken maar ook om op te reageren verwachtingen van klanten en leveranciers.
Tegenwoordig geven grote bedrijven de voorkeur aan partners die zich inzetten voor MVO. Ze proberen het reputatierisico te verminderen.
Hoe implementeer je een solidariteitsaanpak?
Structureren is essentieel om de aanpak in de loop van de tijd te behouden. Ik identificeer drie fundamentele stappen.
1 – Verbind u door het Charter “Leveranciersrelaties en Verantwoord Inkopen” (RFAR) te ondertekenen
Het RFAR Charter bevat 10 toezeggingen. Sommige daarvan zijn direct gekoppeld aan MVO-doelstellingen en maatschappelijk verantwoord inkopen. Bijvoorbeeld: "alle kosten en effecten van de levenscyclus beoordelen"; "kwesties op het gebied van milieu en sociale verantwoordelijkheid integreren"; "de territoriale verantwoordelijkheid van de organisatie waarborgen".
2 – Een actieplan definiëren en implementeren
Dit actieplan heeft tot doel concreet te reageren op de tien verbintenissen van het RFAR-handvest, met name door acties om aankopen in de gehandicaptensector te ontwikkelen. Daarnaast heb je een dashboard en prestatie-indicatoren nodig. Bijvoorbeeld: bedrag aan aankopen gedaan in de gehandicaptensector (EA, ESAT, TIH); aantal gecreëerde en/of behouden banen voor mensen met een handicap of aantal te laat betaalde facturen, gemiddelde betalingstermijn van facturen, enz.
3- Zorg voor erkenning van de uitgevoerde acties… en communiceer!
Wanneer het beoogde prestatieniveau is bereikt, kan de structuur op zoek gaan naar erkenning. In dit geval het keurmerk “leveranciersrelaties en verantwoord inkopen” en/of certificering ISO20400.
Wat zijn de valkuilen die je moet vermijden?
Het is belangrijk om de andere beroepsgroepen van het bedrijf bij het proces te betrekken. Als de HR-functie er doorgaans al van op de hoogte is, kunnen andere beroepen (DSI, communicatie, productie, etc.) dat ook weerstaan wijziging. Misschien vanwege eerdere slechte ervaringen...
Om de obstakels weg te nemen, moet de koper eerst identificeren wat solidariteitsaankopen hem kunnen opleveren. Dan kan het verstandig zijn om gefaseerd te werk te gaan met “testfases”. Hij kan ook co-contracting proberen: in plaats van van leverancier te veranderen, wordt hem gevraagd een deel van de dienstverlening toe te vertrouwen aan een ESAT, een EA of een TIH.
Wat zijn de belangrijkste vaardigheden die je moet beheersen als onderdeel van deze aanpak?
De koper moet zowel over technische vaardigheden (hard skills) als over relationele vaardigheden (soft skills) beschikken.
Aan de kant van de harde vaardigheden
1/ Ken de geldende wetten
Het waarborgen van toezicht op de regelgeving is essentieel omdat de veranderingen talrijk en snel zijn. Sinds 2017: wet “Sapin 2”, wet op de waakzaamheidsplicht, AVG, nieuwe code voor overheidsopdrachten die de mogelijkheid bevestigt om de hoogste bieder te kiezen in plaats van de laagste bieder. Of zelfs de zogenaamde “conflictmineralenwet” of 3TG in 2021.
De koper moet ook zijn aankoopstrategie kunnen bepalen: de mogelijkheid om markten te reserveren voor de gehandicaptensector of toewijzing, dat wil zeggen, als onderdeel van een mondiale markt, waarbij veel wordt toevertrouwd aan de gehandicaptensector.
Het inschakelen van een facilitator (adviesbureau) kan nuttig zijn. Bijvoorbeeld: bij een aanbesteding. Alvorens een contract voor het onderhoud van groene ruimten voor de gehandicaptensector te reserveren, kan het dus worden belast met het verifiëren of er voldoende economische actoren in het gebied zijn voor concurrerende biedingen. Dit is om te voorkomen dat de markt wordt geannuleerd omdat deze niet succesvol was nadat er minder dan drie aanbiedingen waren ontvangen.
2/ Weet welke MVO-hefbomen u moet activeren
Om zijn inkoopstrategie te ontwikkelen, moet de koper de context van de MVO-regelgeving kennen, evenals de MVO-kwesties en -verplichtingen van zijn organisatie. PNAD, SPASER voor het overheidsinkoper- of MVO-beleid, ondertekening van charters of manifesten voor kopers uit de particuliere sector bijvoorbeeld.
Of hij nu in de private of publieke sector werkt, hij moet ook de hefbomen kennen die hem ter beschikking staan om verantwoord in te kopen. Bovenal moet hij weten hoe hij de TCO of de totale aanschafkosten moet beoordelen. Naast de aanschafprijs omvat de TCO ook de gebruikskosten en de kosten voor het einde van de levensduur. Bijvoorbeeld: bij de aanschaf van printers moet u niet alleen rekening houden met de aanschafprijs, maar ook met de verbruiksartikelen (cartridges, toners) of zelfs met de kosten per afdruk. De printers zullen in het traditionele circuit worden aangeschaft, terwijl een ESAT of een EA gerecycleerde cartridges zal leveren.
3/ Ken de ecosystemen van leveranciers
Het goed kennen van uw eigen leveranciers is niet voldoende. De koper moet zicht hebben op de gehele sector. Door naar innovaties te luisteren en regelmatig een dialoog aan te gaan met EA's, ESAT en TIH kan de organisatie een dienstverlener identificeren die kan voldoen aan de specifieke behoeften die niet worden gedekt door bedrijven in de gewone commerciële sector.
Aan de soft skills-kant
1/ Weet hoe je zowel intern als extern moet communiceren
2/ Weten hoe te overtuigen
3/ Vermogen om te luisteren en zich in te leven
Wat zijn de belangrijkste bijdragen van de training?
Deelnemers komen met verschillende verwachtingen naar de training.
Ten eerste raken ze geaccultureerd om nieuwe goede praktijken op het gebied van verantwoord inkopen te identificeren.
Vervolgens zoeken ze naar een kop. Ze ontdekken waarom ze moeite hadden met het stellen van een doel. Solidariteitsaankopen horen er net als verantwoord inkopen bij een proces van vooruitgang dat over meerdere jaren is ontworpen. De rijpheid wordt rond het vierde of zelfs vijfde jaar bereikt.
Tot slot raad ik kopers aan niet achterop raken bij verantwoord inkopen en voor structuren die MVO in hun bedrijfsmodel overwegen. Omdat klanten en medewerkers er steeds meer om geven. En het is ook een onderscheidend element in een context van toegenomen concurrentie.
