Projectmanagement in de publieke sector is een complexe uitdaging, die wordt gekenmerkt door strikte wettelijke beperkingen, beperkte budgetten en hoge maatschappelijke verwachtingen. Toch is het mogelijk om de efficiëntie en samenwerking te maximaliseren door de juiste agile benaderingen toe te passen. Ontdek de beste praktijken en tools voor het effectief beheren van een overheidsproject in een beperkte omgeving. Laurent Vandewalle, expert op het gebied van wendbaarheid en projectmanagement, legt uit.
Een overheidsproject wendbaar beheren is een grote uitdaging. Publieke projecten verschillen fundamenteel van private projecten. De uitdaging ligt niet alleen in operationeel succes, maar ook in transparantie, stakeholdermanagement en naleving van regelgevende kaders. Maar al te vaak hebben deze projecten te lijden onder bureaucratie en een gebrek aan aanpassingsvermogen.
Hoe kunnen deze initiatieven succesvol worden beheerd? Wendbaarheid, lange tijd geassocieerd met de private sector, biedt passende oplossingen voor een beter beheer van belanghebbenden en een groter reactievermogen op beperkingen. Hier volgt een blik op best practices om het succes van projecten in de publieke sector te garanderen.
De specifieke uitdagingen van publiek projectmanagement
Projectmanagement in de publieke sector is gebaseerd op unieke uitdagingen die een aangepaste aanpak vereisen.
Allereerst strikte wettelijke beperkingen. Elk project moet daarom voldoen aan complexe administratieve procedures, wat het besluitvormingsproces kan vertragen.
Dan, sommige beperkte budgetten en voorwaardelijke financiering. Financiering wordt vaak gestemd over meerdere jaren en is onderhevig aan politieke aanpassingen.
De meerdere belanghebbenden. Ministeries, lokale overheden, burgers, particuliere bedrijven... Elke stakeholder heeft verwachtingen en soms uiteenlopende belangen.
Eindelijk hoge sociale verwachtingen. Het belangrijkste doel is het dienen van het publieke belang, wat betekent dat elke uitgave en elke beslissing moet worden gerechtvaardigd tegenover het publiek.
Getuigenis
"Toen ik belast was met de revisie van een subsidiebeheersysteem in een gemeente, realiseerde ik me al snel dat het grootste obstakel niet de technologie was, maar de coördinatie van de belanghebbenden. Dus paste ik mijn aanpak aan door co-constructieworkshops te organiseren met gekozen vertegenwoordigers, verenigingen en administratieve afdelingen. Dankzij korte iteraties en regelmatige demonstraties kon ik de weerstand verminderen en zes maanden van de oorspronkelijke planning afhalen.
Tools en methoden voor agile projectmanagement in de publieke sector
Wendbaarheid in de publieke sector betekent niet dat traditionele kaders moeten worden losgelaten, maar eerder dat verrijken met meer collaboratieve en iteratieve praktijken.
Scrum en Kanban: de juiste methoden
- Scrummen is vooral nuttig voor projecten met vooruitstrevende ontwikkelingen, zoals de digitalisering van overheidsdiensten.
- Kanban maakt een beter beheer van de stromen en meer transparantie mogelijk, ideaal voor het bewaken van de voortgang van infrastructuurprojecten.
[Training]
Agile projectmanagement bij de overheid
Doel: de grondbeginselen van projectmanagement leren. Op het programma: een project managen met behulp van basismethoden en -tools, leidinggeven aan een projectteam en communiceren met belanghebbenden.
Voorbeelden van praktische oefeningen: opstellen van een kostenmanagementtabel, uitvoeren van een risicoanalyse.
Digitale hulpmiddelen voor samenwerking
- Trello, Jira, Maandag.com Deze vereenvoudigen het taakbeheer en verbeteren de zichtbaarheid van deadlines.
- Miro, MUUR Deze faciliteren co-creatie workshops met burgers en institutionele partners.
[Training]
Bouw een Trello-bord dat in uw project kan worden gebruikt
Elke deelnemer maakt zijn eigen Trello-bord en integreert daarin de projectprocessen en -methoden die specifiek zijn voor hun organisatie. Ze definiëren de doelstellingen en fasen van het project. Om de ervaring van projectmedewerkers te vergemakkelijken, richten we ons op: kaartmodellen, automatiseringen en actieknoppen.
[Lees ook]
🔎 Bijvoorbeeld :
Een regionale raad gebruikte Scrum om de implementatie van een portaal voor toegang tot sociale bijstand te beheren. Door een iteratieve aanpak te hanteren werd de eerste functionele versie in zes maanden opgeleverd, in plaats van de oorspronkelijk geplande 18 maanden.
Belangrijke vaardigheden voor publiek projectmanagement
Naast methoden en hulpmiddelen zijn bepaalde vaardigheden essentieel voor het succesvol afronden van een project in het ambtenarenapparaat.
1/ Beheer van belanghebbenden
De eerste stap is het identificeren van de belangrijkste spelers, anticiperen op hun verwachtingen en zorgen voor een soepele communicatie.
2/ Leiderschap en samenwerkend management
Dan moeten we de betrokkenheid van de teams aanmoedigen, ondanks de administratieve rompslomp.
3/ Aanpassingsvermogen
Dit betekent ook effectief reageren op wijzigingen in regelgeving en budgetaanpassingen.
🔎 Bijvoorbeeld :
Tijdens de uitrol van een netwerk van oplaadpunten voor elektrische voertuigen in een grote agglomeratie organiseerde het projectteam overlegmomenten met lokale gemeenteraden en partnerbedrijven. Het resultaat? Snellere invoering en een project dat zes maanden eerder dan gepland werd afgerond.
Casestudie: een succesvol agile project bij de overheid
Een van de meest overtuigende voorbeelden van wendbaarheid toegepast in de publieke sector is de ontwikkeling van een teleservicesysteem burgers in staat stellen online administratieve documenten op te vragen.
1/ Achtergrond :
Aanvankelijk gepland voor drie jaar met een budget van 5 miljoen euro.
2/ Probleem :
Risico op vertragingen door te rigide validatieprocedures.
3/ Agile oplossing aangenomen :
- Opsplitsen in incrementele versies om snel een eerste versie op te leveren.
- Opzetten van dagelijkse rituelen (stand-ups) om uitwisselingen tussen afdelingen te vergemakkelijken.
- Regelmatige gebruikerstests om het product aan te passen aan de werkelijke behoeften.
4/ Resultaten :
- Lancering van een eerste versie over 9 maanden.
- Ontwikkelingskosten verlaagd met 20 %.
- Gebruikerstevredenheid vermenigvuldigd met 2 dankzij progressieve aanpassingen.
Uiteindelijk betekent wendbaarheid een beter beheer van overheidsprojecten. Wendbaarheid is geen modegril, maar een pragmatisch antwoord op de uitdagingen waar de publieke sector voor staat. Door methoden zoals Scrum en Kanban te integreren, digitale tools voor samenwerking te gebruiken en de juiste vaardigheden te ontwikkelen, is het mogelijk om het projectbeheer te optimaliseren. En dit alles met respect voor de specifieke beperkingen van de publieke sector.
