[Interview]
Tekorten, vertragingen in de levering en stijgende prijzen… In tijden van crisis moet leveranciersevaluatie het mogelijk maken om op risico's te anticiperen en beter te onderhandelen. Maar hoe nu verder? Waar te beginnen ? En voor welke resultaten?
In 2022 dachten we dat we konden ademen, de gezondheidscrisis lag achter ons. Maar crises hebben de ongelukkige gewoonte elkaar op te volgen... Het conflict in Oekraïne leidt tot onvermijdelijke tekorten, waarbij ongeveer een derde van de mondiale graanexport rechtstreeks wordt getroffen. Leveranciers en kopers worden dus zwaar getroffen door tekorten aan grondstoffen, vertragingen bij de levering en prijsstijgingen. In rustige tijden helpt het evalueren van leveranciers de inkoopstrategie af te stemmen op de strategie van het bedrijf. Maar in deze moeilijke tijden moet bij de leveranciersevaluatie het begrip risicobeheer worden geïntegreerd. Welke instrumenten en methoden moeten worden gebruikt om leveranciers te beoordelen? Jean-Jacques Ruste, expert in internationale inkoop en bedrijfsorganisatie, beantwoordt onze vragen.
Waarom moeten leveranciers worden beoordeeld?
In de eerste plaats omdat een groot deel van de risico’s afkomstig is van leveranciers. De kwestie van leveranciersbeoordeling is dus gekoppeld aan het begrip risicobeheer. Uiteraard moet er rekening gehouden worden met de context. Geopolitiek is een belangrijk element: de crisis in Oekraïne vormt de kern van de huidige zorgen van kopers. Enerzijds omdat Oekraïne en Rusland een derde van de wereldexport van grondstoffen (voedsel, staal, etc.) vertegenwoordigen. Aan de andere kant omdat andere landen besloten hebben bepaalde voedingsmiddelen (bijvoorbeeld maïs in India) niet langer te exporteren. Deze context van tekorten heeft aanzienlijke gevolgen voor de relaties tussen koper en leverancier.
Over het algemeen komt de leveranciersevaluatie overeen met een strategische visie op de inkoopfunctie. Maar vandaag de dag is de uitdaging van deze evaluatie nog meer het omgaan met kriticiteit. Met andere woorden: dat is zoanticiperen op het risico door het evalueren van:
- de potentiële ernst ervan;
- de waarschijnlijkheid dat dit gebeurt;
- de stroomopwaartse detecteerbaarheid ervan.
Waar te beginnen ? Wat zijn de evaluatiecriteria?
De evaluatie van leveranciers begint vooraf, omdat dit het mogelijk maakt om te beslissen of we met deze of gene leverancier willen samenwerken. De eerste stap is de RFI (verzoek om informatie) waarmee u meer te weten kunt komen over potentiële leveranciers. U moet uw KPI's of Key Performance Indicators identificeren.
De evaluatiecriteria zijn vierledig.
1/ Prijs
In werkelijkheid, het is beter om zich te concentreren op de TCO, dat wil zeggen bij totale aanschafkosten. Want naast de aankoopprijs omvat de TCO ook de gebruikskosten en de kosten voor het einde van de levensduur.
“Vaak zijn kopers te gefocust op de prijs. »
Veel andere criteria kunnen relevanter blijken dan de aankoopprijs. Algemeen wordt bijvoorbeeld geschat dat geschillen 6 tot 7 % van de aankoopkosten vertegenwoordigen. Het hebben van een betrouwbare leverancier is dus ongetwijfeld aantrekkelijker dan een iets lagere prijs.
2/ Supply chain, logistiek, levering
De indicatoren kunnen de gemiddelde levertijden zijn, het aantal dagen vertragingen bij de levering, enz.
3/ Kwalitatief
Het kwalitatieve aspect kan worden bekeken vanuit de invalshoek van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en duurzame ontwikkeling (SD). De koper moet ook proberen te weten hoe zijn leverancier zijn eigen leveranciers beoordeelt. Of om de communicatie van uw leverancier te evalueren. Biedt het een organigram, een lijst met contactpersonen?
4/ Diensten
De leverancier kan zich verbinden tot aanvullende diensten: verzekering, vertrouwelijkheidsclausule, exclusiviteitsclausule, enz.
Welke plaats moet worden gegeven aan MVO-criteria?
Dit zijn zeer belangrijke criteria. We moeten in gedachten houden dat het omgaan met kritieke factoren en het anticiperen op risico’s vandaag de dag een belangrijke rol spelen sterke MVO-dimensie en duurzame ontwikkeling. Over het algemeen hebben de sociale en ecologische aspecten van risico voorrang gekregen boven de economische, dat wil zeggen de aankoopprijs. Bovendien gaat het bij een bezoek aan de fabriek van een leverancier niet alleen om het controleren of ze over de juiste gereedschappen en machines beschikken. Het is ook en vooral geïnteresseerd zijn in de mensen die er werken.
Maar afhankelijk van de activiteitensector kan dit genuanceerder liggen. In sommige landen zal winstgevendheid een belangrijker criterium zijn. Voor anderen zullen levertijden essentieel zijn. Als de sociale audit van fabrieken internationaal gezien voor de hand liggend lijkt, is de vraag in Frankrijk anekdotisch. Tenzij uw leverancier leveranciers in het buitenland heeft, kunt u dit het beste onderzoeken.
Leveranciers beoordelen: ja, maar welke?
Het is noodzakelijk om de ovennietstrategische spelers. Hieronder worden in de eerste plaats verstaan de leveranciers waarmee het bedrijf de meeste omzet maakt. Dan ‘single source’-leveranciers (de enigen die een goed of dienst leveren). Vervolgens de middelgrote bedrijven die in een risicovolle sector opereren (ruimtevaart, militair). Last but not least, ‘kritieke’ leveranciers, d.w.z. degenen die het systeem blokkeren als ze niet leveren. Bijvoorbeeld het onderhouden van een hightech machine. Bij een storing wordt de fabriek gesloten...
Wanneer moeten leveranciers worden beoordeeld?
Als alles goed gaat, vindt de evaluatie stroomopwaarts plaats. Vervolgens moeten strategische leveranciers minimaal elk jaar opnieuw worden geëvalueerd. Maar we evalueren ook opnieuw in het geval van een groot probleem: late levering, kwaliteitsfout. In de eerste plaats gaat het hierbij om het controleren van het door de leverancier meegedeelde declaratieve informatiepunt. De inkoopafdeling zal elk artikel vervolgens opnieuw onderzoeken in de evaluatieblad van de leverancier. Dit kan resulteren in een bezoek aan de leverancier, die dan de kosten draagt. Bij een heraudit wordt de leverancier op de hoogte gesteld van de verbeterpunten en binnen welk tijdsbestek.
Wat is het resultaat van deze evaluaties?
De evaluaties maken het mogelijk een totaalscore vast te stellen en leveranciers classificeren. Dit is de scorefase. Deze geanonimiseerde benchmarking kunnen wij zelfs aan hen communiceren met als doel verbetering.
“80 %-leveranciers staan voor je… je kunt het beter doen! »
Want hoe beter de leveranciers, hoe meer zij verdienen en hoe meer jij verdient. Zij garanderen immers een kwalitatieve dienstverlening binnen de gestelde termijnen. Ze hebben dus geen restjes. Hun medewerkers zijn gemotiveerd… en hun klanten – de kopers – zijn tevreden.
Leveranciers beoordelen betekent ook steun hen op een gebied van vooruitgang en zorgen voor een duurzame leveranciersrelatie in een win-win-logica.
Zijn er bepaalde punten waar u op moet letten?
Absoluut !
Als de leverancier zijn eigen leveranciers niet evalueert, raad ik de koper aan dat wel te doen. Dit is een proces dat in volledige transparantie moet worden uitgevoerd met de Tier 1-leverancier, waarbij we aan hen aangeven dat we dat willen audittier 2-leveranciers. Ze vormen ook een belangrijke informatiebron die het mogelijk maakt de strategische visie op kwaliteit aan de koperskant te verbeteren.
Bovenal moeten we controleren wat we gewoonlijk de knelpunten. Dat wil zeggen: subaanbieders die de hele keten kunnen blokkeren. Bijvoorbeeld degene die als enige ter wereld een product produceert.
Maar het grootste risico vandaag de dag is de faillissement aanvragen van een leverancier.
Tot slot: wat moeten we onthouden?
Door leveranciers te evalueren, krijgt u een beter inzicht in hun ecosysteem en de werkelijke productiekosten. Dit is essentieel om beter te kunnen onderhandelen, en niet alleen op prijs.
Uiteindelijk zal de evaluatie van leveranciers dit mogelijk maken beter onderhandelen over preventief voorraadbeheer, kortere levertijden of zelfs het plaatsen van een “kwaliteitswand” op de productielijn.
Het is daarom een kwestie van prestatie voor de inkoopfunctie en voor het hele bedrijf.
