Assertiviteit: de essentiële kwaliteit van de assistent

Assertiviteit is geen eenvoudige communicatiemethode, maar stelt je in staat om een positieve houding te ontwikkelen door te leren luisteren, je uit te drukken en je aan te passen aan elke situatie. Een echte aanwinst binnen een team, een assertieve assistent kan haar ideeën oprecht uitdrukken en gemakkelijk teams mobiliseren rond gemeenschappelijke projecten. Dit is een zeer gewilde zachte vaardigheid die kan worden verworven en ontwikkeld door middel van training. Élisabeth Duverney-Prêt, specialist in assistentie- en secretariaatsberoepen, schetst de manieren waarop je dit kunt doen.

Op de arbeidsmarkt zijn soft skills helemaal in! In tegenstelling tot technische vaardigheden - harde vaardigheden - die je verwerft door studie en beroepservaring, zijn zachte vaardigheden zijn aanleg en persoonlijkheidskenmerken. Deze intrinsieke kwaliteiten helpen mensen om zich gemakkelijk te integreren in een werkomgeving en om effectief om te gaan met hun omgeving.

Door hun aard zijn deze zogenaamde zachte vaardigheden disciplineoverschrijdend: ze omvatten alles van communicatie tot teamwerk, inclusief organisatorische vaardigheden of behendigheid bij conflicthantering.

Recruiters zijn zich terdege bewust van het belang ervan. 75 % van hen zou liever een werknemer aannemen met sterke soft skills en zwakkere hard skills, dan andersom (Viavoice-enquête, januari 2023). Dit toont aan hoe belangrijk ze zijn.

Wat is assertiviteit?

In de top 5 van de meest gezochte soft skills wint assertiviteit jaar na jaar terrein. De Lefebvre Dalloz 2023 barometer plaatst luisteren, professioneel aanpassingsvermogen en empathie zelfs op het podium van doorslaggevende soft skills. Assertiviteit flexibiliteit en het vermogen om aanpassen Dit is een bijzonder gewild talent, omdat het je helpt om goede relaties met anderen te onderhouden, bij te dragen aan een rustige sfeer in een team of bedrijf en het zelfs gemakkelijker maakt om je doelen te bereiken.

Als je bijvoorbeeld tijdens een sollicitatiegesprek duidelijk kunt aangeven wat je behoeften zijn en rustig je grenzen kunt aangeven, zul je meteen de waardering van je gesprekspartner winnen.

Assertiviteit, wat zijn de voordelen?

Als je deze veelgevraagde zachte vaardigheid niet hebt, is niet alles verloren - verre van dat! Het is mogelijk om het te verwerven door eenvoudige en effectieve technieken toe te passen via verschillende trainingen. Hiermee kun je profiteren van de vele voordelen van assertiviteit. Hier zijn er een paar.

Om te beginnen stelt assertief gedrag binnen een bedrijf of team je in staat om een boodschap vlot over te brengen, om luisteren Als je bijvoorbeeld openlijk op een opvallende fout hebt gewezen en de andere persoon zich ongemakkelijk heeft laten voelen, kun je jezelf rustig uitdrukken door je demonstratie als volgt in te leiden: "Ik zou liever zeggen...".

Weten hoe je de juiste woorden gebruikt, op het juiste moment, en de juiste houding aannemen goede houdingHet laat je professionele omgeving zien dat je ideeën constructief zijn en dat er op je vertrouwd kan worden om ze tot een goed einde te brengen. Met deze essentiële kwaliteiten kun je jezelf laten gelden als iemand die betrouwbaar is, naar wie geluisterd wordt en die gerespecteerd wordt.

"Nee" zeggen tegen een verzoek en tegelijkertijd laten zien dat je je agenda perfect beheert, wordt mogelijk door bepaalde formuleringen te gebruiken.

Voorbeeld van formulering

"Deze week kan ik niet, maar volgende week maandag misschien wel. Vind je dat goed?

Een welwillende en tolerante houding, vergezeld van open gebaren, een lachend gezicht en openhartige ogen. Het is een manier om de persoon met wie je praat zachtjes te overtuigen.

Actief luisteren

Je moet ook leren hoe je conflictsituaties kunt beperken die je tot nu toe bijzonder ongemakkelijk lieten voelen. Weten hoe je moet luisteren, ruimdenkend zijn en een constructieve dialoog aanmoedigen zijn essentiële sleutels tot het verminderen van spanningen. Dit staat bekend alsactief luisteren om naar elkaars argumenten te luisteren. Maar waar gaat het echt om?

Actief luisteren betekent eerst stil zijn, vragen stellen en dan herhalen. Het is een echt teken van respect voor de mensen om je heen. Als ze weten dat ze gehoord en begrepen worden, zullen ze geen conflicten aangaan. Dit werkt ook met je manager. Deze hulpmiddelen zijn zeer effectief!

Een project voltooien

Tot slot maakt assertiviteit het makkelijker voor je om een team naar de realisatie van een project te leiden. De dynamiek die je creëert door assertief te zijn, zal op natuurlijke wijze leiden tot meer uitwisselingen, leren, creativiteit en vooruitgang. De mensen om je heen zullen willen samenwerken aan het gemeenschappelijke doel dat je hebt gesteld, in een respectvolle en inclusieve sfeer.

Als je bijvoorbeeld je emoties en verlangens over een project deelt, jezelf in de eerste persoon uitdrukt en anderen vraagt hetzelfde te doen, zal je welwillende en tolerante houding je collega's aanmoedigen om een transparante en effectieve samenwerking met je op te bouwen.

Hoe kan deze zachte vaardigheid worden versterkt?

Het belangrijkste doel van assertiviteitstraining is om je te helpen een diagnose te stellen van je eigen gedrag. Op deze manier zul je geleidelijk elk spoor van een passieve of agressieve houding elimineren (door de redenen te begrijpen waarom je je zo gedraagt) en vervangen door assertiviteit. Je zult je blokkades kunnen identificeren en overwinnen, en je zult duidelijker zijn over jezelf.

Om uw luistervaardigheden te ontwikkelen, biedt ORSYS een training in actief luisteren. Het doel? Om uw relationele effectiviteit in alle omstandigheden te vergroten, en meer in het bijzonder in professionele communicatiesituaties waar veel op het spel staat.

Om het gevoel van eigenwaarde te cultiveren, een essentieel element voor het kalm uiten van jezelf, het omgaan met kritiek, het omgaan met conflicten en weten hoe je nee moet zeggen, heeft ORSYS ook trainingen ontwikkeld over assertiviteit en zelfbevestigingdie kan worden aangevuld met twee dagen verbetering.

Er is ook training gewijd aan conflictbeheersing met behulp van de DESC-methode (Beschrijven, Uitdrukken, Specificeren, Concluderen). Je zult onder andere in staat zijn om een conflict op te lossen door samen met de andere partij naar een voor beide partijen bevredigende oplossing te zoeken.

Het belangrijkste is dat je de tijd neemt om over de situatie na te denken en een goed plan voor te bereiden. Bijvoorbeeld: een van je collega's zou cijfers opnemen in het rapport dat je morgen gaat presenteren, maar heeft dat niet gedaan.

• DFrançois, ik heb je vorige week uitgelegd dat ik de informatie over de nieuwe software, die alleen jij kunt leveren, in mijn verslag wil hebben.
• Eemoties uiten: "Ik vind het heel vervelend dat deze elementen nog steeds niet zijn opgenomen in het gedeelde document".
• SOplossingen voorstellen: "Denk je dat je het vandaag aankunt? En voor de volgende keren, kun je het me van tevoren laten weten als je denkt dat je je niet aan de gevraagde timing zult kunnen houden?"
• Concludeer: "Dit voorkomt dat ik mezelf in een ongemakkelijke situatie met meneer X bevind wanneer ik mijn rapport presenteer.

Kortom, assertiviteit stelt je in staat om een positieve houding te ontwikkelen die een productief en sereen klimaat om en in je creëert. Je kunt je aanpassen aan veranderingen dankzij deze nieuwe manier van luisteren, jezelf uitdrukken en je aanpassen aan de mensen met wie je omgaat.