Wat is de echte rol van de office manager?

Office Manager zijn is een echte uitdaging. Administratieve taken, strategische besluitvorming, teammanagement, communicatiemanagement... Het is ook een langeafstandsrace waarbij de persoon die deze veelzijdige functie bekleedt ervoor moet zorgen dat zijn of haar taken worden gerespecteerd. Een essentieel radertje zijn in de goede werking van je bedrijf is bijzonder bevredigend, maar je moet wel weten waar de grenzen van deze job beginnen en eindigen. Dus wat is de echte rol van de office manager? Élisabeth Duverney-Prêt, specialist in secretariële en assistentberoepen, maakt de balans op.

Er bestaat geen functiebeschrijving voor de functie van officemanager. Het is dus door hun rol luid en duidelijk te verdedigen dat de ongeveer 30.000 kantoormanagers in Frankrijk (volgens LinkedIn) geleidelijk aan het kader van een beroep vormen dat zo'n twintig jaar geleden werd geboren.
De functies die ze uitoefenen zijn niet nieuw. Maar het feit dat ze door een en dezelfde persoon worden uitgevoerd, heeft geleidelijk de geboorte gemarkeerd van dit beroep, waarvan de Angelsaksische naam in Frankrijk verscheen op hetzelfde moment als die van start-ups.

Wat maakt een Office Manager anders?

"De zuivere en eenvoudige waarheid is zelden zuiver en nooit eenvoudig. Oscar Wilde had waarschijnlijk gelijk! Wie heeft nog nooit iemand horen zeggen dat de banen van secretaresse, executive assistant en office manager eigenlijk hetzelfde zijn?

Op het eerste gezicht kun je gemakkelijk verdwalen. Maar een secretaresse en een directiesecretaresse worden onderscheiden door de omvang van hun verantwoordelijkheden en hun mate van betrokkenheid bij het bedrijf. Terwijl een secretaresse zich richt op algemene administratieve taken, neemt een executive assistant bredere, meer strategische functies op zich, waarbij ze meer als rechterhand van de senior executive fungeert.
Maar wat is het verschil tussen een executive assistant en een office manager? Uiteindelijk lijken hun functies erg op elkaar, maar zijn ze toch verschillend.

Na enkele jaren ervaring is het gebruikelijk dat executive assistants doorgroeien naar de functie van office manager.

De office manager vertegenwoordigt het bedrijf als geheel en niet alleen de directeur, zoals het geval is bij de executive assistant. Ze hebben een aandeel in beheer en is verantwoordelijk voor het soepel functioneren van de structuur of afdeling.

Optreden als link tussen werknemers en management

Nu we het algemene kader hebben vastgesteld, moeten we de reikwijdte van de taken van de officemanager begrijpen. Hoewel de functie aanzienlijk verschilt afhankelijk van de grootte van het bedrijf waar ze werken, zijn kantoormanagers belast met een aantal taken die voor het hele beroep gelden.

Assisteren en sturen

De eerste missie is omassist de bedrijfsdirecteur of lijnmanager, om hen te ontlasten van een aantal van hun verantwoordelijkheden. Op deze manier stelt de Office Manager de manager in staat om zich te concentreren op de essentiële taken die alleen hij of zij kan uitvoeren. Naast deze hoofdtaak administratief en financieel beheer de verschillende afdelingen. In bedrijven die geen financieel directeur hebben, beheert de officemanager de boekhouding en bewaakt hij het budget van het bedrijf. Aan de andere kant, in een structuur die al een financieel directeur heeft, fungeert de Office Manager meer als een operationeel doorgeefluik voor alle administratieve zaken van het bedrijf.

De Office Manager beheert

Zoals de naam al doet vermoeden, brengt de baan van office manager ook veel verantwoordelijkheid met zich mee. beheer. Ze fungeren als schakel tussen het personeel en het management en leggen de strategie van het bedrijf uit aan het management. De Office Manager helpt de teams te begrijpen wat er op het spel staat in hun werk en welke resultaten worden verwacht. Hij zet de acties op die nodig zijn om deze doelstellingen te bereiken en ontwikkelt interne communicatie die bijdraagt aan de algemene dynamiek van de teams. Dit is een uitdaging die kan worden gecombineerd met teambuildingactiviteiten om de cohesie te stimuleren.

Het werkterrein van een officemanager ligt in het hart van een aantal kwesties: winstgevendheid en organisatie van het bedrijf, welzijn van de werknemers en milieuverantwoordelijkheid. ORSYS biedt een training om u te helpen de grenzen van het beroep te bepalen. Doe het zonder aarzeling.

Een breed scala aan vaardigheden

De functie van officemanager is bijzonder interessant vanwege de veelzijdigheid en dynamiek en vereist een aantal vaardigheden. persoonlijke en technische vaardigheden essentieel zijn voor het volbrengen van de gerelateerde missies.

Als facilitator, teamleider, organisator van evenementen en communicatiemedewerker moet de Office Manager een goed afgerond profiel hebben.

Op het gebied van persoonlijke kwaliteiten wordt van hem verwacht dat hij een sterke aanpassingsvermogen en een flexibele geest. Dankzij hun interpersoonlijke vaardigheden kunnen ze gemakkelijk omgaan met verschillende contacten, zowel intern als extern.

In staat om initiatieven nemen Bij mogelijke problemen moet hij zijn beslissingen rustig nemen, zodat ze door de verschillende teams worden opgevolgd.

In termen van werkorganisatie is het hebben van de gevoel voor prioriteitente zijn reagens en nauwgezetheid zijn essentiële kwaliteiten voor deze functie.

Welke technische vaardigheden?

De Office Manager moet in staat zijn om de kantoorsoftwareDeze omvatten de Microsoft Office-suite en verschillende communicatietools (Slack, Discord, Zoom, Notion, enz.).

Ze moeten op de hoogte blijven van de laatste digitale ontwikkelingen, vooral omdat ze gevraagd kunnen worden om hun collega's te helpen bij het implementeren van effectievere technologieën en tools.

Hoe zit het met kunstmatige intelligentie?

Anderszins, kunstmatige intelligentie (AI) is begonnen met het transformeren van het beroep, waardoor de officemanager in staat is om tijd besparen Maar je moet nog steeds je weg kunnen vinden in de constante ontwikkelingen van deze digitale tools, of het nu ChatGPT, Perplexity, Midjourney of zelfs het met AI verbeterde Trello is.

Boekhoudkundige vaardigheden, projectmanagement en een goede beheersing van het Engels worden ook verwacht.

Zoals je zult begrijpen, is het bijzonder stimulerend en lonend om Office Manager te zijn, omdat er zoveel uitdagingen zijn.

Als centraal element van het bedrijf wordt de officemanager echter regelmatig gestoord in zijn of haar administratieve taken door het management of werknemers. Ze moeten dus leren hoe ze snel weer aan het werk kunnen na een onderbreking. Er zijn eenvoudige technieken om zo snel mogelijk weer aan de slag te gaan.

De Office Manager wordt vaak gezien als de persoon die alles kan en weet hoe hij of zij alles moet doen, maar hij of zij moet zijn of haar teams ook leren om autonoom te werken en toch in direct contact met hen blijven. Het juiste evenwicht vinden is niet altijd gemakkelijk. Maar je moet het leren!

Uiteindelijk moet de Office Manager dagelijks een aantal uitdagingen aangaan, zowel om zijn of haar baan te verdedigen als om een optimale werkervaring te garanderen voor alle werknemers van het bedrijf. Op die manier draagt hij of zij bij tot de prestaties van de teams en tot de promotie van het werkgeversmerk, door nieuwe profielen aan te trekken en te behouden. De office manager is een belangrijke troef, discreet en doeltreffend, dankzij zijn of haar expertise en nabijheid tot managers en werknemers. Hoe zit het met de toekomst? De impact van nieuwe MVO-trends en het beheer van steeds grotere hoeveelheden IT-gegevens vereisen dat office managers zich blijven bijscholen. Door zich aan te passen aan veranderingen zullen ze bijdragen aan de flexibiliteit en het succes van hun organisaties.