Compradores, el llamado enfoque RFx o Solicitud de… puede ahorrarles un tiempo precioso. En tres etapas, implica restringir y racionalizar progresivamente la selección de proveedores. Como proceder ? Actualización con Jean-Jacques Rechenmann, consultor y formador especializado en RFx.
– Hay un tren expreso que pasa por Pau, frena en la estación pero no para allí.
– ¿Pero aún podemos bajar?
– Hay algunos que lo intentaron, pero tuvieron problemas. Eso sí, es muy rápido...
Este diálogo de dos conocidos comediantes brilla por su absurdo. Sin embargo, ilustra lo que ocurre con demasiada frecuencia en un procedimiento de compra habitual mediante licitaciones.
Imaginemos el diálogo entre los miembros de la comisión de apertura de ofertas para una licitación para la construcción de un viaducto de autopista.
– La oferta económica de este proveedor es realmente competitiva, aunque el número de tirantes que sostienen la plataforma no se corresponde exactamente con la cantidad y calidad requerida.
– ¿Pero el proveedor garantiza resistencia a los deslizamientos de tierra?
– Se realizaron experimentos en otros sitios y hubo problemas. Dicho esto, es muy competitivo. Y si al criterio del precio le concedemos el coeficiente 30 %, está en la mejor posición.
Menos de 50 años después, el puente se derrumbaría durante unas lluvias torrenciales, matando a 43 personas e hiriendo a 16.
– Dicho esto, era muy competitivo.
¿Razonamiento caricatural? No tan seguro. Tradicionalmente, el procedimiento de licitación concede un coeficiente a criterios de selección heterogéneos. A saber, por ejemplo: historial y referencias del proveedor del servicio, relevancia de la solución propuesta, transparencia de la oferta y por supuesto… ¡el precio! Precio al que se suele dar el mayor coeficiente. Pero esto sin tener en cuenta la existencia de criterios prohibitivos, que deben definirse de antemano.
Solicitud de…: un proceso de 3 pasos
El llamado enfoque RFx o Request For... permite desacoplar los criterios de selección por categoría. De este modo, un proceso de tres pasos permite reducir gradualmente la selección de proveedores.
RFI = Solicitud de información
Al inicio del proceso sólo se tendrán en cuenta los criterios relativos al proveedor como empresa. ¿Tiene un enfoque de RSE? ¿Su tamaño le permite absorber el volumen de su pedido sin riesgo? ¿Su logística le permite entregar a tiempo? No tiene sentido recurrir a un proveedor potencial cuya oferta corre el riesgo de ser rechazada, en el momento de la apertura de las ofertas, basándose en criterios que podrían haberlo excluido del inicio del proceso de selección. Por lo tanto, exigir ciertos documentos administrativos como certificados tributarios y de seguridad social de la fase RFI. ¡Y no durante la presentación final de la oferta! Así, la fase RFI permite tanto al comprador como al vendedor ahorrar un tiempo precioso.
RFP = Solicitud de propuesta
Al final de la fase de RFI sólo se consultará a proveedores previamente seleccionados y debidamente calificados.
Sin embargo, este segundo paso sólo se justifica si el comprador ha emitido especificaciones funcionales. Es decir, es posible responder con varias soluciones tecnológicas. Si las especificaciones son estrictamente técnicas, se podría ir directamente a los precios y elegir al mejor postor. De hecho, la definición misma de calidad es escribir lo que hay que hacer y hacer lo que se ha escrito. Pero esto significaría privarse de la fuerza de las propuestas de sus proveedores, que pueden ser uno de los criterios de selección en la fase de RFI.
RFQ = Solicitud de cotización
En esta última etapa, los únicos proveedores que siguen en liza son aquellos cuyas capacidades y perfil coinciden con sus expectativas y cuyas ofertas son técnicamente relevantes. El precio absoluto no será el único criterio. También se tendrá en cuenta la transparencia, claridad y justificación de la oferta económica.
Criterios de selección en cada etapa.
Para cada una de las tres etapas del proceso de toma de decisión, el comprador habrá establecido previamente criterios binarios y prohibitivos. Por ejemplo: la certificación EN9100 en aeronáutica, la existencia de un plan de continuidad o RSC basado en la norma ISO 26000.
En la fase de Solicitud de Información, dichos criterios pueden considerarse criterios de selección no negociables. Esto es por motivos de seguridad o de imagen de la empresa compradora. De este modo, el panel de proveedores candidatos se reducirá ventajosamente antes del proceso.
Lo mismo se aplicará en la fase de Solicitud de Propuestas con el rechazo de ofertas basadas en soluciones o tecnologías consideradas inaceptables o no adecuadas.
En la fase de Solicitud de Cotización, el filtrado realizado en RFI y RFP habrá dejado sólo un número muy limitado de propuestas. De ahí una selección facilitada porque se realiza sobre una base cuantitativa. Una negociación extrabursátil con los candidatos a proveedores finales conducirá naturalmente a la elección final del candidato seleccionado. Y ello, de acuerdo con los stakeholders internos.
Solicitud de…: ¡una experiencia exitosa!
La experiencia reciente de un gran laboratorio farmacéutico ilustra este enfoque de Solicitud de Solicitud. El proyecto de compra se refería a la adquisición de una nueva plataforma informática de ensayos clínicos.
Para redactar las especificaciones funcionales sobre las cuales los proveedores elaborarían sus ofertas, se entrevistó a un centenar de partes interesadas del proyecto. Principalmente médicos que operan en centros de pruebas de todo el mundo, pero también científicos de datos procesamiento de datos informáticos y un puñado de expertos.
El comité directivo del proyecto resumió sus expectativas en forma de especificaciones funcionales. Más precisamente, clasificando las funciones enumeradas en "debe, debería, podría". Por supuesto, quedaron excluidas las ofertas que no cumplieran las funciones clasificadas como “obligatorias”. Las demás podrían calificarse objetivamente por el número de funciones clasificadas como “deberían” debidamente tenidas en cuenta en la oferta.
En conclusión, la respuesta fue positiva tanto en la elección del proveedor como en la solución informática elegida. ¡Pero el resultado más inesperado del proceso de Solicitud de... fue la velocidad con la que los usuarios adoptaron la nueva plataforma!
