Offboarding om vertrek effectief te beheren

Bedrijven werven en integreren hun werknemers, maar hebben ook te maken met vertrek. Als dit slecht wordt beheerd, kan het vertrek van een werknemer een aanzienlijke impact hebben op de organisatie en de prestaties. Hoe kan offboarding succesvol zijn? Eerst en vooral betekent het een goede relatie met de werknemer onderhouden tot hij of zij vertrekt. Het betekent ook rekening houden met en erkennen van hun carrièrepad. Ten slotte betekent het hen betrekken bij de overdracht van vaardigheden, zodat ze hun opvolging intern of extern beter kunnen plannen.

Hier zijn de praktische stappen voor een effectieve offboarding:

1. Potentiële vertrekkers identificeren

Wie is de manager? De manager

Wanneer vindt het interview plaats? Tijdens het sollicitatiegesprek

Wat is het?

• De carrièreplannen van de werknemer inventariseren en nagaan of ze haalbaar zijn binnen het bedrijf
• In het geval van omscholing, mogelijkheden voor de overdracht van vaardigheden identificeren

Waarom is dit?

• Loyaliteit opbouwen
• Profiteren van ervaring

Op dagelijkse basis betekent dit dat je aandacht moet hebben voor de motivatie en betrokkenheid van werknemers, zodat je eventuele gedragsveranderingen kunt opmerken en ondersteunen.

2. De overdracht van bestanden vergemakkelijken

Wie is de manager? De manager

Waar gaat de vergadering over? Beoordelen van dossiers en hun voortgang

Waarom zou je dit doen? Anticiperen op de impact van je vertrek op de organisatie van je afdeling en je voorbereiden op de overdracht van dossiers.

Hoe doen we dat?

• Anticiperen: de manager moet dit probleem aanpakken zodra het vertrek wordt aangekondigd!
• De betrokken werknemers op individuele of collectieve basis betrekken
• Kennis formaliseren in gedeelde werkdocumenten
• Follow-up: registreer de behandelde gevallen, de vaardigheden en methoden die worden doorgegeven...

3. Conflicten voorkomen en oplossen

Twee best practices in offboarding :

1/ Transparant communiceren

Wie is het?

• Managers voor het team
• HR voor bedrijven

Waarom is dit?

• Vermijd geruchten over de redenen voor vertrek
• Een goed sociaal klimaat binnen het team en het bedrijf behouden

2/ Zwakke signalen van onenigheid opmerken

Wat is het? Ongeduld, abrupte of nonchalante toon, zelfs radiostilte.

Hoe kunnen we helpen? De manager moet goed kunnen luisteren, beschikbaar zijn en openstaan voor dialoog.

Zelfs bij onenigheid is het mogelijk om op goede voet te vertrekken.

4. De praktijken verbeteren

Wie is verantwoordelijk? De directeur of het hoofd Personeelszaken (afhankelijk van de grootte of configuratie van het bedrijf)

Wat is het interview? Een interview om een kwalitatieve opvolging te geven aan het vertrek, om de werkomgeving, werkmethodes, relaties met teams en klanten te inventariseren.

Waarom zouden we dit doen? Verzamel feedback van de vertrekkende medewerker. Wat waardeerden ze? Wat zou er volgens hen verbeterd kunnen worden?

5. Werven en vergemakkelijken van interne mobiliteit

De vertrekkende werknemer kent zijn baan...

Wie zijn wij? De afdeling HR

Wat is het?

• Wervingsbehoeften specificeren
• Zakelijke gateways identificeren om interne mobiliteit te vergemakkelijken

Wat is het risico? Het risico zit in het proberen aan te werven van hetzelfde profiel met een lange ervaring in het bedrijf. Een zeldzame parel die moeilijk te vinden is.

Wat komt erbij kijken? Een interview om veranderingen in de functie, sleutelvaardigheden en vaardigheden die geleidelijk worden verworven te identificeren.

Het is ook een manier om expertise te erkennen en werknemers te waarderen.

6. Het "administratieve" vertrek organiseren

• Zo snel mogelijk exitdocumenten aan de werknemer geven
• Plan de teruggave van apparatuur en het afsluiten van gebruikersaccounts