La generalización del teletrabajo y la oficina flexible está obligando a los directivos a adaptar su trabajo en equipo, en particular mediante reuniones a distancia. Pero, ¿es posible diseñar este tipo de reuniones del mismo modo que las presenciales?
Adaptar sus prácticas de gestión al teletrabajo no es sólo cuestión de aplicar estas prácticas utilizando herramientas digitales. En generalización del teletrabajo durante los distintos confinamientos ha visto cómo las empresas avanzaban hacia una democratización de este tipo de organización, obligando a directores, gerentes y empleados a reevaluar ciertas prácticas profesionales. Hay que tener en cuenta nuevos entornos (y, por tanto, nuevas limitaciones), así como niveles de concentración y disponibilidad ligeramente diferentes. El experto en gestión Pierre-Hugues Cacheleux desvela los secretos del éxito de las reuniones a distancia.
Reuniones a distancia: la herramienta esencial para los equipos de teletrabajo
Durante las recientes fases de contención vinculadas a la pandemia de COVID-19, cada uno de nosotros pudo experimentar reuniones a distancia. Antes de la crisis sanitaria, ya sabíamos (encuesta de Barco & Circle Research realizada en 2019 entre 3000 directivos en Francia y otros seis países) que los directivos participaban en una media de 10 reuniones a la semana (¡y eso era solo una media!). Con el cambio hacia las reuniones en Zoom, Teams o Google Meet, la sensación de salir de una reunión para empezar otra al instante no ha dejado de crecer.
Por supuesto, esto ha tenido muchos aspectos positivos: la gran mayoría de las encuestas han destacado su eficacia, ya sea en el intercambio de opiniones, en la búsqueda de soluciones o en la toma de decisiones; en definitiva, en el mantenimiento de la empresa. Pero desde el punto de vista de las relaciones, la satisfacción no siempre está a la orden del día, y muchos observadores han identificado como fundamental el papel deartista que el responsable de la reunión debe tener en cuenta, sobre todo para evitar que los participantes se desenganchen.
Dicho de otro modo, puedes aprovechar tus reflejos de facilitador presencial para dirigir una videoconferencia. Pero las reuniones a distancia tienen tantas especificidades que es esencial abordar el ejercicio con una mirada nueva y los comportamientos adecuados.
Reuniones a distancia: imperativos que no hay que olvidar
Además de los imperativos de controlar el tiempo, detectar las actividades que interfieren, gestionar las interrupciones de la conexión y prestar atención a la retroalimentación, todo gestor o jefe de proyecto en posición de dirigir una reunión a distancia debe responder a dos retos esenciales:
- Por un lado, es importante prepare Se trata, por tanto, de una tarea asimilable a un trabajo: planificar cuidadosamente una reunión y anticipar la forma en que se desarrollará, para que se adapte mejor al contexto específico de la videoconferencia, a sus limitaciones y a sus oportunidades. Es, por tanto, una tarea parecida a un papel del director, río arriba de la reunión ;
- Por otra parte, es esencialanimar de otra manera, replanteando su postura para implicar mejor a los participantes en este formato tan propicio al abandono. Y es más el las habilidades de un jugador que el presentador necesita movilizar, y esta vez, durante la reunión.
Videoconferencia: el reto de la atención
Ante todo, el moderador de la reunión a distancia debe tener en cuenta que la atención de los participantes es sumamente importante. inestable y volátil. Esto debería obligar al moderador a revisar la secuenciación y posiblemente el orden del día de la reunión, para refrescar la mente de los participantes con la mayor regularidad posible. La secuenciación consiste en alternar los temas y los métodos de presentación (pitch, brainstorming, etc.) para mantener la atención de todos.
Despertar el interés de los participantes
A esta cuestión de la secuencia hay que añadir la de las herramientas utilizadas para facilitar la reunión. Esta es la piedra angular del éxito o el fracaso de una reunión por videoconferencia: alternar regularmente la oferta visual a los ojos de los participantes, ofrecer variedad y reactivar siempre su implicación, y Regrese al trombinoscopio con la mayor frecuencia posible. de la reunión.
También es posible aumentar el valor de dimensión participativa de la reunión alejándose de la tradicional presentación de diapositivas, gracias a ayudas de demostración (software experto, etc.), herramientas interactivas (como Bocina o simplemente una pizarra blanca) y, una vez más, vuelva a las caras con regularidad para interrogar a los participantes, validar un punto, finalizar una secuencia, etc. En resumen, prepare su reunión pensando en variar los soportes y incluir secuencias participativas !
Regla de oro: haz que tu reunión sea vibrante
Además de estas primeras reglas imperativas a tener en cuenta, también tendrá que preparar su reunión planificando el deslizamiento de emoción en su agenda. Se ha demostrado científicamente que los acontecimientos con carga emocional tienen un efecto más duradero en nuestra memoria. Como parte de nuestros visios, tenemos que hacer que la información tenga más fuerza emocional, por ejemplo preparando un ejemplo concreto (¿por qué no utilizar un vídeo de ejemplo?), relatando una experiencia de la vida real, deslizando una anécdota que genere humor y complicidad (en la línea de "todos hemos estado alguna vez en este tipo de situación"), o vinculando una idea a sus efectos concretos sobre las personas (empleados, clientes, clientes potenciales, socios, etc.).
Y, por supuesto, no dude en aprovechar un acontecimiento exótico (el paso de un gato, la pregunta de un niño, el ruido de los vecinos) para rebotar en él y compartir su sentido del humor. Así que ponga en práctica este consejo: ¡ponga emoción en sus vídeos, para captar y mantener la atención de sus empleados!
Dirigir una reunión a distancia: el arte de la comunicación
Y luego, por supuesto, está el desarrollo de la reunión en sí. Además de las clásicas recomendaciones sobre la calidad de los equipos y la conexión (de la que depende la calidad de los sonidos e imágenes compartidos), será importante arregla el normas de comunicación. Entre ellos, mencionemos en particular:
- la cordial invitación a todos a activar sus cámaras;
- Utilizar la función "a mano alzada" para hablar ;
- La activación o no del micrófono depende del número de jugadores y de la secuencia;
- Utilizar la zona de chat ;
- Etc.
Pero más que estos aspectos, que ahora suelen dominarse mejor, es la la actitud del anfitrión ¿quién garantizará la un clima a la vez benévolo y eficaz. Es esta actitud la que marcará el tono de los intercambios, calibrando la comunicación verbal y no verbal (volumen de voz, fluidez de la calma, gestos con las manos, miradas, sonrisas, etc.). Precisamente en estos detalles (que obviamente no son detalles, ¡no hace falta decirlo!) radica la diferencia entre transmitir información y conseguir que la gente la acepte. Y eso también es algo que se puede trabajar, sobre todo con ORSYS.
ORSYS no tardó en reconocer la importancia de esta función directiva emergente, al mismo tiempo que la llegada de la videoconferencia. En los dos últimos años, hemos ayudado a cientos de directivos a dirigir con éxito reuniones a distancia. Gracias, en particular, a un Módulo remoto 100% concentrándose en 3,5 horas que se ha superado este reto.
