We willen allemaal begrepen worden. De professionele wereld vraagt, nog meer dan elders, om onberispelijke en duidelijke communicatie, of het nu mondeling, schriftelijk, para-verbaal, enz. is. Maar hoe kunnen we de impact van onze persoonlijke communicatie op de werkplek verbeteren?
Op het werk is communicatie essentieel en moet assertief zijn. Dit gebeurt in alle mogelijke vormen: mondeling (interviews, presentaties, informele uitwisselingen, enz.), schriftelijk (e-mail, chat, enz.), face-to-face of op afstand (Teams, Zoom, enz.).
Jezelf beter leren kennen en weten hoe je naar anderen moet luisteren, de belangrijkste punten van schriftelijke communicatie leren, je zelfvertrouwen en eventuele plankenkoorts onder controle houden, je bewust zijn van je non-verbale communicatie, de basis kennen om met lastige situaties om te gaan - dit zijn de belangrijkste punten die Sandrine Bertrand, een expert op het gebied van communicatie en persoonlijke ontwikkeling, in dit artikel behandelt.
Luisteren naar jezelf en anderen voor goede persoonlijke communicatie
Om een goede communicator te zijn, moet je eerst jezelf kennen. Zelfontdekking is een nooit eindigend proces, omdat het de cycli van het leven volgt en de constante veranderingen die het aan ons oplegt. Hoewel het onmogelijk is om onszelf "volledig" te kennen, is het belangrijk om te weten "wie we zijn". Je stereotypen en vooroordelen kennen en je eigen manier van werken begrijpen, zodat je een stapje terug kunt doen als dat nodig is, zijn allemaal sleutels om te weten hoe je naar anderen kunt luisteren.
Jezelf kennen stelt je vervolgens in staat om naar anderen te luisteren en je eigen communicatie aan te passen. Dit zijn de poorten naar het verbeteren van de impact van persoonlijke communicatie op de werkplek. Het concept van actief luisteren is volledig in deze richting gericht. Het bevordert luisteren met neutraliteit, zonder oordeel en zonder interpretatie. Als je weet hoe je moet luisteren en de persoon met wie je praat zorgvuldig observeert, ben je beter in staat om mensen en situaties nauwkeuriger te analyseren. Dit helpt je om de persoon met wie je praat beter te begrijpen en om verkeerde interpretaties te beperken.
- Opleiding : actief luisteren om uw communicatie te verbeteren
Van verbaal naar non-verbaal
Als we mondeling communiceren, drukken we ons uit via onze verbale, para-verbale en non-verbale taal. Verbale taal omvat de woordenschat en uitdrukkingen die we gebruiken. Het wordt natuurlijk aangevuld met paraverbale taal: intonatie, ritme, stemverloop, enz. Naar schatting zijn verbale taal en paraverbale taal samen goed voor 34% van de impact van een communicatie. De woordkeuze, die moet zijn afgestemd op de persoon met wie je praat, is daarom cruciaal. Hoorbaar zijn en een goede voordracht zijn allemaal punten om rekening mee te houden. Werken aan je spreekvaardigheid is essentieel. Oefenen (liefst door jezelf op te nemen) met het hardop voorlezen van teksten, variëren met intonatie en ritme, spelen met stiltes enzovoort, kan veel helpen. Zo raken ze eraan gewend om zich op verschillende manieren uit te drukken. En vergeet de beroemde "Aartshertogen sokken" niet: goed articuleren helpt je soepeler te vloeien en vertraagt het tempo (dat vaak te snel is als je nerveus bent).
Het non-verbale, wat je niet hoort voel je het meest
Maar als verbaal en paraverbaal een impact hebben van 34%, waar zijn dan de resterende 66%? Het antwoord ligt in non-verbale taal. Gebaren, houdingen, gezichtsuitdrukkingen, blikken... zijn allemaal troeven om te communiceren. De conclusie is unaniem: non-verbale taal is erg belangrijk in interacties. Zorg dragen voor je houding en het beeld dat je wilt uitstralen is essentieel. Ook hier is het vaak nuttig om te oefenen: door jezelf te filmen bijvoorbeeld, of met de hulp van een goedhartige collega die je kan wijzen op wat er niet goed gaat.
In een theater moet je het publiek aankijken, werken aan je glimlach is belangrijk en "spreken met je lichaam" boeit vaak. Oefen en acteer thuis. Vergeet één ding nooit: je lichaam vertelt de waarheid! Het drukt uit hoe je bent en hoe je je voelt tijdens je toespraak. Vandaar het belang om aan jezelf te werken als je te nerveus bent.
In communicatiesituaties op afstand wordt bij voorkeur prioriteit gegeven aan uitwisselingen die via een camera. Zo ben je je volledig bewust van de reacties van de ander en kun je je gedrag daarop aanpassen. In het geval van een uitwisseling met een groep, als jij degene bent die "de dans leidt", kader jezelf dan ten minste onder de borst, zodat we je handen en armen kunnen zien bij je uitdrukkingen. Dit zal je helpen om effectiever de aandacht te trekken en langer vast te houden.
Persoonlijke communicatie: een kwestie van zelfvertrouwen?
Assertieve communicatie op de werkplek is fundamenteel voor het opbouwen van goede relaties en effectieve interacties. Dit betekent dat je jezelf laat gelden zonder agressief te zijn, dat je jezelf niet wegcijfert, dat je weet hoe je iets moet vragen zonder brutaal of te autoritair te zijn, dat je je emoties onder controle houdt, dat je je grenzen kent en respecteert, terwijl je ook die van anderen respecteert. Bezoek zelfvertrouwen is een drijvende kracht achter assertiviteit.
Afhankelijk van onze cultuur en ons maatschappelijk model zijn we niet per se goed uitgerust om hiermee om te gaan. "Je geest stimuleren, werken aan je ademhaling en loslaten zijn allemaal manieren om te verkennen om de situatie mogelijk te verbeteren. Iedereen kan leren om zijn angsten en stress te herkennen, te accepteren, te temmen en om te zetten in positieve energie. Het belangrijkste is dat je het wilt!
- opleiding: assertiviteit en zelfverzekerdheid
Is schriftelijke communicatie een risico?
Schriftelijke communicatie is een effectieve manier om belangrijke informatie in zakelijke transacties bij te houden, maar er zijn evenveel voordelen als aandachtspunten. De belangrijkste media die vaak in het bedrijfsleven worden gebruikt, zijn
E-mail
Om op zijn best te zijn, moet een e-mail beknopt geschreven zijn en een nauwkeurig onderwerp hebben. Wees voorzichtig naar wie je de e-mail stuurt! Niets is vervelender dan gekopieerd te worden naar een e-mail die je niet aangaat: het is tijdverspilling en leidt je concentratie af. Als je veel informatie wilt sturen, stuur het dan in een bijlage. Als je veel informatie wilt sturen, stop het dan in een bijlage. Wees ten slotte voorzichtig met je woordkeuze! Het belangrijkste risico bij deze manier van communiceren is misinterpretatie.
Het gesprek
Chatten is erg handig voor snelle, onmiddellijke en vaak informelere uitwisselingen dan e-mail en heeft een plaats veroverd in het hedendaagse professionele landschap. Het is ook een geweldige manier om op een luchtigere, meer ontspannen manier te communiceren.
Een delicate situatie beheren
In elk geval kan slechte communicatie leiden tot een delicate situatie. Het is belangrijk om te onthouden dat verbaal geweld contraproductief is en de situatie alleen maar erger maakt. Om dit soort situaties zo effectief mogelijk te beheersen, zijn een paar basisregels aan te raden:
- luister voordat je reageert ;
- de verleiding weerstaan om te reageren op persoonlijke bedreigingen of aanvallen ;
- emoties beheersen, een stap terug doen, kalm en zorgzaam blijven;
- de emoties van andere mensen begrijpen (heel vaak betekent bedreiging = angst voor de ander/agressiviteit = gebrek aan zelfvertrouwen of pijn/weigering = ze willen iets anders, enz;)
- eerst begrijpen wat de ander bedoelt voordat je probeert jezelf duidelijk te maken;
- gebruik feitelijke argumenten;
- herformuleren;
- consensus vinden, een 'ja' krijgen...
Zoals je je zult hebben gerealiseerd, is goede communicatie een kunst! Gedurende ons hele leven kunnen we onze vaardigheden op dit gebied optimaliseren. Er zijn een aantal trainingen beschikbaar om je te helpen je mogelijkheden te verbeteren. Aarzel niet, want training betekent leren en groeien!
