En faisant appel à des robots logiciels, la Robotic process automation (RPA) libère les collaborateurs et managers des tâches numériques répétitives et chronophages. Aujourd’hui, la RPA évolue vers l’hyperautomatisation. Les robots logiciels ne se limitent plus à automatiser et exécuter des actions préétablies : grâce à l’intelligence artificielle, ils peuvent maintenant automatiser des tâches complexes, traiter des informations non structurées, voire prendre des décisions.
RPA. Trois lettres synonymes de gisement de productivité. La Robotic process automation consiste à automatiser autant que possible les tâches numériques répétitives, chronophages et sans valeur ajoutée d’une organisation.
Des robots logiciels vont, pour cela, reproduire l’enchaînement de clics ou de copier-coller que fait manuellement un salarié à son poste de travail pour collecter et traiter de l’information. Généralement, il s’agit de tâches simples, comme remplir des formulaires, extraire des données d’un tableau ou d’une base, exécuter des calculs, manipuler des fichiers, des dossiers, etc.
La RPA améliore l’efficacité
Grâce à la RPA, l’entreprise va gagner en productivité. Prenons l’exemple d’une banque. À l’ouverture d’un compte bancaire, un bot s’assure que toutes les pièces justificatives sont réunies. Un autre interroge différentes bases de données pour vérifier que le nouveau client n’est pas interdit bancaire. L’entreprise gagne ainsi en efficacité opérationnelle tout en réduisant le risque d’erreurs humaines ou de non-conformité.
L’automatisation apporte d’autres avantages. En automatisant ses processus de back office, une organisation est moins dépendante de la présence de ses collaborateurs sur site et gagne en résilience. Selon le même Gartner, le marché du RPA aura bondi de près de 39 % en 2020 pour atteindre 1,9 milliard de dollars. En France, 29 % des grandes entreprises et ETI auraient déjà déployé cette technologie selon une autre étude, publiée par Mazars et UiPath, le leader du marché de la RPA.
La RPA était déjà une tendance lourde avec la crise sanitaire, la pandémie de la Covid-19 n’a fait qu’accentuer le besoin des entreprises d’automatiser toujours plus leurs processus. La RPA évolue ainsi vers l’hyperautomatisation. Ce terme a été inventé par le cabinet de conseil américain Gartner qui l’a identifiée comme étant l’une des neuf tendances technologiques de 2021.
De la RPA à l’hyperautomatisation
Ainsi, la RPA s’inscrit dans un mouvement plus large de l’hyperautomatisation faisant appel à différentes briques technologiques, dont la principale est l’intelligence artificielle.
En amont de la chaîne de traitement, la reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les données pertinentes d’un document comme un bon de commande ou une facture. Les robots logiciels de la RPA vont ensuite rapprocher ces données à d’autres tandis que le machine learning apportera une couche d’intelligence d’artificielle.
Une solution d’hyperautomatisation peut aussi recourir à la gestion des processus business (BPM) et à l’approche low code/no code. On parle alors de Robotic desktop automation (RDA). En passant par des plateformes de conception d’applications nécessitant peu ou pas de code, les experts métiers automatisent eux-mêmes leurs processus. Une démocratisation qui a du sens. Enfin, qui sait mieux que les opérationnels quels sont les processus à industrialiser en priorité ?
Le spectre des processus éligibles à l’automatisation s’est, par ailleurs, étendu. Après avoir démarré par les opérations comptables et financières, la RPA s’est attaquée aux fonctions supports comme l’informatique ou les RH. Dans le cas d’un parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur (onboarding), des bots vont déclencher automatiquement une demande de badge ou créer un profil dans l’annuaire d’entreprise.
Qui sont les spécialistes de la RPA ?
Sur ce créneau porteur de la RPA, on trouve des spécialistes comme Automation Anywhere, Blue Prism et UiPath, le leader du marché. Ce dernier a été valorisé quelque 40 milliards de dollars lors de son introduction en bourse en avril dernier. Le français Contextor a, lui, été racheté par SAP. Venant du monde du Business process management (BPM), des acteurs comme Appian et Pega ont aussi toute légitimité à revendiquer une place dans l’automatisation des processus.
Les géants du numérique ne pouvaient non plus rester à l’écart du phénomène. Google Cloud s’est associé à Automation Anywhere et AWS a noué des partenariats avec Blue Prism ou UiPath. Avec Power Automate, Microsoft propose sa propre plateforme d’hyperautomatisation en combinant des briques de low code, de RPA et d’intelligence artificielle.
Microsoft propose aussi une version client de sa solution à destination des spécialistes métiers qui ne sont pas informaticiens. Téléchargeable gratuitement, Power Automate Desktop (PAD) permet à un utilisateur d’automatiser une série de tâches personnelles directement depuis son poste de travail. Un moyen de démocratiser la RPA par la pratique.
On pourra par exemple recevoir un e-mail contenant la liste de ses prochains rendez-vous, analyser automatiquement des tweets et transmettre les résultats dans un jeu de données Power BI, ou créer une tâche dès qu’on est mentionné dans un e-mail.
Quels sont les impacts de la RPA et de l’hyperautomatisation sur l’entreprise ?
À l’échelle d’une entreprise, le déploiement de la RPA n’est toutefois pas neutre. En s’attaquant à des processus potentiellement structurants, un projet de ce type peut avoir des impacts sur l’organisation du travail et donc sur l’emploi. S’il est coutume de dire que les robots libèrent les collaborateurs des tâches fastidieuses, le périmètre de leur travail peut s’en trouver modifié.
La DRH sera donc impliquée en amont afin d’évaluer les impacts sociaux de l’automatisation d’un processus et mettre en place, le cas échéant, des actions de formation, voire de reconversion si des postes sont amenés à être supprimés par la RPA.
En matière de gouvernance, l’entreprise doit créer un comité de pilotage associant la DSI et les directions métiers afin de définir les objectifs poursuivis et les cas d’usage associés. Au-delà de la recherche de gains de productivité, la RPA peut notamment améliorer la relation client ou fluidifier l’expérience collaborateur.
Certaines grandes entreprises, matures sur le sujet, ont industrialisé l’approche avec des dizaines de robots en production. Pour cela, elles ont mis en place un Centre d’excellence (CoE) qui a peut avoir différents noms. Une RPA factory, une cognitive factory ou une automation factory rassemble différents profils, des développeurs de robots comme des experts métiers.
Tous les projets de RPA passent par cette factory qui sera garante de la qualité, de la sécurité et de la maintenance des robots développés. Par souci de cohérence, elle est généralement rattachée à la DSI afin d’assurer une bonne intégration avec le système d’information de l’entreprise.
