Door het gebruik van softwarerobots bevrijdt Robotic Process Automation (RPA) medewerkers en managers van repetitieve en tijdrovende digitale taken. Tegenwoordig evolueert RPA richting hyperautomatisering. Softwarerobots zijn niet langer beperkt tot het automatiseren en uitvoeren van vooraf vastgestelde acties: dankzij kunstmatige intelligentie kunnen ze nu complexe taken automatiseren, ongestructureerde informatie verwerken en zelfs beslissingen nemen.
RPA. Drie letters die synoniem staan voor productiviteit. Robotachtige procesautomatisering bestaat uit het zoveel mogelijk automatiseren van de repetitieve, tijdrovende en niet-waarde toevoegende digitale taken van een organisatie.
Om dit te doen, zullen softwarerobots de reeks klikken of kopiëren en plakken reproduceren die een werknemer handmatig op zijn werkstation uitvoert om informatie te verzamelen en te verwerken. Over het algemeen zijn dit eenvoudige taken, zoals het invullen van formulieren, het extraheren van gegevens uit een tabel of database, het uitvoeren van berekeningen, het manipuleren van bestanden, mappen, enz.
RPA verbetert de efficiëntie
Dankzij RPA zal het bedrijf aan productiviteit winnen. Laten we het voorbeeld van een bank nemen. Bij het openen van een bankrekening zorgt een bot ervoor dat alle ondersteunende documenten worden verzameld. Een ander doorzoekt verschillende databases om te verifiëren dat het de nieuwe klant niet verboden is om te bankieren. Het bedrijf wint zo aan operationele efficiëntie en verkleint tegelijkertijd het risico op menselijke fouten of niet-naleving.
Automatisering brengt nog andere voordelen met zich mee. Door de backofficeprocessen te automatiseren is een organisatie minder afhankelijk van de aanwezigheid van haar medewerkers op locatie en wint ze aan veerkracht. Volgens dezelfde Gartnerzal de RPA-markt in 2020 met bijna 39 1TP3Q zijn gestegen tot 1,9 miljard dollar. In Frankrijk hebben 29 %'s van grote bedrijven en ETI's deze technologie al ingezet nog een studie, uitgegeven door Mazars en UiPath, de RPA-marktleider.
RPA was al een belangrijke trend tijdens de gezondheidscrisis, de Covid-19-pandemie heeft de noodzaak voor bedrijven om hun processen steeds verder te automatiseren alleen maar geaccentueerd. RPA evolueert dus richting hyperautomatisering. Deze term werd bedacht door het Amerikaanse adviesbureau Gartner en noemde het een van de negen technologische trends van 2021.
Van RPA tot hyperautomatisering
RPA maakt dus deel uit van een bredere beweging van hyperautomatisering die gebruik maakt van verschillende technologische bouwstenen, waarvan kunstmatige intelligentie de belangrijkste is.
Stroomopwaarts van de verwerkingsketen haalt optische karakterherkenning (OCR) relevante gegevens uit een document zoals een inkooporder of een factuur. RPA-softwarerobots zullen deze gegevens vervolgens met anderen afstemmen, terwijl machinaal leren voor een laag kunstmatige intelligentie zal zorgen.
Een hyperautomatiseringsoplossing kan ook gebruikmaken van Business Process Management (BPM) en de low-code/no-code-aanpak. We spreken dan van Robotic Desktop Automation (RDA). Door applicatieontwerpplatforms te gebruiken die weinig of geen code vereisen, automatiseren bedrijfsexperts hun processen zelf. Een democratisering die zinvol is. Tenslotte: wie weet beter dan de operationele medewerkers welke processen prioritair moeten worden geïndustrialiseerd?
Ook het spectrum aan processen dat voor automatisering in aanmerking komt, is uitgebreid. Na te zijn begonnen met de boekhouding en financiële activiteiten, pakte RPA ondersteunende functies zoals IT of HR aan. In het geval van een integratieproces voor een nieuwe medewerker (onboarding) zullen bots automatisch een badge-aanvraag activeren of een profiel aanmaken in de bedrijfsgids.
Wie zijn de RPA-specialisten?
In deze groeiende RPA-niche vinden we specialisten als Automation Anywhere, Blue Prism en UiPath, de marktleider. Deze laatste werd tijdens de beursintroductie afgelopen april gewaardeerd op ongeveer $ 40 miljard. Het Franse Contextor werd gekocht door SAP. Afkomstig uit de wereld van Business Process Management (BPM) hebben spelers als Appian en Pega ook alle legitimiteit om een plek op te eisen in de procesautomatisering.
Ook de digitale reuzen konden niet van het fenomeen afblijven. Google Cloud werkt samen met Automation Anywhere en AWS werkt samen met Blue Prism of UiPath. Met Power Automate biedt Microsoft een eigen hyperautomatiseringsplatform door low-code, RPA en kunstmatige intelligentie-bouwstenen te combineren.
Microsoft biedt ook een clientversie van zijn oplossing aan, bedoeld voor bedrijfsspecialisten die geen IT-professionals zijn. Power Automate Desktop (PAD), dat gratis kan worden gedownload, stelt een gebruiker in staat een reeks persoonlijke taken rechtstreeks vanaf zijn werkstation te automatiseren. Een manier om RPA door de praktijk te democratiseren.
U kunt bijvoorbeeld een e-mail ontvangen met daarin de lijst met uw volgende afspraken, tweets automatisch analyseren en de resultaten doorsturen naar een Power BI-dataset, of een taak aanmaken zodra u in een e-mail wordt genoemd.
Wat zijn de gevolgen van RPA en hyperautomatisering voor het bedrijf?
Op bedrijfsniveau is de inzet van RPA echter niet neutraal. Door potentieel structurerende processen aan te pakken kan een dergelijk project impact hebben op de organisatie van het werk en daarmee op de werkgelegenheid. Hoewel het gebruikelijk is om te zeggen dat robots werknemers bevrijden van vervelende taken, kan de reikwijdte van hun werk worden gewijzigd.
HR zal daarom stroomopwaarts worden betrokken om de sociale impact van het automatiseren van een proces te beoordelen en, waar nodig, trainings- of zelfs omscholingsacties te implementeren als posities door RPA moeten worden geëlimineerd.
Op bestuurlijk vlak moet het bedrijf een stuurgroep oprichten die de IT-afdeling en de businessafdelingen samenbrengt om de nagestreefde doelstellingen en de bijbehorende use cases te definiëren. Naast het zoeken naar productiviteitswinst kan RPA met name de klantrelaties verbeteren of de werknemerservaring stroomlijnen.
Sommige grote bedrijven, die volwassen zijn op dit gebied, hebben de aanpak geïndustrialiseerd met tientallen robots in productie. Om dit te doen hebben ze een Centre of Excellence (CoE) opgericht, dat mogelijk verschillende namen heeft. Een RPA-fabriek, een cognitieve fabriek of een automatiseringsfabriek brengt verschillende profielen, robotontwikkelaars en bedrijfsexperts samen.
Alle RPA-projecten lopen via deze fabriek die de kwaliteit, veiligheid en onderhoud van de ontwikkelde robots garandeert. Omwille van de consistentie is het doorgaans de taak van de IT-afdeling om te zorgen voor een goede integratie met het informatiesysteem van het bedrijf.
