[Interview]
Met de opkomst van telewerken wordt verwacht dat flexkantoor zich zal ontwikkelen binnen bedrijven. Het idee? Pas u aan nieuwe manieren van werken aan met meer samenwerkingsruimtes en verminder tegelijkertijd de kantoorruimte. Om weerstand tegen verandering te voorkomen, moet deze aanpak worden uitgelegd en begrepen. De betrokkenheid van managers stroomopwaarts van het project en hun teams speelt een centrale rol in het succes ervan. Clémence Rouart, managementexpert, beantwoordt onze vragen en identificeert de sleutels tot succes op het gebied van flexkantoren.
Steeds meer bedrijven overwegen een reorganisatie naar flexkantoren. Dat wil zeggen een ruimteregeling waarbij medewerkers geen eigen kantoor meer hebben. Momenteel hebben ongeveer 15 %-bedrijven het al toegepast (Aviva, BNP Paribas, Axa, L'Oréal, PwC, Nokia, Deloitte, PSA, Sanofi, Société Générale, LeBonCoin, Fujitsu, enz.). Dit kan zorgen baren 40 tot 50 % aan kantoorvastgoed in 2030.
Hoewel dit fenomeen zich in de jaren negentig voor het eerst ontwikkelde binnen adviesbureaus, ervaart het vandaag de dag een enorme versnelling. Met de versterking van telewerken, kantoren staan nu de helft van de week leeg. Lege vierkante meters brengen echter kosten met zich mee.
Om te slagen moet het flexkantoor niet worden ontworpen of gezien als een eenvoudige besparingsmaatregel op het aantal vierkante meters en dus… op de huurprijzen. Verandering moet worden ondersteund om organisatorische weerstand van werknemers, een afname van het gevoel ergens bij te horen of zelfs een vlucht van talent te voorkomen. Met andere woorden: betrek alle medewerkers en managers ruim van tevoren. Managers moeten ook hun praktijken aanpassen.
Wat is flexkantoor?
Het flexkantoor is een organisatiewijze waarbij medewerkers geen eigen kantoor meer hebben op het bedrijfsterrein. Het is duidelijk dat ze geen persoonlijke ruimte meer hebben, zoals een ‘gesloten’ kantoor of kantoor in een open ruimte. Ze zijn dus vrij om zich in een van de werkruimtes van het bedrijf te vestigen en de werkplek te kiezen die het beste past bij de activiteit van het moment. Over het algemeen maakt een kleurcode het mogelijk om de ruimte die aan deze of gene dienst is gewijd, af te bakenen. Het idee is om de nachtmerrie van elke manager te vermijden: teams verspreid over verschillende verdiepingen, niet weten waar je collega’s zijn gevestigd, enz.
Medewerkers beschikken vaak over een afsluitbare locker om hun persoonlijke spullen in op te bergen. Het flexkantoor laat geen personalisatie van de werkplek meer toe: geen foto’s meer van de kinderen of het plantje op het bureau. De ruimtes zijn nu bedoeld voor nieuwe toepassingen en behoeften, met name om meer uit te wisselen, ook informeel. Door telewerken zien managers hun collega’s niet meer elke dag. Dit vergroot de behoefte aan ontmoetingen en daarmee aan vergaderruimtes.
Het flexkantoor impliceert dus het vergroten van het aantal samenwerkingsruimtes: vergaderruimtes van verschillende afmetingen, agora's, brainstormruimtes, creativiteitsruimtes, modulaire ruimtes met verwijderbare scheidingswanden, enz. Hun ontwerp moet worden bedacht op basis van hun gebruik. We kunnen ons ruimtes voorstellen die gewijd zijn aan creativiteit, zonder stoelen of bureaus, waar je je schoenen mag uitdoen of zelfs uitgerust is met touchscreens of muren waarop geschreven mag worden.
Er zijn ook ruimtes nodig om jezelf te isoleren: nissen, telefooncel, enz.
Wat informele uitwisselingen betreft, zou de installatie van ‘gezellige’ ruimtes deze moeten aanmoedigen, bijvoorbeeld met banken.
“Geen flexkantoor zonder telewerken”
In principe betreft flexkantoor bedrijven van elke omvang en alle activiteitensectoren. We moeten echter niet vergeten dat het hand in hand gaat met de organisatie van het werk: geen flexkantoor zonder telewerken. En net als dat laatste is het flexkantoor dat ook onverenigbaar met bepaalde beroepen. Sommigen vereisen in feite specifieke en niet erg transporteerbare uitrusting (ingenieurs, ontwerpers, enz.). Anderen zijn onderworpen aan vertrouwelijkheidsvereisten. Daarom vinden we flexkantoor vaker bij advies- en dienstverleningsbedrijven.
Net als bij telewerken hebben managers zich aan deze grootschalige verandering moeten aanpassen zonder altijd te kunnen profiteren van passende ondersteuning. Voor medewerkers is het een verandering die lastig te ervaren is als ze niet zien welke voordelen ze eruit kunnen halen. Bijvoorbeeld: meer autonomie, een relatie van hernieuwd vertrouwen, meer concentratie en creativiteit, meer interdepartementale uitwisselingen en dus een betere samenwerking…
Wat zijn de aandachtspunten voor een succesvol flexkantoor?
Vaak communiceert de bedrijfsleiding weinig over dit onderwerp. Om een flexkantoor te laten werken, moet het echter vooraf worden uitgelegd en begrepen. Bovenal mag het niet alleen als een bron van besparingen worden gezien.
Om te beginnen houdt dit in onderzoek doen naar de bezetting van werkplekken en de impact van de reorganisatie van flexkantoren. Het is ook noodzakelijk om medewerkers en managers te informeren over het gemeenschappelijke doel van het project. Het is beter om ze in de reflectie te integreren, zodat ze aanhangen, een kracht achter constructieve voorstellen zijn en er niet onder lijden. Met andere woorden, vraag hen naar hun behoeften. Van hun kant moeten managers de voordelen en beperkingen van flexkantoren nog beter begrijpen, aangezien zij de verandering naar hun teams zullen moeten brengen.
Verder betekent een succesvol flexkantoor ook een duidelijk raamwerk voor de werkorganisatie om op voorhand te weten wie wel of niet aanwezig zal zijn op de site. Daarom kan telewerken niet functioneren met ‘zwevende’ dagen die willekeurig of onverwacht worden genomen. Want als werknemers hun telewerkdagen niet respecteren, zal het bedrijf te maken krijgen met drukke dagen waarin sommigen tijd zullen verspillen aan het vinden van een ruimte om zich te vestigen.
Ter vereenvoudiging bestaat de kunst van het flexkantoor uit: het vinden van de juiste balans tussen flexibiliteit en strikte regels. Luistervaardigheid en assertiviteit zijn twee zachte vaardigheden essentieel om telewerken en flexkantoor harmonieus te combineren.
Aan welke best practices en managementvaardigheden moet prioriteit worden gegeven in flexkantoren?
Om van flexkantoor een efficiënte organisatievorm te maken, kunnen managers vertrouwen vijf goede managementpraktijken.
1 – Anticiperen en plannen
Meer nog dan telewerken en hybride werken vereist een flexkantoor anticipatie- en planningsvaardigheden van de manager. Met andere woorden, een zekere nauwkeurigheid in zijn werkwijze en organisatie. Maar niet alleen. Dit vereist ook het opbouwen van een relatie van wederzijds vertrouwen met het team voor het delen van planningen en zichtbaarheid van het werk.
In de open ruimte is het werk zichtbaar door de aanwezigheid van de medewerker op zijn werkplek. In flexoffice is het werk, net als bij telewerken, zichtbaar via digitale technologie.
2 – Luister naar medewerkers
Flexoffice vereist dat je nog meer naar je teams luistert. Luisteren waarbij vooral verzoeken betrokken zijn. De manager moet daarom de voorkeur geven aan open, feitelijke en niet-oordelende vragen. In plaats van “Vind je het niet erg om over te stappen naar flexkantoor?” ", zal hij in plaats daarvan vragen: "Wat heb je nodig om op een flexkantoor te werken?" ".
Dit is ook een gelegenheid om vragen te stellen over apparatuur. Je hebt eenvoudige verbindingen nodig, efficiënte VPN-verbindingen, zelfs een automatische verbinding met het netwerk... En natuurlijk computerapparatuur die zowel licht van gewicht is als gemakkelijk te vervoeren en ergonomisch is, dubbele schermen beschikbaar in de nieuwe werkruimtes...
Dit luisteren is ook nuttig om te controleren of de teams het weten gebruik samenwerkingstools. Als een verhoging van de vaardigheden noodzakelijk is, is het aan de manager om ervoor te zorgen dat zijn teams toegang hebben tot training.
3 – Stel de regels vast en zorg ervoor dat ze worden gerespecteerd
De manager moet de bedrijfsregels vaststellen om op een gezonde basis te kunnen starten. Net als bij telewerken lenen twee mogelijkheden zich hiervoor.
· Eerste kans
Een raamwerk van vragen dat HR aanreikt, doorgaans bij het opzetten van telewerken. Medewerkers worden gevraagd naar hun vermogen om hulp te vragen, onenigheid te uiten, zichzelf te organiseren of zelfs zorgzame communicatie aan te nemen.
· Tweede kans
Een workshop voor co-constructie van regels. Tijdens deze workshop zal het team bijvoorbeeld bepalen welke communicatiekanalen de voorkeur verdienen of wat de legitieme onbeschikbaarheidsslots zijn. Dit is vooral gunstig voor managers omdat telewerken heeft geleid tot buitensporige eisen en zeer hoge verwachtingen van teams met betrekking tot responstijden.
4 – Beoordeel de situatie regelmatig opnieuw
Goed leidinggeven in een flexkantoor betekent regelmatig beoordelen of iedere medewerker over de materiële en technische middelen beschikt om effectief te kunnen werken. Idealiter één keer per kwartaal en bij een speciale gelegenheid. Deze kwestie mag niet worden ondergedompeld in een meer mondiale agenda.
Het opnieuw beoordelen van de situatie betekent ook alert blijven op psychosociale risico’s. Hier zijn ze vergelijkbaar met die voor telewerken. Er zijn signalen die de leidinggevende kunnen waarschuwen: een medewerker die minder vaak op de werf komt of minder communiceert wanneer hij aanwezig is, de productiviteit die afneemt, enz.
5 – Ontwikkel de feedbackcultuur
Het succes van het flexkantoor vereist ontwikkeling van de cultuur van voerBak. De medewerker moet de leidinggevende durven vertellen wat werkt en wat niet werkt. Aan de ene kant moet hij er daarom vertrouwen in hebben haar zijn behoeften te vertellen. Aan de andere kant is het aan de manager om een houding aan te nemen die vertrouwen wekt.
Is flexkantoor volgens u een kans of een beperking?
Over het geheel genomen werden managers onvoldoende ondersteund bij het opzetten van een flexkantoor. Ook zij hadden ongetwijfeld het gevoel dat ze deze verandering hadden ondergaan.
Het flexkantoor moet dat van nature zijn flexibel en schaalbaar. In modus testen en leren, is het mogelijk om de organisatie aan te passen om rekening te houden met de problemen die zich voordoen. Daarom is het zo belangrijk om naar de feedback van alle medewerkers te luisteren en deze te gebruiken om concrete oplossingen aan te dragen.
Teamspirit en het gevoel bij het bedrijf te horen staan centraal. Goed ontworpen en goed gebruikt, het flexkantoor maakt het mogelijk de banden tussen de verschillende afdelingen van het bedrijf versterken. Mits medewerkers het spel spelen en niet afspreken om altijd op dezelfde plek en naast dezelfde mensen te zitten. Ook de manager heeft hier een rol te spelen uitwisselingen aanmoedigen tussen medewerkers die elkaar niet kennen, om elkaar aan te moedigen elkaar te bereiken en zo samenwerking bevorderen.
Tot slot is het flexkantoor wellicht een kans.
Ten eerste om de tekortkomingen van de open ruimte te overwinnen. Geen concentratieproblemen en bestuurlijke hypercontrole meer, ruimte voor creativiteit en autonomie in een relatie van uitwisseling en vertrouwen.
Om bepaalde problemen in verband met telewerken op te lossen: maak een einde aan het gevoel van isolatie door informele uitwisselingen aan te moedigen.
Sommige mensen zijn van mening dat flexkantoren het bedrijf ontmenselijken. In werkelijkheid zal het flexkantoor zijn wat medewerkers en managers ervan maken.
