Externe klantvergaderingen organiseren: hoe blijf je effectief?

Sinds de eerste opsluiting in maart 2020 zijn vergaderingen met klanten op afstand een steeds belangrijker onderdeel geworden van je dagelijkse werkzaamheden. Je hebt er nu een gewoonte van gemaakt om de regels van face-to-face vergaderingen te gebruiken om ze te voeren. Maar moet je dezelfde codes aanhouden? ? Presteren we even goed op afstand? ? Hoe je de aandacht van je publiek trekt en vooral vasthoudt ? Hoe je vergaderingen op afstand echt effectief maakt ? Inzichten en best practices van Sophie Huchet, verkooptrainer en coach.

Volgens het Quixy-platform zijn videoconferenties nu goed voor 77 % van alle vergaderingen. Wat zijn de redenen voor deze verandering in de manier waarop we werken?

Wat zijn de voordelen en beperkingen van vergaderingen op afstand?

De voordelen

Een van de belangrijkste voordelen is de mogelijkheid om gemakkelijk geografisch afgelegen contacten samenbrengen.

Tijdens een training die ik gaf, maakte een manager gebruik van zijn lunchpauze om zijn nieuwjaarswensen per videoconferentie over te brengen aan honderden medewerkers. Dit was een evenement dat complex (zo niet onmogelijk) zou zijn geweest om face-to-face te organiseren. De indrukwekkende voorbereiding en logistiek zouden de teams over een lange periode en voor een zeer korte tijd hebben gemobiliseerd.

Het organiseren van deze bijeenkomst op afstand had onmiddellijk positieve effecten:

- Een uniforme en gelijktijdige communicatie naar iedereen - waarbij managers op dezelfde manier aanwezig zijn als hun werknemers - heeft ertoe geleid dat werknemers zich gewaardeerd voelen, vooral door het management.

- spontane uitwisselingen tussen werknemers over de inhoud en vorm van de toespraak.

- een sterk gevoel van erkenning en erbij horen.

In een notendop:

• Eenvoudig te installeren
• Bespaar tijd en reizen
• Betere toegang tot besluitvormers en experts

In verkoop: klantvergaderingen op afstand, een strategische hefboom

Dezelfde voordelen zijn hier te vinden: het gemak waarmee deze vergaderingen op afstand kunnen worden opgezet, betekent dat ze sneller kunnen worden gehouden. contact met verre contacten of met een zeer volle agenda.

Neem het voorbeeld van een salesmanager: door vijf individuele vergaderingen van een uur met elke verkoper te vervangen door een tweewekelijkse groepsvergadering, bespaart ze 6 uur per maand terwijl ze de teamcohesie versterkt en best practices deelt.

Vanuit commercieel oogpunt stelt dit ons in staat om de klant of degenen die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces beter te leren kennen, en tegen lagere kosten.

Dit kan erg handig zijn voor Beoordeel het potentieel van een prospect tegen lagere kosten voordat u zich vastlegt op een reis.

Vergaderingen op afstand zijn ook geruststellend voor sommige van je contactpersonen: afgebakende duur, duidelijke doelstellingen, gestructureerde interacties... Dit alles helpt om een rustiger klimaat te creëren, vooral voor degenen die bang zijn voor verkopers die te vasthoudend zijn.

Maar werken op afstand brengt ook risico's met zich mee, bijvoorbeeld uitval.

De grenzen

Volgens Quixy wordt 44 % van vergaderingen op afstand als onnodig beschouwd. Hoe komt dat?

Volgens een artikel in het tijdschrift Gezondheid op het netDe gemiddelde volwassene heeft een concentratietijd van tussen de 75 en 90 minuten. Daarboven keldert de aandachtsspanne, vooral bij het gebruik van video.

Vergaderingen op afstand vereisen meer concentratie, dus het is minder gemakkelijk om de aandacht te trekken en vast te houden van de mensen met wie je praat.

De inspanning om je te concentreren kan leiden tot mentale vermoeidheid en ervoor zorgen dat je deelnemers hun interesse verliezen. Heb je ooit gezien dat een deelnemer op het scherm zijn e-mails controleert, met een collega chat of zwijgt? Sommige mensen activeren hun camera niet omdat ze verlegen zijn, bang zijn hoe ze eruit zullen zien of omdat ze eigenlijk van plan zijn om op hetzelfde moment iets anders te doen.

Er is dus een het risico dat ze stoppen met videoconferenties. Het is niet gemakkelijk om dit soort deelnemers erbij te betrekken en hun reacties te peilen.

Hoewel het het beste is om video te vermijden omwille van nuchterheid en verantwoord digitaal gebruik, is het nog steeds belangrijk om de mensen met wie je praat te zien tijdens een verkoopgesprek, en vooral tijdens een onderhandeling, zodat je hun reacties beter kunt begrijpen en erop kunt reageren.

Het logistieke aspect is minder belangrijk, maar er is een reëel risico dat je te veel mensen uitnodigt en dat de interactie met iedereen ingewikkelder wordt. Tegelijkertijd bevat "vergadering op afstand" het woord "afstand". Dit kan dus leiden tot meer contact op afstand.

Een ander risico: de aflopende modus in de communicatie. De initiatiefnemer van de vergadering kan het woord monopoliseren, waardoor er weinig ruimte overblijft voor interactie tussen de andere deelnemers. Dit risico bestaat ook bij face-to-face vergaderingen, maar wordt geaccentueerd door videoconferenties, om de hierboven genoemde redenen.

En dan zijn er nog de presentatoren die verbonden zijn vanuit hun keuken, zittend achter hun bureau of op een bank: misschien meer het domein van jonge mensen en start-ups. Met het risico dat ze een minder geloofwaardig imago krijgen, vooral bij meer conventionele contacten. Dus hoe kun je je vergaderingen op afstand effectiever maken? Wat zijn de codes voor succesvol vergaderen op afstand? Hoe kun je je pitch aanpassen?

Een succesvolle vergadering met een klant op afstand voorbereiden

Of je nu prospecteert, verkoopt of een presentatie geeft, het succes van een verkoopgesprek op afstand hangt af van een strikte methode en specifieke interpersoonlijke vaardigheden.

De eerste code is een goede voorbereidingHet doel is om onze klanten de best mogelijke service te bieden, zowel inhoudelijk als formeel. Wat komt er precies bij kijken?

In principe moet je jezelf 3 essentiële vragen stellen

Bijvoorbeeld tijdens een prospectie videoconferentie:

• Het doel kan zijn om het potentieel van de klant te identificeren.
• Potentiële contactpersonen zijn bijvoorbeeld de baas van het bedrijf, zijn of haar secretaresse, de inkoopmanager of de werkplaatsmanager. 
• De over te brengen boodschappen kunnen het unieke karakter van de aangeboden producten en diensten benadrukken.

Er zijn verschillende mogelijkheden als het gaat om het doel van de vergadering:

• Informatie presenteren uw bedrijf of een commercieel voorstel, bijvoorbeeld
• Deel met je klanten praten om hun behoeften te kennen, een offerte maken, enz.
• Synchroniseer : de balans opmaken van een project, bijvoorbeeld het leveringsschema voor een bestelling 
• Meningen verzamelen de verschillende spelers in het besluitvormingscircuit raadplegen
• Co-construeer tijdens commerciële onderhandelingen, bijvoorbeeld

Potentiële contacten

Afhankelijk van de doelstelling die je hebt gekozen, kun je vervolgens de sprekers identificeren van wie de aanwezigheid relevant is en je afvragen of hun aanwezigheid gepast is. Denk aan het risico van te veel deelnemers.

Boodschappen om te onthouden

Beperk je tot twee of drie kernboodschappen om een overdaad aan informatie te voorkomen.

Daarna volgt een plan voor de vergadering, inclusief tijd voor discussie.

Stel een tijdslimiet in of neem een pauze. Na 2 uur geeft een pauze van 5-10 minuten je contactpersonen de gelegenheid om even op adem te komen, dringende zaken af te handelen of nog een koffie te drinken.

Na de stof, de vorm: het substraat voorbereiden

Het doel is om het medium te gebruiken om de aandacht te trekken en vast te houden, terwijl de boodschappen worden verankerd.

Bereid een duidelijke, beknopte visual voor. Beperk de tekst: maximaal 6 regels per visual. Anders zou je op kunnen gaan in het lezen ervan en zouden je klanten minder ontvankelijk voor je zijn.

Gebruik krachtige, positieve taal. Vervang bijvoorbeeld "vergeet niet" door "denk eraan". Voeg eenvoudige afbeeldingen of schetsen toe. Gebruik ook een beetje kleur om je dia's op te fleuren, met een voorkeur voor zwart, blauw en groen.

Vergeet niet om als onderdeel van je verkoopgesprekken je bedrijfslogo op te nemen en je grafisch charter te respecteren.

Welke andere codes leveren een positieve bijdrage aan het houden van een vergadering op afstand?

Creëer een professionele luistersessie en betrek de klant

Onthoud 3 belangrijke punten:

• De aanwezigheid
• Sympathie
• Geloofwaardigheid

Aanwezig zijn bij een vergadering op afstand

Tijdens een vergadering op afstand moet je zo geconcentreerd mogelijk zijn, zodat je zo beschikbaar mogelijk bent voor je contacten en een aangename sfeer creëert. professionele luisteromgeving.

Dit is al gebaseerd op materiële omstandigheden van deze vergadering.

Praktisch gezien begint dit met :

• Zorg voor een geschikte schermachtergrond: je bureaublad, een neutrale achtergrond, je bedrijfslogo of een afbeelding van je bedrijf.
• Afmelden bij je mailbox en meldingen pauzeren
• Zet je computerscherm een paar centimeter hoger, zodat de computercamera zich op ooghoogte bevindt.

Tijdens een online training bijvoorbeeld, had het gebruik van twee vellen papier door een deelnemer om haar scherm te verhogen en de camera op ooghoogte te hebben een onmiddellijke impact op de groep.

Kijk tijdens het animeren zoveel mogelijk naar de camera om oogcontact te houden met je publiek.

• Misschien wil je oordopjes of een koptelefoon meenemen om je te concentreren en te luisteren.
• Let op je houding: zit rechtop in je stoel
• Wees punctueel, d.w.z. 5 minuten van tevoren
• Zet je telefoon in vliegtuigmodus

Vriendelijk zijn

Het lijdt geen twijfel dat het menselijke aspect een essentiële rol speelt in elke commerciële relatie.

Zoals hierboven vermeld, is er bij vergaderingen op afstand minder ruimte voor dit menselijke aspect, omdat sommige mensen zich niet op hun gemak voelen achter een camera, vanwege een gebrek aan technische vaardigheden of angst voor een oordeel.

Wie heeft er niet te maken gehad met mensen die niet veel zeggen, die hun plaats in de vergadering niet durven innemen?

Als je je contacten zorgvuldig hebt gekozen, dan is dat omdat je gelooft dat ze een belangrijke rol spelen.

De stijl van je presentatie is daarom des te belangrijker en het is aan jou om een gunstig menselijk klimaat te creëren en de sfeer te "ontdooien" als dat nodig is.

In praktische termen betekent dit :

• Elke deelnemer individueel en hartelijk verwelkomen
• Nodig iedereen uit om zijn camera te activeren en leg uit waarom.
• Stel voor dat elke deelnemer zichzelf kort voorstelt

Geloofwaardig zijn

Dit betekent :

• Herinner de deelnemers aan het begin van de bijeenkomst aan het doel en het proces
• De timing respecteren
• Zorg er in elke belangrijke fase van de vergadering voor dat de deelnemers het volledig hebben begrepen, vooral in een commerciële context
• Stel passieve deelnemers open vragen: "Wat denk je?
• Stel voor dat deelnemers hen de ondersteuning sturen
• De discussies en te nemen acties samenvatten
• Positief afsluiten

Daarnaast kan een korte video of een eenmalige animatie ook de aandacht trekken.

Integreer tools zoals : Hoorn voor enquêtes of Wooclap voor feedback.

Een duidelijk vergaderdoel, keuze van deelnemers, selectie van berichten en dynamische moderatie zijn allemaal ingrediënten waarmee je de impact van je vergaderingen op afstand kunt verbeteren.

Houd echter rekening met de risico's: te lang, te veel deelnemers, ongestructureerde presentaties zonder interactie.

Tot slot spelen, net als bij persoonlijke ontmoetingen, voorbereiding en mentaliteit een belangrijke rol bij klantvergaderingen op afstand.

Dus zorg voor je uiterlijk, het uiterlijk van je vergadering en je geest...

Met een paar aanpassingen en wat doorzettingsvermogen zullen je vergaderingen succesvoller zijn en als gevolg daarvan zullen je contacten en klanten meer tevreden zijn. Verkoopgesprekken op afstand hebben nog een mooie toekomst voor zich... zonder het essentiële te verliezen: de menselijke relatie. Vergaderingen op afstand moeten niet de regel worden, noch een permanente vervanging voor persoonlijke ontmoetingen.