La anticipación se ha convertido en una habilidad fundamental y una buena gestión del tiempo una herramienta para el éxito. ¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar mejor el tiempo? ¿Cómo ser más eficaz? Jean-Marie Quil, formador consultor, director de ventas en la industria alimentaria y director de formación en la industria del calor, nos lo explica.
Un subidón de adrenalina, el gusto por el riesgo... Al descuidar la anticipación y la organización, podría pensar que una mala gestión del tiempo ofrece ventajas ocultas.... Sin embargo, en el día a día de su empresa, los efectos son reales y significativos:
- Presión constante
- Energía gastada sin resultados óptimos
- Horarios superiores a límites de razonable
- Acumulación de una sobrecarga de trabajo
Que no cunda el pánico, puedes aprender a gestionar tu tiempo. Aquí tienes algunas buenas prácticas a seguir para ayudarte en tu día a día y ganar en tranquilidad.
¿Cómo puede gestionar mejor su tiempo en el trabajo?
Identifique sus tareas
En primer lugar, enumera las principales tareas y actividades que realizas a diario.
Compara el tiempo verdaderamente dedicado a cada uno de ellos en relación con el tiempo ideal teórico.
Ejemplo: Yo ideal
Visitas de clientes 60 % ?
Prospección 20 % ? Tenga cuidado de no superar los 100 %
Administrativo 20 % ?
Definir sus prioridades
Se trata de pensar y elegir. Un sistema de prioridades plantea una jerarquía de valores.
- Objetivos a medio y largo plazo
- Objetivo operativo a corto plazo
- Dirigirse a los clientes actuales y potenciales en función de su potencial
Puede utilizar herramientas para planificar y organizar sus tareas. Pueden integrarse en tu CRM o en otra herramienta específica de tu empresa.
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Dirigirse a los clientes
Elabore la matriz cruzada "ABC". Esta matriz se basa en la ley de Vilfredo Pareto:
- ABC se basa en el volumen de negocios. A'B'C' se basa ensu evaluación potencial.
A' es un alto potencialincluso si ya son clientes. C'se considera un bajo potencial. ¿Y B'? Es un dilema.
Pensar y medir sus acciones Por ejemplo, un cliente A C ya no puede progresar, pero sigue generando ventas importantes. Por tanto, hay que garantizar una alta frecuencia de visitas para mantener su nivel de ventas..
Por otra parte A C Un cliente con pocas ventas pero un gran potencial. Tendrás que dedicar un cierto número de visitas a este cliente, centrándote en explotar su potencial.
Obviamente, esta matriz no se congela en el tiempo. Algunos clientes potenciales se convierten en clientes, otros le abandonan, algunos crecen y otros decrecen.
Es importante que la matriz ABC siga un ritmo regular para mantener su eficacia.
Gestionar lo inesperado
Incluya en su calendario franjas horarias específicas para anticiparse a los imprevistos. Dependiendo del tamaño de su zona geográfica y del tiempo necesario para llegar a los puntos más remotos, es aconsejable planificar dos franjas horarias libres, idealmente al principio y al final de la semana.
Una agenda sobrecargada no resiste el uso.
[Formación]
Mejore su organización personal
Ponga en práctica técnicas para planificar su carga de trabajo, gestionar los imprevistos y no perder de vista sus objetivos.
Los participantes hablan:
"Una variedad de métodos y técnicas que podré utilizar para organizarme mejor y, sobre todo, priorizar y tener una visión clara de mis días y semanas.
"Esta visión clara de las distintas técnicas organizativas me permitirá aplicar estas herramientas con bastante facilidad para mejorar mi organización y la comunicación con mis compañeros.
"Poder combinar conceptos aplicables tanto profesional como personalmente hace que te sientas aún más implicado en la formación".
Prepararse y anticiparse
Prepare sus visitas historia, contexto de la zona de influencia, competencia.
No puedes imaginar al líder de un grupo comando yendo a una misión y diciendo"Soy bueno, veré dónde estoy, confío en mi intuición, improvisaré".
En función de su sector de actividad, puede alejarse de la escala "día".
Piensa en el futuro:
- Semanal: clientes con una frecuencia anual de 40 visitas
- Mensual: clientes con una frecuencia anual de 10 visitas
- Trimestral: clientes con una frecuencia anual de 4 visitas
- O incluso anualmente, si lleva a cabo negociaciones anuales.
Estas frecuencias se dan a título orientativo y pueden ajustarse en función de las estrategias comunicadas por su responsable.
Ejemplo
Élodie, Directora Regional, se ha dado cuenta de que fijar citas quincenales y mensuales ha tenido un efecto positivo en su equipo. El resultado: más serenidad en el equipo. La carga mental asociada al "miedo al olvido" se ha reducido considerablemente, eliminando la necesidad de responder "sobre la marcha", lo que no siempre es adecuado.
Evite salpicar su trabajo
A lo largo de un año, tienes un potencial del orden de 220 días laborablesLuego hay varias deducciones: reuniones de departamento, seminarios, cursos de formación, tareas administrativas, etc. Dependiendo del trabajo, esto deja De 120 a 140 días dedicado visitas de clientes, seguimiento y encuestas.
En función de su sector de actividad, su cartera de prospectos o clientes y su localización geográfica: planifique sus reuniones diarias, semanales o mensuales.
Prepararse para responder a las objeciones
Un cliente que objeta es alguien que muestra interés.
Anticiparse a las objeciones posible. Sea cual sea su campo de actividad, 80 % de las objeciones son similares. Haga balance, elabore una lista de las más difíciles y compártalos con sus colegas. Esto ahorra mucho tiempo, sobre todo a los recién llegados.
La forma de responder es muy importante y debe adaptarse a la persona con la que se habla, en función de su profesión (técnico, comercial, financiero) y personalidad.
Evita hacer quedar mal a la otra persona. Una respuesta "triunfalista" puede ofenderles y costarte el negocio.
[Formación]
Responder a las objeciones de los clientes
¿Cómo entender, evaluar y anticiparse a las objeciones? ¿Cómo escuchar positivamente las objeciones y utilizarlas como palanca? A partir de ejemplos prácticos, desarrolle su estrategia de comunicación para responder a las objeciones a las que suele enfrentarse en sus actividades de venta.
En definitiva, una buena preparación te hace más sereno, aumenta la confianza en uno mismo y reduce en gran medida el estrés que puede alterar su perspectiva.
El tiempo es el recurso más preciado porque no es renovable.
Comunicar con eficacia para aumentar la eficiencia
Un buen argumento de venta implica propiedad departamentos de marketing y adaptarlos a las necesidades del mercado. personalidad de su interlocutor.
Si te limitas a recitar el documento de marketing, pierdes impacto porque, por muy relevante que sea, no refleja tu personalidad ni la de tu cliente.
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Construir un discurso de ventas eficaz
Parte esencial del proceso de venta, el discurso de venta es un ejercicio que debe prepararse y construirse metódicamente. Descubre los 6 pasos que te ayudarán a preparar tu discurso de ventas.
En otras palabras, preste atención a su comunicación. Preparar una respuesta que incorpore un :
- Cognitivo: añadir información relevante
- Afectiva: tener en cuenta las emociones
- Conativo: fomentar la acción
Adapte su comunicación a las expectativas y el perfil de sus clientes potenciales.
Herramientas de análisis para tipos de personalidad para identificar el canal de comunicación adaptado a cada uno de tus contactos.
El Modelo de Comunicación de Procesos utilizado por la NASA para reclutar astronautas y su compatibilidad en situaciones de estrés pone de relieve 6 tipos de personalidad y su modo de comunicación, idioma y canal de comunicación preferidos.
También hay disponibles otras herramientas de análisis: MBTI, eneagrama.
saber decir no
Sea inflexible en su tarea principal: visitar a clientes y clientes potenciales.
Casos prácticos
Grégoire, comercial técnico de un grupo industrial, reconoce que estaba atrapado por las exigencias de su departamento de marketing: encuestas específicas a los clientes sobre lanzamientos de productos, análisis de la competencia, etc. Hasta que se dio cuenta de que su tiempo administrativo (informes, actualización del CRM, concertación de citas, propuestas y presupuestos, etc.) se había duplicado, en detrimento de sus visitas a los clientes. El tiempo dedicado a la gestión administrativa pasó de 20 a 40 %, es decir, 2 días a la semana.
Por ello, Grégoire advirtió a Nathalie, Directora de Marketing, de que sus frecuentes peticiones podían repercutir negativamente en sus resultados y que ya no podía responder a ellas de forma sistemática. A partir de ahora, las solicitudes tendrán que pasar por el N+1 de Grégoire, que las distribuirá equitativamente entre los demás miembros del equipo.
Una comunicación pertinente ahorra tiempo. Para ello reforzar su asertividad.
Apóyate en 2 pilares:
- Empatía, escucha activa
- Convicción, persuasión
Hay 4 tipos principales de comportamiento: evitación, agresividad, manipulación y asertividad. La asertividad destaca porque es el comportamiento más adecuado para comunicarse eficazmente. Los otros tres comportamientos, menos constructivos y productivos, deben evitarse.
La asertividad es la mejor manera de comunicarse con eficacia, confianza y autenticidad.
Anticiparse, prepararse... Las técnicas para gestionar el tiempo son bien conocidas, pero a menudo no se aplican, si es que se aplican. Poner en práctica estas técnicas requiere no sólo concienciación, sino también motivación personal para mantenerlas a lo largo del tiempo. Los cursos de formación de ORSYS Gestionar su tiempo para ser más eficiente puede ayudarte.
