4 effectieve methoden om prioriteiten te stellen voor je taken

Taakbeheer is een dagelijkse uitdaging in zowel ons professionele als ons persoonlijke leven. Dus hoe kunnen we er in deze wereld van constante eisen en veel te korte dagen zeker van zijn dat we prioriteit geven aan de taken die ons het meest zullen helpen om onze doelen te bereiken? Hoe kan ons vermogen om deze taken effectief te prioriteren een onmisbaar bezit worden? Rémy Jourdan, specialist in persoonlijke ontwikkeling, management en interpersoonlijke communicatie, legt het uit.

Taken prioriteren en efficiënt tijdbeheerliegt kan het verschil maken tussen een dag volbracht en een frustrerende dag, aan het einde waarvan je naar huis gaat met een gevoel van onafgemaakte zaken of zelfs schuldgevoel.

Er zijn verschillende methoden die je hierbij kunnen helpen. Hier zijn er vier die gebruik maken van de kunst van het prioriteiten stellen. Elk biedt een unieke aanpak om je te helpen om te gaan met het dagelijkse spervuur aan taken.

1. De Eisenhower-matrix voor effectieve prioritering

De Eisenhower Matrix is vernoemd naar de voormalige Amerikaanse president en generaal Dwight D. Eisenhower, die bekend stond om zijn vermogen om tijd en prioriteiten effectief te beheren. Deze klassieke prioriteringsmethode is gebaseerd op een 2×2 systeem. De matrix categoriseert taken op basis van hun mate van urgentie en belangrijkheid.

Deze matrix verdeelt je taken in vier categorieën:

• Belangrijk en dringend Deze taken vereisen onmiddellijke aandacht en houden rechtstreeks verband met je fundamentele doelstellingen. Dit zijn de taken die je als eerste moet aanpakken. Ze zijn je absolute prioriteit.
• Belangrijk, maar niet urgent: Deze taken hebben een grote impact op je langetermijndoelstellingen. Maar ze vereisen geen onmiddellijke actie. Plan tijd in om ze op de juiste manier aan te pakken.
• Dringend, maar niet belangrijk: Delegeren of dingen snel gedaan krijgen zijn vaak de beste opties. Deze taken lijken vaak misleidend dringend. Maar ze dragen niet noodzakelijk bij tot je fundamentele doelstellingen. Het zijn vaak afleidingen of dringende verzoeken... die meer beantwoorden aan de behoeften van anderen dan aan je eigen behoeften. Daarom kun je ze, indien mogelijk, delegeren of snel beheren, maar zonder er al te veel tijd in te steken.
• Noch belangrijk, noch dringend : Deze taken zijn onproductieve activiteiten. Laat ze niet je kostbare tijd stelen. Het zijn afleidingen die je aandacht afleiden van de hoofdzaken en ze kosten vaak veel tijd. Beperk de tijd die je hieraan besteedt tot een minimum.

Met behulp van deze matrix kun je je taken prioriteren op basis van hun langetermijnimpact en mate van urgentie. Zo kun je weloverwogen, rustige beslissingen nemen.

Voorbeeld

Een projectmanagementteam in een financiële dienstverlener gebruikt de Eisenhower-matrix om de dagelijkse taken te prioriteren:

• Belangrijk en urgent: Afhandelen van een noodgeval van een klant in verband met een kritieke financiële transactie. Deze taak is zowel belangrijk (hoog financieel risico) als dringend (naderende deadline).
• Belangrijk, maar niet urgent : Een driemaandelijks prestatierapport opstellen voor klanten. Deze taak is belangrijk om de klanttevredenheid te behouden, maar hoeft niet onmiddellijk te worden uitgevoerd.
• Dringend, maar niet belangrijk: Beantwoord een routine e-mail van een collega met een verzoek om informatie over een klein project. Deze taak is dringend, omdat het om een onmiddellijk verzoek gaat. Maar het heeft geen significante impact op de hoofddoelen.

Noch belangrijk, noch dringend : De klanteninformatiebrochure herontwerpen om hem aantrekkelijker te maken. Deze taak is niet belangrijk of dringend, althans niet in verhouding tot de andere, en kan worden uitgesteld.

2. De methode van toegevoegde waarde voor het evalueren van taken

Bij deze methode wordt elke taak geëvalueerd op basis van twee belangrijke factoren: de potentiële impact op je doelstellingen en de inspanning die nodig is om ze te bereiken. Door aan elke factor een numerieke waarde toe te kennen (bijvoorbeeld een score van 1 tot 5), kun je voor elke taak de relatie tussen impact en inspanning berekenen.

Dit helpt je om de taken met een hoge impact te identificeren die jouw prioritaire inspanningen vereisen.

Door prioriteit te geven aan die taken die een "goede impact/inspanning "Door je te richten op de activiteiten die met zo min mogelijk inspanning de belangrijkste resultaten opleveren, optimaliseer je je efficiëntie. Je zult je energie slim investeren en verstandig besteden.

Dit is de typische logica van efficiëntie: de taken die prioriteit moeten krijgen, zijn de taken die het beste rendement per eenheid van inspanning opleveren.

Voorbeeld

Het managementteam van een productiebedrijf moet een keuze maken tussen twee potentiële projecten. Het beoordeelt elk project op basis van de verhouding tussen impact en inspanningen.

Project A (nieuw product) zou een extra omzet van €1 miljoen per jaar kunnen genereren, wat aanzienlijk is voor het bedrijf. Score : 5. Aan de andere kant zou de ontwikkeling en productie van dit nieuwe product aanzienlijke middelen vereisen in termen van tijd en mankracht, maar binnen het middelenplafond. Score : 4.

Project B (procesoptimalisatie) zou een kostenbesparing van ongeveer €300.000 per jaar kunnen opleveren. Opmerking: 3. hoewel het enige inspanning vergt, is procesoptimalisatie minder intensief in termen van tijd en personeel dan Project A. Opmerking: 2.

Het resultaat is dat, hoewel het contra-intuïtief lijkt gezien de aanzienlijke impact van project A, project B wordt gekozen. Project A biedt een ratio van 1,25 (impact 5/inspanning 4), terwijl project B een ratio van 1,5 biedt (impact 3/inspanning 2). Het bedrijf kan aanzienlijke kostenbesparingen realiseren met relatief minder inspanning dan met project A.

3. De Pomodoro techniek voor prioriteiten stellen door concentratie

Als je worstelt met uitstelgedrag of het moeilijk vindt om geconcentreerd te blijven, kan de Pomodoro techniek de oplossing zijn. Vernoemd naar de tomatenvormige kookwekker ("pomodoro" in het Italiaans), is het een benadering van prioriteiten stellen die even eenvoudig als innovatief is. Het houdt in dat je je dag opdeelt in vrij korte tijdsintervallen, meestal 25 minuten ("pomodoros" genoemd), gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na 4 opeenvolgende pomodoros neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

Deze andere benadering van prioritering is gebaseerd op de deugden van de concentratie Een intervalcyclus is gebaseerd op ons vermogen om maximale concentratie vast te houden gedurende korte maar herhalende perioden.

Door elk interval van 25 minuten aan een specifieke taak te wijden, worden we gedwongen om met maximale concentratie te werken en complexe taken in kleine stappen uit te voeren, terwijl we een hoog niveau van mentale energie behouden. Dit stelt ons in staat om gestaag vooruitgang te boeken zonder mentaal uitgeput te raken: de regelmatige pauzes zijn er om de mentale lading te legen en de batterijen weer op te laden.

Voorbeeld

Een freelance schrijver moet verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren, waaronder het schrijven van artikelen, het creëren van inhoud voor sociale media en het bewerken van documenten van klanten. Tijdens elke pomodoro concentreren ze zich op een specifieke taak.

Tijdens de eerste pomodoro doet hij bijvoorbeeld documentair onderzoek voor een nieuw artikel. De timer die hij gebruikt herinnert hem eraan niet onnodig te verdwalen in tijdrovende zoekopdrachten (klassiek met Google).

Tijdens de tweede schetst hij een plan voor zijn artikel. Tijdens de derde wisselt hij volledig van taak en werkt hij aan inhoud voor sociale media, enzovoort.

Na het voltooien van 4 opeenvolgende pomodoros neemt hij een langere pauze van 15 tot 30 minuten om te ontspannen, zijn batterijen op te laden en indien nodig e-mails of telefoontjes te beantwoorden.

Naast directe efficiëntie tijdens het uitvoeren van taken, stelt deze methode hem in staat om de benodigde tijdseenheden voor elk type activiteit beter te evalueren en daardoor zijn planningsvermogen te verbeteren.

4. De MoSCoW-methode voor het classificeren van taken

Deze methode wordt vaak gebruikt in de projectmanagement of softwareontwikkeling, maar het kan ook worden toegepast op taakbeheer in het algemeen. Het idee is om elke taak in te delen in een van de volgende categorieën:

• Hebbeding: de taken die je moet doen en die essentieel zijn voor het slagen van je project of het bereiken van je doelstellingen. Je zult deze taken moeten prioriteren.
• Zou moeten hebben: Taken die belangrijk maar niet essentieel zijn op korte termijn. Je zult ze moeten doen zodra de 'must-have' taken zijn voltooid.
• Zou kunnen hebben : taken die wenselijk maar niet kritiek zijn. Als de tijd het toelaat, kunnen ze worden aangepakt na de taken in de eerste twee categorieën.
• Zal niet hebben : Taken die minder prioriteit hebben of die gedelegeerd of helemaal geschrapt kunnen worden zonder de doelstellingen in gevaar te brengen.

Door de MoSCoW-methode te gebruiken, kun je weloverwogen beslissingen nemen over wat er eerst moet gebeuren en wat je WEL kunt doen, uitstellen of elimineren.

Voorbeeld 

Een team dat mobiele applicaties ontwikkelt moet bij de lancering van een nieuwe online shoppingapplicatie prioriteit geven aan de functionaliteiten:

• Hebbeding : implementatie van de beveiligde betaalfunctie, productweergave en winkelmand. Deze functies zijn essentieel voor de basiservaring van de applicatie.

• Zou moeten hebben : integratie van de prijsvergelijkingsfunctie en geavanceerde zoekfilters. Deze functies verbeteren de gebruikerservaring, maar zijn niet cruciaal voor de initiële lancering.
• Zou kunnen hebben : toevoeging van een functie voor gepersonaliseerde aanbevelingen en delen op sociale netwerken. Deze functies voegen waarde toe, maar kunnen op een later tijdstip worden geïntegreerd.
• Zal niet hebben : integratie van een live chatfunctie voor realtime klantenondersteuning. Deze functionaliteit is helemaal niet doorslaggevend voor de eerste lancering.

Door gebruik te maken van de MoSCoW-methode kan het team ervoor zorgen dat essentiële functionaliteit als eerste wordt ontwikkeld, zodat de applicatie met kernfunctionaliteit succesvol kan worden gelanceerd terwijl er flexibiliteit overblijft voor latere toevoegingen.

Een win-win-logica

Deugdzaamheid is besmettelijk en als het bedrijf op grote schaal gebruik maakt van deze hulpmiddelen, zal het kunnen claimen :

- de besluitvorming te verduidelijken en te optimaliseren aan de hand van objectievere criteria ;

- de dagelijkse activiteiten afstemmen op de strategische doelstellingen van het bedrijf en zo de winstgevendheid optimaliseren;

- ervoor zorgen dat grote problemen met voorrang worden opgelost. Dit voorkomt kostbare vertragingen, zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en garandeert klanttevredenheid;

- Verminder de tijd die wordt besteed aan het opsporen en corrigeren van fouten en bugs, verminder verspilling, voorkom vertragingen en crisissituaties en de stress die daarmee gepaard gaat;

- nieuwe producten (of projecten) op tijd te lanceren en een concurrentievoordeel op de markt te behalen door eerder te verkopen;

- haar klanten beter tevreden te stellen door zich te richten op hun belangrijkste verzoeken en behoeften en zo hun loyaliteit op te bouwen.

Gemotiveerde werknemers maken het bedrijf gelukkig en de efficiëntie van iedereen helpt de klanttevredenheid te verbeteren. Dus naast uw persoonlijke comfort wint iedereen.

Elk van deze methoden biedt een specifieke aanpak voor de complexe uitdaging om je kostbaarste bezit te optimaliseren: je tijd. Elke methode heeft zijn voordelen en kan worden aangepast aan verschillende werkstijlen en situaties. Experimenteer met elke methode om de methode te vinden die voor jou het beste werkt. Je zult eindelijk controle krijgen over je planning en je energie en inspanningen richten op de belangrijkste taken. Je bevrijdt je geest van die secundaire taken die je hoe dan ook zou hebben geschrapt wegens tijdgebrek. Het verstandig toewijzen van je middelen zal je aanzienlijk helpen bij het bereiken van je doelen, het optimaliseren van je persoonlijke en professionele succes in de loop van de tijd... en je bevrijden van een hoop stress!