[Interview]
Met de opkomst van telewerken zal het flexkantoor zich binnen bedrijven uitbreiden. Het idee? Zich aanpassen aan nieuwe manieren van werken, met meer samenwerkingsruimtes en kleinere kantoren. Om weerstand tegen verandering te voorkomen, moet deze aanpak worden uitgelegd en begrepen. De betrokkenheid van managers vóór het project en met hun teams speelt een centrale rol in het succes ervan. Managementexpert Clémence Rouart beantwoordt onze vragen en identificeert de sleutels tot het succes van het flexkantoor.
Steeds meer bedrijven zijn van plan om te reorganiseren naar flexkantoren. Met andere woorden, een ruimte-indeling waarbij werknemers niet langer een eigen kantoor hebben. Op dit moment hebben al zo'n 15 %-bedrijven dit ingevoerd (Aviva, BNP Paribas, Axa, L'Oréal, PwC, Nokia, Deloitte, PSA, Sanofi, Société Générale, LeBonCoin, Fujitsu, etc.). Dit kan het volgende inhouden 40 tot 50 % kantoorvastgoed in 2030.
Hoewel dit fenomeen zich voor het eerst ontwikkelde in de jaren 90 binnen adviesbureaus, gaat het nu razendsnel. Met de groei van de telewerkenSommige kantoren staan nu bijvoorbeeld de helft van de week leeg. Maar lege vierkante meters kosten geld.
Om succesvol te zijn, moet het flexkantoor niet alleen worden opgevat of gezien als een manier om te besparen op het aantal vierkante meters en dus... op de huur. De verandering moet begeleid worden om organisatorische weerstand van medewerkers, een afname van het saamhorigheidsgevoel of zelfs een vlucht van talent te voorkomen. Met andere woorden, alle medewerkers en managers moeten ruim van tevoren aan boord zijn. Managers moeten ook hun werkwijzen aanpassen.
Wat is een flexkantoor?
Het flexkantoor is een organisatievorm waarbij werknemers niet langer een eigen kantoor hebben op het bedrijfsterrein. Met andere woorden, ze hebben niet langer een persoonlijke ruimte, zoals een "gesloten" kantoor of een open kantoorruimte. In plaats daarvan zijn ze vrij om te verhuizen naar een van de werkruimten van het bedrijf en de ruimte te kiezen die het beste past bij hun huidige activiteit. Over het algemeen wordt de ruimte voor een bepaalde afdeling afgebakend met een kleurcode. Het idee is om de nachtmerrie van elke manager te vermijden: teams verspreid over verschillende verdiepingen, niet wetend waar hun collega's zich hebben gevestigd...
Werknemers hebben vaak een locker om hun persoonlijke spullen in op te bergen. Het flexkantoor maakt het niet langer mogelijk om de werkplek te personaliseren: geen kinderfoto's of plantjes meer op het bureau. Ruimtes worden nu gebruikt voor nieuwe doeleinden en behoeften, met name de behoefte om meer uit te wisselen, ook informeel. Met telewerken zien managers hun personeel niet meer elke dag. Dit vergroot de behoefte aan vergaderingen en dus aan vergaderruimtes.
Het flexkantoor impliceert een wildgroei aan samenwerkingsruimtes: vergaderruimtes van verschillende afmetingen, agora's, brainstormruimtes, creatieve ruimtes, modulaire ruimtes met verwijderbare scheidingswanden, enz. We kunnen ons ruimtes voorstellen die gewijd zijn aan creativiteit zonder stoelen of bureaus, waar mensen hun schoenen mogen uittrekken, of uitgerust met touchscreens of muren waarop geschreven mag worden.
Het heeft ook ruimte nodig om zich te isoleren: nissen, telefooncellen, enz.
Informele uitwisselingen moeten worden aangemoedigd door "gezellige" ruimtes te installeren, bijvoorbeeld met banken.
"Geen flexkantoor zonder telewerken
In principe is het flexkantoor van toepassing op bedrijven van alle groottes en in alle sectoren. We mogen echter niet vergeten dat het hand in hand gaat met de organisatie van het werk: er kan geen flexkantoor zijn zonder telewerken. En net als telewerken is het flexkantoor onverenigbaar met bepaalde beroepen. Sommige vereisen specifieke apparatuur die moeilijk te vervoeren is (ingenieurs, ontwerpers, enz.). Voor andere gelden vertrouwelijkheidseisen. Daarom wordt het flexkantoor vaker aangetroffen in consultancy- en dienstverleningsbedrijven.
Net als bij telewerken hebben managers zich moeten aanpassen aan deze ingrijpende verandering zonder altijd de juiste ondersteuning te krijgen. Voor werknemers is het een verandering die hen kwalijk kan worden genomen als ze de voordelen ervan niet inzien. Bijvoorbeeld: meer autonomie, een hernieuwde vertrouwensrelatie, meer concentratie en creativiteit, meer uitwisselingen tussen afdelingen en dus een betere samenwerking...
Wat zijn de belangrijkste punten voor een succesvol flexkantoor?
Vaak communiceert de bedrijfsleiding niet veel over het onderwerp. En toch, om het flexkantoor te laten werken, moet het van tevoren worden uitgelegd en begrepen. Het mag vooral niet alleen worden gezien als een bron van besparingen.
Om te beginnen houdt dit in studies uitvoeren naar de bezetting van werkplekken en de impact van de reorganisatie van flexkantoren. Werknemers en managers moeten ook geïnformeerd worden over het gemeenschappelijke doel van het project. Het is het beste om hen bij het denkproces te betrekken, zodat ze zich erbij aansluiten, constructieve voorstellen doen en de dingen niet als vanzelfsprekend beschouwen. Met andere woorden, vraag hen naar hun behoeften. Managers van hun kant hebben een nog grotere behoefte om de voordelen en beperkingen van het flexkantoor te begrijpen, omdat ze de verandering aan hun teams moeten overbrengen.
Een succesvol flexkantoor betekent ook een duidelijk kader voor het organiseren van werk om van tevoren te weten wie er wel of niet op locatie aanwezig zal zijn. Bijgevolg kan telewerken niet werken met "variabele" dagen die willekeurig of onverwacht worden opgenomen. Want als werknemers hun telewerkdagen niet respecteren, zal het bedrijf geconfronteerd worden met drukke dagen waarop sommigen tijd zullen verspillen met het zoeken naar een plaats om zich op te stellen.
Eenvoudig gezegd bestaat de kunst van het flexkantoor uit het juiste evenwicht vinden tussen flexibiliteit en strenge regels. Luistervaardigheden en assertiviteit zijn twee van de sleutels tot succes. zachte vaardigheden om ervoor te zorgen dat telewerken en het flexkantoor harmonieus samenwerken.
Wat zijn de beste praktijken en managementvaardigheden voor een flexkantoor?
Om van het flexkantoor een efficiënte manier van organiseren te maken, kunnen managers vertrouwen op vijf goede managementpraktijken.
1 - Anticiperen en plannen
Meer nog dan telewerken en hybride werken vereist het flexkantoor anticipatie- en planningsvaardigheden van de manager. Met andere woorden, een zekere striktheid in de manier waarop het werkt en georganiseerd is. Maar dat is niet alles. Het betekent ook een relatie van wederzijds vertrouwen opbouwen met het team, zodat planningen worden gedeeld en het werk zichtbaar is.
In de open ruimte is het werk zichtbaar door de aanwezigheid van de werknemer op zijn of haar werkplek. In het flexkantoor, zoals bij telewerken, is het werk zichtbaar via digitale technologie.
2 - Luisteren naar werknemers
Het flexkantoor vereist dat je nog beter luistert naar je teams. Luisteren betekent vooral vragen stellen. Managers moeten daarom prioriteit geven aan open, feitelijke en niet-oordelende vragen. In plaats van te vragen "Vind je het erg om in een flexkantoor te werken?", moeten ze vragen "Wat heb je nodig om in een flexkantoor te werken?
Het is ook een gelegenheid om na te denken over de apparatuur. Je hebt eenvoudige verbindingen nodig, efficiënte VPN-verbindingen, zelfs automatische verbinding met het netwerk... En natuurlijk computerapparatuur die zowel licht is zodat hij gemakkelijk kan worden vervoerd als ergonomisch, met dubbele schermen in de nieuwe werkplekken...
Luisteren is ook nuttig om te controleren of de teams weten hoe ze gebruik samenwerkingstools. Als het nodig is om de vaardigheden te verbeteren, is het aan de manager om ervoor te zorgen dat zijn of haar teams toegang hebben tot training.
3 - De regels bepalen en ervoor zorgen dat ze worden nageleefd
De manager moet de basisregels opstellen voor een gezonde start. Net als bij telewerken zijn hier twee mogelijkheden voor.
- Eerste kans
Een vragenkader dat wordt aangereikt door HR, meestal wanneer telewerken wordt geïntroduceerd. Werknemers worden ondervraagd over hun vermogen om hulp te vragen, onenigheid te uiten, zichzelf te organiseren en een zorgzame communicatiestijl aan te nemen.
- Tweede kans
Een workshop om de regels samen te stellen. Tijdens deze workshop bepaalt het team bijvoorbeeld welke communicatiekanalen de voorkeur krijgen en op welke legitieme tijden ze niet beschikbaar zijn. Dit is vooral gunstig voor managers, omdat telewerken heeft geleid tot buitensporige eisen aan hen en zeer hoge verwachtingen van teams in termen van reactietijden.
4 - Beoordeel de situatie regelmatig opnieuw
Goed leidinggeven in een flexkantoor betekent regelmatig beoordelen of elk personeelslid over de materiële en technische middelen beschikt die ze nodig hebben om effectief te werken. Idealiter gebeurt dit elk kwartaal en bij een speciale gelegenheid. Deze vraag mag niet ondergesneeuwd raken in een meer algemene agenda.
Om de situatie opnieuw te beoordelen, moet je ook de psychosociale risico's in de gaten houden. Hier zijn de risico's vergelijkbaar met die van telewerken. Er zijn bepaalde signalen die de manager kunnen waarschuwen: een werknemer die minder vaak naar de site komt of die minder praat als hij of zij er is, een daling van de productiviteit, enz.
5 - Een feedbackcultuur ontwikkelen
Het succes van het flexkantoor hangt af van de ontwikkeling van een cultuur van voerBak. De medewerker moet de manager durven vertellen wat werkt en wat niet werkt. Enerzijds moeten ze zich zelfverzekerd genoeg voelen om de manager te vertellen wat ze nodig hebben. Anderzijds is het aan de manager om een houding aan te nemen die vertrouwen inboezemt.
Is het flexkantoor volgens u een kans of een beperking?
Over het algemeen kregen leidinggevenden te weinig steun bij de invoering van het flexkantoor. Ook zij voelden zich ongetwijfeld onderworpen aan deze verandering.
Het flexkantoor moet van nature flexibel en schaalbaar. In modus testen en lerenHet is mogelijk om de organisatie aan te passen om rekening te houden met de ondervonden moeilijkheden. Daarom is het zo belangrijk om te luisteren naar de feedback van alle werknemers en deze te gebruiken om praktische oplossingen te bedenken.
Teamgeest en het gevoel bij het bedrijf te horen zijn belangrijke punten. Als het flexkantoor goed ontworpen en gebruikt wordt, kan het helpen om de banden tussen de verschillende afdelingen van het bedrijf versterken. Op voorwaarde dat de werknemers het spel meespelen en zich niet zo organiseren dat ze altijd op dezelfde plaats en naast dezelfde mensen zitten. Ook hier heeft de manager een rol te spelen in uitwisselingen aanmoedigen tussen werknemers die elkaar niet kennen, om hen aan te moedigen elkaar de hand te reiken en zo samenwerking bevorderen.
Uiteindelijk is het flexkantoor misschien wel een kans.
Ten eerste om de tekortkomingen van de open ruimte te compenseren. De problemen van concentratie en hypercontrole door managers zijn verdwenen en vervangen door creativiteit en autonomie in een relatie van uitwisseling en vertrouwen.
Ten tweede het oplossen van bepaalde problemen die samenhangen met telewerken: een einde maken aan het gevoel van isolement door informele uitwisselingen aan te moedigen.
Sommige mensen denken dat het flexkantoor het bedrijf ontmenselijkt. In werkelijkheid is het flexkantoor wat werknemers en managers ervan maken.
