Projectmatig werken betekent het identificeren van behoeften en een effectieve methodologie, evenals het definiëren van de relevante rollen om het project tot een succesvol einde te brengen. Van Agile methoden tot Scrum, ze structureren allemaal de processen van reflectie en implementatie om een grotere efficiëntie te bereiken. Een van de essentiële (maar weinig bekende) projectmanagementfuncties is de sprint facilitator. Rémi Edart, een expert in verandermanagement en innovatie, praat met ons hierover en legt uit waarom het een baan voor de toekomst is.
Sprint facilitator: zijn rol in projectmanagement
Door in te spelen op een cross-functionele benadering van de organisatie, wordt het werk in de "projectmodus" georganiseerd rond hetzelfde project, maar door verschillende talenten binnen het bedrijf te coördineren. En om dit te bereiken is het van vitaal belang om een teamsynergie te genereren die werkt. Maar als je het hebt over "verschillende talenten", kan de communicatie soms ingewikkeld zijn en de groep minder effectief. Dit is waar de facilitator om de hoek komt kijken, want hij is de bewaker van het succes van het project.
Sprint facilitator: je positie laten gelden
De rol van de sprint facilitator, ook wel bekend als de facilitator, is om de succesvolle voltooiing van het project te vergemakkelijken door de effectiviteit van een team of individuen te vermenigvuldigen. Eenvoudig gezegd is de facilitator de kracht van getallen. De facilitator is ook verantwoordelijk voor het aannemen van de briefing van de klant en voor ontwerpworkshops om aan zijn behoeften te voldoen.
De sprint facilitator is geen coach. Hij moet zich vooral opstellen als begeleider in het productieproces. Samen met de rest van het team bouwt hij aan de processen en reflecties die leiden tot de deliverable, in het bijzonder door workshops, sprints of vergaderingen voor te bereiden die het project opvolgen. Dus, terwijl de primaire missie van de coach is om het team te helpen op snelheid te komen, is het doel van de facilitator om een deliverable af te leveren waarbij hij zich in het hart van het projectteam moet positioneren, terwijl hij het overzicht behoudt: workshops faciliteren met als doel de interne resources te helpen zelf na te denken en met oplossingen te komen. Hij gelooft dat de mensen die het weten de deelnemers zijn en dat hij is om een ruimte te creëren waarin ze oplossingen voor hun problemen kunnen uitwerken..
Wat zijn de doelstellingen?
In de relatie tussen de facilitator en de klant draagt de facilitator bij aan de keuze van partners en bepaalde selectiecriteria (team, methode, etc.) zonder verantwoordelijk te zijn voor de inhoud. De enige verplichting van de facilitator is de deliverable, niet de kwaliteit.
Dit is meer het voorrecht van consultants, die er zijn om advies te geven over goede praktijken en de ene richting in te slaan in plaats van de andere. En het is niet zo'n ongevaarlijke positie als het lijkt, want in een geest van samenwerking heeft de facilitator geen hiërarchische band met het team. De terughoudendheid die hij moet tonen door niet alle antwoorden te geven of koste wat het kost betrokken te raken (om de deliverability-doelstelling te halen) is een belangrijke factor in het succes van het project. Door het team de kans te geven om na te denken en voorstellen te doen, kunnen ze op een concrete manier betrokken raken en verantwoordelijkheid nemen voor het project.
Tegelijkertijd mag de facilitator niet op de achtergrond blijven, omdat dit alle autonomie van het team zou wegnemen. Ze moeten ten dienste staan van het project en niet van het team, met het risico dat het ontkoppeling veroorzaakt. De facilitator is een dienend leider.
Daarom moeten de vaardigheden van de facilitator het volgende omvatten goede communicatieJe moet dingen in elkaar kunnen zetten, een goed observatievermogen hebben en sprints en workshops kunnen organiseren.
Een workshop in de praktijk brengen
80% van het succes ligt in de voorbereiding. De facilitator faciliteert en definieert daartoe de volgordes die het team volgt om te leveren wat nodig is voor de klant.
Rollen in een sprint :
- de facilitator ;
- de teamcoach ;
- degene met de uiteindelijke validatie;
- een multidisciplinair team dat bestaat uit verschillende persoonlijkheden, omdat dit de wrijving is die de meeste kans op innovatie biedt.
Voor de workshop :
- een briefing aannemen van de klant (vereisten, resultaatcriteria, stappenplan, enz.) ;
- synthese en verduidelijking van de projectdoelstelling ;
- het talent selecteren dat nodig is voor het project ;
- definitie van de planning van het project ;
- voorbereiding van workshoplogistiek (ruimte, apparatuur, enz.).
Tijdens de workshop :
- respect voor tijd en doelstellingen ;
- waakzaamheid op eerlijke spreektijd ;
- actief luisteren toepassen ;
- collectieve reflectie door middel van open vragen.
Maar zelfs als deze concepten zijn aangeleerd en in de praktijk worden gebracht, blijft het een feit dat een workshop pas echt effectief kan zijn als de begeleider erin slaagt om de houding van een onbaatzuchtige leider onder de knie te krijgen. Om het team vooruit te helpen - vooral in situaties van impasse of onzekerheid - volgen hier enkele tips:
- vragen herformuleren en expliciet maken wat impliciet wordt uitgedrukt ;
- Vermijd uitweidingen (die altijd te gemakkelijk zijn) door de hoofdvraag centraal te stellen in de discussie;
- één beslissing = één actie. Dit betekent dat wanneer de beslissing is genomen, je moet bepalen wat er moet gebeuren, door wie en wanneer;
- elke tegenspraak of vraag die aanleiding geeft tot een debat moet worden beslecht door een stemming. Elke deelnemer neemt dan een standpunt in "voor", "tegen", "met de meerderheid" en krijgt de tijd om zijn of haar standpunt te beargumenteren.
Welke methoden, welke hulpmiddelen?
Het gaat erom de deelnemers aan boord te krijgen door een link te creëren. Dus hoe begeleid je het team zonder bij te dragen aan de inhoud? Hier zijn een paar toegankelijke hulpmiddelen om het projectteam de beste kans op succes te geven.
- vanaf het begin iedereen erbij betrekken: ijsbreker ;
- communicatie vergemakkelijken: theaterworkshops ;
- Probleemoplossing: 8D, PDCA, DMAIC, QRQC, enz., QQOCCCP-methoden;
- creativiteit en de inbreng van nieuwe ideeën aanmoedigen: zero draft, brainwriting, Bono-petten, creatieve workshops, enz;
- moedig teamgeest aan: speel het spel van mogelijkheden, mix doelstellingen, enz.
- oplossingen ontwikkelen die voldoen aan gebruikersbehoeften: design thinking, ux design, lean startup, enz.
Enkele goede praktijken
De facilitator is een evenwichtsoefening: aanwezig zijn maar niet te aanwezig, begeleiden maar niet storen, precies zijn maar mensen laten nadenken... dit zijn allemaal moeilijke concepten om onder de knie te krijgen en ze kunnen snel leiden tot standpunten die problematisch zijn voor het succes van het project. Hier zijn enkele van de meest voorkomende valkuilen:
- Ondersteun en stimuleer het team in het vraagproces, dat hen in staat moet stellen om hun gedachten te verfijnen totdat er een antwoord is gevonden. Zorg er echter voor dat je niet voor het team antwoordt.
- Open altijd het debat over de gedane voorstellen. De facilitator is er om deze debatten te begeleiden zonder partij te kiezen of beslissingen te nemen.
- de doelstellingen en behoeften van de klant verduidelijken voordat het project van start gaat. En dat is waar voorbereiding om draait. De facilitator moet weten hoe hij de klant moet bevragen om de initiële briefing en dus de deliverable te verfijnen;
- elkaar perfect leren kennen om bepaalde valkuilen in het managen van ego's en het beheersen van het evenwicht tussen richting, autoriteit en tegenspraak te vermijden... ;
- denk aan follow-up! Het doel blijft de deliverable, maar de facilitator moet de volgende fase in het beheer van het project opnemen, d.w.z. wat je met het product doet.
- definieer de rol van de klant stroomopwaarts. Het is essentieel om de reikwijdte van het project als geheel te definiëren. Dit betekent dat je de reikwijdte van het project en/of de rol van de klant moet definiëren: welke interventies, welke goedkeuringen, welke rapporten, enz. Dit zijn allemaal acties die nodig zijn om een project uit te voeren, die niet vaag mogen blijven en die moeten passen in de hiërarchische manier van denken van de sponsor.
De autonomie en samenwerkingsgeest die nodig zijn voor het werk van het projectteam moeten deel uitmaken van een bedrijfscultuur die deze waardeert. Als dit bewustzijn niet tastbaar is, zullen operationele medewerkers zoveel mogelijk kunnen doen, maar hun werk zal weinig impact hebben. Naast het commerciële argument dat de facilitator de sterke punten van het bedrijf kan benutten, is het een rol die managers, operationeel personeel en zelfs directeuren helpt ondersteunen in hun functies, waardoor het bedrijf een moderne basis krijgt.
