Een goed presterend informatiesysteem (IS) is een essentiële strategische hefboom voor het ondersteunen van digitale transformatie en de ambities van het bedrijf te realiseren. Toch blijft het voor veel IT-afdelingen een uitdaging om IT op één lijn te brengen met de bedrijfsdoelstellingen. Hier zijn 10 praktische best practices om dit op de lange termijn te bereiken.
1. 🎯 De doelstellingen van het bedrijf begrijpen
Voordat de IT-afdeling actie onderneemt, moet ze een gedetailleerd inzicht hebben in de strategie van het bedrijf: groei, kostenverlaging, verbetering van de klantervaring, digitale transformatie, etc. Neem deel aan managementcomités om te anticiperen op behoeften en bij te dragen aan strategische keuzes.
Tip: Breng strategische prioriteiten over 3 tot 5 jaar in kaart om IT-projecten te begeleiden.
2. 🔍 De belangrijkste bedrijfsprocessen identificeren
Welke processen creëren waarde voor het bedrijf? Productie, logistiek, klantenservice, marketing... Door prioriteit te geven aan die processen die de grootste impact hebben op de resultaten, kan de IT-afdeling haar inspanningen richten op die processen die ertoe doen.
Methode: Werk samen met de business om kritieke processen in kaart te brengen.
Lees ook
3. 📊 De huidige staat van de informatiemaatschappij beoordelen
Voer een diepgaande diagnose uit van uw IS: technologische maturiteit, technische schuld, redundanties, integratieniveau, cyberveiligheid... Deze beoordeling is essentieel om gebieden van wrijving of verbetering te identificeren.
Gereedschap: Gebruik opslagplaatsen zoals COBIT, ITIL of TOGAF.
4. 🔁 Bedrijfsprocessen modelleren
Digitalisering zonder modellering betekent het risico lopen op drift. Formaliseer huidige en beoogde bedrijfsprocessen met behulp van BPMN of andere modelleringstools. Dit zal een beter gemeenschappelijk begrip tussen IT en de business mogelijk maken.
💡 Tip: Samenbouwworkshops opzetten met de business units.
5. Een doelarchitectuur definiëren
Bouw op basis van de gemodelleerde doelstellingen en processen een functionele en technische doelarchitectuur (IS-urbanisatie). Deze moet schaalbaar, modulair en interoperabel zijn om toekomstige transformaties te ondersteunen.
Voorbeeld: Kies voor een servicegeoriënteerde architectuur (SOA) of microservices voor meer flexibiliteit.
6. 📅 Een gestructureerd actieplan opstellen
Zet je visie om in een stappenplan: welke projecten? Welke deadlines? Welke succesindicatoren? Neem quick wins en structurerende projecten op. Stem budgetten en middelen op elkaar af.
💡 Tip: Structureer je plan als een portfolio van projecten.
7. Een effectief managementsysteem opzetten van de IS
Sturen betekent geïnformeerde beslissingen nemen. Definieer prestatie-indicatoren (KPI's), een controlecommissie, stuurrituelen (projectevaluaties, arbitragecommissies) en geschikte hulpmiddelen (PMO, PPM, enz.).
🔎 Wordt vervolgd: Deadlines halen, ROI, business buy-in, kwaliteit van deliverables.
8. 🗣 Communiceren met en betrekken van belanghebbenden
IS-business alignment hangt af van een vlotte communicatie tussen IT en de business. Organiseer regelmatig vergaderingen, creëer bedrijfssponsors en bevorder transparantie bij het nemen van beslissingen.
💡 Goede praktijk: projectnieuwsbrieven, oplossingsdemonstraties, samenvattende infografieken.
9. 👥 Veranderingen beheren en gebruikers ondersteunen
Gebruikers aan boord krijgen is een belangrijke succesfactor. Zorg voor gestructureerde ondersteuning: bewustmaking, training, hulp bij het opstarten, ondersteuning na afloop van het project.
Voorbeeld: Online training gericht op gebruikersprofiel, ondersteuning in het veld, video tutorials.
10. 🔄 Een aanpak voor voortdurende verbetering hanteren
Informatiesystemen kunnen niet stilstaan. Zorg voor feedbackloops, analyseer feedback en incidenten en pas je oplossingen voortdurend aan.
Gereedschap: Implementatie van een post-mortem beoordelingsproces voor projecten en indicatoren voor gebruikerstevredenheid.
In een notendop
Het afstemmen van de IS op de doelstellingen van het bedrijf is geen project, maar een continu proces. Dit veronderstelt een proactieve houding van de IT-afdeling, die in staat is de dialoog aan te gaan met de business lines, rigoureus te sturen en te anticiperen op behoeften.