Las reuniones son esenciales para la colaboración y la toma de decisiones en la empresa. Sin embargo, si no se organizan adecuadamente, pueden convertirse rápidamente en un proceso lento e ineficaz. Tanto si la reunión es presencial, híbrida o totalmente por videoconferencia, hay algunas buenas prácticas que ayudan a optimizar su eficacia.
1. Preparación de la reunión
- Definir el objetivo: aclarar el propósito de la reunión (toma de decisiones, tormenta de ideas, seguimiento del proyecto, etc.).
- Elabore un orden del día: enumere los temas que se van a tratar y asigne un tiempo determinado a cada uno.
- Invite a las personas adecuadas: limite la reunión a las personas realmente implicadas.
- Prevea las limitaciones técnicas: pruebe las herramientas de videoconferencia si la reunión es híbrida o a distancia.
[Formación] Equipos de usuarios
3 puntos clave:
- Comunicación a través de equipos
- Planificar y participar en una videoconferencia
- Utilizar las otras funciones
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Elegir las herramientas de trabajo colaborativo adecuadas
“ Más conocido por su función de videoconferencia, Microsoft Teams también incluye herramientas para compartir pantalla, mensajería y documentos.
2. Dirigir una reunión eficaz
- Empieza a tiempo y reitera el objetivo: una introducción clara evita divagaciones.
- Fomente la participación: deje que todos den su opinión, incluidos los participantes en el vídeo.
- Gestión del tiempo: respetar la agenda y volver a centrarse si es necesario.
- Fomente la interactividad: utilice herramientas de colaboración (tablones compartidos, encuestas, etc.) para mantener el compromiso.
3. Garantizar una supervisión adecuada
- Resuma las decisiones: al final, resuma los puntos clave y las medidas que deben tomarse.
- Levantar acta: poner en común las decisiones tomadas y las tareas asignadas con plazos precisos.
- Supervisar la ejecución de las acciones: planificar puntos de seguimiento para comprobar los avances.
Mejores prácticas específicas para las reuniones híbridas y de vídeo
- Garantizar la inclusión: implicar a los participantes remotos preguntándoles con regularidad.
- Limite las distracciones: pida a todos que enciendan sus cámaras y evite la multitarea.
- Asegúrate de contar con el equipo adecuado: un micrófono de calidad y una conexión estable son esenciales para una comunicación fluida.
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Aplicando estos consejos, sus reuniones serán más productivas y atractivas para todos los participantes.
