La generalización del teletrabajo y del flex office exige que los directivos adapten su trabajo en equipo, en particular mediante reuniones a distancia. Pero ¿podemos diseñar este tipo de reuniones de la misma manera que las presenciales?
Adaptar tus prácticas directivas al teletrabajo no consiste solo en aplicar estas prácticas a través de herramientas digitales. Allá generalización del teletrabajo durante los distintos confinamientos provocaron que las empresas avanzaran hacia una democratización de este tipo de organizaciones, obligando a directores, directivos y empleados a reevaluar determinadas prácticas profesionales. De hecho, se trata de tener en cuenta nuevos entornos (y, por tanto, nuevas limitaciones), pero también una concentración o disponibilidad ligeramente diferente. Pierre-Hugues Cacheleux, experto en gestión, nos revela los secretos de una reunión a distancia exitosa.
Reunión remota: la herramienta imprescindible para el teletrabajo en equipo
Durante las recientes fases de confinamiento ligadas a la pandemia de COVID-19, cada uno de nosotros pudo experimentar con reuniones remotas. Antes de la crisis sanitaria, ya sabíamos (estudio de Barco & Circle Research realizado en 2019 entre 3.000 ejecutivos en Francia y en otros seis países) que los ejecutivos participaban en una media de 10 reuniones por semana (¡y era solo una media!). . Con el cambio hacia las reuniones de Zoom, Teams o Google Meet, la sensación de abandonar una reunión para iniciar otra instantáneamente ha seguido creciendo.
Obviamente, esto tuvo muchos aspectos positivos: una gran mayoría de las encuestas lograron resaltar su eficacia, ya sea para la discusión, las soluciones o las decisiones; en definitiva: continuar la actividad. Pero desde el punto de vista de las relaciones, la satisfacción no siempre está ahí, y muchos observadores han identificado el papel deartista que debe ser tenido en cuenta por el facilitador de la reunión, en particular para evitar la desconexión de los participantes.
Dicho de otra manera, podemos inspirarnos en nuestros reflejos de animación cara a cara para organizar una videoconferencia. Pero, sin embargo, la reunión a distancia tiene tantas especificidades que es fundamental abordar el ejercicio con una mirada nueva y comportamientos adecuados.
Reunión remota: imperativos para no olvidar
Más allá de las exigencias de gestión del tiempo, detección de actividades superfluas, gestión de interrupciones de conexión o incluso atención al feedback, para cada directivo o responsable de proyecto en la situación de liderar una reunión remota, se trata de dar respuesta a dos cuestiones esenciales:
- por un lado, es importante preparar Atentamente su reunión y anticipar su animación para adaptarla mejor al contexto específico de la videoconferencia, sus limitaciones y sus oportunidades. Se trata, por tanto, de una tarea comparable a una papel de director, río arriba Del reencuentro;
- por otra parte, es fundamentalanimar de otra manera, repensando su postura para involucrar mejor a los participantes en este formato tan propenso a la deserción. Y es más el habilidades de un actor que el facilitador debe movilizar, y esta vez, durante la reunión.
Videoconferencia: el desafío de la atención
Sobre todo, el facilitador de una reunión remota debe tener en cuenta que la atención de sus participantes es extremadamente inestable y volátil. Esto debería obligar al facilitador a revisar la secuencia y posiblemente la agenda de su reunión, para refrescar la disponibilidad mental de sus participantes con la mayor regularidad posible. La secuenciación consiste en alternar temas y modos de presentación (presentación, lluvia de ideas, etc.) para mantener la atención de todos.
Despertar el interés de los participantes
Esta cuestión de la secuenciación debe ir acompañada imperativamente de la cuestión de las herramientas utilizadas para la animación. Ésta es la piedra angular que determina o fracasa el éxito de una reunión por videoconferencia: alternar periódicamente las imágenes propuestas a los ojos de los participantes, ofrecer variedad y reactivar siempre su implicación, y Regrese al trombinoscopio con la mayor frecuencia posible. Del reencuentro.
También es posible mejorar la dimensión participativa de la reunión alejándose de la tradicional presentación de diapositivas, gracias a soportes de demostración (software experto, etc.), herramientas interactivas (como Bocina o más simplemente una pizarra), y una vez más, volver periódicamente a las caras para interrogar a los participantes, validar un punto, finalizar una secuencia, etc. En definitiva, prepara tu reunión pensando en variar los soportes y insertar secuencias participativas !
Regla de oro: haz que tu reunión sea vibrante
Más allá de estas primeras reglas obligatorias a tener en cuenta, también tendrás que preparar tu reunión planeando deslizarte la emocion en su agenda. Científicamente está comprobado que los acontecimientos con una fuerte carga emocional tienen un impacto más duradero en nuestra memoria. En el marco de nuestros vídeos, será conveniente hacer que la información sea más fuerte emocionalmente, por ejemplo preparando un ejemplo concreto (¿por qué no a través de un vídeo de ejemplo?), contando una experiencia vivida, introduciendo una anécdota que genere humor y complicidad ( al estilo de “todos conocemos este tipo de situaciones”), o vinculando una idea a sus efectos concretos perceptibles por los individuos (empleados, clientes, prospectos, socios, etc.).
Y, por supuesto, no dudes en aprovechar un acontecimiento exótico (un gato que pasa, una pregunta de un niño, el ruido del barrio) para aprovecharlo y compartir tu sentido del humor. Además, implemente este consejo: ¡agregue emoción a sus videos para captar y retener la atención de sus empleados!
Facilitar una reunión remota: el arte de comunicar
Y luego, por supuesto, está la animación del propio encuentro. Además de las clásicas recomendaciones sobre la calidad del equipo y la conexión (de la que depende la calidad de los sonidos e imágenes compartidos), será importante arregla el reglas de comunicacion. Entre ellos, mencionemos en particular:
- la cálida invitación para que todos activen su cámara;
- Usar la función “mano levantada” para hablar;
- La activación o no del micrófono depende, en particular, del número y de la secuencia;
- Uso del área de chat;
- Etc.
Pero más que estos aspectos que ahora suelen estar mejor controlados, es la actitud del facilitador ¿quién garantizará la un clima que sea a la vez benévolo y eficiente. Es esta actitud la que marcará el tono de los intercambios, calibrando la comunicación parverbal y no verbal (volumen de voz, expresión tranquila, gestos con las manos, miradas, sonrisas, etc.). Precisamente en estos detalles (que obviamente no son detalles, ¡no hace falta decirlo!) reside la diferencia entre transmitir información y hacer que la gente se adhiera a la información. ¡Y eso también se puede trabajar, particularmente con ORSYS!
ORSYS se dio cuenta muy pronto de la importancia de este papel directivo emergente, al mismo tiempo que la llegada del vídeo. Y, durante dos años, ha apoyado a cientos de directivos para que puedan facilitar con éxito reuniones remotas. Esto se debe en particular a un Módulo remoto 100% concentrándose en 3,5 horas la esencia del tema que este desafío podría ser superado.
