Vergaderingen zijn essentieel voor samenwerking en besluitvorming in het bedrijfsleven. Ze kunnen echter snel tijdrovend en inefficiënt worden als ze niet goed worden georganiseerd. Of de vergadering nu face-to-face, hybride of volledig via videoconferentie plaatsvindt, er zijn een paar best practices die kunnen helpen de effectiviteit ervan te optimaliseren.
1. De vergadering voorbereiden
- Bepaal het doel: verduidelijk het doel van de vergadering (besluitvorming, brainstormen, projectopvolging, enz.).
- Stel een agenda op: maak een lijst van de te behandelen onderwerpen en wijs voor elk onderwerp een bepaalde hoeveelheid tijd toe.
- Nodig de juiste mensen uit: beperk de vergadering tot degenen die echt betrokken zijn.
- Anticipeer op technische beperkingen: test videoconferentietools als de vergadering hybride is of op afstand plaatsvindt.
[Training] Gebruikersteams
3 belangrijke punten:
- Communiceren via Teams
- Een videoconferentie plannen en eraan deelnemen
- De andere functies gebruiken
[Lees ook]
De juiste tools voor samenwerken kiezen
“ Microsoft Teams staat vooral bekend om zijn videoconferentiefunctie, maar bevat ook tools voor schermdeling, berichten en het delen van documenten.
2. Een effectieve vergadering leiden
- Begin op tijd en herhaal het doel: een duidelijke inleiding voorkomt uitweidingen.
- Moedig participatie aan: laat iedereen aan het woord, ook videodeelnemers.
- Time management: houd je aan de agenda en heroriënteer indien nodig.
- Moedig interactiviteit aan: gebruik samenwerkingstools (gedeelde forums, polls, enz.) om betrokkenheid te behouden.
3. Zorg voor goed toezicht
- Beslissingen samenvatten: vat aan het einde de belangrijkste punten en de te ondernemen acties samen.
- Maak notulen: deel de genomen beslissingen en toegewezen taken met precieze deadlines.
- Controleer de uitvoering van acties: plan follow-upmomenten om de voortgang te controleren.
Specifieke best practices voor hybride vergaderingen en videovergaderingen
- Zorg voor inclusie: betrek deelnemers op afstand door ze regelmatig te vragen.
- Beperk afleiding: vraag iedereen om zijn camera aan te zetten en multitasking te vermijden.
- Zorg voor de juiste apparatuur: een goede microfoon en een stabiele verbinding zijn essentieel voor een soepele communicatie.
[Lees ook] Succesvolle vergaderingen op afstand
Door deze tips toe te passen, zullen je vergaderingen productiever en boeiender zijn voor alle betrokkenen.
