[Interview]
Tekorten, late leveringen en stijgende prijzen... In tijden van crisis zou het evalueren van leveranciers u moeten helpen om risico's te anticiperen en effectiever te onderhandelen. Maar hoe gaat u te werk? Waar moet u beginnen? En wat zijn de resultaten?
In 2022 dachten we dat we gerust konden zijn, de gezondheidscrisis was achter de rug. Maar crises hebben de vervelende gewoonte om elkaar op te volgen... Het conflict in Oekraïne leidt tot onvermijdelijke tekorten, waarbij ongeveer een derde van de wereldwijde graanexport direct wordt getroffen. Als gevolg daarvan worden leveranciers en kopers hard getroffen door tekorten aan grondstoffen, vertragingen bij leveringen en stijgende prijzen. In rustige tijden helpt het evalueren van leveranciers om de inkoopstrategie af te stemmen op de bedrijfsstrategie. Maar in deze onrustige tijden moet de evaluatie van leveranciers het begrip risicobeheer omvatten. Welke hulpmiddelen en methoden moeten dan worden gebruikt om leveranciers te evalueren? Jean-Jacques Ruste, expert op het gebied van internationale inkoop en bedrijfsorganisatie, beantwoordt onze vragen.
Waarom moeten leveranciers worden beoordeeld?
Ten eerste omdat een groot deel van de risico's afkomstig is van leveranciers. De kwestie van leveranciersevaluatie is daarom gekoppeld aan het begrip risicobeheer. Natuurlijk moet er rekening worden gehouden met de context. Geopolitiek is een belangrijke factor: de crisis in Oekraïne staat centraal in de huidige zorgen van kopers. Ten eerste omdat Oekraïne en Rusland goed zijn voor een derde van de wereldwijde export van grondstoffen (voedsel, staal, enz.). Ten tweede omdat andere landen besloten hebben om de export van bepaalde grondstoffen stop te zetten (maïs naar India bijvoorbeeld). Deze tekorten hebben een aanzienlijke impact op de relaties tussen kopers en leveranciers.
In het algemeen komt leveranciersevaluatie overeen met een strategische visie op de inkoopfunctie. Maar vandaag de dag is de uitdaging van deze beoordeling nog meer het managen van kriticiteit. Met andere woorden, het is een kwestie vananticiperen op het risico door te beoordelen :
- de potentiële ernst ervan ;
- de waarschijnlijkheid dat het gebeurt ;
- detecteerbaarheid stroomopwaarts.
Waar moet je beginnen? Wat zijn de beoordelingscriteria?
Het evalueren van leveranciers begint stroomopwaarts, omdat het je zal helpen beslissen of je met een bepaalde leverancier in zee gaat. De eerste fase is de RFI (verzoek om informatie) om meer te weten te komen over potentiële leveranciers. Je moet je KPI's of belangrijkste prestatie-indicatoren identificeren.
Er zijn vier soorten evaluatiecriteria.
1/ Prijs
In werkelijkheid, is het beter om naar de TCO te kijkenmet andere woorden totale aankoopkosten. Naast de aankoopprijs omvat TCO namelijk ook de gebruikskosten en de kosten aan het einde van de levensduur.
"Vaak zijn kopers te veel gefocust op de prijs.
Veel andere criteria kunnen relevanter zijn dan de aankoopprijs. Er wordt bijvoorbeeld algemeen geschat dat geschillen goed zijn voor 6 tot 7 % van de aankoopkosten. Het hebben van een betrouwbare leverancier is dus ongetwijfeld aantrekkelijker dan een iets lagere prijs.
2/ Supply chain, logistiek, levering
Indicatoren kunnen zijn: gemiddelde levertijden, aantal dagen dat de levering te laat is, enz.
3/ Kwalitatief
Het kwalitatieve aspect kan worden gezien vanuit het oogpunt van de maatschappelijk verantwoord ondernemen (CSR) en duurzame ontwikkeling (SD). Kopers moeten ook uitzoeken hoe hun leveranciers hun eigen leveranciers evalueren. Of beoordeel de communicatie van de leverancier. Verstrekt de leverancier een organigram of een lijst met contactpersonen?
4/ Diensten
De leverancier kan zich verbinden tot extra diensten: verzekering, geheimhoudingsclausule, exclusiviteitsclausule, enz.
Welke rol moeten MVO-criteria spelen?
Dit zijn zeer belangrijke criteria. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat kriticiteitsbeheer en anticipatie op risico's steeds belangrijker zijn geworden. sterke MVO-dimensie en duurzame ontwikkeling. Over het algemeen hebben de sociale en milieuaspecten van risico's voorrang gekregen op economische overwegingen, d.w.z. de aankoopprijs. Bij een bezoek aan de fabriek van een leverancier gaat het er niet alleen om te controleren of ze de juiste gereedschappen en machines hebben, maar ook om de mensen die er werken. Het gaat ook, en vooral, om interesse tonen in de mensen die er werken.
Maar afhankelijk van de bedrijfssector kan dit genuanceerder liggen. Voor sommigen zal winstgevendheid een belangrijker criterium zijn. Voor anderen zijn levertijden het belangrijkst. Terwijl sociale audits van fabrieken een vanzelfsprekendheid lijken te zijn op internationale markten, zijn ze in Frankrijk anekdotisch. Tenzij je leverancier leveranciers in het buitenland heeft... In dat geval kun je het beste op onderzoek uitgaan.
Leveranciers evalueren: ja, maar welke?
We moeten beoordelen ovennietstrategische drijfveren. Dit betekent in de eerste plaats de leveranciers met wie het bedrijf de meeste zaken doet. Vervolgens de "single-source" leveranciers (de enige die een bepaald goed of een bepaalde dienst leveren). Dan zijn er de middelgrote leveranciers die actief zijn in een sector met een hoog risico (ruimtevaart, militair). Ten slotte zijn er de "kritieke" leveranciers, d.w.z. leveranciers die het systeem zullen blokkeren als ze niet leveren. Bijvoorbeeld het onderhoud van een hoogtechnologische machine. Bij een defect komt de fabriek tot stilstand...
Wanneer moeten leveranciers worden beoordeeld?
Als alles goed gaat, vindt de evaluatie stroomopwaarts plaats. Vervolgens moeten strategische leveranciers minstens één keer per jaar opnieuw worden beoordeeld. Maar ze worden ook opnieuw beoordeeld in het geval van een groot probleem, zoals te late levering of kwaliteitsdefecten. De eerste stap is het controleren van de declaratieve informatie die door de leverancier wordt verstrekt. Vervolgens zal de inkoopafdeling elk onderdeel van de lijst opnieuw onderzoeken. evaluatieformulier voor leveranciers. Dit kan een bezoek aan de leverancier inhouden, die dan de kosten draagt. In het geval van een herhalingsaudit wordt de leverancier op de hoogte gesteld van de punten die verbeterd moeten worden en het tijdschema.
Wat zijn de resultaten van deze beoordelingen?
De beoordelingen worden gebruikt om een totaalcijfer te bepalen en om leveranciers classificeren. Dit is de scoringfase. We kunnen hen zelfs deze geanonimiseerde benchmarking sturen met het oog op verbetering.
"80 % van leveranciers liggen voor op jullie... jullie kunnen beter!"
Want hoe beter de leveranciers, hoe meer zij winnen en hoe meer jij wint. Ze leveren immers op tijd kwaliteit. Dus hebben ze geen afwijzingen. Hun werknemers zijn gemotiveerd... en hun klanten - de kopers - zijn tevreden.
Leveranciers evalueren betekent ook hen ondersteunen in hun vooruitgang en zorgen voor een langdurige win-winrelatie met leveranciers.
Zijn er bepaalde punten waar je op moet letten?
Absoluut !
Als de leverancier zijn eigen leveranciers niet evalueert, raad ik de inkoper aan om dit wel te doen. Dit moet in alle openheid gebeuren met de Tier 1-leverancier, waarbij u aangeeft dat u het volgende wenst audittier 2-leveranciers. Ze zijn ook een belangrijke bron van informatie om de strategische visie van de koper op kwaliteit te verbeteren.
Bovenal moeten we controleren wat we gewoonlijk de knelpunten. Met andere woorden, onderleveranciers die de hele keten kunnen blokkeren. Bijvoorbeeld een leverancier die als enige ter wereld een product produceert.
Maar het grootste risico op dit moment is de faillissementsaanvraag een leverancier.
Tot slot, wat moeten we onthouden?
Door leveranciers te evalueren krijgen we een beter inzicht in hun ecosysteem en de werkelijke productiekosten. Dit is essentieel als we effectiever willen onderhandelen, en niet alleen over de prijs.
Uiteindelijk zal de evaluatie van leveranciers u in staat stellen om beter onderhandelen over preventief voorraadbeheerOp deze manier kunnen we onze klanten een groot aantal voordelen bieden, zoals kortere levertijden en de introductie van een 'kwaliteitsmuur' op de productielijn.
Het is daarom een kwestie van prestatie voor de inkoopfunctie en voor het bedrijf als geheel.
