Tijdsbesparing, betrouwbaarheid, veiligheid... de elektronische handtekening biedt veel voordelen ten opzichte van zijn papieren tegenhanger. Het duurde echter tot de COVID-19 pandemie en het werken op afstand voordat elektronische handtekeningen op grote schaal werden aangenomen door bedrijven en deel gingen uitmaken van hun dagelijkse routine. Yannick Delsahut*, trainer en specialist in digitale transitie, vertelt ons alles over de voordelen.
De elektronische handtekening is geen nieuw proces. Met deze technologie kan de ondertekenaar van een digitaal document worden geïdentificeerd en geverifieerd en kan worden gegarandeerd dat de inhoud niet is gewijzigd of aangepast. Om welke documenten gaat het? Hoewel er oplossingen zijn voor binaire formaten (afbeeldingen, video's), wordt het PDF-formaat nog steeds het meest gebruikt. Wat is de juridische waarde?
De wet van 13 maart 2000 verleent hem toestemming dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening op papier. Het wijdverbreide gebruik van telewerken en gedigitaliseerde documenten heeft de ontwikkeling ervan aangemoedigd en de vele voordelen ervan benadrukt.
1. Tijdwinst voor ondertekenaars
De verwerking van papieren documenten neemt veel tijd in beslag, vaak enkele weken: het contractuele document dat moet worden ondertekend, wordt eerst per post of e-mail naar de klant gestuurd, die het vervolgens moet afdrukken en aan de juiste persoon moet geven om te ondertekenen, en u moet nog steeds wachten tot het document per post of e-mail wordt teruggestuurd.
Dankzij elektronische handtekeningen kan deze tijd worden teruggebracht van enkele weken tot enkele uren. Het gecombineerde gebruik van documentdematerialisatie en elektronische handtekeningen stroomlijnen het proces van validatie en inwerkingtreding van contracten. Het is een win-winsituatie voor uw bedrijf, uw serviceproviders en uw klanten.
Dit is des te belangrijker omdat in het commerciële proces de tijd tussen het versturen van een contract en het ondertekenen ervan een periode is waarin de klant kan aarzelen, opnieuw kan onderhandelen over de voorwaarden of zich zelfs kan terugtrekken.
Een ander voordeel is dat het gedematerialiseerde document voorzien is van een tijdstempel met de datum en tijd van ondertekening, informatie die niet beschikbaar is op een papieren contract.
2. Meer veiligheid voor ondertekende documenten
Le Europese eIDas-verordening (Eelektronisch ID kaartentificatie, Aauthenticatie en vertrouwen Sdiensten) van 23 juli 2014 definieert drie soorten elektronische handtekeningen, ingedeeld naar oplopend veiligheidsniveau :
- eenvoudige elektronische handtekening. Het wordt gebruikt voor routinematige akten met kleine juridische en financiële gevolgen. Bijvoorbeeld arbeidscontracten, lidmaatschapscontracten, huurovereenkomsten, enz. Er kunnen elementen worden gebruikt die de ondertekenaar identificeren (e-mail, code verzonden per sms, enz.).
- geavanceerde elektronische handtekening. Het vereist een digitaal certificaat dat aan de ondertekenaar is gekoppeld, zodat de auteur formeel kan worden geïdentificeerd. De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd aan de hand van zijn of haar identiteitsdocument. Deze handtekening wordt met name gebruikt om juridische en financiële documenten te valideren: kredietcontracten, levensverzekeringspolissen, verkoopovereenkomsten van onroerend goed, enz.
- gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit is de veiligste handtekening. Het wordt zelden gebruikt omdat het erg beperkend is en de tussenkomst vereist van een certificeringsinstantie die in Frankrijk gecontroleerd wordt door deANSSI (Agence nationale de sécurité des systèmes d'information). Het vereist een fysieke of virtuele ontmoeting met de certificeringsinstantie, levering van een gecertificeerd token (cryptografische USB-sleutel of smartcard) en veilige opslag van het token. Het wordt gebruikt om documenten te ondertekenen door juridische professionals: notarissen, advocaten, griffiers, overheidsinstanties, enz.
Het is raadzaam om met uw adviseurs of de operator van uw handtekening te overleggen welk type oplossing gebruikt moet worden, afhankelijk van de aard en het risiconiveau van het document.
3. Een financieel voordeel, minder kosten
Weg zijn de kosten die gepaard gaan met handgeschreven handtekeningen: afdrukken (papier, inkt, elektriciteit, etc.), porto, postverwerking (verzending, ontvangst), herinneringen, archivering, etc. Handmatige verwerking van handtekeningen is veel duurder dan elektronische verwerking van handtekeningen, als je het vergelijkt met het uurtarief dat aan een werknemer wordt betaald.
Houd er echter rekening mee dat de eenheidsprijs van een elektronische handtekening (vaak envelop genoemd) varieert afhankelijk van de gekozen handtekeningoperator. U moet de functies controleren die gekoppeld zijn aan de prijs. Een eenvoudige handtekeningenservice zonder sms-verificatie zal bijvoorbeeld goedkoper zijn, maar u zult minder elementen hebben om de identiteit van de persoon te bewijzen.
4. Een ecologisch voordeel dankzij papiervrij
Het elimineren van papier uit het hele contractbeheerproces vermindert de ecologische voetafdruk van je bedrijf, en dus ook de CO2-voetafdruk. Elektronische handtekeningen maken papieren afdrukken, fotokopieën en enveloppen overbodig. Dit betekent een enorme papierbesparing, vooral omdat contracten meestal tientallen pagina's bevatten, inclusief bijlagen, en vaak in meerdere exemplaren worden afgedrukt.
Als je bedenkt dat de productie van een vel A4-papier alleen al vijf liter water verbruikt, om nog maar te zwijgen van elektriciteit, inkt, de kosten van het gebruik van de apparatuur, enzovoort, is het gemakkelijk te begrijpen waarom elektronische handtekeningen en hun uitvloeisel, de dematerialisatie van documenten, steeds aantrekkelijker worden voor bedrijven. Het is gemakkelijk te begrijpen waarom elektronische handtekeningen en hun uitvloeisel, de dematerialisatie van documenten, steeds aantrekkelijker worden voor bedrijven, die niet aarzelen om ze deel te laten uitmaken van hun MVO-beleid (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen).
5. Ruimte en tijd besparen door dematerialisatie
Het elektronisch ondertekenen van documenten betekent dat ze direct in een digitaal archief kunnen worden opgeslagen. Papieren hoeven niet meer te worden opgeslagen in kasten die nooit worden geopend. Dematerialisatie garandeert niet alleen de integriteit van het document, maar elimineert ook het risico op verlies, terwijl de toegang alleen kan worden beheerd door bevoegde personen. Het gebruik van Electronic Document Management (EDM) versnelt ook het zoeken naar een contract en stelt de werknemer in staat om het digitale document vanaf elke locatie te raadplegen, waarmee tegemoet wordt gekomen aan de groeiende behoefte aan mobiel werken.
Als u ervoor kiest om het ondertekende document op te slaan in een archiveringsoplossing met bewijskracht (zoals het geval is met PluggySign), heeft u de garantie dat het gedurende een bepaalde periode wordt bewaard, waardoor u voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.
6. Een voordeel in bedrijfsprocessen
De elektronische handtekening kan direct worden geïntegreerd in een bedrijfsproces om een behandeling af te ronden met de bevestiging van de klant. Het bedrijf kan de elektronische handtekening dus toevoegen aan zijn belangrijkste bedrijfsprocessen, wetende dat andere afdelingen ook tools zoals PluggySign kunnen gebruiken om massaverwerkingen uit te voeren en talrijke ontvangers online te laten ondertekenen.
7. Een voordeel voor het hele bedrijf
Elektronische handtekeningen zijn niet alleen goed voor bedrijfsprocessen. Alle afdelingen kunnen hiervan profiteren. De eerste is HR, die een grote verscheidenheid aan documenten ondertekent: wijzigingen, arbeidscontracten, algemene voorwaarden, activiteitenverslagen, samenvattingen van professionele gesprekken, enz.
Onder de General Data Protection Regulation (GDPR) kan de Data Protection Officer (DPO) alle onderaannemers vragen om regelgevende acties te ondertekenen, of werknemers om specifieke acties te ondertekenen.
De juridische afdeling is ook geïnteresseerd, met name in het vastleggen van overeenkomsten. Zij beheert een grote portefeuille aan documenten: amendementen, contracten, geheimhoudingsclausules (NDA), contractuele verbintenissen voor verkooppersoneel, enz.
Met al zijn voordelen heeft de elektronische handtekening alle kans om verder door te dringen in de bedrijfswereld. Het is een kans om al uw contracten, offertes, inkooporders, enz. te digitaliseren en te beginnen met het digitaliseren van uw processen. Onze trainingen leggen uit hoe u dit kunt instellen en hoe u het onderdeel kunt maken van de bredere digitale transitie van uw bedrijf.
