Wat als AI jouw productiviteitstool wordt?

De revolutie is aan de gang! Het aantal gebruikers van kunstmatige intelligentie is in een jaar tijd met 60 % gestegen. In bedrijven waar werknemers vroeger AI gebruikten zonder met hun bazen te praten, worden ze nu door hun superieuren aangemoedigd om dit te doen. Deze mentaliteitsverandering heeft in recordtijd plaatsgevonden, aangezien ChatGPT slechts drie jaar geleden werd gelanceerd. Dit is dus het moment om aan de slag te gaan. Om vandaag de dag een assistent of secretaresse te zijn, moet je weten hoe je AI moet gebruiken en je bewust zijn van alle valkuilen... Welke tools moet je gebruiken? Voor welke doeleinden? Élisabeth Duverney-Prêt, specialist op het gebied van assistenten en secretaresses, neemt een kijkje in de keuken.

Alle IT-giganten hebben zich ermee bemoeid. Na het succes van ChatGPT zijn er nieuwe namen op de markt verschenen: Gemini, Claude, Copilot, Mistral, DALL-E, Midjourney... Elk van deze AI's heeft zijn eigen specifieke kenmerken.

AI voor meer efficiëntie

Voor assistenten en secretaresses is AI snel een onmisbare partner geworden voor beter tijdbeheer en verhoogde productiviteit. Tekst, afbeeldingen en video's maken, tabellen genereren, verslaglegging van vergaderingen... Alles is nu mogelijk.

"Er was niets vervelender dan het zoeken naar precieze gegevens in een bestand. Ik verspilde ongelooflijk veel tijd. Met generatieve AI is documentanalyse heel snel geworden en kan ik het alle vragen stellen die ik nodig heb voor de taken waaraan ik werk, zodat ik sneller vooruit kan", legt Aurélie uit, een assistente in een dienstverlenend bedrijf in de regio Parijs.

Degenen die er meteen vanaf het begin in zijn gestapt, zijn echte experts op dit gebied geworden, waardoor er tijd vrijkomt om meer creativiteit. Het is een sprong voorwaarts die erg gewaardeerd wordt door hun werkgevers! Het is genoeg om alle werknemers te motiveren om de sprong te wagen.

Op dagelijkse basis is generatieve AI dus een echte aanwinst geworden.

AI is een bijzonder nuttig medium geworden voor het maken van inhoud: het schrijven van e-mails, brieven, rapporten of presentaties.

Het kan ook worden gebruikt om tekst voor dia's te genereren, samenvattingen te maken of zelfs LinkedIn posts te schrijven op basis van een bepaald stuk content.

Je kunt het ook vragen om een activiteitenrapport te genereren op basis van ruwe gegevens. Alles correct gespeld.

Maar moeten we dan bang zijn dat AI over een paar jaar gewoon de plaats van assistenten zal innemen? Zeker niet!

Aan de andere kant zullen werkgevers bij het aannemen van personeel de voorkeur geven aan iemand die behendig met AI kan omgaan. Hoog tijd dus om aan de slag te gaan.

Overzicht van AI-tools

Op het eerste gezicht lijkt het misschien moeilijk om de verscheidenheid aan AI's op de markt te doorgronden. Om je te helpen, zijn hier een paar belangrijke punten om te onthouden.

ChatGPT, een veelzijdig hulpmiddel

ChatGPT heeft het voordeel dat het veelzijdig is dankzij zijn veelheid aan functies. Je kunt het vragen om statistieken, voorspellingen en zelfs aanbevelingen te genereren op basis van verschillende gegevens. Het kan notities van een vergadering synthetiseren, informatie samenbrengen die verspreid is over verschillende documenten en teksten samenvatten om er relevante samenvattingen uit te halen.

Uit dit document van meer dan 130 pagina's kan een samenvatting van twee zinnen worden gehaald.

Maar dat is niet alles: ChatGPT kan ook worden gebruikt om inhoud voor communicatiemedia te schrijven, ideeën voor onderwerpen te genereren of teksten te verbeteren. Voor vergaderingen kan het helpen bij het opstellen van gedetailleerde agenda's en het plannen van de volgorde van te bespreken onderwerpen.

Laat ChatGPT je bijvoorbeeld helpen bij het bedenken van ideeën voor uitnodigingen voor de volgende beurs die je organiseert.

Tot slot kun je op dagelijkse basis taken prioriteren op basis van hun urgentie en belang.

Tweelingen, creativiteit en synthese

Google Gemini is ook een alomvattend instrument. Het werkt als een analist en helpt bijvoorbeeld trends te herkennen, informatie te synthetiseren en zakelijke kansen te identificeren. Als creatief hulpmiddel kan het worden gebruikt om afbeeldingen en illustraties te maken voor presentaties. Het kan ook worden gebruikt om aantekeningen te maken en e-mails te schrijven. Hetzelfde geldt voor Copilot, de AI ontwikkeld door Microsoft.

Als je geen ideeën hebt voor het ontwikkelen van je merkimago, kunnen deze tools je waardevol advies geven.

Mistral en Claude, complementaire hulpmiddelen

Mistral van zijn kant is de rijzende ster van de Franse versie van generatieve AI. Agendabeheer, copywriting en proeflezen, informatie ophalen, communicatie, organisatie van evenementen, vertaling... Een AI met alle toeters en bellen en een streven naar vertrouwelijkheid van gegevens. Een uurtje vrijmaken in je agenda? Aarzel niet en vraag Mistral om u te helpen.

Claude heeft interessante analytische en schrijfvaardigheden. Deze AI vereenvoudigt en versnelt complexe taken, zoals documentanalyse, door binnen enkele seconden belangrijke informatie uit PDF-bestanden of grote rapporten te halen. Claude kan ook blog content, productbeschrijvingen en gedetailleerde rapporten genereren. Voor projectbeheer automatiseert het de planning en monitoring van taken.

Dit zijn onmiskenbare voordelen voor assistenten, die ook beschikbaar zijn bij Perplexity AI en Llama3.

Al deze AI's zijn bijzonder effectief voor tekstgeneratieMaar dat betekent niet dat we de afbeeldingen. Er zijn veel gespecialiseerde AI's op de markt gekomen, maar DALL-E en Midjourney blijven het populairst. Net als bij tekstgeneratie is prompting hier van vitaal belang om ervoor te zorgen dat het resultaat precies is wat je wilt.

Zo zie je maar, een duidelijker beeld van de voordelen van AI voor je bedrijf.

AI, waar te beginnen?

Waar vind je de tijd om aan de slag te gaan? Hier is een plan om je te helpen organiseren:

1^er maand: ontdekking

Week 1: Aan de slag met AI-tools

• Mistral voor het maken van samenvattingen van vergaderingen of het beantwoorden van e-mails.

Week 2: automatisering van repetitieve taken testen

• ChatGPT voor automatische antwoorden op standaard e-mails of Mistral voor het samenvatten van Codir-vergaderingen in een paar regels.

Week 3: dossierorganisatie en -beheer

• Copilot om een evenementbestand te organiseren (gasten, agenda, enz.) of Claude om follow-up e-mails te genereren.

Week 4: visuele inhoud creëren

• Maak professionele visuals voor presentaties of interne media met Midjourney of DALL-E.

---

2^e maand: meer diepgang

Week 5: AI gebruiken om een evenement te organiseren

• Mistral om uitnodigingen en programma's te schrijven voor een intern evenement, en DALL-E om visuele uitnodigingen te maken.

Week 6: Je schrijven verbeteren

• ChatGPT voor het opstellen van notulen van Codir-vergaderingen of e-mails aan teams.

Week 7: gegevensbeheer en rapportage

• Copilot om dashboards te maken in Excel en automatisch rapporten te genereren op basis van gegevens.

Week 8: Visuele hulpmiddelen maken

• Maak visuals voor presentaties met Midjourney. Maak infographics van gegevens die je wilt communiceren tijdens vergaderingen of evenementen.

---

3^e maand: masterdiploma

Week 9: het gebruik van tools aanpassen

• Gebruik Claude om terugkerende e-mailsjablonen te maken voor de Raad van Bestuur of standaarddocumenten voor evenementen.

Week 10: AI-veiligheid

• Zorg ervoor dat documenten met gevoelige data beveiligd zijn (gebruik wachtwoorden op bestanden of controleer de vertrouwelijkheid van uitwisselingen via Claude).

Week 11: Praktische oefeningen

• Mistral voor het analyseren van een prestatierapport en DALL-E voor het maken van een resultateninfographic om te presenteren tijdens een bestuursvergadering.

Week 12: leerreview

• De doeltreffendheid van AI evalueren bij het organiseren van evenementen, het leiden van Codir-bijeenkomsten en het schrijven van verslagen.

Het belang van stiptheid

Om AI goed te gebruiken, moet je heel precies zijn in je verzoek. Dit wordt de prompt genoemd en bestaat uit het gedetailleerd aangeven van de instructies die de AI moet volgen. De prompt moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Daarom is het nodig om woordenschat te gebruiken die is aangepast aan de context en om zoveel mogelijk details te geven in korte zinnen.

Een antwoord op een e-mail schrijven: voorbeeld van een prompt

"Ik wil graag reageren op een e-mail van een van mijn collega's. Hij vraagt me om informatie over het seminarproject. Hij vraagt me om informatie over het seminarproject. Ik wil graag een tijdschema en een herinnering aan de datum van de volgende teamvergadering toevoegen."

De AI maakt een eerste opzet en nodigt je dan uit om de verschillende data toe te voegen. Als de toon je niet bevalt, kun je deze aanpassen door te vragen om iets formelers, vriendelijkers, directers, enz.

Notuleren tijdens een teamvergadering: voorbeeld van een geheugensteuntje

Er zijn drie stappen: eerst moet je transcriptie activeren in Teams om de tekst automatisch te genereren. Vervolgens moet je deze transcriptie downloaden en indienen bij de AI met de volgende prompt:

"Kunt u het transcript van deze vergadering in 1500 woorden samenvatten? Deze samenvatting wordt naar al onze exportklanten gestuurd. Ik wil graag de verkooptrendgrafiek toevoegen.

Maar let op: je transcriptie kan te lang zijn. Je hebt dan twee opties: het in meerdere delen indienen bij de AI of upgraden naar de betaalde versies, die uitgebreidere functies bieden.

Punten om in gedachten te houden

Wat het resultaat van de zoekopdracht ook is, het is essentieel om te onthouden dat je niet met gesloten ogen kunt vertrouwen op AI-gegenereerde tekst. Er kunnen veel fouten insluipen.

Het is essentieel om de waarheidsgetrouwheid van de geproduceerde informatie in twijfel te trekken.

Aarzel dus niet om de teksten herlezen en controleer de gegevens door andere bronnen te vergelijken. Je reputatie staat op het spel.

Pas ook op voor een overdaad aan informatie. Met zijn internationale netwerk van websites heeft AI vaak de neiging om alle informatie over een bepaald onderwerp te transcriberen, maar een deel daarvan zal waarschijnlijk niet nuttig voor je zijn. Aarzel dus niet om je verzoek te herformuleren.

Tot slot, aangezien generatieve AI-modellen door mensen zijn gemaakt, zijn bepaalde bias zijn soms aanwezig in de geproduceerde teksten: discriminatie, vooroordelen, opzettelijk weglaten van informatie, etc. Het is aan jou om je kritisch vermogen te gebruiken om je teksten de waarde te geven die ze verdienen.

Als je met deze punten rekening hebt gehouden, weet je hoe je van AI je productiviteitstroef kunt maken.

Generatieve AI maakt een enorme sprong voorwaarts mogelijk in het beheer, de organisatie en de creativiteit van assistenten.

Weten hoe je AI moet gebruiken, op een weloverwogen manier, is een troef geworden die zeer gewaardeerd wordt door werkgevers, samen met het inzicht achteraf en het kritisch denken dat nodig is om het op de juiste manier te gebruiken. En hoe zit het met morgen? AI boekt voortdurend vooruitgang. Gespreksassistenten lijken geleidelijk de overhand te krijgen, maar toekomstige vooruitgang zal ongetwijfeld gericht zijn op preciezere en meer collaboratieve modellen. Het is aan jou om nu op de kar te springen, zodat je de komende maanden en jaren niet achterblijft!