Je manager is de sleutel tot je ontwikkeling als assistant en binnen je bedrijf. Zorg dragen voor je relatie met de persoon die je regelmatig beoordeelt is daarom essentieel. Door je slim op te stellen, draag je bij aan een evenwichtige professionele relatie en word je volwassener in je werk. Of het nu gaat om de juiste houding of de juiste manier van communiceren, je kunt concreet en eenvoudig actie ondernemen. Elisabeth Duverney-Prêt, specialist in assistenten en secretaresses, schetst de manieren waarop je dit kunt doen.
De 14ᵉ editie van de Malakoff Humanis barometer is ondubbelzinnig: het aantal werknemers dat verklaart in goede geestelijke gezondheid te verkeren, blijft dalen. Deze daling van het moreel wordt voornamelijk toegeschreven aan de intensiteit van de werkuren, maar ook aan de verslechtering van de sociale relaties binnen bedrijven. Deze situatie is echter verre van onvermijdelijk. Ontplooiing op het werk is heel goed mogelijk door een paar belangrijke adviezen op te volgen. Doe je werk ten volle, maak het af, wees trots op wat je doet.... Een reeks goede gewoontes die gemakkelijk in te voeren zijn, zullen je aanmoedigen om je houding te veranderen en je relatie met het werk aan te passen zodat je serener en efficiënter wordt. Natuurlijk moet je eerst oefenen. Bijvoorbeeld door de tijd te nemen om jezelf te feliciteren. Maar beetje bij beetje zal deze nieuwe houding natuurlijk worden.
Training: executive assistant, een performant team vormen met je manager
Wat verwachten we van je? Dat je uitblinkt in je twee expertisegebieden: interpersoonlijk en technisch. Dat organisatie, communicatie, analyse en synthese geen geheimen voor je hebben. Deze zeer praktische training helpt je om assertiever en effectiever te worden.
Duidelijke communicatie
Door te besluiten om je volledig en energiek aan je werk te wijden, zul je je prestaties verbeteren, net als je team en je manager. Het is een belangrijke stap die de manier waarop je manager naar je kijkt zal veranderen. Zeker als je duidelijk en eerlijk met je manager communiceert.
Je verwacht dat je manager luistert, dus moet jij dat ook doen. Zo kunnen jullie een manier van werken vinden die bij jullie beiden past. Door te focussen op eerlijkheid en het precies verwoorden van je gedachten, zul je je manager alles kunnen vertellen, en wel op de juiste manier. Verveeld op het werk? Vertel het duidelijk, maar stel ook manieren voor om de situatie te verbeteren. Wil je opslag? Presenteer je verzoek als een vanzelfsprekendheid, met bewijs van productiviteit om het te ondersteunen.
Lees ook : Beter communiceren om burn-out te voorkomen
Vergeet echter niet dat je manager nog steeds je leidinggevende is: je zult dus soms kritiek moeten accepteren en vooral moeten laten zien dat je in staat bent ervan te leren om je te verbeteren. Het is niet altijd gemakkelijk, maar je manager zal zich bijzonder nuttig voelen voor je vooruitgang.
Je moet er ook rekening mee houden dat als je jezelf moet uiten over moeilijkheden die je ondervindt in je professionele relatie met hem of haar, wacht dan niet tot de situatie escaleert: het is essentieel om te leren hoe je problemen in een vroeg stadium kunt aanpakken.
Training: Assistent: positieve relaties ontwikkelen op het werk
Leer om te gaan met lastige situaties en moeilijke persoonlijkheden, conflicten te bezweren en blokkades te omzeilen om assertieve communicatie te ontwikkelen die bevorderlijk is voor uitwisselingen van hoge kwaliteit.
Hoe zou jij je manager omschrijven?
Zo zie je maar, de fundamenten van een goede professionele positie. Maar je houding tegenover je manager hangt sterk af van zijn karakter en zijn manier van werken. Hij kan manisch, besluiteloos, carrièregericht of creatief zijn.
Aanpassen aan het profiel van je manager
Er zijn eenvoudige technieken om ze te identificeren. Deze zullen je leiden naar verschillende manieren om met hem samen te werken: hem geruststellen, hem helpen zijn ideeën te ordenen of zelfstandiger werken... Als hij zich bijvoorbeeld zorgen maakt, heb je ongetwijfeld te maken met een manische baas. Je zult dus moeten leren om hem systematisch validatie en checks and balances te geven, om hem te steunen in zijn beslissingen. Je moet ook bijzonder serieus en betrouwbaar zijn, want een manische baas heeft een echte fobie voor onproductieve werknemers. Je kunt er zeker van zijn dat hij opdringerig zal zijn over de manier waarop je werkt, dus probeer hem zoveel mogelijk een stap voor te zijn.
Het profileren van je baas is een schat aan informatie die je zal helpen om je volledig effectief te voelen in je rol.
Je moet je er ook van bewust zijn dat mensen over het algemeen op vergelijkbare manieren reageren in bepaalde situaties, en je manager is daarop geen uitzondering. Je kunt je dus op voorhand voorbereiden om een gepaste houding aan te nemen.
Enkele voorbeelden
Als je manager het mis heeft, spreek hem of haar dan niet in het openbaar tegen. Zoek het juiste moment gedurende de dag. Doe het niet na een belangrijke vergadering of afspraak. Doe het in plaats daarvan aan het begin van de middag, na de lunch. Praat nederig met hem en leg bewijzen voor. Verwacht natuurlijk niet dat hij toegeeft dat hij fout zit. Laat hem gewoon nadenken over de situatie en vertrek. Als hij je bij nader inzien nodig heeft om zijn plannen te wijzigen, zal hij je dat laten weten.
Ook als hij je te veel werk geeft of als je de beweegredenen achter een taak die hij je heeft gegeven niet begrijpt, kunnen enkele eenvoudige adviezen je helpen om te reageren en gemakkelijker met hem te communiceren. Alle werknemers hebben het recht om hun werkgever te vertellen dat ze te veel werk hebben. Als hij eist dat je een taak in veel te korte tijd uitvoert, zeg dan gewoon nee. De juiste woorden vinden om je weigering uit te drukken is niet eenvoudig, maar zoals voor zoveel dingen in het leven geldt ook hier dat je kunt leren hoe je nee moet zeggen.
De sleutels tot een succesvol partnerschap
Tot slot moet je, zoals je weet, een goede doorgeefluik zijn, zowel intern als extern. Van positieve communicatie tot het omzetten van ideeën, tot het vertegenwoordigen van het bedrijf bij het eerste contact met een klant... je rol als "communicator" is enorm. Door de instructies die je manager aan je teams geeft op een positieve manier door te geven, draag je bij aan het serene klimaat van je bedrijf. Je bent de weerspiegeling van zijn leiderschap en je zult vaak diplomatiek moeten zijn om belangrijke boodschappen over te brengen. Tegelijkertijd is het ook jouw taak om als barometer te fungeren en te rapporteren over de zorgen en stemmingen van je collega's - en dat moet je goed doen!
En het is de manier waarop je communiceert die je relatie met je manager in grote mate beïnvloedt. Vooral omdat je fungeert als filter tussen de massa informatie die je ontvangt en je N+1. Door te leren alleen te communiceren wat hij moet weten, maak je zijn werk gemakkelijker en hij zal je er dankbaar voor zijn.
Training: organiseren en plannen van de activiteiten van een directeur of managementteam
De planning van je activiteiten optimaliseren, de communicatie met je interne en externe contacten vergemakkelijken, samenvattende en relevante informatie verschaffen... Deze opleiding geeft je de sleutels in handen om je manager effectief bij te staan.
ORSYS training kan u op weg helpen naar persoonlijke voldoening en efficiëntie in uw werk. Het is een grote aanwinst voor uw werk om samen met uw manager een goed presterend team te vormen en de activiteiten van uw afdeling zo goed mogelijk te organiseren. Als je de impact van deze positionering in de ogen van je collega's ziet, ga je verder op het pad van proactiviteit. Dus, wanneer waag jij de sprong?
