Les réunions sont essentielles pour la collaboration et la toma de decisiones en entreprise. Cependant, elles peuvent rapidement devenir chronophages et inefficaces si elles ne sont pas bien organisées. Que la réunion soit en présentiel, hybride ou entièrement en visioconférence, quelques bonnes pratiques permettent d’optimiser son efficacité.
1. Preparación de la reunión
- Definir el objetivo: aclarar el propósito de la reunión (toma de decisiones, tormenta de ideas, seguimiento del proyecto, etc.).
- Elabore un orden del día: enumere los temas que se van a tratar y asigne un tiempo determinado a cada uno.
- Invite a las personas adecuadas: limite la reunión a las personas realmente implicadas.
- Prevea las limitaciones técnicas: pruebe las herramientas de videoconferencia si la reunión es híbrida o a distancia.
[Formación] Equipos de usuarios
3 puntos clave:
- Comunicación a través de equipos
- Planificar y participar en una videoconferencia
- Utilizar las otras funciones
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Elegir las herramientas de trabajo colaborativo adecuadas
“ Más conocido por su función de videoconferencia, Microsoft Teams también incluye herramientas para compartir pantalla, mensajería y documentos.
2. Dirigir una reunión eficaz
- Empieza a tiempo y reitera el objetivo: una introducción clara evita divagaciones.
- Fomente la participación: deje que todos den su opinión, incluidos los participantes en el vídeo.
- Gestión del tiempo: respetar la agenda y volver a centrarse si es necesario.
- Fomente la interactividad: utilice herramientas de colaboración (tablones compartidos, encuestas, etc.) para mantener el compromiso.
3. Garantizar una supervisión adecuada
- Resuma las decisiones: al final, resuma los puntos clave y las medidas que deben tomarse.
- Levantar acta: poner en común las decisiones tomadas y las tareas asignadas con plazos precisos.
- Supervisar la ejecución de las acciones: planificar puntos de seguimiento para comprobar los avances.
Mejores prácticas específicas para las reuniones híbridas y de vídeo
- Garantizar la inclusión: implicar a los participantes remotos preguntándoles con regularidad.
- Limite las distracciones: pida a todos que enciendan sus cámaras y evite la multitarea.
- Privilégier un bon équipement : un micro de qualité et une connexion stable sont essentiels pour une comunicación fluide.
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Aplicando estos consejos, sus reuniones serán más productivas y atractivas para todos los participantes.
