Tijdwinst, betrouwbaarheid, veiligheid... de elektronische handtekening biedt meer dan één voordeel ten opzichte van zijn papieren equivalent. Het was echter pas tijdens de COVID-19-pandemie en het werken op afstand dat het massaal werd overgenomen door bedrijven en in hun dagelijks leven terechtkwam. Yannick Delsahut*, trainer, specialist in digitale transitie, legt ons de voordelen ervan uit.
Elektronische handtekening is geen nieuw proces. Deze technologie maakt het mogelijk de ondertekenaar van een digitaal document te identificeren en te authenticeren en ervoor te zorgen dat de inhoud niet is gewijzigd of aangepast. Om welke documenten gaat het? Hoewel er oplossingen zijn voor binaire formaten (afbeeldingen, video's), blijft het PDF-formaat het meest gebruikt. Wat is de juridische waarde ervan?
De wet van 13 maart 2000 verleent hem toestemming dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening op papier. Het massale gebruik van telewerken en gedigitaliseerde documenten heeft de groei ervan gestimuleerd en de vele voordelen ervan benadrukt.
1. Tijdwinst voor ondertekenaars
Het verwerken van papieren documenten neemt veel tijd in beslag, vaak enkele weken: het te ondertekenen contractuele document wordt eerst per post of e-mail naar de klant gestuurd, die het vervolgens moet afdrukken en vervolgens aan de juiste manager ter ondertekening moet geven. moet nog wachten tot het document per post of e-mail wordt teruggestuurd.
Dankzij de elektronische handtekening gaat deze tijd van enkele weken naar enkele uren. Het gezamenlijke gebruik van de dematerialisatie van documenten en elektronische handtekening stroomlijnt de processen van validatie en inwerkingtreding van contracten. Absoluut een win-winvoordeel voor uw bedrijf, uw dienstverleners en uw klanten.
Een des te belangrijker voordeel omdat in een commercieel proces de tijd tussen het verzenden van een contract en de ondertekening ervan een periode is waarin de klant kan aarzelen, opnieuw over de voorwaarden kan onderhandelen of zich zelfs kan terugtrekken.
Nog een voordeel: het gedematerialiseerde document is voorzien van een tijdstempel met de datum en het tijdstip van ondertekening, informatie die niet beschikbaar is op een papieren contract.
2. Verhoogde beveiliging van ondertekende documenten
Le Europese eIDas-verordening (Eelektronisch ID kaartentificatie, HEEFTauthenticatie en vertrouwen Sdiensten) van 23 juli 2014 definieert drie soorten elektronische handtekeningen, geclassificeerd volgens een toenemend beveiligingsniveau :
- eenvoudige elektronische handtekening. Het wordt gebruikt voor routinematige handelingen met lage juridische en financiële consequenties. Bv.: arbeidsovereenkomst, lidmaatschapsovereenkomst, huurovereenkomst, etc. Er kan gebruik worden gemaakt van elementen waarmee de ondertekenaar kan worden geïdentificeerd (e-mail, per sms verzonden code, enz.).
- geavanceerde elektronische handtekening. Er is een digitaal certificaat vereist dat aan de ondertekenaar is gekoppeld en waarmee de auteur formeel kan worden geïdentificeerd. De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd aan de hand van zijn identiteitsbewijs. Deze handtekening wordt vooral gebruikt om juridische en financiële documenten te valideren: kredietcontracten, levensverzekeringscontracten, verkoopovereenkomsten voor onroerend goed, enz.
- gekwalificeerde elektronische handtekening. Het is de veiligste handtekening. Zelden gebruikt, omdat het zeer restrictief is, vereist het de tussenkomst van een certificeringsinstantie die in Frankrijk wordt gecontroleerd door ANSSI (National Information Systems Security Agency). Het vereist een fysieke of virtuele ontmoeting met de certificeringsinstantie, de levering van een gecertificeerd token (cryptografische USB-sleutel of smartcard) en veilige opslag van het token. Het wordt gebruikt voor het ondertekenen van documenten door juridische professionals: notarissen, advocaten, griffiers, overheidsinstanties, enz.
U dient zorgvuldig bij uw adviseurs of uw handtekeningoperator na te gaan welk type oplossing u moet gebruiken, afhankelijk van de aard en het risiconiveau van het document.
3. Een financieel voordeel, minder kosten
Geen kosten meer verbonden aan de handgeschreven handtekening: drukwerk (papier, inkt, elektriciteit, enz.), portokosten, postverwerking (verzenden, ontvangen), herinnering, archiveringsclassificatie, enz. De handmatige verwerking van de handtekening kost veel meer dan die van de elektronische handtekening, als we deze terugbrengen tot het uurtarief van de werknemer.
Houd er echter rekening mee dat voor een elektronische handtekening eenheidskosten gelden (vaak envelop genoemd) die variëren afhankelijk van de gekozen handtekeningoperator. Het is de moeite waard om zorgvuldig de kenmerken te controleren die verband houden met de prijs. Een eenvoudige handtekeningservice zonder sms-verificatie zal bijvoorbeeld goedkoper zijn, maar u beschikt dan over minder elementen om de identiteit van de persoon te bewijzen.
4. Een ecologisch voordeel dankzij zero paper
Het verwijderen van papier uit het gehele contractbeheerproces verkleint de ecologische voetafdruk, en dus de ecologische voetafdruk, van uw bedrijf. De elektronische handtekening vermijdt afdrukken op papier, fotokopieën en het gebruik van enveloppen. Dit betekent een enorme besparing op papier, vooral omdat contracten doorgaans tientallen pagina's bevatten, inclusief bijlagen, en vaak in meerdere exemplaren worden afgedrukt.
Als we weten dat de productie van een vel A4-papier alleen al vijf liter water kost... Afgezien van elektriciteit, inkt, de kosten voor het gebruik van de apparaten, enz. We begrijpen beter waarom de elektronische handtekening en het daaruit voortvloeiende dematerialisatie van documenten steeds aantrekkelijker worden voor bedrijven die niet aarzelen om deze te integreren in hun MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen).
5. Ruimte- en tijdbesparing dankzij dematerialisatie
Door het elektronisch ondertekenen van documenten kan het document direct worden geclassificeerd in een digitaal archief. U hoeft geen papieren meer op te slaan in kasten die nooit worden geopend. Dematerialisatie garandeert niet alleen de integriteit van het document, maar elimineert ook het risico dat het document verloren gaat, terwijl alleen geautoriseerde mensen de toegang ervan kunnen beheren. Het gebruik van Electronic Document Management (EDM) versnelt ook het zoeken naar een contract en geeft de werknemer vanaf elke locatie toegang tot het digitale document, waarmee wordt voldaan aan de groeiende behoefte aan mobiel werken.
Als u ervoor kiest om het ondertekende document op te slaan in een archiveringsoplossing met bewijskracht (in geval van PluggySign), bent u verzekerd van bewaring voor een bepaalde periode en voldoet u daarmee aan de wettelijke bewaarplicht.
6. Een voordeel in bedrijfsprocessen
De elektronische handtekening kan rechtstreeks in een bedrijfsproces worden geïntegreerd om de verwerking via klantbevestiging af te ronden. Het bedrijf zal dus elektronische handtekeningen kunnen toevoegen aan zijn belangrijkste bedrijfsprocessen, wetende dat andere diensten ook tools zoals PluggySign kunnen gebruiken om massaverwerking uit te voeren en talloze ontvangers online te laten ondertekenen.
7. Een voordeel voor het hele bedrijf
Elektronische handtekeningen komen niet alleen de bedrijfsprocessen ten goede. Alle diensten kunnen er gebruik van maken. In de eerste plaats HR die een hele reeks documenten ondertekent: amendementen, arbeidsovereenkomsten, algemene voorwaarden, activiteitenverslagen, samenvattingen van professionele gesprekken, enz.
De DPO (Data Protection Officer) kan in het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verzoeken om alle onderaannemers de reikwijdte van regelgevende maatregelen of werknemers op specifieke toepassingsgebieden te laten ondertekenen.
Ook de juridische afdeling zal geïnteresseerd zijn, vooral om overeenkomsten veilig te stellen. Het beheert een groot portfolio aan documenten: amendementen, contracten, vertrouwelijkheidsclausules (NDA), contractuele verplichtingen voor verkopers, enz.
Met zijn voordelen heeft de elektronische handtekening alle kansen om zijn vooruitgang in bedrijven voort te zetten. Het is een kans om al uw contracten, offertes, inkooporders, etc. te digitaliseren en de digitalisering van uw processen in gang te zetten. In onze training leggen we uit hoe u dit kunt opzetten en integreren in een meer mondiale digitale transitie-aanpak voor uw bedrijf.
