¿Y si la IA se convirtiera en su herramienta de productividad?

¡La revolución está en marcha! El número de usuarios de inteligencia artificial ha aumentado en 60 % en un año. En las empresas, donde antes los empleados utilizaban la IA sin hablar con sus jefes, ahora son sus superiores quienes les animan a hacerlo. Este cambio de mentalidad se ha producido en un tiempo récord, teniendo en cuenta que ChatGPT se lanzó hace sólo tres años. Así que ahora es el momento de empezar. Para ser asistente o secretaria hoy en día, hay que saber utilizar la IA y conocer todas las trampas... ¿Qué herramientas utilizar? ¿Con qué fines? Élisabeth Duverney-Prêt, especialista en las profesiones de asistente y secretaria, te lo cuenta todo.

Todos los gigantes de la informática se han implicado. Tras el éxito de ChatGPT, han aparecido nuevos nombres en el mercado: Gemini, Claude, Copilot, Mistral, DALL-E, Midjourney... Cada una de estas IA tiene sus características específicas.

IA para una mayor eficacia

Para asistentes y secretarias, la IA se ha convertido rápidamente en un aliado indispensable para un trabajo más eficiente y eficaz. mejor gestión del tiempo y mayor productividad. Creación de textos, imágenes y vídeos, generación de tablas, informes de reuniones... Ahora todo es posible.

"No había nada más tedioso que buscar datos precisos en un archivo. Perdía muchísimo tiempo. Con la IA generativa, el análisis de documentos se ha vuelto muy rápido y puedo hacerle todas las preguntas que necesito para las tareas en las que estoy trabajando, así que puedo avanzar más rápidamente", explica Aurélie, asistente en una empresa de servicios de la región de París.

Los que se lanzaron desde el principio se han convertido en verdaderos expertos en la materia, liberando tiempo para más creatividad. Es un salto adelante muy apreciado por sus empleadores. Es suficiente para motivar a todos los empleados a dar el paso.

En el día a día, la IA generativa se ha convertido así en una auténtica ventaja.

La IA se ha convertido en un medio especialmente útil para crear contenidos: escribir correos electrónicos, cartas, informes o presentaciones.

También puede utilizarse para generar texto para diapositivas, crear fichas de resumen o incluso redactar entradas de LinkedIn basadas en un contenido determinado.

También puedes pedirle que genere un informe de actividad basado en datos brutos. Todo escrito correctamente.

Pero entonces, ¿debemos temer que dentro de unos años la IA sustituya sin más a los asistentes? Desde luego que no.

Por otro lado, a la hora de contratar, los empleadores preferirán a alguien capaz de manejar la IA con agilidad. Así que ya es hora de ponerse en marcha.

Panorama de las herramientas de IA

A primera vista, puede parecer difícil entender la variedad de IA que hay en el mercado. Para ayudarte, aquí tienes algunos puntos clave que debes recordar.

ChatGPT, una herramienta versátil

ChatGPT tiene la ventaja de ser versátil, gracias a su multitud de funciones. Puedes pedirle que genere estadísticas, previsiones e incluso recomendaciones basadas en distintos datos. Puede sintetizar las notas de una reunión, reunir información dispersa en varios documentos y resumir textos para extraer resúmenes relevantes.

De este documento de más de 130 páginas, es capaz de extraer un resumen de dos frases.

Pero eso no es todo: ChatGPT también puede utilizarse para redactar contenidos para medios de comunicación, generar ideas para temas o mejorar textos. Para reuniones, puede ayudar a redactar órdenes del día detallados y planificar el orden de los temas a tratar.

Por ejemplo, para la próxima feria que organices, deja que ChatGPT te ayude a pensar en ideas para las invitaciones.

Por último, en el día a día, permite priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia.

Géminis, creatividad y síntesis

Google Gemini también es un herramienta integral. Actúa como analista, ayudando a detectar tendencias, sintetizar información e identificar oportunidades de negocio, por ejemplo. Como herramienta creativa, puede ayudar a crear imágenes e ilustraciones para presentaciones. También puede utilizarse para tomar notas y escribir correos electrónicos. Lo mismo ocurre con Copilot, la IA desarrollada por Microsoft.

Si le faltan ideas para desarrollar su imagen de marca, estas herramientas pueden darle valiosos consejos.

Mistral y Claude, herramientas complementarias

Por su parte, Mistral es la estrella emergente de la versión francesa de la IA generativa. Gestión de agendas, redacción y corrección de textos, búsqueda de información, comunicación, organización de eventos, traducción... Una IA con todas las de la ley y que respeta la confidencialidad de los datos. ¿Necesita liberar una hora de su agenda? No dude en pedir ayuda a Mistral.

Claude tiene interesantes capacidades analíticas y de redacción. Esta IA simplifica y agiliza tareas complejas, como el análisis de documentos, extrayendo información clave de archivos PDF o grandes informes en cuestión de segundos. Claude también puede generar contenidos para blogs, descripciones de productos e informes detallados. Para la gestión de proyectos, automatiza la planificación y el seguimiento de tareas.

Son ventajas innegables para los asistentes, y también están disponibles en Perplexity AI y Llama3.

Todas estas IA son especialmente eficaces para generación de textosPero eso no significa que debamos olvidar la imágenes. En el mercado han aparecido varias IA especializadas, pero DALL-E y Midjourney siguen siendo las más populares. Al igual que ocurre con la generación de texto, las instrucciones son de vital importancia para garantizar que el resultado sea exactamente el deseado.

Así que ahí lo tiene, una imagen más clara de los beneficios de la IA para su negocio.

AI, ¿por dónde empezar?

¿De dónde sacar tiempo para empezar? Aquí tienes un plan que te ayudará a organizarte:

1^er mes: descubrimiento

Semana 1: familiarizarse con las herramientas de IA

• Mistral para preparar resúmenes de reuniones o responder a correos electrónicos.

Semana 2: pruebas de automatización de tareas repetitivas

• ChatGPT para respuestas automáticas a correos electrónicos estándar o Mistral para resumir las reuniones de Codir en unas pocas líneas.

Semana 3: organización y gestión de los expedientes

• Copilot para organizar un archivo de eventos (invitados, agenda, etc.) o Claude para generar correos electrónicos de seguimiento.

Semana 4: creación de contenidos visuales

• Crea imágenes profesionales para presentaciones o medios internos con Midjourney o DALL-E.

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2^e mes: más a fondo

Semana 5: utilizar la IA para organizar un evento

• Mistral para redactar invitaciones y programas para un evento interno, y DALL-E para crear invitaciones visuales.

Semana 6: Mejorar la redacción

• ChatGPT para redactar las actas de las reuniones de Codir o los correos electrónicos a los equipos.

Semana 7: gestión de datos y elaboración de informes

• Copilot para crear cuadros de mando en Excel y generar informes automáticos a partir de los datos.

Semana 8: Creación de soportes visuales

• Cree elementos visuales para presentaciones con Midjourney. Crea infografías a partir de datos que quieras comunicar en reuniones o eventos.

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3^e mes: máster

Semana 9: personalizar el uso de las herramientas

• Utilice Claude para crear plantillas de correo electrónico recurrentes para el Comité Ejecutivo o documentos estándar para eventos.

Semana 10: Seguridad de la IA

• Garantizar que los documentos que contengan datos sensibles estén protegidos (utilice contraseñas en los archivos o compruebe la confidencialidad de los intercambios a través de Claude).

Semana 11: Ejercicios prácticos

• Mistral por analizar un informe de resultados y DALL-E por crear una infografía de resultados para presentar en una reunión del consejo de administración.

Semana 12: repaso del aprendizaje

• Evaluar la eficacia de la IA en la organización de actos, la gestión de reuniones del Codir y la redacción de informes.

La importancia de la rapidez

Para utilizar la IA correctamente, hay que ser especialmente preciso en la petición. Es lo que se denomina "prompt" y consiste en detallar las instrucciones que debe seguir la IA. La petición debe ser clara y sin ambigüedades. Por lo tanto, es necesario utilizar un vocabulario adaptado al contexto y dar el mayor número posible de detalles utilizando frases cortas.

Escribir una respuesta a un correo electrónico: ejemplo de aviso

"Me gustaría responder a un correo electrónico de uno de mis colegas. Me pide información sobre el proyecto del seminario. Me gustaría incluir un calendario y un recordatorio de la fecha de la próxima reunión del equipo."

La IA hace un borrador inicial y luego te invita a añadir las distintas fechas. Si el tono no te convence, puedes adaptarlo pidiéndole algo más formal, amistoso, directo, etc.

Levantar acta en una reunión de equipos: ejemplo de un aviso

Hay que seguir tres pasos: en primer lugar, hay que activar la transcripción en Teams para que el texto se genere automáticamente. A continuación, descargue la transcripción y envíela a la IA con la siguiente solicitud:

"¿Puede resumir la transcripción de esta reunión en 1.500 palabras? Este resumen se enviará a todos nuestros clientes exportadores. Me gustaría incluir el gráfico de tendencias de ventas.

Pero ten cuidado: tu transcripción puede ser demasiado larga. Entonces tienes dos opciones: enviarla en varias partes a la IA o pasar a las versiones de pago, que ofrecen funciones más amplias.

Puntos a tener en cuenta

Sea cual sea el resultado de la consulta, es esencial recordar que no se puede confiar con los ojos cerrados en el texto generado por la IA. Puede haber muchos errores.

Es esencial cuestionar la veracidad de la información producida.

Así que no dude en releer los textos y comprobar los datos cruzando referencias con otras fuentes. Su reputación está en juego.

Cuidado también con la sobrecarga de información. Con su red internacional de sitios web, AI tiende a menudo a transcribir toda la información de que dispone sobre un tema determinado, pero parte de ella probablemente no le será útil. Así que no dudes en reformular tu solicitud.

Por último, dado que los modelos generativos de IA han sido creados por seres humanos, ciertas sesgo están a veces presentes en los textos producidos: discriminación, parcialidad, omisión deliberada de información, etc. Te toca a ti utilizar tus facultades críticas para dar a tus textos el valor que merecen.

Una vez que haya tenido en cuenta estos pocos puntos, sabrá cómo hacer de la IA su baza de productividad.

La IA generativa permite dar un salto cualitativo en la gestión, organización y creatividad de los asistentes.

Saber utilizar la IA, de forma mesurada, se ha convertido en un activo muy valorado por los empleadores, junto con la retrospectiva y el pensamiento crítico necesarios para utilizarla correctamente. ¿Y mañana? La IA no deja de progresar. Los asistentes conversacionales parecen ir ganando terreno poco a poco, pero los avances futuros se centrarán sin duda en modelos más precisos y colaborativos. Ahora le toca a usted subirse al carro para no quedarse atrás en los próximos meses y años.