Como asistente, a menudo se te pide que tomes notas en las reuniones y redactes las actas. Pero aunque esta tarea es esencial, puede convertirse rápidamente en tediosa. Sin dominar las técnicas adecuadas, también puede llevar mucho tiempo y, sobre todo, ser estresante. Hélène Gronier, redactora autónoma de actas, propone algunas buenas prácticas para optimizar la toma de notas.
Buena práctica 1: Preparar la reunión
Antes de la reunión, conviene conseguir el orden del día, la lista de participantes y, si es posible, los documentos que se presentarán. Esto te permitirá preparar de antemano un marco para el acta, indicando la fecha, los participantes y los puntos del orden del día. El día de la reunión, sobre todo si no conoces a los participantes, elaborar un plano de los asientos al principio de la reunión te ayudará a reconocer quién interviene sin tener que preguntar...
Mapas mentales: cómo utilizar un mapa mental para preparar tu parcela
Los mapas mentales permiten visualizar el orden del día en forma de ramas: cada punto puede contener elementos preparatorios, nombres de oradores o decisiones previstas. Es una buena manera de estructurar visualmente tus notas desde el principio.
Ejemplos de herramientas: XMind, MindMeister, o simplemente papel y lápiz.
Testimonio
"Cuando tengo el orden del día de las reuniones del consejo municipal, preparo un marco que me ayude en las deliberaciones. Repaso cada punto en detalle, añadiendo puntos si los tengo. Antes de la reunión, enseño mi esquema al alcalde para que pueda hacer correcciones o añadidos. Así, el día de la reunión, el esquema está bien organizado".
Sylvie S, Secretaria del Ayuntamiento.
Buena práctica 2: Escuchar activamente
Una toma de apuntes eficaz se basa en la escucha activa. No se trata de transcribir cada palabra, algo difícil hoy en día en que la taquigrafía es tan poco frecuente. Se trata más bien de captar los puntos clave que permitirán redactar un informe claro y conciso. Escuchar activamente significa participar plenamente en el debate o la presentación, para distinguir las ideas principales de los detalles secundarios. No todos los comentarios que se hacen merecen ser anotados; sólo los que son significativos deben destacarse claramente. Comprender estas cuestiones es esencial para transcribir correctamente las ideas, sobre todo cuando los comentarios se prestan a la comunicación oral pero no a la escrita.
Testimonio
"Durante la reunión, no lo apunto todo, sólo los puntos principales y la información esencial.
Sylvie S.
Lea también : 5 consejos para practicar la escucha activa
Buena práctica 3: Corrección automática
Un consejo importante para ahorrar tiempo al tomar notas es utilizar la función de autocorrección. Dependiendo de tu versión de Microsoft Office, LibreOffice, Google Workspace o WPS Office, los pasos pueden variar, pero en general se trata de crear "abreviaturas" vinculadas a palabras o grupos de palabras.
Por ejemplo, teclear el nombre de una persona para que aparezca su apellido es práctico cuando su informe es nominal. También puede utilizar abreviaturas para términos comunes, como "bp" para "mucho", o "ct" y "mt" para "corto y medio plazo".
No olvide tampoco incluir abreviaturas específicas de su actividad, como "cb" para "cuenta bancaria" en el sector bancario o "cat" para "catálogo" en la venta de productos. Una vez que haya creado esta lista, memorícela y notará una notable mejora en su velocidad para tomar notas.
Testimonio
"Antes, las secretarias dominaban la taquigrafía. Hoy en día es poco frecuente, por lo que resulta útil crear abreviaturas para simplificar nuestra toma de notas".
Sylvie S.
Buena práctica 4: redacción
La fase de redacción suele ser el momento en que te das cuenta de lo importante que es tomar buenas notas. Una vez terminada la reunión, vas a convertir tus notas en un documento estructurado y coherente. Así que hay que releer las notas con atención, organizarlas y, sobre todo, identificar los puntos clave, las ideas principales y las decisiones tomadas.
Si los participantes están de acuerdo -pregúntales siempre de antemano-, grabar la reunión con un dictáfono o simplemente con el teléfono puede ser útil cuando repases tus notas para escuchar un pasaje concreto y comprobar su exactitud.
Por ejemplo, puedes utilizar rotuladores fluorescentes o códigos de colores para distinguir los puntos importantes. Si has utilizado un programa para tomar notas, aprovecha las funciones de etiquetado y búsqueda para encontrar fácilmente la información relevante.
Una vez organizadas las notas, es hora de resumir la información:
- Escriba frases claras y concisas.
- Reformular para mejorar la claridad y la fluidez.
- Eliminar redundancias.
Testimonio
"En mi papel Como asistente jurídico, a menudo tengo que resumir reuniones complejas. He aprendido a detectar los puntos clave y a formularlos con precisión, porque cada palabra puede tener implicaciones jurídicas.
Nadia B., asistente jurídica
Antes de finalizar el documento, tómese el tiempo necesario para releerlo y comprobar la ortografía, la gramática y la claridad de las frases. Preste especial atención a la ortografía de los apellidos, para no cometer errores, situación que suele resentir la persona afectada. Asegúrate de que el acta refleja fielmente lo debatido en la reunión: incluso las declaraciones con las que no estés de acuerdo deben transcribirse. Y no dudes en pedir a un colega una perspectiva externa.
Testimonio
"Si se trata de una contribución que realmente aporta algo, lo anotaré en el acta. En cambio, si se trata de un pequeño intercambio entre los participantes, no se transcribirá.
Sylvie S.
Lista de control antes, durante y después de la reunión
Leer el orden del día
Preparar un marco
Identificar a los participantes
Utilizar sus propias abreviaturas
Reorganizar y reformular notas
Releer y corregir cuidadosamente
Comprobar la exactitud de los nombres y las decisiones
Redactar informes a partir de apuntes puede parecer una tarea desalentadora, pero siguiendo estas sugerencias de organización y síntesis, el proceso debería resultar mucho más fluido. Otra opción es seguir una formación adecuada, que te permitirá adquirir estas habilidades y descubrir otros consejos y técnicas para tomar notas y redactar.
La ventaja: al dominar estas habilidades, puede contribuir a una comunicación más eficaz dentro de su equipo.
Formación
Tomar notas y redactar actas de las reuniones
Una buena técnica para tomar notas es esencial para ahorrar tiempo e informar sobre los debates y las decisiones tomadas. Este curso le enseñará a estructurar sus notas y a elaborar resúmenes eficaces y precisos.
Ejemplo de trabajo práctico: durante una reunión simulada, los participantes toman notas e informan al grupo. Un análisis colectivo muestra lo que se hizo bien y lo que hay que mejorar.
Los participantes hablan:
"Tras estos dos días de formación, me voy con herramientas y métodos de trabajo "realistas" que podré aplicar en mi día a día profesional.
"He descubierto técnicas que desconocía, como los mapas mentales, que me encantan porque me ayudan a estructurar las ideas principales.
Buena práctica 5: Herramientas digitales e IA
Las herramientas de toma y corrección de notas y la inteligencia artificial (IA) pueden ser útiles. Facilitan la organización de las ideas, mejoran la calidad de la escritura y permiten escribir con más eficacia. Si adoptas estas tecnologías, no sólo aumentarás tu productividad, sino que también enriquecerás tu expresión escrita.
Toma de notas estructurada MicrosoftOneNote, Notion, Evernote, etc.
Estas herramientas son perfectas para organizar tus reuniones, crear plantillas, etiquetar decisiones y clasificar por proyectos.
Corrección y calidad editorial ProLexis, Antídoto, Le Robert, etc.
Estas herramientas permiten detectar errores, mejorar el estilo y corregir los nombres propios (siempre que haya creado un léxico específico para su empresa).
Inteligencia artificial Microsoft Copilot, ChatGPT, etc.
Con estas herramientas puedes resumir tus notas o reformular frases.
Dominar la toma de notas significa ganar claridad, tiempo... y confianza en tu día a día.
