Compradores, el enfoque RFx o Request For... puede ahorrarles un tiempo precioso. En tres etapas, el objetivo es restringir y racionalizar progresivamente la selección de proveedores. ¿Cómo hacerlo? Jean-Jacques Rechenmann, consultor y formador especializado en RFx, nos lo explica.
- Un tren expreso pasa por Pau, aminora la marcha en la estación pero no se detiene.
- ¿Pero aún podemos bajar?
- Algunas personas lo han probado, pero han tenido problemas. Dicho esto, es muy rápido...
Este diálogo entre dos conocidos cómicos destaca por su absurdo. Sin embargo, ilustra lo que ocurre con demasiada frecuencia en el proceso habitual de licitación.
Imagínese el diálogo entre los miembros del comité de apertura de ofertas de una licitación para la construcción de un viaducto de autopista.
- La oferta económica de este proveedor es realmente competitiva, aunque el número de estancias que soporta la cubierta no esté a la altura de la cantidad y calidad requeridas.
- Pero, ¿garantiza el proveedor la resistencia a los desprendimientos?
- Se han hecho experimentos en otros sitios y ha habido problemas. Dicho esto, es muy competitivo. Y si damos un coeficiente de 30 % al criterio del precio, es el mejor situado.
Menos de 50 años después, el puente se derrumbó durante unas lluvias torrenciales, causando 43 muertos y 16 heridos.
- Dicho esto, era muy competitivo.
¿Razonamiento caricaturesco? No estoy tan seguro. El procedimiento de licitación asigna tradicionalmente un coeficiente a criterios de selección heterogéneos. Entre ellos figuran, por ejemplo, el historial y las referencias del proveedor de servicios, la pertinencia de la solución propuesta, la transparencia de la oferta y, por supuesto... ¡el precio! El precio suele ser el criterio más importante. Pero eso sin tener en cuenta la existencia de criterios prohibitivos, que deben definirse de antemano.
Solicitud de...: un proceso en 3 fases
El enfoque RFx o Request For... permite desglosar los criterios de selección por categorías. Se utiliza un proceso en tres etapas para restringir progresivamente la selección de proveedores.
RFI = Solicitud de información
Al principio del proceso, sólo se tendrán en cuenta los criterios relativos al proveedor como empresa. ¿Dispone de una política de RSE? ¿Su tamaño le permite absorber su volumen de pedidos sin riesgo? ¿Su logística le permite entregar a tiempo? No tiene sentido dirigirse a un proveedor potencial cuya oferta puede ser rechazada, cuando se abran las ofertas, por criterios que podrían haberlo descartado desde el principio del proceso de selección. Exigir determinados documentos administrativos, como certificados fiscales y de seguridad social, en la fase de solicitud de ofertas. Y no cuando se presenta la oferta final. De este modo, la fase de RFI ahorra un tiempo precioso tanto al comprador como al vendedor.
RFP = Solicitud de propuesta
Al final de la fase de RFI, sólo se podrá consultar a los proveedores que hayan sido previamente seleccionados y debidamente cualificados.
Sin embargo, esta segunda etapa sólo se justifica si el comprador ha emitido especificaciones funcionales. Es decir, es posible responder con varias soluciones tecnológicas. Si las especificaciones son estrictamente técnicas, sería posible pasar directamente al precio y elegir al licitador más bajo. De hecho, la propia definición de calidad es escribir lo que hay que hacer y hacer lo que se ha escrito. Pero eso significaría privarse de la solidez de las propuestas de los proveedores, que puede ser uno de los criterios de selección en la fase de solicitud de información.
RFQ = Solicitud de cotización
En esta fase final, los únicos proveedores que siguen en liza son aquellos cuyas capacidades y perfil se ajustan a sus expectativas, y cuyas ofertas son técnicamente relevantes. El precio absoluto no será el único criterio. También se tendrá en cuenta la transparencia, claridad y justificación de la oferta económica.
Criterios de selección en cada fase
Para cada una de las tres etapas del proceso de decisión, el comprador habrá establecido previamente criterios binarios y prohibitivos. Por ejemplo: la certificación EN9100 en aeronáutica, la existencia de un plan de continuidad o la RSE basada en la norma ISO 26000.
En la fase de solicitud de información, estos criterios pueden considerarse criterios de selección no negociables. Esto se debe a razones de seguridad o de imagen de la empresa compradora. Por tanto, el panel de proveedores candidatos se reducirá ventajosamente al inicio del proceso.
Lo mismo se aplicará en la fase de solicitud de propuestas, con el rechazo de ofertas basadas en soluciones o tecnologías consideradas inaceptables o inadecuadas.
En la fase de solicitud de oferta, el filtrado realizado en la RFI y la RFP habrá dejado sólo un número muy limitado de propuestas. Esto facilitará la selección, ya que se llevará a cabo sobre una base cuantitativa. Las negociaciones de mutuo acuerdo con los últimos proveedores candidatos conducirán naturalmente a la elección final del candidato seleccionado. Y todo ello de acuerdo con las partes interesadas internas.
Solicitud de...: ¡un experimento exitoso!
La reciente experiencia de un importante laboratorio farmacéutico ilustra este planteamiento. El proyecto de contratación se refería a la adquisición de una nueva plataforma informática para ensayos clínicos.
Para elaborar las especificaciones funcionales en las que los proveedores basarían sus ofertas, se entrevistó a un centenar de partes interesadas en el proyecto. Se trataba sobre todo de médicos que trabajaban en los centros de pruebas de todo el mundo, pero también de los científicos de datos procesamiento de datos informáticos, y un puñado de expertos.
El comité de dirección del proyecto resumió sus expectativas en forma de especificaciones funcionales. Más concretamente, clasificando las funciones identificadas en "imprescindibles", "necesarias" y "posibles". Las ofertas que no cumplían los criterios de "debe" eran, por supuesto, rechazadas. Las demás podían calificarse objetivamente por el número de funciones "debería" debidamente tenidas en cuenta en la oferta.
En conclusión, la respuesta fue positiva tanto en lo que respecta a la elección del proveedor como a la solución informática elegida. Pero el resultado más inesperado del proceso de solicitud fue la rapidez con la que los usuarios se adaptaron a la nueva plataforma.
