Het spreekt voor zich... maar het klinkt beter als je het zegt! Daarom is feedback een essentiële praktijk voor elke manager die geeft om de prestaties en het welzijn van zijn of haar team. Maar wat zijn de beste manieren om dit te doen? En zijn er valkuilen die je absoluut moet vermijden? Hélène Toye, expert trainer in communicatie en persoonlijke ontwikkeling, geeft de antwoorden.
70 % van de werknemers gelooft dat feedback van hun manager een positieve invloed heeft op hun betrokkenheid bij het werk, volgens een onderzoek van het Great Place to Work Institute. Volgens een onderzoek van adviesbureau Deloitte ontvangen echter slechts 26 % minstens één keer per maand feedback.
Maar hoe definieer je "feedback"?
De term "feedback" betekent letterlijk "terugkoppeling". Het is dus feedback die wordt gegeven aan een individu of een team over hun knowhow of interpersoonlijke vaardigheden.
Ben je geneigd om alleen op de fouten te wijzen? Dit is een van de valkuilen die je moet vermijden. Integendeel, je moet je "constructieve feedback" reflex ontwikkelen. Werknemers verwachten dat je waardeert wat goed is en dat je ondersteunt wat verbeterd moet worden. Feedback wordt dan een hefboom voor succes en groei, zowel individueel als collectief. Maar hoe doe je dat?
Verschillende soorten feedback, maar één doel: waarde toevoegen
Drie soorten feedback:
Positieve feedback
Feedback over waardering of erkenning
Corrigerende feedback
Wil je de acties, het gedrag of de prestaties van een werknemer onder de aandacht brengen? Pas de positieve feedback. Het versterkt een gewenst gedrag en moedigt de andere persoon aan om zijn prestatie vol te houden. Je kunt ze bijvoorbeeld feliciteren met het voltooien van een taak: "Goed gedaan voor je uitstekende werk aan het project, je ideeën hebben echt een verschil gemaakt".
Le feedback van waardering of erkenning richt zich op de intrinsieke waarde van de werknemer, niet op zijn prestaties. Als iemand bijvoorbeeld blijk heeft gegeven van samenwerkingsgeest, kun je tegen hem of haar zeggen: "Ik waardeerde je gedrag tijdens de uitvoering van het project, je was in staat om het hele team mee te krijgen". Dit soort feedback versterkt het gevoel van waarde en erbij horen binnen het team.
Gebruik de corrigerende feedback wanneer je aspecten hebt geïdentificeerd die verbeterd of gecorrigeerd moeten worden. "Ik heb gemerkt dat de deadline van het project niet werd gehaald. Kunnen we enkele oplossingen vinden om je tijdmanagement te verbeteren? Je zult gemerkt hebben dat dit "corrigerende feedback" is en geen "negatieve feedback"!
Individuele en collectieve voordelen
Als managementinstrument heeft feedback veel voordelen:
- Professionele en persoonlijke ontwikkeling stimuleren
- Collectieve prestaties verbeteren
- De bedrijfscultuur versterken
Vanuit individueel oogpuntEerst en vooral stelt feedback werknemers in staat om hun sterke punten en verbeterpunten te identificeren. Door een stapje terug te doen, krijgen ze een beter inzicht in zichzelf. Positieve feedback ontvangen versterkt de motivatie en betrokkenheid.
Vanuit collectief oogpuntTen tweede stimuleert feedback de communicatie en het delen van informatie binnen het team. Het creëert een collaboratieve werkomgeving die synergie en cohesie genereert. Teamleden voelen zich vrij om constructieve feedback te geven en te ontvangen. Dit helpt om een klimaat van vertrouwen en veiligheid te creëren. Iedereen voelt zich gerespecteerd en gewaardeerd. Bovendien kan feedback helpen om conflicten op te lossen.
Wat zijn de voordelen voor de manager?
Het geven van feedback zal de manager in staat stellen om zijn team te begeleiden bij het behalen van hun doelstellingen. In het bijzonder door het identificeren en communiceren van ieders sterke punten en verbeterpunten.
Door middel van feedback laat je zien dat je geïnteresseerd bent in de ontwikkeling van elke medewerker.
De kenmerken van feedback met impact
Goed opgebouwde feedback stimuleert buy-in. Werknemers zien feedback als een kans om te verbeteren, niet als kritiek. Er zijn echter een paar regels die je moet volgen:
Eerste regel: op het juiste moment en op de juiste plaats!
Dus geef feedback kort na het evenement. Als je echter een sterke emotionele lading voelt (vooral woede), wacht dan tot je weer een rationele visie hebt.
Voor de corrigerende feedbacklaat het gebeuren één-op-één zodat de persoon zich niet vernederd voelt. Vermijd persoonlijke oordelen zoals "Je houding is onaanvaardbaar". Dit kan een beschermende reactie van de ander uitlokken. Zeg in plaats daarvan: "Toen je sprak, was ik verontrust door je reactie".
Tweede regel: specifiek en feitelijk zijn
Bijvoorbeeld: "Tijdens de presentatie van vrijdag gebruikte je heel duidelijke grafieken die ons hielpen om de gegevens te begrijpen."
Ook goed om te onthouden: "Goed werk" is minder nuttig dan "Goed werk met punt B. Je hebt rekening gehouden met de eisen van de klant". Je hebt rekening gehouden met de eisen van de klant.
Derde regel: êconstructief zijn
"Tijdens de presentatie van vrijdag viel het me op dat de inhoud van sommige dia's nogal zwaar was. Kun je de volgende keer de inhoud beperken tot 3 punten per dia? Ik denk dat je Maak indruk en houd de aandacht van je publiek vast ".
In een notendop:
Wat je zegt moet vriendelijk, oprecht, weloverwogen en niet overdreven zijn. Anders kan het worden gezien als manipulatie. Het is essentieel om objectief feedback te geven. Het moet gebaseerd zijn op feiten en nauwkeurige observaties.
Een feedbackcultuur creëren
Er kunnen een paar redenen zijn waarom je het moeilijk vindt om je feedback te formaliseren:
- Angst voor confrontatie
- Organisatiecultuur of "cultuur van zwijgen
- Onduidelijkheid over de doelstellingen van de organisatie of over de verwachte prestaties en gedragingen
- Gebrek aan communicatievaardigheden en moeite met verbaliseren
- Gebrek aan tijd of zin
- Angst om werknemers te demotiveren
Feedback ontvangen kan soms moeilijk zijn.
Om een cultuur van feedback te creëren, is het belangrijk dat jij en je team zich op hun gemak voelen.
De juiste reflexen :
- Geef het goede voorbeeld: luister goed en wees bereid om aanpassingen te maken.
- Leg het proces uit aan je team.
- Organiseer regelmatig evenementen waar werknemers hun feedback kunnen delen.
En als je nog steeds communicatieproblemen hebt (zoals hierboven vermeld), kun je overwegen om je vaardigheden op dit gebied te verbeteren. Er zijn verschillende trainingen in interpersoonlijke communicatie kan je helpen bij het ontwikkelen en onderhouden van positieve zakelijke relaties.
[Getuigenis]
"Onze manager koos ervoor om het probleem gezamenlijk aan te pakken."
Sonia, lid van een softwareontwikkelingsteam
Ik bevond me in een moeilijke situatie als lid van een softwareontwikkelingsteam. We hadden zes weken te laat op de oorspronkelijke planning. Deze situatie was kritiek omdat het om het eerste contract met een nieuwe klant ging. Een vertraging in de levering dreigde dit prille partnerschap in gevaar te brengen en de de reputatie van ons bedrijf.
In plaats van ons deze situatie te verwijten, koos onze manager ervoor om het probleem gezamenlijk aan te pakken. Eerst identificeerde en deelde hij met ons de vertragingen op een feitelijke manier. Toen vroeg hij ons om redenen voor deze verschillen. Ik noemde onder andere een gebrek aan duidelijkheid in de technische specificaties, wat leidde tot heen en weer gepraat met de klant. Andere teamleden noemden een overbelasting van het werk als gevolg van beperkte middelen voor specifieke vaardigheden.
Om deze uitdagingen aan te gaan, heeft onze manager het volgende voorgesteld praktische oplossingen. Hij verduidelijkte de technische specificaties met onze klant. Hij stelde dagelijkse controlepunten in. We hebben ook ieders rollen en taken opnieuw gedefinieerd om de efficiëntie van het team te maximaliseren. Er werden extra middelen toegewezen aan kritieke taken. Dankzij deze maatregelen heeft het team veel van het verloren terrein goedgemaakt en leverden het project slechts twee weken te laat op. We stelden een vertrouwensrelatie met een tevreden klant. We voelden ook meer betrokken en gemotiveerdWe wisten dat onze manager ons steunde in het bereiken van onze doelstellingen.
Kortom, feedback moet deel uitmaken van je dagelijkse routine. Door transparantie, openheid en welwillendheid in de uitwisseling aan te moedigen, creëert u een omgeving die bevorderlijk is voor de voldoening en betrokkenheid van uw werknemers. Durf dingen te zeggen, maar zeg ze goed om de relatie in stand te houden.
