In een onstabiele omgeving vereisen inkooponderhandelingen dat inkopers zich aanpassen en anticiperen op risico's. Maar hoe doe je dat? Alain Wolgensinger, een specialist in internationale handel, bekijkt de beste praktijken.
Druk van VUCA op inkooponderhandelingen
VUCA is de naam die gegeven wordt aan een onstabiele omgeving:
V
Volatiliteit
Volatiliteit
U
Onzekerheid
Onzekerheid
C
Complexiteit
Complexiteit
A
Dubbelzinnigheid
Dubbelzinnigheid
Enkele kenmerken van een onzekere mondiale omgeving :
1/ De opflakkering van de inflatie
Vooral de explosie van de energieprijzen heeft gevolgen gehad voor de productiekosten van leveranciers. Als gevolg daarvan hebben sommige kopers te maken gehad met niet-onderhandelbare prijsstijgingen.
2/ De verstorende effecten van de pandemie op transport (kosten van zeevracht)
3/ Druk op het aanbod van leveranciers
De internationale concurrentie wil de aanvoer van strategische grondstoffen veiligstellen. Bijvoorbeeld: lithium voor batterijen, uranium voor kernenergie, kobalt voor elektronica, enz.
[Lees ook]
Hoe beoordeel je leveranciers in een crisissituatie?
Tekorten, late leveringen en stijgende prijzen... In tijden van crisis moet het evalueren van leveranciers u in staat stellen om risico's te anticiperen en effectiever te onderhandelen.
4/ De soms overweldigende concentratie van industriële knowhow
Terwijl de halfgeleidersector wordt gedomineerd door een handvol landen, wordt de nanogeleidersector ronduit verpletterd door het Taiwanese bedrijf TSMC. Het bedrijf heeft de exclusieve rechten van Apple voor de iPhone, iPad en Mac. En zijn 530 klanten in 2023 hebben duidelijk keuze te over.
5/ Soevereine beslissingen van bepaalde staten
Beslissingen om hun economie of bevolking te beschermen: hoge douanerechten, import- of exportverboden. Met alle gevolgen van dien.
Voorbeelden:
Chinese elektrische auto's, die geblokkeerd zijn bij de toegang tot de Amerikaanse markt, proberen de Europese markt te betreden, die zowel opener is als verdeeld over de toe te passen barrières.
India, 's werelds grootste rijstexporteur, heeft besloten om in 2022 te stoppen met de export van bepaalde variëteiten (Indica, breukrijst) om aan de binnenlandse vraag te kunnen voldoen in een context van bedreigde productie. Dit zal de markt en de prijzen destabiliseren.
6/ Ongelijke verdeling van natuurlijke hulpbronnen
Deze ongelijke verdeling van natuurlijke hulpbronnen tussen landen is een belangrijke bron van onzekerheid. Dit kan het voor een koper erg moeilijk maken om een leverancier op korte termijn te vervangen.
Bijvoorbeeld:
De Democratische Republiek Congo wordt beschouwd als het rijkste land ter wereld wat grondstoffen betreft. De voorraden ruwe mineralen worden geschat op 24.000 miljard dollar (koper, kobalt, goud, olie). Het is ook een belangrijke producent van cacao.
[Training]
Succesvolle inkooponderhandelingen zijn het resultaat van een goede mix van technische expertise en communicatie.
Lees meer over het trainingsprogramma: Effectiever onderhandelen over je aankopen.
[Deelnemers spreken zich uit].
"Ik heb veel geleerd en ik vertrek met concrete tools voor mijn toekomstige onderhandelingen. Aurélie
"Een lonende en goed gestructureerde cursus. De praktische casestudies maken het gemakkelijk om onderhandelingstechnieken te assimileren. Johan
"Goede balans tussen theorie en praktijk. De oefeningen zijn goed aangepast en zorgen ervoor dat je snel vooruitgang boekt." Mickaël
Om niet verpletterd te worden in inkooponderhandelingen moeten inkopers zich duidelijk aanpassen en anticiperen op risico's. Kortom, ze moeten wendbaar zijn! Kortom, ze moeten wendbaar zijn! Hoe kun je wendbaar zijn?
Het uitgangspunt voor inkooponderhandelingen: de concurrentiesituatie analyseren
La Kraljic matrix (zie diagram) is een hulpmiddel om inkoopportefeuilles te classificeren. Het helpt inkopers om de concurrentiesituatie en dus hun concurrentiekracht te beoordelen. Het principe: categoriseer aankopen op basis van hun waarde (= het grotere of kleinere budget dat eraan is toegewezen) en hun complexiteit (= het grotere of kleinere probleem om leveranciers voor deze producten te vinden).
Het is aan elke koper om zijn eigen situatie te analyseren:
Aankopen met hefboomwerking
Voorbeeld: standaardcomponenten
De inkoper: "Ik heb een groot budget dat ik aan veel leveranciers kan aanbieden. Ik heb dus duidelijk een sterke onderhandelingspositie. Het is in mijn belang om te onderhandelen voor mijn klasse A-producten: de 20 % aan aankopen vertegenwoordigen 80 % van mijn budget.
→ De meest lonende en comfortabele situatie. Maar met VUCA wordt het steeds zeldzamer.
Eenvoudige" aankopen
Voorbeeld: kantoorbenodigdheden
De inkoper: "Het heeft geen zin om al die moeite te doen voor deze kant-en-klare producten, met zoveel mogelijke leveranciers. Dus kies ik voor een puur managementproces, zonder sterke betrokkenheid bij de inkooponderhandelingen. Laat de laagste bieder winnen, voor dezelfde kwaliteit.
→ Een eenvoudige situatie waarbij niets op het spel staat.
Strategische inkoop
Voorbeeld: specifieke componenten of componenten met veeleisende certificeringsvereisten (met name luchtvaart)
De inkoper: "Ik kan/wil een van mijn weinige leveranciers die aan mijn eisen kan voldoen niet kwijt. Gelukkig vertegenwoordig ik een groot en dus aantrekkelijk budget. We hebben dus een gemeenschappelijk belang om samen te werken. Het is echter moeilijk om de prijzen omlaag te krijgen, vooral als de toekomst van de leverancier of die van mijn leveranciers in gevaar is. Het risico? Mijn eigen productie verlammen".
→ Een veeleisende situatie waar veel op het spel staat.
Kritieke" aankopen
Voorbeeld: dezelfde componenten als hierboven, maar geleverd door slechts enkelen
De inkoper: "Naast de moeilijkheden om de spelers te identificeren, heb ik te maken met de leverancier omdat ik niet veel gewicht heb. Ik kan niet de grote man spelen. Dat zou contraproductief zijn, zo niet fataal.
→ Verreweg de meest ongemakkelijke situatie.
Welke invloed heeft dit op inkooponderhandelingen?
Op basis van hun stroomopwaartse analyse zullen kopers hun strategie als een kameleon uitrollen: hun onderhandelingspositie moet aanpassen aan het machtsevenwicht. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat VUCA deze relatie op zijn kop kan zetten.
Beste praktijken voor het implementeren van uw inkoopstrategieën
1/ Je technische expertise consolideren
Noodzakelijk voor alle categorieën behalve "Eenvoudige" aankopen.
Niets is overtuigender dan een doorgewinterde verkoper die gepassioneerd is over zijn product, de unieke eigenschappen ervan kent en er beter over kan opscheppen dan wie dan ook... en die gemotiveerd is door de bonus die hij hoopt te krijgen als hij de koper zover krijgt om het contract te tekenen.
De koper moet daarom perfecte kennis van het product en de markt om kansen te identificeren.
Voorbeeld :
Is een "groen" wagenpark een vloot van 100 % elektrische voertuigen (en zo ja, voor welke actieradius)? Of hybrides die moeten worden opgeladen? Of hybrides die tijdens het rijden worden opgeladen? Of thermische voertuigen die biobrandstof gebruiken? Of die een brandstofcel (waterstof) gebruiken? Met handgeschakelde of automatische versnellingsbak? Welke oplaadpunten? Wat zijn de kosten voor installatie, onderhoud en einde levensduur? En wat zijn de financieringsmogelijkheden (overheidssubsidies en leningen)? Het is moeilijk voor de onvoorbereide koper om de charmes van een gepolijste demonstratie te weerstaan.
2/ Zorg dragen voor communicatie en interpersoonlijke relaties
Naast technische beheersing is het beheren van interpersoonlijke relaties essentieel voor succesvol onderhandelen.
Op deze manier kan een een respectvolle en evenwichtige benadering is cruciaal, vooral wanneer de machtsverhoudingen minder gunstig zijn voor de koper.
Dit is meestal het geval bij 'kritieke' aankopen. Maar dat is nog niet alles!
Het bewijs zit in de pudding:
In 2022 was het opvallend om te zien in welke mate inkopers van supermarkten, die gewend waren aan comfortabele aankopen met een hefboomeffect, zich achtergesteld en zelfs gehavend voelden door plotselinge prijsstijgingen, vrijwel opgelegd door fabrikanten die de kosteninflatie niet langer aankonden. Het gevolg was dat sommige inkopers ervoeren wat ze eerder, soms meedogenloos, aan hun leveranciers hadden opgelegd.
De Duitse uitdrukking "die Rache des Kleinen" (de wraak van de kleintjes) herinnert ons hieraan: hard zijn tegen een leverancier kan snel averechts werken als de situatie minder gunstig voor je is.
Het is dus essentieel om assertiviteit te (her)ontdekken: jezelf laten gelden terwijl je luistert naar de persoon met wie je praat.
[Training]
Zijn we van nature assertief? Niet echt. De omgeving in de breedste zin van het woord (overtuigingen, opvoeding, cultuur, enz.) heeft een grote invloed op het gedrag. Dus hoewel assertiviteit geen aangeboren kwaliteit is, kan het wel aangeleerd worden. Als je wilt weten hoe je aan je assertiviteit kunt werken, raadpleeg dan het trainingsprogramma. Assertiviteit en zelfverzekerdheid.
Anderszins, in een geglobaliseerde omgeving, interculturele communicatie beheersen is een andere manier om misverstanden en zelfs valkuilen te vermijden.
Voorbeeld :
Een Franse koper stuurde een offerteaanvraag naar een Duits bedrijf, met betaling per documentair krediet (CREDOC). Dit is een veilige maar administratief omslachtige betalingstechniek. Het doel ervan is de verzending voor de koper en de betaling voor de verkoper te garanderen. Het gevestigde Duitse bedrijf was beledigd dat zijn woord op deze manier in twijfel werd getrokken. De Franse inkoper moest aandringen en uitleggen dat dit inkoopbeleid voor alle nieuwe leveranciers gold.
[Training]
Raadpleeg het trainingsprogramma om de verschillende onderhandelingsstijlen per culturele zone te ontdekken Succesvolle internationale onderhandelingen.
[Training]
Focus op intra- en extracommunautaire transacties: raadpleeg het trainingsprogramma Incoterms® 2020 en douaneregelgeving onder de knie krijgen.
3/ Wakker blijven
Voorbereiding is een van de sleutels tot succesvolle inkooponderhandelingen. Maar onder het VUCA-effect kunnen de kaarten snel worden herschud.
Voorbeeld :
De Amerikaanse fabrikant van grafische kaarten Nvidia specialiseert zich nu in computersystemen die door AI worden gebruikt. Het heeft zojuist zijn reputatie en waardering zien stijgen. De oorzaak? De doorbraak van zijn OpenAI-client (de maker van ChatGPT). Vandaag is Nvidia op de beurs meer waard dan de hele CAC40 samen!
Kopers moeten de markt daarom voortdurend in de gaten houden.
Voorbeeld :
De sector van elektrische auto's in China zal tegen 2024 ongeveer 130 fabrikanten tellen. Een overmoedige koper zou zich comfortabel kunnen voelen in een "leveraged market"-situatie. Maar dit zou dubbel riskant zijn omdat :
1/ Dit zeer grote aantal leveranciers verbergt het feit dat de markt in feite is gekrompen sinds 2019 (toen er 500 fabrikanten waren). Deze drastische vermindering geeft aan dat de markt consolideert, wat leidt tot fusies, overnames en zelfs faillissementen. Ter herinnering: Citroën, de grootste Franse autofabrikant, ging in 1934 failliet, maar werd gelukkig in 1935 overgenomen door Michelin!
2/ Hoe weet je dat de toekomstige slachtoffers niet jouw leveranciers zullen zijn?
4/ Een duidelijk stappenplan opstellen
De planning van de aankooponderhandelingen is ook essentieel. De inkoper moet daarom precieze fasen definiëren met duidelijke doelstellingen en grenzen stellen om te voorkomen dat hij vast komt te zitten in een ongunstig contract. Een goed opgesteld stappenplan maakt het mogelijk om gefocust blijven op langetermijndoelstellingen.
Last but not least helpt het om te relativeren als de situatie van de koper te ongunstig is.
[Casestudy]
Notebookfabrikant Sourceclaire* heeft regelmatig gerecyclede papierpulp nodig. Maar dit is een zeer speculatieve markt, met prijzen die gedurende het jaar sterk fluctueren, en er zijn niet veel spelers. Hoewel Sourceclaire een goede reputatie heeft in Frankrijk, is het geen grote internationale speler. Op het eerste gezicht is de situatie niet comfortabel. In het beste geval bevindt de fabrikant zich in een "strategische" inkooppositie. In het slechtste geval bevindt hij zich in een "kritieke" inkoopsituatie als de vraag te groot is om invloed te kunnen uitoefenen op zijn weinige leveranciers.
Haar strategie: koop in volume wanneer de vraag het laagst is en verkopers bevinden zich niet langer in een sterke positie. Door de voorkeur te geven aan kwaliteitsklassen. Toegegeven, de voorraden nemen dan toe. Maar het is voor een goed doel en het is onwaarschijnlijk dat het product verouderd raakt!
Het heeft ook nieuwe vezels, die de gebroken vezels in gerecycled papier compenseren, om kwaliteitspapier te produceren. Sourceclaire vindt ze in hout. Eucalyptus in het bijzonder. Nadeel: de grote spelers in deze soort zijn schaars. De meeste zitten in Zuid-Afrika, Brazilië en Australië.
Geconfronteerd met een Kritieke" aankoopsituatieIn reactie daarop ging Sourceclaire op zoek naar alternatieve soorten. Ze benaderde het Wood Competitiveness Cluster om andere vezels te bestuderen (hennep, bamboe, tarwestro, suikerriet). Ook bezocht ze vaker internationale beurzen en conferenties. Uiteindelijk ontdekte ze dat er op het Iberisch schiereiland een bosbouwsector aan het ontstaan was die eucalyptus produceerde en nieuwe spelers op de markt bracht. Samen met hen zette ze haar Europese nabijheid en zijn hoogwaardig merkimago (de wortel in plaats van de stok).
Het doorzettingsvermogen van Sourceclaire werpt zijn vruchten af: de situatie is nu bijna "Strategisch". Bovendien heeft het handhaafde zijn marges ondanks energieprijsstijgingen.
*Deze fictieve casestudy is bedoeld om een concrete illustratie te geven van de concepten die in dit artikel worden besproken. Deze casestudie is bedoeld om representatief te zijn voor strategieën gericht op het verbeteren van inkooponderhandelingen.
Kortom, zelfs in een onzekere en complexe omgeving kan een gestructureerde aanpak van de inkoopfunctie het verschil maken.
