Home > Bedrijf > Secretariële ondersteuning > Notities maken optimaliseren voor meer efficiëntie

Notities maken optimaliseren voor meer efficiëntie

Gepubliceerd op 8 juli 2025
Deel deze pagina :

Als assistent wordt je vaak gevraagd om notities te maken tijdens vergaderingen en de notulen op te stellen. Maar hoewel deze taak essentieel is, kan hij snel vervelend worden. Als je de juiste technieken niet onder de knie hebt, kan het ook tijdrovend en vooral stressvol zijn. Hélène Gronier, freelance schrijver van notulen, stelt een paar best practices voor om het maken van notulen te optimaliseren.

Illustratie van het artikel over notuleren tijdens vergaderingen

Goede praktijk 1: De vergadering voorbereiden

Voor de vergadering is het een goed idee om de agenda, de deelnemerslijst en, indien mogelijk, de documenten die zullen worden gepresenteerd te krijgen. Zo kun je van tevoren een raamwerk voor je notulen maken met de datum, de deelnemers en de agendapunten. Op de dag zelf, vooral als je de deelnemers niet kent, zal het opstellen van een zitplan aan het begin van de vergadering je helpen om te herkennen wie er spreekt zonder het te moeten vragen...

Beste praktijk 2: Actief luisteren

Effectief notuleren is gebaseerd op actief luisteren. Het doel is niet om elk woord te transcriberen, wat tegenwoordig moeilijk is nu steno zo zeldzaam is. In plaats daarvan gaat het om het vastleggen van de belangrijkste punten, zodat je een duidelijk en beknopt verslag kunt schrijven. Actief luisteren betekent dat je volledig deelneemt aan de discussie of presentatie, zodat je de belangrijkste ideeën kunt onderscheiden van de secundaire details. Niet alle opmerkingen moeten worden genoteerd; alleen de opmerkingen die belangrijk zijn, moeten duidelijk naar voren komen. Het begrijpen van deze zaken is essentieel als je de ideeën correct wilt transcriberen, vooral als de opmerkingen geschikt zijn voor mondelinge maar niet voor schriftelijke communicatie.

Lees ook : 5 tips om actief luisteren te oefenen

Beste praktijk 3: Automatische correctie

Een belangrijke tip om tijd te besparen bij het maken van aantekeningen is het gebruik van de autocorrectie-functie. Afhankelijk van uw versie van Microsoft Office, LibreOffice, Google Workspace of WPS Office kunnen de stappen verschillen, maar over het algemeen gaat het om het maken van "afkortingen" die gekoppeld zijn aan woorden of woordgroepen.

Het is bijvoorbeeld praktisch om de voornaam van een persoon in te typen om zijn achternaam te zien verschijnen als je op naam rapporteert. Je kunt ook afkortingen gebruiken voor algemene termen, zoals "bp" voor "veel", of "ct" en "mt" voor "korte en middellange termijn".

Vergeet ook niet om afkortingen op te nemen die specifiek zijn voor je bedrijf, zoals "cb" voor "bankrekening" in de banksector of "cat" voor "catalogus" in de productverkoop. Als je deze lijst eenmaal hebt gemaakt, onthoud hem dan en je zult merken dat je sneller notities maakt.

Goede praktijk 4: opstellen

De schrijffase is vaak het moment waarop je beseft hoe belangrijk het is om goede aantekeningen te maken. Zodra de vergadering voorbij is, ga je je ruwe aantekeningen omzetten in een gestructureerd, samenhangend document. Je moet je aantekeningen zorgvuldig herlezen, ze ordenen en vooral de belangrijkste punten, de belangrijkste ideeën en de genomen beslissingen identificeren.

Als de deelnemers ermee instemmen - vraag altijd vooraf om hun toestemming - kan het opnemen van de vergadering met een dictafoon of gewoon met je telefoon handig zijn wanneer je je aantekeningen terugleest om een bepaalde passage te beluisteren en de nauwkeurigheid ervan te controleren.

Je kunt bijvoorbeeld markeerstiften of kleurcodes gebruiken om belangrijke punten te onderscheiden. Als je notitiesoftware hebt gebruikt, maak dan gebruik van de tagging- en zoekfuncties om gemakkelijk relevante informatie te vinden.

Zodra je je notities hebt georganiseerd, is het tijd om de informatie samen te vatten:

  • Schrijf duidelijke, beknopte zinnen.
  • Herformuleer om de tekst duidelijker en vloeiender te maken.
  • Overbodigheden elimineren.

Neem de tijd om je document te herlezen voordat je het afrondt en controleer de spelling, grammatica en duidelijkheid van je zinnen. Let vooral op de spelling van achternamen om geen fouten te maken, wat de betrokken persoon vaak kwalijk neemt. Zorg ervoor dat de notulen een getrouwe weergave zijn van de discussies tijdens de vergadering: zelfs uitspraken waar je het niet mee eens bent, moeten worden overgeschreven. En aarzel niet om een collega te vragen om een blik van buitenaf.

Rapporten schrijven op basis van aantekeningen kan een ontmoedigende taak lijken, maar door deze suggesties voor organisatie en synthese te volgen, zou je het proces veel vlotter moeten kunnen laten verlopen. Een andere optie is om de juiste training te volgen, zodat je deze vaardigheden kunt aanleren en andere tips en technieken voor het maken van aantekeningen en het schrijven kunt ontdekken.

Het voordeel: als je deze vaardigheden onder de knie hebt, kun je bijdragen aan een effectievere communicatie binnen je team.

Beste praktijk 5: Digitale hulpmiddelen en AI

Notitie- en correctiehulpmiddelen en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen nuttig zijn. Ze maken het makkelijker om je ideeën te ordenen, verbeteren de kwaliteit van je schrijven en stellen je in staat om effectiever te schrijven. Door deze technologieën te gebruiken, kun je niet alleen je productiviteit verhogen, maar ook je schriftelijke expressie verrijken.

Gestructureerd notities maken MicrosoftOneNote, Notion, Evernote, enz.

Deze tools zijn perfect voor het organiseren van vergaderingen, het maken van sjablonen, het taggen van beslissingen en het indelen per project.

Proeflezen en redactionele kwaliteit ProLexis, Tegengif, Le Robert, enz.

Deze tools kunnen worden gebruikt om fouten op te sporen, de stijl te verbeteren en juiste zelfstandige naamwoorden te corrigeren (mits je een lexicon hebt gemaakt dat specifiek is voor jouw bedrijf).

Kunstmatige intelligentie Microsoft Copilot, ChatGPT, enz.

Met deze tools kun je je notities samenvatten of zinnen herformuleren.

Als je het maken van notities onder de knie hebt, krijg je meer duidelijkheid, tijd... en vertrouwen in je dagelijkse werk.

Onze expert

Hélène GRONIER

Rapporten opstellen

Als freelance tekstschrijver heeft ze gedegen ervaring opgedaan in haar vakgebied. Ze begon als proeflezer, [...]

gebied van opleiding

bijbehorende opleiding