Als assistent wordt je vaak gevraagd om notities te maken tijdens vergaderingen en de notulen op te stellen. Maar hoewel deze taak essentieel is, kan hij snel vervelend worden. Als je de juiste technieken niet onder de knie hebt, kan het ook tijdrovend en vooral stressvol zijn. Hélène Gronier, freelance schrijver van notulen, stelt een paar best practices voor om het maken van notulen te optimaliseren.
Goede praktijk 1: De vergadering voorbereiden
Voor de vergadering is het een goed idee om de agenda, de deelnemerslijst en, indien mogelijk, de documenten die zullen worden gepresenteerd te krijgen. Zo kun je van tevoren een raamwerk voor je notulen maken met de datum, de deelnemers en de agendapunten. Op de dag zelf, vooral als je de deelnemers niet kent, zal het opstellen van een zitplan aan het begin van de vergadering je helpen om te herkennen wie er spreekt zonder het te moeten vragen...
Mindmapping: hoe je een mindmap gebruikt om je plot voor te bereiden
Met mindmapping kun je de agenda visualiseren in de vorm van takken: elk punt kan voorbereidende elementen, namen van sprekers of verwachte beslissingen bevatten. Het is een goede manier om je notities vanaf het begin visueel te structureren.
Voorbeelden van hulpmiddelen: XMind, MindMeister of gewoon papier en potlood.
Getuigenis
"Wanneer ik de agenda voor de gemeenteraadsvergaderingen heb, stel ik een raamwerk op om me te helpen bij de beraadslagingen. Ik neem elk punt in detail door en voeg punten toe als ik die heb. Voor de vergadering laat ik mijn schema aan de burgemeester zien, zodat hij eventuele correcties of aanvullingen kan aanbrengen. Op de dag zelf is het schema dus goed georganiseerd".
Sylvie S, gemeentesecretaris.
Beste praktijk 2: Actief luisteren
Effectief notuleren is gebaseerd op actief luisteren. Het doel is niet om elk woord te transcriberen, wat tegenwoordig moeilijk is nu steno zo zeldzaam is. In plaats daarvan gaat het om het vastleggen van de belangrijkste punten, zodat je een duidelijk en beknopt verslag kunt schrijven. Actief luisteren betekent dat je volledig deelneemt aan de discussie of presentatie, zodat je de belangrijkste ideeën kunt onderscheiden van de secundaire details. Niet alle opmerkingen moeten worden genoteerd; alleen de opmerkingen die belangrijk zijn, moeten duidelijk naar voren komen. Het begrijpen van deze zaken is essentieel als je de ideeën correct wilt transcriberen, vooral als de opmerkingen geschikt zijn voor mondelinge maar niet voor schriftelijke communicatie.
Getuigenis
"Tijdens de vergadering schrijf ik niet alles op, alleen de hoofdpunten en de essentiële informatie.
Sylvie S.
Lees ook : 5 tips om actief luisteren te oefenen
Beste praktijk 3: Automatische correctie
Een belangrijke tip om tijd te besparen bij het maken van aantekeningen is het gebruik van de autocorrectie-functie. Afhankelijk van uw versie van Microsoft Office, LibreOffice, Google Workspace of WPS Office kunnen de stappen verschillen, maar over het algemeen gaat het om het maken van "afkortingen" die gekoppeld zijn aan woorden of woordgroepen.
Het is bijvoorbeeld praktisch om de voornaam van een persoon in te typen om zijn achternaam te zien verschijnen als je op naam rapporteert. Je kunt ook afkortingen gebruiken voor algemene termen, zoals "bp" voor "veel", of "ct" en "mt" voor "korte en middellange termijn".
Vergeet ook niet om afkortingen op te nemen die specifiek zijn voor je bedrijf, zoals "cb" voor "bankrekening" in de banksector of "cat" voor "catalogus" in de productverkoop. Als je deze lijst eenmaal hebt gemaakt, onthoud hem dan en je zult merken dat je sneller notities maakt.
Getuigenis
"Vroeger beheersten secretaresses steno. Tegenwoordig is dat zeldzaam, dus is het handig om afkortingen te maken om het maken van notities te vereenvoudigen.
Sylvie S.
Goede praktijk 4: opstellen
De schrijffase is vaak het moment waarop je beseft hoe belangrijk het is om goede aantekeningen te maken. Zodra de vergadering voorbij is, ga je je ruwe aantekeningen omzetten in een gestructureerd, samenhangend document. Je moet je aantekeningen zorgvuldig herlezen, ze ordenen en vooral de belangrijkste punten, de belangrijkste ideeën en de genomen beslissingen identificeren.
Als de deelnemers ermee instemmen - vraag altijd vooraf om hun toestemming - kan het opnemen van de vergadering met een dictafoon of gewoon met je telefoon handig zijn wanneer je je aantekeningen terugleest om een bepaalde passage te beluisteren en de nauwkeurigheid ervan te controleren.
Je kunt bijvoorbeeld markeerstiften of kleurcodes gebruiken om belangrijke punten te onderscheiden. Als je notitiesoftware hebt gebruikt, maak dan gebruik van de tagging- en zoekfuncties om gemakkelijk relevante informatie te vinden.
Zodra je je notities hebt georganiseerd, is het tijd om de informatie samen te vatten:
- Schrijf duidelijke, beknopte zinnen.
- Herformuleer om de tekst duidelijker en vloeiender te maken.
- Overbodigheden elimineren.
Getuigenis
"In mijn rol Als juridisch medewerker moet ik vaak complexe vergaderingen samenvatten. Ik heb geleerd om de belangrijkste punten te herkennen en precies te formuleren, want elk woord kan juridische gevolgen hebben.
Nadia B., juridisch medewerker
Neem de tijd om je document te herlezen voordat je het afrondt en controleer de spelling, grammatica en duidelijkheid van je zinnen. Let vooral op de spelling van achternamen om geen fouten te maken, wat de betrokken persoon vaak kwalijk neemt. Zorg ervoor dat de notulen een getrouwe weergave zijn van de discussies tijdens de vergadering: zelfs uitspraken waar je het niet mee eens bent, moeten worden overgeschreven. En aarzel niet om een collega te vragen om een blik van buitenaf.
Getuigenis
"Als het een bijdrage is die echt iets toevoegt, maak ik er een aantekening van in de notulen. Aan de andere kant, als het gewoon een kleine uitwisseling tussen de deelnemers is, wordt het niet getranscribeerd.
Sylvie S.
Checklist voor, tijdens en na de vergadering
Lees de agenda
Een kader voorbereiden
Deelnemers identificeren
Je eigen afkortingen gebruiken
Notities reorganiseren en herformuleren
Herlees en corrigeer zorgvuldig
Controleer de juistheid van namen en beslissingen
Rapporten schrijven op basis van aantekeningen kan een ontmoedigende taak lijken, maar door deze suggesties voor organisatie en synthese te volgen, zou je het proces veel vlotter moeten kunnen laten verlopen. Een andere optie is om de juiste training te volgen, zodat je deze vaardigheden kunt aanleren en andere tips en technieken voor het maken van aantekeningen en het schrijven kunt ontdekken.
Het voordeel: als je deze vaardigheden onder de knie hebt, kun je bijdragen aan een effectievere communicatie binnen je team.
Training
Notuleren en notuleren van vergaderingen
Een goede notitietechniek is essentieel om tijd te besparen en verslag te doen van discussies en genomen beslissingen. In deze cursus leer je hoe je je notities kunt structureren en effectieve, accurate samenvattingen kunt maken.
Voorbeeld van praktisch werk: tijdens een gesimuleerde vergadering maken de deelnemers aantekeningen en brengen ze verslag uit aan de groep. Een collectieve analyse laat zien wat goed gedaan is en wat verbeterd moet worden.
Deelnemers aan het woord:
"Na deze twee trainingsdagen vertrek ik met "realistische" tools en werkmethoden die ik in mijn dagelijkse professionele leven kan toepassen.
"Ik heb technieken ontdekt die ik nog niet kende, waaronder mindmapping, waar ik dol op ben omdat het me helpt de belangrijkste ideeën te structureren.
Beste praktijk 5: Digitale hulpmiddelen en AI
Notitie- en correctiehulpmiddelen en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen nuttig zijn. Ze maken het makkelijker om je ideeën te ordenen, verbeteren de kwaliteit van je schrijven en stellen je in staat om effectiever te schrijven. Door deze technologieën te gebruiken, kun je niet alleen je productiviteit verhogen, maar ook je schriftelijke expressie verrijken.
Gestructureerd notities maken MicrosoftOneNote, Notion, Evernote, enz.
Deze tools zijn perfect voor het organiseren van vergaderingen, het maken van sjablonen, het taggen van beslissingen en het indelen per project.
Proeflezen en redactionele kwaliteit ProLexis, Tegengif, Le Robert, enz.
Deze tools kunnen worden gebruikt om fouten op te sporen, de stijl te verbeteren en juiste zelfstandige naamwoorden te corrigeren (mits je een lexicon hebt gemaakt dat specifiek is voor jouw bedrijf).
Kunstmatige intelligentie Microsoft Copilot, ChatGPT, enz.
Met deze tools kun je je notities samenvatten of zinnen herformuleren.
Als je het maken van notities onder de knie hebt, krijg je meer duidelijkheid, tijd... en vertrouwen in je dagelijkse werk.
