Overheidsopdrachten evolueren voortdurend en worden steeds complexer door de diversiteit van de betrokken spelers en de richtlijnen die gevolgd moeten worden, afhankelijk van de activiteit. Tegen deze achtergrond is weten met wie je te maken hebt een prioriteit geworden voor veel bedrijven die willen reageren op openbare aanbestedingen en deze in de wacht willen slepen. Hoe positioneer je jezelf ten opzichte van een openbare aankoper? Wat zijn de beste manieren om te reageren op openbare aanbestedingen en deze binnen te halen? Muriel Guillemot, een specialist in inkoopmanagement, legt het uit.
Openbare aanbestedingen zijn processen waarbij de overheid of openbare instanties (bijv. de ziekenhuissector) bedrijven vragen voorstellen in te dienen voor de levering van goederen, diensten of werken. Het doel is om transparantie, concurrentie en eerlijkheid te garanderen bij het toekennen van overheidsopdrachten. Aanbestedingen kunnen variëren in omvang en complexiteit, van lokale contracten tot grote nationale projecten.
De uitdagingen van openbare aanbestedingen begrijpen
In 2022 bedroeg de waarde van overheidsopdrachten recordniveau van 160 miljard euro. De staat en de ziekenhuissector nemen 26,9 % van deze opdrachten voor hun rekening, lokale overheden 41,22 % en andere aankopers (overheidsbedrijven, aanbestedende diensten, enz.) 31,8 %. Bovendien neemt het aandeel van sociale en milieuclausules toe (22,3 % tegenover 13,2 % in 2021; 29,2 % tegenover 18,7 %). Een bewijs dat overheidsopdrachten steeds meer duurzame ontwikkeling integreren.
In deze context zijn openbare aanbestedingen van strategisch belang voor bedrijven. Ze vertegenwoordigen commerciële kansen, vaak met grote budgetten, en bieden bedrijven de kans om hun klantenportefeuille te ontwikkelen. Op dezelfde manier kan het winnen van overheidsopdrachten de reputatie en geloofwaardigheid van een bedrijf verbeteren, doordat het laat zien dat het aan strenge normen kan voldoen en de sociale en milieuclausules begrijpt die moeten worden opgenomen. Met dit in het achterhoofd is het de bedoeling om dichter bij de doelstellingen te komen van het Nationaal Plan voor Duurzaam Inkopen 2022-2025 dat is opgesteld door de Algemene Commissie voor Duurzame Ontwikkeling (CGDD). Een ander voordeel voor bedrijven is de toegang tot nieuwe geografische of sectorale markten.
Weten hoe je jezelf moet positioneren in een markt voor overheidsopdrachten is niet iets dat je kunt improviseren. Je moet van tevoren goed nadenken en vervolgens operationele stappen nemen. De eerste stap is jezelf de juiste vragen stellen en de aanbestedingsdocumenten zorgvuldig analyseren.
Inzicht in openbare aanbestedingen
Het DCE is het dossier dat de aanbestedende dienst gratis aan ondernemers verstrekt bij de gunning van een overheidsopdracht. Het bevat alle documenten die door de aanbestedende dienst zijn opgesteld.openbare koper die nodig zijn voor de raadpleging van gegadigden en de uitvoering van de opdracht. Bijvoorbeeld: het overlegreglement (RC), de algemene administratieve bepalingen (CCAG).
Maak jezelf vertrouwd met de woordenschat van openbare aanbestedingen
AAPC: avis d'appel public à la concurrence (openbare aanbesteding)
RC: consultatieregels
ATTRI1: Verbintenisformulier (ex-DC 3)
CCAG: algemene administratieve bepalingen
CCAP: bijzondere administratieve clausules
CCTP: speciale technische specificaties
DUME: document interne Europese markt
DPGF, BPU, DQE: financiële documenten (specificatie van de totale en vaste prijs, prijslijst per eenheid, hoeveelheid en schatting)
Deze documentatie is vaak zeer gedetailleerd. Het is daarom cruciaal voor bedrijven om een goed begrip te hebben van de samenstellende elementen van de DCE om gepast en concurrerend te kunnen reageren. Ze moeten de technische vereisten, deadlines, evaluatiecriteria en contractvoorwaarden kunnen begrijpen.
Identificeer de entiteit die de aanbesteding uitschrijft
Allereerst moet je weten met wie je gaat praten. Met wie praten we tijdens het overleg of de aanbesteding? Is het een inkoopprofessional of een vakman?
Deze gegevens zijn essentieel voor bedrijven om het gedrag van hun doelgroep beter te begrijpen, om hun reacties beter te begrijpen en te personaliseren en om het strategische belang van hun positionering op deze aanbesteding af te wegen.
Je moet je afvragen of de openbare inkoper enige kennis heeft van de zakelijke omgeving. Maar ook: heeft hij twee petten op als contractschrijver? Uit welke sector komen ze? Hebben ze voeling met de markt? Wat is hun relatie met de bestekschrijver? Al deze vragen zullen leiden tot een andere positionering: zakelijk, juridisch, economisch of allemaal tegelijk.
"De openbare aankoper moet vele petten dragen".
Zodra de bestekschrijver is geïdentificeerd, is het belangrijk om een constructieve relatie met hem op te bouwen. En met een goede reden: hoe dichter je bij de openbare inkoper staat, hoe meer informatie je kunt krijgen over de aanbesteding in kwestie.
Uw doelstelling en behoeften begrijpen
Het is ook belangrijk om het doel van de aanbesteding en de behoeften van de klant van tevoren goed te begrijpen - en niet pas op het moment van de reactie. Je mag geen fouten maken bij het verwoorden van je behoeften. De valkuil die je moet vermijden: het kopiëren en plakken van de speciale technische specificaties (CCTP).
Onderzoek de voorwaarden voor deelname
Onderzoek de toelatingscriteria en de administratieve en wettelijke vereisten om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet. Dit betekent dat je de documentaire en administratieve aspecten moet beheersen. En vooral: de principes van openbare aanbestedingen kennen.
"De verkoper die reageert op een openbare aanbesteding moet het concept van beïnvloedingsstrategie begrijpen".
Bestudeer het tijdschema van de aanbesteding
Maak jezelf vertrouwd met de stappen die nodig zijn voor het indienen van een voorstel, de vereiste formaten en de documenten die moeten worden aangeleverd. Identificeer de belangrijkste data: de uiterste datum voor het ontvangen van inschrijvingen, de datum voor het openen van inschrijvingen en eventuele informatiebijeenkomsten.
Beoordelingscriteria begrijpen
Analyseer de criteria waarop de voorstellen worden beoordeeld: kosten, technische vaardigheden, deadlines, enz.
Analyse van het raadplegingsdossier: wat moet er gebeuren?
Benodigde middelen
Identificeer de personele, materiële en financiële middelen die nodig zijn om aan de eisen van het project te voldoen.
Diepgaand begrip
Zorgen voor een grondig begrip van de behoeften van de klant om een relevant voorstel te formuleren.
Naleving
Zorg ervoor dat elk aspect van het voorstel voldoet aan de vereisten van het raadplegingsdossier en de specificaties. Fouten of weglatingen kunnen leiden tot afwijzing van het voorstel.
Risicobeoordeling
Identificeer alle risico's en onzekerheden in verband met het project.
Een zorgvuldige analyse van deze elementen is essentieel om een voorstel te formuleren dat nauwkeurig en concurrerend is en in lijn met de verwachtingen van de klant. Zo kan het bedrijf zijn kansen om het contract binnen te halen maximaliseren.
Bereid je goed voor om je te positioneren
Voordat je je reactie op de aanbesteding opstelt, is het belangrijk om een aantal best practices te volgen om je goed voor te bereiden en te positioneren.
Selectie van openbare aanbestedingen
Stel criteria op voor het selecteren van relevante aanbestedingen op basis van je expertisegebieden, je capaciteiten en je bedrijfsstrategie. Bijvoorbeeld: contractgrootte, locatie, aansluiting bij de vaardigheden van uw bedrijf. Stel een filterproces in om snel de relevantie van de geïdentificeerde aanbestedingen te beoordelen.
"De verkoper moet kwalificeren, kiezen en niet reageren op elke uitnodiging tot inschrijving.
Regelmatig concurrentieonderzoek
Zorg voor regelmatige monitoring met behulp van bronnen zoals overheidswebsites, aanbestedingsplatforms, gespecialiseerde media en professionele netwerken. Voer ook competitive intelligence uit om inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten van potentiële concurrenten in de context van een specifieke aanbesteding.
Toewijzing van verantwoordelijkheden
Wijs duidelijke verantwoordelijkheden toe aan elk lid van het team, van het monitoren tot het opstellen van het voorstel. Daarnaast moet één persoon in het bedrijf het overzicht hebben. Bijvoorbeeld: de filiaalmanager.
Hoe zit het met kmo's en overheidsopdrachten?
Kleine en middelgrote ondernemingen hebben een concurrentievoordeel ten opzichte van andere bedrijven. De sleutel is om zich te positioneren ten opzichte van hun kernactiviteiten. Om te reageren op openbare aanbestedingen kunnen ze ook de hulp inroepen van adviseurs. In feite kunnen beide partijen (kmo's en degenen die betrokken zijn bij openbare aanbestedingen) profiteren van hulp bij inkoopmethoden. Ik heb bijvoorbeeld met verschillende leden van het kankerinstituut gewerkt om hen te helpen hun inkoopvaardigheden te ontwikkelen. In feite hebben ze nu twee petten op: jurist en inkoper.
Kwaliteitscontrole en deadlines halen
Zet een intern kwaliteitscontroleproces op om ervoor te zorgen dat het voorstel voldoet en consistent is. Laat onafhankelijke partijen je voorstel beoordelen op fouten en inconsistenties. Voer vóór indiening een laatste controle uit om er zeker van te zijn dat alle vereiste documenten zijn bijgevoegd. Zorg er ook voor dat je je voorstel indient binnen de deadlines die in de aanbesteding zijn vastgelegd.
Hoe schrijf je een "impactvol" voorstel?
Naleving van de presentatieregels in een aanbesteding is cruciaal. Hier zijn de best practices die je moet volgen bij het voorbereiden van je reactie.
Volledig begrip van vereisten
Zorg ervoor dat je de behoeften van de klant volledig begrijpt door de specificaties, de technische specificaties (CCTP), de administratieve specificaties (CCAP) en de evaluatiecriteria (RC) zorgvuldig te analyseren. De CCTP moet naar de letter worden gevolgd. Gebruik de specifieke terminologie en taal van de klant om aan te tonen dat je zijn behoeften hebt begrepen.
Duidelijke structuur van het bestand
Organiseer je dossier overzichtelijk, met een gedetailleerde inhoudsopgave voor eenvoudige navigatie.
Gerichte, persoonlijke respons
Stem je voorstel af op de specifieke behoeften van de klant en benadruk je sterke punten met betrekking tot hun vereisten.
Overtuigende samenvatting
Voeg een samenvatting toe die de sterke punten van je voorstel beknopt en overtuigend weergeeft.
Voldoen aan vereisten
Voeg een formele conformiteitsverklaring toe, waaruit blijkt dat je aanbieding voldoet aan alle gespecificeerde vereisten.
Solide argumenten, duidelijkheid en beknoptheid
Onderbouw elk aspect van je voorstel met solide argumenten, waarin je je expertise, ervaring en capaciteiten benadrukt. Schrijf duidelijk en beknopt, vermijd overmatig jargon en zorg ervoor dat elke zin een duidelijk doel heeft.
Bewijs van eerder succes
Voeg casestudy's of concrete voorbeelden toe die je succes in soortgelijke projecten aantonen.
Financiële duidelijkheid
Wees transparant over je kostenstructuur, betalingsvoorwaarden en andere relevante financiële informatie.
Professionele presentatie
Zorg ervoor dat het dossier op een professionele manier wordt gepresenteerd, met een nette lay-out en relevant beeldmateriaal.
Antwoorden op al je vragen
Zorg ervoor dat je alle vragen in het bestek beantwoordt. Laat geen enkel deel van het voorstel onvolledig.
Onderscheid jezelf van de concurrentie
Benadruk wat jouw commerciële aanbod uniek en beter maakt dan dat van je concurrenten. Je kunt je onderscheiden door je niveau van tevredenheid, prestaties en MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen). Met andere woorden: wees nieuwsgierig, beknopt, nauwgezet en in staat om aan je differentiatie te werken.
Controle achteraf
Nadat je je voorstel hebt ingediend, is het noodzakelijk om proactief te blijven communiceren met de overheidsinkoper om zo nodig verduidelijkingen te krijgen. Of het nu positief of negatief is, aarzel niet om feedback te analyseren zodat u uw proces om in te gaan op aanbestedingen voortdurend kunt verbeteren. Zelfs als het antwoord negatief is, stelt feedback je in staat om bij te sturen wat er fout ging.
Dingen die je moet onthouden: reageren op een openbare aanbesteding is niet iets dat je kunt improviseren. De manier waarop u een openbare aanbesteder benadert, is cruciaal voor uw succes. Je moet de beste praktijken op het gebied van openbare aanbestedingen begrijpen, wat het beheer van de aanbesteding kan vereenvoudigen, en de geldende regelgeving naleven. Particuliere bedrijven moeten echter hun speelruimte begrijpen, afhankelijk van de sector waarin ze actief zijn, en effectieve praktijken toepassen met alle spelers die betrokken zijn bij overheidsopdrachten.
