Continue verbetering: focus op onboarding

Zoals we allemaal weten, is werving en selectie een belangrijke ontwikkelingskwestie. Naast de kosten van een mislukte werving is het vooral een cruciale investering voor bedrijven. Dus hoe integreer je het wervingsproces in een langetermijnvisie voor de ontwikkeling van het bedrijf? Antoine Chaudron praat met ons over werving als hefboom voor voortdurende innovatie en onboarding.

Onboarding: een kapitaalgoed voor het bedrijf

We weten allemaal dat werving pas eindigt aan het einde van de proefperiode: daarom moet de inwerkperiode bijzonder zorgvuldig zijn. Om het duidelijk te definiëren: onboarding begint op de dag dat de kandidaat en de werkgever een wederzijdse overeenkomst ondertekenen (of hun verbintenis aan elkaar bevestigen via e-mail), zelfs als de toekomstige rekruut nog niet fysiek aanwezig is in het bedrijf. Op dezelfde manier eindigt onboarding aan het einde van de proefperiode.

Daar kunnen veel redenen voor zijn (een beter aanbod van een concurrent, slechte ontvangst of slechte follow-up tijdens de proefperiode, enz.

Het aannemen van een nieuwe medewerker betekent een grote investering (kosten van werving, training, salaris tijdens de proefperiode, etc.) die snel moet worden terugverdiend: hoe sneller het bedrijf de kandidaat met succes integreert en operationeel maakt, hoe sneller het in zijn opzet zal zijn geslaagd.

Wie moet er betrokken zijn bij een succesvolle onboarding?

Natuurlijk is de HR-afdeling er als eerste bij betrokken. We kunnen ook rekenen op de toekomst N+1 of zelfs N+2. Ze moeten volledig betrokken zijnin overleg met HR. Als de kandidaat bijvoorbeeld niet meteen bij het bedrijf komt werken, heeft de N+1 de plicht om regelmatig contact op te nemen of om de toekomstige werknemer uit te nodigen voor speciale evenementen of bijeenkomsten om de interesse van de kandidaat te behouden. Daarnaast moet de kandidaat een "mentor" toegewezen krijgen die contact onderhoudt met de verschillende afdelingen van het bedrijf, fungeert als administratief doorgeefluik voor alle materiële zaken en, bovenal, alle opmerkingen of klachten van de toekomstige nieuwe werknemer in ontvangst neemt.

Een aanpak voor voortdurende verbetering implementeren

De mentor is daarom van vitaal belang vanaf het moment dat de nieuwkomer aankomt, vooral tijdens de eerste dagen, wanneer hij of zij zich niet alleen of aan zijn lot overgelaten mag voelen. Tijdens deze periode kan (en moet) de mentor zo nodig corrigerende boodschappen doorgeven. Dit vereist een goed geoliede organisatie en methode:

• Een uur-voor-uur schema opstellen voor de eerste 15 dagen;
• Plan minstens om de 2 dagen een debriefingsbijeenkomst met de N+1;
• om de 15 dagen een vergadering met de N+2 plannen;
• Plan een onderdompeling in een bepaalde fabriek, magazijn of afdeling;
• Plan de data voor de tussentijdse en eindevaluatiegesprekken.

Het is aan de HR-afdeling om deze organisatie te ontwikkelen en vooral om elke fase van het proces op te volgen om de doeltreffendheid ervan te verbeteren.

Het bedrijf moet kunnen vertrouwen op een gestructureerd inwerkproces dat voldoende ruimte laat voor de dialoog die kan ontstaan door de opmerkingen van een nieuwe medewerker. Wat is er immers beter dan een frisse blik die zowel de positieve aspecten die moeten worden behouden als de tekortkomingen die moeten worden verbeterd naar voren brengt?

De specifieke aard van werving als onderdeel van een continue verbeteringsaanpak

Naast onboarding moeten de zes fasen van werving en selectie gericht zijn op uitmuntendheid:

1- De advertentie schrijven

Komt het precies overeen met de functiebeschrijving? Wordt het werkgeversmerk voldoende gepromoot?

2- CV's sorteren

Hoe is het georganiseerd? Wat zijn de prioriteitscriteria? Hoe belangrijk zijn spelling en zinsbouw?

3-Het telefonische preselectie-interview

Geeft de recruiter een goede eerste indruk van het bedrijf? Wat gebeurt er aan het einde van het gesprek?

4- Persoonlijke interviews (of interviews op afstand)

Heeft de recruiter vooraf uitgelegd hoe het gesprek zou verlopen? Welke vragen hebben ze voorbereid die essentieel zijn? Welk type conclusie hebben ze gekozen? Welk beeld geeft de recruiter door zijn gedrag?

5- Het besluitvormingscircuit

Wie moet de kandidaat ontmoeten? Wie geeft zijn mening en hoe? Is het een collectieve beslissing of neemt iemand de uiteindelijke beslissing?

6- Reactie op de kandidaat 

Of het antwoord nu positief of negatief is, het bedrijf moet altijd het beste beeld van zichzelf geven: hoe wordt de antwoordbrief of e-mail opgesteld? Wat is de uiterste verzenddatum?

Al deze vragen vereisen duidelijke en precieze antwoorden. Werving vereist daarom de ontwikkeling en voortdurende verbetering van een specifiek proces dat op elk moment kan worden gecontroleerd en geverifieerd.

Het tussentijdse interview: zelfkritiek en vragen stellen

Ter voorbereiding op dit gesprek zal de HR-manager vooraf gesprekken hebben gevoerd met alle medewerkers die in contact zijn geweest met de nieuwe medewerker. Maar dit is slechts een deel van het gesprek: het andere, zeer belangrijke deel bestaat eruit de nieuwe medewerker te laten praten over en te laten luisteren naar zijn of haar gevoelens over alle onderwerpen die het bedrijf aangaan (inclusief het wervingsproces in het bijzonder).

Dit actief luisteren heeft alleen zin als werknemers bereid zijn kritiek te accepteren en zichzelf in vraag te stellen. In geen geval mogen ze zich verzetten of rechtvaardigen, anders loopt de dialoog snel vast. Dit "luisteren" kan tot 70% van het tussentijdse gesprek in beslag nemen...

Wat moet het bedrijf bereid zijn te doen?

Het professionaliseren van het wervingsproces en de mensen die erbij betrokken zijn, betekent dat werving duurzamer wordt, hoewel er geen toverformule bestaat om 100% succes te behalen.

Werving is een delicaat proces, waarbij de recruiter(s) ondanks hun ervaring soms fouten maken. Zelfs als de werving perfect verloopt, kunnen kandidaten tot op het laatste moment van gedachten veranderen. Daarom is het zo belangrijk om de bestaande processen van het bedrijf in vraag te stellen en voortdurend te verbeteren, waarbij onboarding een van de hefbomen is waarmee soms onvoldoende rekening wordt gehouden...