[Entrevista]
Con el auge del teletrabajo, se espera que se desarrolle la oficina flexible dentro de las empresas. ¿La idea? Adáptese a nuevas formas de trabajar con espacios más colaborativos mientras reduce el espacio de oficina. Para evitar la resistencia al cambio, este enfoque debe explicarse y comprenderse. La implicación de los responsables previos al proyecto y de sus equipos desempeña un papel central en su éxito. Clémence Rouart, experta en gestión, responde a nuestras preguntas e identifica las claves del éxito de la oficina flexible.
Cada vez más empresas están considerando reorganizarse en oficinas flexibles. Es decir, una disposición espacial en la que los empleados ya no disponen de una oficina exclusiva. Actualmente, unas 15 empresas % ya lo han adoptado (Aviva, BNP Paribas, Axa, L'Oréal, PwC, Nokia, Deloitte, PSA, Sanofi, Société Générale, LeBonCoin, Fujitsu, etc.). Esto podría preocupar 40 a 50 % de inmuebles de oficinas en 2030.
Si este fenómeno se desarrolló por primera vez en los años 90 en las empresas de consultoría, hoy está experimentando una aceleración meteórica. Con la amplificación de teletrabajo, las oficinas ahora están desocupadas la mitad de la semana. Sin embargo, los metros cuadrados vacíos tienen un coste.
Para tener éxito, la oficina flexible no debe diseñarse ni percibirse como una simple medida de ahorro en el número de metros cuadrados y por tanto… en alquileres. Se debe apoyar el cambio para evitar la resistencia organizacional de los empleados, una disminución del sentimiento de pertenencia o incluso una fuga de talento. En otras palabras, involucrar a todos los empleados y directivos con mucha antelación. Los gerentes también deben adaptar sus prácticas.
¿Qué es la oficina flexible?
La oficina flexible es un modo de organización en el que los empleados ya no tienen una oficina exclusiva en las instalaciones de la empresa. Claramente ya no cuentan con un espacio personal, como una oficina “cerrada” o una oficina dentro de un espacio abierto. Por tanto, son libres de instalarse en uno de los espacios de trabajo de la empresa, eligiendo el que mejor se adapta a la actividad del momento. En general, un código de colores permite delimitar el espacio dedicado a tal o cual servicio. La idea es evitar la pesadilla de todo directivo: tener equipos dispersos en diferentes plantas, no saber dónde están tus compañeros, etc.
Los empleados suelen tener un casillero con llave para guardar sus pertenencias personales. La flex office ya no permite la personalización del espacio de trabajo: no más fotos de los niños o la pequeña planta sobre el escritorio. Los espacios ahora están dedicados a nuevos usos y necesidades, en particular la de intercambiar más, incluso de manera informal. Con el teletrabajo, los directivos ya no ven a sus compañeros todos los días. Esto aumenta la necesidad de reuniones y, por tanto, de espacios para reuniones.
La flex office pasa así por aumentar el número de espacios colaborativos: salas de reuniones de distintos tamaños, ágoras, espacios de lluvia de ideas, espacios de creatividad, espacios modulares con mamparas desmontables, etc. Su diseño debe pensarse en función de su uso. Podemos imaginar salas dedicadas a la creatividad sin sillas ni escritorios, donde se permita descalzarse o incluso equipadas con pantallas táctiles o paredes en las que se permita escribir.
También requiere espacios para aislarse: alcobas, cabina telefónica, etc.
En cuanto a los intercambios informales, la instalación de espacios “acogedores” debería favorecerlos con, por ejemplo, sofás.
“No hay oficina flexible sin teletrabajo”
En principio, la oficina flexible afecta a empresas de todos los tamaños y de todos los sectores de actividad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que va de la mano de la organización del trabajo: no hay flex office sin teletrabajo. Y, al igual que este último, la oficina flexible es incompatible con determinadas profesiones. De hecho, algunos requieren equipos específicos y poco transportables (ingenieros, diseñadores, etc.). Otros están sujetos a requisitos de confidencialidad. Por eso encontramos cada vez más el flex office en las empresas de consultoría y prestación de servicios.
Al igual que ocurre con el teletrabajo, los directivos han tenido que adaptarse a este cambio a gran escala sin contar siempre con el apoyo adecuado. Para los empleados, es un cambio que puede resultar difícil de vivir si no ven las ventajas que pueden obtener del mismo. Por ejemplo: más autonomía, una relación de confianza renovada, más concentración y creatividad, más intercambios interdepartamentales y, por tanto, mejor colaboración…
¿Cuáles son los puntos de vigilancia para una oficina flexible exitosa?
A menudo, la dirección de la empresa comunica poco sobre el tema. Sin embargo, para que la oficina flexible funcione, debe explicarse y comprenderse desde el principio. Sobre todo, no debería verse únicamente como una fuente de ahorro.
Para empezar, esto implica realizar estudios sobre la ocupación de los espacios de trabajo y el impacto de la reorganización de las oficinas flexibles. También es necesario informar a los empleados y directivos sobre el objetivo común del proyecto. Es mejor integrarlos a la reflexión para que se adhieran, sean fuerza de propuestas constructivas y no sufran a posteriori. En otras palabras, pregúntales sobre sus necesidades. Por su parte, los gerentes deben comprender aún mejor las ventajas y limitaciones de la oficina flexible, ya que tendrán que llevar el cambio a sus equipos.
Además, una oficina flexible exitosa también significa un marco claro de organización del trabajo saber de antemano quién estará presente o no en el sitio. Por tanto, el teletrabajo no puede funcionar con días “flotantes” tomados de forma aleatoria o inesperada. Porque si los empleados no respetan sus jornadas de teletrabajo, la empresa se enfrentará a jornadas muy ocupadas en las que algunos perderán el tiempo buscando un espacio donde instalarse.
Para simplificar, el arte de la oficina flexible consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre flexibilidad y reglas estrictas. La capacidad de escucha y la asertividad son dos competencias interpersonales esencial para que el teletrabajo y la oficina flexible se combinen armoniosamente.
¿Cuáles son las mejores prácticas y habilidades gerenciales a priorizar en flex office?
Para hacer de la oficina flexible un modo eficiente de organización, los gerentes pueden confiar en cinco buenas practicas gerenciales.
1 – Anticipar y planificar
Incluso más que el teletrabajo y el trabajo híbrido, la oficina flexible requiere habilidades de anticipación y planificación por parte del directivo. Dicho de otro modo, un cierto rigor en su modo de funcionamiento y organización. Pero no solamente. Esto también requiere establecer una relación de confianza mutua con el equipo para compartir horarios y visibilidad del trabajo.
En el espacio abierto, el trabajo es visible a través de la presencia del empleado en su puesto de trabajo. En flex office, como en el teletrabajo, el trabajo es visible a través de la tecnología digital.
2 – Escuche a los empleados
Flex office requiere que escuches aún más a tus equipos. Una escucha que implica, sobre todo, peticiones. Por lo tanto, el directivo debe favorecer las preguntas abiertas, fácticas y sin prejuicios. En lugar de "¿no te importa cambiarte a flex office?" ", en su lugar preguntará "¿qué necesitas para trabajar en una oficina flexible?" ".
Esta también es una oportunidad para hacer preguntas sobre el equipo. Necesitas conexiones sencillas, conexiones VPN eficientes, incluso una conexión automática a la red… Y por supuesto, equipos informáticos ligeros para ser fácilmente transportables y ergonómicos, pantallas duplicadas disponibles en los nuevos espacios de trabajo…
Esta escucha también es útil para comprobar si los equipos saben utilizar herramientas colaborativas. Si es necesario un aumento de habilidades, corresponde al directivo garantizar que sus equipos tengan acceso a la formación.
3 – Establece las reglas y haz que se respeten
El directivo debe establecer las reglas de funcionamiento para empezar con buen pie. Al igual que ocurre con el teletrabajo, se prestan dos oportunidades para ello.
· Primera oportunidad
Un marco de preguntas proporcionado por RRHH, generalmente a la hora de configurar el teletrabajo. Se pregunta a los empleados sobre su capacidad para pedir ayuda, expresar desacuerdo, organizarse o incluso adoptar una comunicación afectuosa.
· Segunda oportunidad
Un taller de co-construcción de reglas. Durante este taller, el equipo determinará, por ejemplo, qué canales de comunicación favorecer o los espacios legítimos de indisponibilidad. Esto es especialmente beneficioso para los directivos porque el teletrabajo les ha generado exigencias excesivas y expectativas muy altas por parte de los equipos en cuanto a los tiempos de respuesta.
4 – Reevaluar la situación periódicamente
Gestionar bien una oficina flexible implica evaluar periódicamente si cada empleado dispone de los medios materiales y técnicos necesarios para trabajar de forma eficaz. Lo ideal es que sea una vez por trimestre y en una ocasión dedicada. Esta cuestión no debe quedar sumergida en una agenda más global.
Reevaluar la situación también significa permanecer atentos a los riesgos psicosociales. Aquí son similares a las del teletrabajo. Algunas señales pueden alertar al responsable: un empleado que viene menos a la obra o que se comunica menos cuando está presente, una productividad que disminuye, etc.
5 – Desarrollar la cultura de la retroalimentación
El éxito de la oficina flexible requiere el desarrollo de la cultura de alimentarback. El empleado debe atreverse a decirle al directivo qué funciona y qué no. Por un lado, debe sentirse seguro al expresarle sus necesidades. Por otro lado, corresponde al directivo adoptar una postura que inspire confianza.
En su opinión, ¿el flex office es una oportunidad o una limitación?
En general, los directivos no recibieron suficiente apoyo a la hora de crear una oficina flexible. Sin duda, ellos también sintieron que habían experimentado este cambio.
Por naturaleza, la oficina flexible debe ser flexible y escalable. en modo prueba y aprende, es posible reajustar la organización para tener en cuenta las dificultades encontradas. Por eso es tan importante escuchar los comentarios de todos los empleados y utilizarlos para ofrecer soluciones concretas.
El espíritu de equipo y el sentimiento de pertenencia a la empresa son una cuestión central. Bien diseñada y bien utilizada, la oficina flexible le permite Fortalecer los vínculos entre los diferentes departamentos de la empresa.. Siempre que los empleados sigan el juego y no se organicen para sentarse siempre en el mismo lugar y al lado de las mismas personas. El gerente también tiene un papel que desempeñar aquí para fomentar los intercambios entre colaboradores que no se conocen, para animar a cada uno a acercarse al otro y así fomentar la colaboración.
Finalmente, la oficina flexible es quizás una oportunidad.
En primer lugar, superar las deficiencias de los espacios abiertos. Se acabaron los problemas de concentración y el hipercontrol directivo, hay espacio para la creatividad y la autonomía en una relación de intercambio y confianza.
Luego, para resolver algunas dificultades relacionadas con el teletrabajo: acabar con la sensación de aislamiento fomentando los intercambios informales.
Algunas personas creen que la oficina flexible deshumaniza a la empresa. En realidad, la oficina flexible será lo que los empleados y directivos hagan de ella.
