Cela va sans dire… mais cela va mieux en le disant ! C’est pourquoi le feedback est une pratique indispensable pour tout manager qui se soucie de la performance et du bien-être de son équipe. Mais quelles sont les meilleures façons de procéder ? Et y a-t-il des faux pas à éviter à tout prix ? Les éléments de réponse d’Hélène Toye, formatrice experte en communication et développement personnel.
70 % des salariés estiment qu’un feedback de leur manager a un impact positif sur leur engagement au travail, selon une étude de l’Institut Great Place to Work. Or, d’après une enquête du cabinet de conseil Deloitte, seulement 26 % en reçoivent au moins un une fois par mois.
Mais quelle définition donner au « feedback » ?
Le terme « feedback » se traduit littéralement par « rétroaction ». C’est donc un retour d’information donné à une personne ou à une équipe sur son savoir-faire ou son savoir-être.
Êtes-vous tenté de ne pointer que les erreurs ? C’est un des écueils à éviter. Au contraire, vous devriez développer votre réflexe « feedback constructif ». En effet, les collaborateurs attendent que vous valorisiez ce qui est bien et que vous accompagniez ce qui doit être amélioré. Le feedback devient alors un levier de réussite et de croissance, aussi bien sur le plan individuel que collectif. Mais, concrètement, comment faire ?
Différents types de feedback, mais un seul objectif : la valorisation
Trois types de feedback :
Le feedback positif
Le feedback d’appréciation ou de reconnaissance
Le feedback correctif
Vous souhaitez mettre en lumière les actions, les comportements ou les performances d’un collaborateur ? Appliquez le feedback positif. Il renforce un comportement souhaité et encourage votre interlocuteur à maintenir sa performance. Par exemple, vous pouvez le féliciter pour avoir accompli une tâche : « Bravo pour ton excellent travail sur le projet, tes idées ont vraiment fait la différence ».
Le feedback d’appréciation ou de reconnaissance se focalise quant à lui sur la valeur intrinsèque du collaborateur et non sur ses performances. Par exemple, lorsqu’une personne a démontré un esprit collaboratif, vous lui direz : « J’ai apprécié ton comportement lors de l’exécution du projet, tu as su embarquer l’ensemble de l’équipe ». Ce type de retour renforce en effet le sentiment de valeur et d’appartenance au sein de l’équipe.
Utilisez le feedback correctif lorsque vous avez identifié des aspects à améliorer ou à corriger. « J’ai noté que le délai du projet n’a pas été respecté, pourrions-nous trouver des solutions pour améliorer ta gestion du temps ? ». Vous avez bien remarqué qu’il s’agit d’un « feedback correctif » et non d’un « feedback négatif » !
Des bénéfices individuels et collectifs
En tant qu’outil de management, le feedback présente de nombreuses vertus :
- Favoriser le développement professionnel et personnel
- Améliorer la performance collective
- Renforcer la culture d’entreprise
D’un point de vue individuel, tout d’abord : le feedback permet au collaborateur d’identifier ses points forts et ses axes d’amélioration. Cette prise de recul contribue à une meilleure connaissance de soi. Recevoir du feedback positif renforce sa motivation et son engagement.
D’un point de vue collectif, ensuite : le feedback favorise la communication et le partage d’informations au sein de l’équipe. Il crée un environnement de travail collaboratif qui génère de la synergie et la cohésion. Les membres de l’équipe se sentent libres de donner et de recevoir du feedback constructif. Cela contribue à créer un climat de confiance et de sécurité. Chacun se sent en effet respecté et valorisé. En outre, les feedback peuvent aider à résoudre les conflits.
Quels sont les bénéfices pour le manager ?
Donner du feedback va permettre au manager de guider son équipe vers l’atteinte des objectifs. Notamment en identifiant et en transmettant les forces et les axes d’amélioration de chacun.
À travers le feedback, vous montrez votre intérêt pour le développement de chaque collaborateur.
Les caractéristiques d’un feedback impactant
Le feedback bien construit favorise l’adhésion. En effet, les collaborateurs perçoivent ces retours comme des opportunités d’amélioration et non comme des critiques. Voici néanmoins quelques règles à respecter :
Première règle : au bon moment et au bon endroit !
Ainsi, donnez le feedback peu de temps après l’évènement. Toutefois, si vous ressentez une charge émotionnelle forte (colère notamment), attendez d’avoir retrouvé une vision rationnelle.
Pour le feedback correctif, réalisez-le en tête à tête afin que la personne ne se sente pas humiliée. Évitez les jugements personnels tels que « Ton attitude est inacceptable ». Cela risquerait de provoquer une réaction de protection de votre interlocuteur. Dites plutôt : « Lors de ta prise de parole, j’ai été perturbé par ta réaction ».
Deuxième règle : être spécifique et factuel
Par exemple : « Lors de la présentation de vendredi, tu as utilisé des graphiques très clairs qui ont aidé à comprendre les données. »
À retenir également : « Bon travail » est moins utile que « Bon travail pour ta gestion du point B. Tu as tenu compte des exigences du client. »
Troisième règle : être constructif
« Lors de la présentation de vendredi, j’ai noté que le contenu de certaines slides était chargé. La prochaine fois, peux-tu limiter ton contenu à 3 points par slide ? Je pense que tu vas gagner en impact et garder l’attention de ton audience ».
En résumé :
Vos propos doivent être bienveillants, authentiques, mesurés et non exagérés. Autrement, cela pourrait s’apparenter à de la manipulation. Il est essentiel de donner du feedback de manière objective. Il doit être basé sur des faits et des observations précises.
Créer une culture du feedback
Il pourrait exister quelques raisons pour lesquelles vous pourriez avoir du mal à formaliser votre feedback :
- Crainte de la confrontation
- Culture organisationnelle ou « culture du silence »
- Manque de clarté sur les objectifs de l’organisation ou sur la performance et les comportements attendus
- Manque de compétences en communication et difficulté à verbaliser
- Manque de temps ou d’envie
- Peur de démotiver les collaborateurs
Recevoir du feedback peut parfois être difficile.
Or, pour instaurer une culture du feedback, il est important que vous et votre équipe vous vous sentiez à l’aise.
Les bons réflexes :
- Montrez l’exemple : soyez à l’écoute et prêt à adopter des ajustements.
- Expliquez la démarche afin de sensibiliser votre équipe.
- Mettez en place des temps forts réguliers où les collaborateurs peuvent partager leurs retours.
Et si toutefois vous rencontrez des difficultés en matière de communication (comme évoqué ci-dessus), vous pouvez envisager de monter en compétences dans ce domaine. En effet, différentes formations en communication interpersonnelle peuvent vous aider à développer et maintenir des relations positives en entreprise.
[Témoignage]
« Notre manager a choisi d’aborder le problème de manière collaborative. »
Sonia, membre d’une équipe de développement logiciel
J’ai vécu une situation difficile en tant que membre d’une équipe de développement de logiciel. Nous avions accumulé six semaines de retard sur le planning initial. Cette situation était critique car il s’agissait du premier contrat avec un nouveau client. Un retard de livraison risquait de compromettre ce partenariat naissant et la réputation de notre entreprise.
Plutôt que de nous reprocher cette situation, notre manager a choisi d’aborder le problème de manière collaborative. Il a d’abord identifié et partagé avec nous les retards de manière factuelle. Ensuite, il nous a demandé les raisons de ces décalages. Parmi celles-ci, j’ai évoqué un manque de clarté dans les spécifications techniques entraînant des allers-retours avec le client. D’autres membres de l’équipe ont mentionné une surcharge de travail due à des ressources limitées sur des compétences spécifiques.
Pour répondre à ces défis, notre manager a proposé des solutions concrètes. Il a clarifié les spécifications techniques avec notre client. Il a mis en place des points de suivi quotidiens. Nous avons également redéfini les rôles et les missions de chacun afin de maximiser l’efficacité de l’équipe. Des ressources supplémentaires ont été allouées sur les tâches critiques. Grâce à ces mesures, l’équipe a rattrapé une grande partie du retard accumulé et livré le projet avec seulement deux semaines de décalage. Nous avons établi une relation de confiance avec un client satisfait. Nous nous sommes aussi sentis plus impliqués et motivés, conscients que notre manager nous soutenait dans l’atteinte de nos objectifs.
Pour conclure, le feedback doit faire partie de votre quotidien. En encourageant la transparence, l’ouverture et la bienveillance dans les échanges, vous créez en effet un environnement propice à l’épanouissement et à l’engagement de vos collaborateurs. Osez dire les choses, mais dites-les bien afin de préserver la relation.
