Overheidsopdrachten, openbare aanbestedingen, openbare bestellingen... Dit zijn termen die soms onduidelijk zijn en jonge kmo's afschrikken. Maar in de zakenwereld is er een dunne lijn tussen uitdaging en kans! Dus waarom en hoe moet je reageren op openbare aanbestedingen? Alain Wolgensinger, specialist in het optimaliseren van commerciële prestaties, geeft ons een overzicht.
Wie zou het in zijn hoofd halen om zichzelf 130.000 klanten te ontzeggen? Dat is het aantal klanten uit de publieke sector in Frankrijk, volgens het Directoraat-generaal Bedrijven van het Ministerie van Economische Zaken. Veel mogelijkheden dus voor bedrijven en hun verkopers om hun portefeuille uit te breiden met solvabele klanten. Faillissementen van steden, departementen of regio's zijn zeldzaam! En toch... uit onwetendheid of angst durven maar weinig bedrijven zich in te schrijven voor openbare aanbestedingen.
Overheidsopdrachten, openbare aanbestedingen, openbare aanbestedingen: waar hebben we het eigenlijk over?
Dit betreft aankopen door overheidsinstanties. Meer specifiek worden openbare aanbestedingen of overheidsopdrachten gebruikt wanneer overheidsinstanties bedrijven uitnodigen om in te schrijven op de levering van goederen, diensten of werken. Het spectrum van overheidsopdrachten is dus breed: leveringen, werken en diensten. Zelfs een pen van €1 die door een gemeentehuis wordt gekocht, wordt beschouwd als een overheidsaankoop!
Let op: in bepaalde media worden openbare aanbestedingen gepubliceerd. Deze staan ook bekend als aankondigingen van opdrachten. Afhankelijk van de waarde van de opdracht kan publicatie verplicht zijn.
Na onderzoek van de reacties op aanbestedingenHet contract voor de overheidsopdracht wordt uiteindelijk gesloten tussen de overheidsinkoper en de geselecteerde ondernemer(s).
Is openbare aanbesteding geschikt voor mij?
Hier zijn de meest voorkomende bezwaren:
"Is openbare aanbesteding echt de moeite waard?
In 2022 werd voor 160 miljard euro aan overheidsopdrachten gegund in 235.600 contracten. Dit zijn de laatste kerncijfers van het Observatoire économique de la commande publique (OECP) (Economische telling van overheidsopdrachten - cijfers voor 2022). Deze cijfers zijn onderschat omdat de OECP alleen opdrachten vermeldt met een waarde van meer dan 90 000 euro exclusief btw.
"Overheidsopdrachten zijn vooral voor grote bedrijven!
En volgens de OECP-telling in 2022, Het mkb haalde meer dan 60 % aan overheidsopdrachten binnen (in aantallen)! Een logisch gevolg, aangezien een aanbesteding over het algemeen in percelen wordt verdeeld zodat zoveel mogelijk bedrijven kunnen inschrijven, ongeacht hun grootte.
"Openbare aanbestedingen zijn alleen voor de bouwsector en openbare werken.
Een vergissing! Werken zijn goed voor 27 % van de overheidsopdrachten (in waarde) in 2022, veel minder dan diensten (44 %) of zelfs leveringen (29 %). De verzekeraar SMACL heeft meer dan 100 miljoen euro in de wacht gesleept in 2020. IT en telecom, recht en maatschappij, technische hygiëne, verzekeringen, energie, catering, voeding, sport en vrije tijd, veiligheid en beveiliging, elektronische betaalsystemen, meubilair, kantooruitrusting, verkeer, onderhoud, persoonlijke diensten, groene ruimten... Overheidsopdrachten doen een beroep op al deze sectoren!
"Openbare aanbestedingen geven de voorkeur aan de laagste prijs, ongeacht de kwaliteit.
Dat was in het verleden zo, maar dit aspect is aan het veranderen. In 2022 zal 29 % van de overheidsopdrachten dus het volgende omvatten milieuvoorzieningen en 22 % van sociale clausules in hun selectiecriteria.
Deze cijfers liggen zelfs dicht bij 50 % voor overheidsbedrijven. Tot slot waren bijna 65 % van de contracten voor prijzen kunnen worden verlaagd of herzien in 2022.
"Openbare aanbestedingen bieden geen transparantie, wat kartels aanmoedigt.
Dit schadelijke wantrouwen uit de vorige eeuw moet absoluut worden weggenomen. Vandaag de dag is de transparantie van procedures en degelijke behandeling van kandidaten maken deel uit van de basisprincipes van openbare aanbestedingen. Bovendien kan elke afgewezen kandidaat wettelijk een verklaring eisen!
"Overheidsafnemers betalen altijd te laat.
Is de publieke sector een slechte betaler?
Betalingstermijnen voor overheidscontracten zijn gereguleerd: van 30 tot 60 dagen, afhankelijk van het type entiteit. En boetes zijn van toepassing zonder dat dit invloed heeft op hun toekomstige subsidiabiliteit.
Sinds de implementatie van het Chorus Pro-platform zijn volgens gebruikers de betalingen bij bepaalde spelers (bijvoorbeeld CCI's) versneld.
Wat is de beste strategie om openbare aanbestedingen te winnen?
Hier is een voorbeeld - geïnspireerd door een echt geval - van de KMO TOUCLEAN, die gespecialiseerd is in de distributie van hygiëne- en schoonmaakproducten en -materiaal voor lokale overheden, de horeca, schoonmaakbedrijven en de industrie.
Na intensieve training en reflectie, ondersteund door een consultant, legt TOUCLEAN de laatste hand aan haar een drieledige strategie :
1/ ten eerste, verbeterde voorbereiding stroomopwaarts
2/ ten tweede een snellere verwerking van aanvragen door meer efficiëntie 3/ ten derde nauwgezette monitoring en follow-up van succesvolle inschrijvingen.
1 - Verbeterde voorbereiding stroomopwaarts
De geografische dekking uitbreiden tot :
- routes optimaliseren voor lokale overheden die nooit volle vrachtwagens bestellen
- een betere vullingsgraad voor haar voertuigen te verkrijgen
Extreme selectiviteit bij aanbestedingen
In plaats van zich te richten op alle overheidsopdrachten in de sector waarin het bedrijf actief is, richt het zich liever op bepaalde aanbestedingen.
- Idealiter zouden die vooraf aangekondigd op het officiële APProch-portaal. Dit maakt het makkelijker voor hen om informatie te verzamelen van de publieke inkoper stroomopwaarts.
- Degenen die alleen op te verdichten gebiedenDit kan een combinatie inhouden van een aanpak gericht op overheidsinstanties en particuliere bedrijven om schaalvoordelen te behalen. "Wat heeft het voor zin om onrendabele kilometers af te leggen?
- Degenen waarvoor openbare aankopers zich (zelfs moreel) verbinden tot een partij minimale bestelling (om de logistieke kosten per eenheid te verlagen). "Vreemd genoeg wordt deze minimumhoeveelheid of -hoeveelheid niet altijd vermeld in een aanbesteding, wat tot verrassingen kan leiden.
- Degenen waarvan de gunningscriteria de prijs wegen met een maximum van 50 %. Dit is om voldoende gewicht te geven aan de sociale, technische en milieucriteria die het bedrijf graag wil benadrukken.
- Degenen waarbij de verhouding tussen gratis monsters en omzet een bepaald percentage niet overschrijdt. TOUCLEAN wil graag voldoende winstgevendheid behouden.
2 - Snellere verwerking van aanvragen door grotere efficiëntie
TOUCLEAN is in de eerste plaats een collectief projectbeheerprogramma voor :
- middelenbeheer (man-tijd) optimaliseren
- Ervoor zorgen dat elke afdeling betrokken is bij zijn deel van het project: aanbestedingen verwerken/beantwoorden, prijzen verzamelen, kosten berekenen, algemene naleving van deadlines. "Iedereen moet weten wat hij moet doen en wanneer!
Het bedrijf zet ook in op gecentraliseerd IT-prijsbeheer om :
- de zichtbaarheid en consistentie tussen de verschillende aanbestedingen die momenteel worden ingediend, verbeteren
- onderhandelingsmacht verwerven door het volume-effect, terwijl dringende over-solitatie van leveranciers wordt vermeden
Andere actie: a samenvatting in de inleiding van het ingediende dossier.
Deze herinnering aan de essentie maakt gebruik van de SONCASE-methode, hieronder:
Het doel is om vast te stellen wat in de producten of het beleid van het bedrijf voldoet aan de verschillende motivaties van een - publieke of private - koper. De argumenten die het vaakst naar voren komen, hangen af van de evaluatiecriteria van de publieke koper.
Bijvoorbeeld:
- Levering op de plank = gemak
- productbladen waarin de risico's van bepaalde producten worden beschreven = veiligheid
- lage dosering op geconcentreerde producten = zilver
- productnavullingen of ISO 14000-certificering = milieu
Toenemend en gecontroleerd gebruik van digitale technologie
TOUCLEAN maakt nu systematisch gebruik van de DUME (Single European Market Document). Dit document, dat regelmatig wordt bijgewerkt, dient als een verklaring op erewoord waarmee bedrijven kopers bewijs kunnen leveren van hun vaardigheden en financiële situatie, volgens het principe "Vertel het ons één keer".
3 - Monitoring en nauwgezette stroomafwaartse follow-up van succesvolle aanbestedingen
Evaluatie achteraf van succesvolle inschrijvingen
TOUCLEAN heeft gedefinieerd Uitgebreide KPI's (belangrijke prestatie-indicatoren) :
- Totale omzet per inkoper, met name in het geval van orderboncontracten waarbij de inkoper in de publieke sector geen afnameverplichting aangaat
- winstgevendheid van elke levering
- aandeel spoedorders in totale orders
- aandeel van bijkomende kosten, zoals speciale bestellingen buiten de overheidsopdracht om
- kwalitatieve criteria (bijvoorbeeld relatiekwaliteit)
Systematisch contact, zelfs bij verloren inschrijvingen
TOUCLEAN gaat uit van het idee dat "het contact van vandaag het contract van morgen wordt". En dit geldt in het bijzonder voor "over-the-counter" contracten. Met andere woorden, eenmalige contracten tot €40.000 exclusief BTW, vrijgesteld van de strengste openbare aanbestedingsverplichtingen.
Wat zijn de resultaten?
2 maanden: zo lang duurde het om deze nieuwe procedures te implementeren.
Vanaf het eerste jaar heeft TOUCLEAN een 15 % Verbetering van de verhouding tussen het aantal aanhangig gemaakte zaken en het aantal gewonnen zaken.
Bovenal is de prijsschaal coherenter en stabieler geworden en biedt het een completer productassortiment. betere zichtbaarheid leveranciers en als gevolg daarvan betere onderhandelingen. Tot slot heeft de benadering van inkopers in de publieke sector weer glans gekregen bij verkoopmedewerkers in het veld, die ook de voordelen hebben gezien van gerichte verkoop buiten overheidscontracten om.
Ben je nu klaar om alle kansen te grijpen die openbare aanbestedingen bieden?
