Digitale transformatie vindt plaats in alle bedrijfsfuncties. De inkoopfunctie vormt hierop geen uitzondering. Digitale technologie wordt gebruikt in elke fase van de inkooplevenscyclus. De automatisering van processen zorgt ervoor dat transacties soepeler verlopen, verwerkingstijden en kosten worden verlaagd en risico's worden geminimaliseerd. Een ander voordeel is dat gegevensconsolidatie de zichtbaarheid vergroot en de controle op de uitgaven verbetert. Denis Mohlo*, een expert op het gebied van management- en informatiesystemen, schetst het stappenplan om deze strategische transformatie tot een goed einde te brengen.
Het digitaliseren van de inkoop, ook bekend als het "spend" proces, is een essentiële en effectieve manier om de economische, logistieke en technologische prestaties van een bedrijf te verbeteren. Dit geldt des te meer omdat inkoop gemiddeld 60 % van de kosten van middelgrote bedrijven vertegenwoordigt.
De regelgevende context dwingt tot een herziening van de factureringscircuits, met het oog op het wijdverspreide gebruik van elektronische facturering en betrouwbaardere btw-aangiften. Bedrijven moeten deze verplichting aangrijpen om hun inkoopprocessen in hun geheel te heroverwegen. Maar dat is niet alles. Dit proces heeft ook betrekking op de relaties met leveranciers en op het beheer en de automatisering van backofficeactiviteiten, zoals orderverwerking, bankieren en boekhouden, enz.
Goed geïntegreerde informatiesystemen zijn hierbij van onschatbare waarde. Het doel van dit artikel is om je te helpen bij het opzetten van een totaalproject voor succesvolle digitalisering.
1. Een breed interventiebereik
De digitale transformatie van inkoop vindt plaats in een veel breder gebied dan op het eerste gezicht lijkt. Het "uitgavenproces" omvat eigenlijk twee hoofdonderdelen van de inkooplevenscyclus:
- de bron-tot-contract die zich, stroomopwaarts van inkoop, richt op het identificeren van leveranciers en het beheren van contracten
- de procure-to-payDownstream verwijst naar het inkoopproces zelf, van de aankoopaanvraag tot de betaling van leveranciers.
Het proces bron-tot-contract (S2C) omvat een breed scala aan activiteiten: behoeften kenbaar maken, 'make or buy'-arbitrage (de keuze tussen een product of dienst in huis halen of uitbesteden), leveranciers identificeren en kiezen (sourcing, aanbestedingen), offertes en contracten beheren, onderhandelen over prijzen, enzovoort.
Het proces Purchase-to-Pay (P2P of procure-to-pay) omvat de volgende operaties: product zoeken, bestellen, logistiek beheer (goederen volgen en ontvangen, enz.), analyse van de conformiteit van de goederen, facturatie, boekhouding en vereffening.
De reikwijdte van de uitgaven is ook zeer breed en omvat zulke uiteenlopende posten als onderaanneming, technologische investeringen, grondstoffen, IT-diensten en logistiek.
Het beheren van deze diversiteit en de vele hefbomen voor actie die ermee gepaard gaan, vereist een functieoverschrijdende aanpak die gericht is op het coördineren van de middelen die aan de verschillende activiteiten worden toegewezen, in overeenstemming met de te bereiken doelstellingen. Wat heeft het voor zin om te onderhandelen over lage prijzen als de leverancier niet goed presteert op logistiek gebied? Waarom investeren in hightech software als er geen training is in het gebruik ervan?
Het implementeren van een digitaliseringsproject voor inkoop impliceert daarom eerst en vooral een strategische herziening van het beleid van het bedrijf inzake middelenbeheer. Deze reflectie zal zich richten op de keuze van het informatiesysteem en de bijbehorende hulpmiddelen.
2. Bindende wettelijke bepalingen
Het huidige discours over de digitale transformatie van inkoop beperkt zich vaak tot de elektronisch factureren leveranciers en dus op de besparingen die voortvloeien uit het verdwijnen van de papieren circuits, gepland door de Staat vanaf juli 2024. Ter herinnering, sinds 1er Vanaf 1 januari 2020 moeten bedrijven hun facturen in elektronisch formaat naar de publieke sector sturen. De begrotingswet 2020 en het besluit van 15 september 2021 zullen dan het wettelijke kader definiëren voor het wijdverbreide gebruik van elektronische facturering voor alle transacties tussen bedrijven die in Frankrijk gevestigd zijn en btw-plichtig zijn.
Binnen dit wettelijke kader heeft de overheid een systeem ingevoerd voor het controleren van facturen voordat ze worden betaald, bekend als verrekening, om de btw-aangifte betrouwbaarder te maken. Om aan hun verplichtingen te voldoen, hebben bedrijven nu de keuze uit :
- de portal openbare facturering dat is gebaseerd op het Chorus Pro-platform, dat al zorgt voor de elektronische uitwisseling van facturen voor de publieke sector. Dit leidt tot de uitgifte van een gestandaardiseerd btw-rapport. Elektronische facturen kunnen pas na deze verrekening aan leveranciers worden betaald. Om te kunnen worden ingevoerd op dit openbare portaal, moeten facturen worden opgesteld in een "gestructureerd" gegevensformaat van het XML-type.
- van gecertificeerde privéplatformsIndien nodig kunnen deze systemen, die worden beheerd door vertrouwde derden, de kloof overbruggen tussen ongestructureerde facturen en facturen die in XML zijn gestructureerd, zodat ze kunnen worden ingevoerd in het openbare platform. In principe is dit vergelijkbaar met het Chorus-systeem, dat facturen verwerkt voor de publieke sector. Facturen zullen worden geformatteerd in overeenstemming met de regelgeving, waarbij ongeveer veertig items aan bod komen (SIREN, RCS, bedragen exclusief BTW, etc.). Naast het vergemakkelijken van BTW-controles, zorgt het er ook voor dat facturen interoperabel zijn, zodat ze kunnen worden gelezen door de verschillende betrokken partijen (intern of extern aan het bedrijf, logistiek, boekhouding, belastingafdelingen, partnerbedrijven, enz.)
3. Meerdere uitdagingen die een breder management vereisen
Het implementeren van de strikte wettelijke bepalingen voor elektronische facturering die hierboven zijn beschreven, betekent dat de processen en gegevens die daarbij komen kijken, moeten worden geüpgraded.
Het zou ook zonde zijn om de reikwijdte van het project niet uit te breiden naar de managementbehoeften die zijn geïdentificeerd in de bovengenoemde strategische analyse. Er kan bijvoorbeeld een aanzienlijke verbetering van de cashflow worden bereikt door een betere beheersing van de betalingstermijnen en dus van de behoefte aan werkkapitaal (WCR).
Vaak moet de betrouwbaarheid van het kostenberekeningssysteem voor inkoop worden verbeterd om de kostenbeheersing te verbeteren. De uitdagingen om de kosten voor factuurverwerking te verlagen, vaak in de orde van 70 tot 80 %, bovenop de besparingen op papierverwerking, hebben betrekking op de controle en automatisering van workflows, goedkeuring, boeking, betaling, archivering van facturen, enz.
Samengevat zijn er drie belangrijke gebieden waarop vooruitgang kan worden geboekt:
- Consistente en effectieve relaties met leveranciers
Het aantal verbindingen tussen de verschillende afdelingen van het bedrijf en de leveranciers is aanzienlijk, of het nu gaat om bestellingen, offertes, betalingen, after-sales, levertijden, enz. Een gestandaardiseerd en onderhouden leveranciersgegevenswoordenboek is daarom essentieel voor streng relatiebeheer. Een gestandaardiseerd en onderhouden leveranciersgegevenswoordenboek is essentieel voor een strikt relatiebeheer.
- Backofficekosten beheersen
Dit punt werd al genoemd in verband met de efficiëntiewinst die gepaard gaat met het verdwijnen van papieren circuits en het structureren van gegevensformaten op basis van geschikte talen, zoals XML, waardoor het mogelijk wordt om te voldoen aan zowel de wettelijke vereisten als de specifieke managementbehoeften van elk bedrijf.
- De risico's beheren die inherent zijn aan het inkoopproces
Ook hier kunnen traditionele risico's zoals niet-conforme leveringen, het falen van leveranciers of het niet halen van deadlines worden verminderd door de gegevens te definiëren (zie hierboven, gegevenswoordenboek).
4. Een wereldwijd project om het bedrijf te transformeren
De werkvolgorde moet als volgt zijn, gebaseerd op een duidelijke strategische visie:
- Werk eerst aan de doelprocessen en benadruk de rollen en regels;
- Definieer vervolgens de benodigde gegevens die moeten worden vastgelegd in een data repository dictionary.
- Tot slot moeten we de architectuur specificeren van de vele tools die beïnvloed zullen worden (ERP, OCR, cash management, enz.). De keuze van de tools komt dus als laatste.
