De moeilijke persoonlijkheden van bepaalde medewerkers kunnen uw vergaderingen ineffectief of zelfs contraproductief maken. Met grote gevolgen voor de teamdynamiek, het behalen van doelstellingen en het slagen van projecten. Dus hoe ga je het beste om met lastige situaties in vergaderingen? Ontdek het van Sandrine Bertrand, ORSYS trainer en expert in communicatie, management en persoonlijke ontwikkeling.
Voor elke manager is het essentieel om goed gerichte, effectieve vergaderingen te houden. Maar het kan gebeuren dat bepaalde medewerkers met moeilijke persoonlijkheden zich op een contraproductieve manier opdringen aan de groep.
Wat is een 'moeilijke persoonlijkheid'?
Iedereen heeft zijn eigen perceptie, afhankelijk van zijn ervaring en referentiekader. Onder deze noemer kunnen we iemand herkennen die verstrooid, agressief, onverschillig, zelfingenomen, provocerend, respectloos is, voortdurend vraagtekens zet bij wat er gezegd wordt...
Tot slot kunnen de termen "moeilijke persoonlijkheden" verwijzen naar iedereen die zich ongepast gedraagtMet andere woorden, veel te ver terug of voorbij de grenzen die in een professionele context acceptabel worden geacht.
Wanneer managers worden geconfronteerd met situaties die snel gevoelig kunnen worden, of dat nu persoonlijk is of op afstand, kunnen ze de volgende voordelen optimaal benutten vijf sleutels tot het optimaliseren van vergaderingen en het kalmeren van discussies.
Moeilijke persoonlijkheden stroomopwaarts managen
Net zoals je je moet voorbereiden op een vergadering, moet je misschien ook bepaalde deelnemers "voorbereiden". Met andere woorden, degenen waarvan je uit ervaring weet dat ze een probleem voor je kunnen vormen.
Communicatie is essentieel. En zo is het, spreek assertief met moeilijke persoonlijkheden voor de vergadering is echt een pluspunt. Het kan bijvoorbeeld een kwestie zijn van een verlegen persoon geruststellen of individueel een welwillend maar streng kader opstellen voor iemand die bekend staat als "te opgewonden". Maar om dit te kunnen doen, moet je de deelnemers goed kennen, wat niet altijd gemakkelijk is.
In alle gevallen kan het je helpen om de situatie effectiever te beheersen als je van tevoren de situatie schetst en vervolgens aan het begin van de vergadering de "spelregels" nogmaals uitlegt.
Een paar best practices:
- Herinner de deelnemers aan de timing en het doel van de vergadering, de tijdslimieten voor spreektijd of vraag-en-antwoordsessies indien nodig, de beleefdheidsregels en het feit dat iedereen moet luisteren.
- Vraag elke deelnemer om de beurt om verslag te doen van de vergadering, waardoor iedereen moet luisteren. Variatie: kondig aan het begin van de vergadering aan dat één persoon de notulen zal maken en geef zijn naam pas aan het einde van de vergadering.
- Geef moeilijke mensen verantwoordelijkheden door ze een echte rol in de vergadering te geven. De "tijdbewaker" zijn, de facilitator van debatten en spreekbeurten, of de persoon die de belangrijkste ideeën op een bord schrijft... Kortom, het is de moeilijke deelnemer een deel van de rol van de facilitator geven.
Soms kan een "leef mijn leven" een redder in nood zijn!
Prioriteit geven aan luisteren en tegelijkertijd vasthouden aan het kader
Tijdens de vergadering moet je goed kunnen luisteren. Als je wilt dat mensen naar je luisteren, moet je eerst luisteren!
Gebruik hiervoor de hulpmiddelen van actief luisteren. In het bijzonder de beroemde CQQCOQP (hoe, wie, wat, hoeveel, waar, wanneer, waarom), het Zwitserse zakmes van communicatie! Het is een essentieel hulpmiddel als je in elke situatie een goede communicator wilt zijn, en al helemaal als je een vergadering moet voorzitten met lastige mensen. Het moet je in staat stellen om bepaalde gedragingen of behoeften beter begrijpen en dus ook eventuele bezwaren of moeilijkheden.
Je eigen emoties beheersen in de omgang met moeilijke mensen
Weten hoe je je eigen emoties op dat moment kunt herkennen en beheersen is essentieel als je de vergadering soepel wilt laten verlopen en een rustige sfeer wilt behouden. Ten eerste veronderstelt dit dat je weet hoe je kalm en aangenaam kunt blijven, zelfs wanneer je te maken hebt met moeilijke persoonlijkheden. Ten tweede moet je weten hoe je je emoties constructief uiteneen geschikte communicatietechniek gebruiken.
Bijvoorbeeld:
De "sandwich"-methode
Het idee?
- begin de discussie eerst met iets positiefs
- ga dan verder met wat negatief of gevoeliger kan zijn
- Om af te sluiten met een positieve algemene beoordeling
De DESC
Een 4-stappenmethode voor assertief communiceren.
D zoals in De feiten beschrijven
E als in Je gevoelens uiten
S als in Stel een oplossing voor
C zoals Positief afsluiten
Aan de andere kant, als je eenmaal uit de vergadering en alleen bent, aarzel dan niet om je emoties te uiten als je dat nodig hebt (ademhalen, sporten, opschrijven wat je van streek maakt...).
Verander je moderatietechniek om het groepseffect te vermijden
Let goed op tijdens de vergadering, want een "storende" deelnemer kan de groep snel meeslepen. Eén ding is zeker: je moet snel reageren, bij de kleinste verstoring. Anders kan het "sneeuwbaleffect" heel snel plaatsvinden en zal de lawine je wegvagen voordat je tijd hebt gehad om iets te zeggen.
Wat kunnen we doen?
Je animatietechniek veranderen kan soms een heel goede optie zijn. Je kunt bijvoorbeeld splits de groep op in kleine werkgroepen om "het vuur te doven" of om een deelnemer die veel meer zichzelf is, zich meer op zijn gemak te laten voelen...
Als je te maken hebt met moeilijke persoonlijkheden, moet je de "leiding" in de vergadering houden. Als één persoon te opdringerig is en een beetje een spektakel van zichzelf maakt voor de anderen, vraag haar om alles op te schrijven wat ze over het onderwerp te zeggen heeftbijvoorbeeld met het argument dat er te weinig tijd was voor mondelinge deelname.
In alle gevallen, neutraal blijven bij conflicten tussen twee deelnemers.
Tot slot kan het nodig zijn om een vergadering stoppen als het te moeilijk wordt. Neem een pauze of stel, als laatste redmiddel, de vergadering uit. En vergeet vooral niet om de moeilijke persoonlijkheid of persoonlijkheden die alles verstoren en je tot deze beslissing dwingen, privé te herkaderen.
Vergaderen op afstand: een paar tips om met moeilijke persoonlijkheden om te gaan
Vergaderingen via een videoconferentie kunnen bepaalde eigenschappen van moeilijke persoonlijkheden accentueren (bescheiden, verstrooid, enz.). Daarom kun je voor de vergadering stuur elke deelnemer een welkomstmail om het volledige kader vast te leggen: precieze datum en tijd, doelstellingen, beleefdheidsregels, enz.
Maak goed gebruik van de camera!
Om gedag te zeggen, maar ook om luisteren en aandacht te stimuleren... gebruik tijdens een vergadering op afstand de camera! Om dit te doen, vraag je iedereen om zijn eigen camera te activeren aan het begin van de vergadering.
"Ik zou je graag weer zien met je mooiste glimlach achter het scherm..."
Om te onthouden: Zonder non-verbale taal (gezichtsuitdrukkingen, blik, lichaamstaal, enz.) is er een groot risico op negatieve interpretatie. In feite, als het beeld ontbreekt, kunnen de "lege" momenten in de uitwisselingen je doen geloven dat de mensen niet luisteren, een probleem hebben om contact te maken, iets anders aan het doen zijn... terwijl in feite het tegenovergestelde waar kan zijn!
Het is aan jou om het goede voorbeeld te geven: kader jezelf op de juiste manier in. Met andere woorden, de bovenkant van het hoofd aan de bovenkant van het scherm en het midden van de borst aan de onderkant van het scherm.
Zodat iedereen zich betrokken voelt, rollen verdelen Sessiesecretaris, tijdwaarnemer...
Tenminste, als je er nog steeds aan twijfelt dat sommige mensen goed kunnen luisteren, open vragen stellen om hun concentratie te peilen.
Nu ben je gewapend met een aantal nuttige tips. Veel plezier tijdens je vergaderingen!
