[Entrevista]
Con el auge del teletrabajo, la oficina flexible está llamada a expandirse en las empresas. ¿La idea? Adaptarse a las nuevas formas de trabajo, con espacios más colaborativos y oficinas más pequeñas. Para evitar la resistencia al cambio, hay que explicar y comprender este planteamiento. La implicación de los directivos antes del proyecto y con sus equipos desempeña un papel central en su éxito. La experta en gestión Clémence Rouart responde a nuestras preguntas e identifica las claves del éxito de la oficina flexible.
Cada vez más empresas se plantean reorganizarse en oficinas flexibles. Es decir, una distribución del espacio en la que los empleados ya no tienen una oficina dedicada. Actualmente, unas 15 empresas % ya lo han adoptado (Aviva, BNP Paribas, Axa, L'Oréal, PwC, Nokia, Deloitte, PSA, Sanofi, Société Générale, LeBonCoin, Fujitsu, etc.). Esto podría implicar De 40 a 50 % de oficinas en 2030.
Aunque este fenómeno comenzó a desarrollarse en los años 90 en las empresas de consultoría, ahora se está acelerando a un ritmo vertiginoso. Con el crecimiento del teletrabajoPor ejemplo, algunas oficinas están desocupadas la mitad de la semana. Pero los metros cuadrados vacíos cuestan dinero.
Para tener éxito, la oficina flexible no debe concebirse o percibirse simplemente como una forma de ahorrar en metros cuadrados y, por tanto... en alquiler. El cambio debe ir acompañado para evitar la resistencia organizativa de los empleados, la disminución del sentimiento de pertenencia o incluso la fuga de talentos. En otras palabras, todos los empleados y directivos deben estar a bordo con suficiente antelación. Los directivos también tienen que adaptar sus prácticas.
¿Qué es una oficina flexible?
La oficina flexible es una forma de organización en la que los empleados ya no disponen de un despacho específico en los locales de la empresa. Es decir, ya no disponen de un espacio personal, como un despacho "cerrado" o una oficina diáfana. En su lugar, son libres de trasladarse a uno de los espacios de trabajo de la empresa, eligiendo el que mejor se adapte a su actividad actual. En general, un código de colores delimita el espacio dedicado a un departamento concreto. La idea es evitar la pesadilla de todo directivo: tener equipos dispersos por diferentes plantas, sin saber dónde se encuentran sus compañeros...
Los empleados suelen tener una taquilla para guardar sus objetos personales. La oficina flexible ya no permite personalizar el espacio de trabajo: se acabaron las fotos de los niños o las plantitas en el escritorio. Los espacios se dedican ahora a nuevos usos y necesidades, en particular la necesidad de intercambiar más, incluso de manera informal. Con el teletrabajo, los directivos ya no ven a sus empleados todos los días. Esto aumenta la necesidad de reuniones y, por tanto, de espacios de encuentro.
La oficina flexible implica la proliferación de espacios de colaboración: salas de reuniones de distintos tamaños, ágoras, zonas de brainstorming, espacios creativos, espacios modulares con tabiques desmontables, etc. Su diseño debe adaptarse a su uso. Podemos imaginar salas dedicadas a la creatividad sin sillas ni escritorios, en las que se permita descalzarse, o equipadas con pantallas táctiles o paredes en las que se permita escribir.
También necesita espacio para aislarse: alcobas, cabinas telefónicas, etc.
En cuanto a los intercambios informales, la instalación de zonas "acogedoras" debería favorecerlos, con sofás, por ejemplo.
"No hay oficina flexible sin teletrabajo
En principio, la oficina flexible se aplica a empresas de todos los tamaños y sectores de actividad. Sin embargo, hay que tener en cuenta que va de la mano de la organización del trabajo: no puede haber oficina flexible sin teletrabajo. Y, al igual que el teletrabajo, la oficina flexible es incompatible con determinadas profesiones. Algunos requieren equipos específicos difíciles de transportar (ingenieros, diseñadores, etc.). Otras están sujetas a requisitos de confidencialidad. Por eso la oficina flexible es más frecuente en empresas de consultoría y prestación de servicios.
Al igual que con el teletrabajo, los directivos han tenido que adaptarse a este cambio de gran alcance sin contar siempre con el apoyo adecuado. Para los empleados, es un cambio que puede resentirse si no ven los beneficios que puede aportar. Por ejemplo: más autonomía, una relación de confianza renovada, mayor concentración y creatividad, más intercambios interdepartamentales y, por tanto, mejor colaboración...
¿Cuáles son las claves del éxito de una oficina flexible?
A menudo, la dirección de la empresa no comunica mucho sobre el tema. Sin embargo, para que la oficina flexible funcione, hay que explicarla y entenderla de antemano. Sobre todo, no debe percibirse únicamente como una fuente de ahorro.
Para empezar, esto implica realización de estudios sobre la ocupación de los espacios de trabajo y el impacto de la reorganización de las oficinas flexibles. También hay que informar a los empleados y directivos del objetivo común del proyecto. Lo mejor es implicarles en el proceso de reflexión para que participen, hagan propuestas constructivas y no se limiten a dar las cosas por sentadas. En otras palabras, pregúnteles por sus necesidades. Por su parte, los directivos tienen una necesidad aún mayor de comprender las ventajas y limitaciones de la oficina flexible, ya que tendrán que transmitir el cambio a sus equipos.
El éxito de una oficina flexible también implica un marco claro para organizar el trabajo saber de antemano quién estará o no presente in situ. En consecuencia, el teletrabajo no puede funcionar con días "flotantes" tomados al azar o inesperadamente. Porque si los empleados no respetan sus días de teletrabajo, la empresa se enfrentará a días ajetreados en los que algunos perderán el tiempo intentando encontrar un lugar donde instalarse.
En términos sencillos, el arte de la oficina flexible consiste en equilibrio entre flexibilidad y normas estrictas. La capacidad de escucha y la asertividad son dos de las claves del éxito. competencias interpersonales para que el teletrabajo y la oficina flexible funcionen en armonía.
¿Cuáles son las mejores prácticas y habilidades directivas que hay que adoptar en una oficina flexible?
Para hacer de la oficina flexible una forma eficaz de organizarse, los directivos pueden confiar en cinco buenas prácticas de gestión.
1 - Anticipar y planificar
Incluso más que el teletrabajo y el trabajo híbrido, la oficina flexible requiere capacidad de anticipación y planificación por parte del directivo. Dicho de otro modo, cierto rigor en su funcionamiento y organización. Pero eso no es todo. También significa establecer una relación de confianza mutua con el equipo, de modo que los horarios se compartan y el trabajo sea visible.
En el espacio abierto, el trabajo es visible a través de la presencia del empleado en su puesto de trabajo. En la oficina flexible, como en el teletrabajo, el trabajo es visible a través de la tecnología digital.
2 - Escuchar a los empleados
La oficina flexible le exige que escuche aún con más atención a sus equipos. Escuchar significa sobre todo hacer preguntas. Por tanto, los directivos deben dar prioridad a las preguntas abiertas, objetivas y sin prejuicios. En lugar de preguntar "¿Te importa trabajar en una oficina flexible?", deben preguntar "¿Qué necesitas para trabajar en una oficina flexible?
También es la ocasión de pensar en los equipos. Se necesitan conexiones sencillas, conexiones VPN eficaces, incluso conexión automática a la red... Y, por supuesto, equipos informáticos que sean a la vez ligeros para poder transportarlos fácilmente y ergonómicos, con dobles pantallas disponibles en los nuevos espacios de trabajo...
Escuchar también es útil para comprobar si los equipos saben cómo utilizar herramientas colaborativas. Si es necesario mejorar las competencias, corresponde al directivo garantizar que sus equipos tengan acceso a la formación.
3 - Establecer las normas y velar por su cumplimiento
El directivo debe establecer las reglas básicas para un comienzo saludable. Al igual que con el teletrabajo, hay dos oportunidades para ello.
- Primera oportunidad
Un marco de preguntas proporcionadas por RRHH, generalmente cuando se introduce el teletrabajo. Se pregunta a los empleados sobre su capacidad para pedir ayuda, expresar desacuerdos, organizarse y adoptar un estilo de comunicación atento.
- Segunda oportunidad
Un taller para co-construir las reglas. Durante este taller, el equipo determinará, por ejemplo, qué canales de comunicación se van a favorecer y los momentos legítimos en los que no estarán disponibles. Esto es especialmente beneficioso para los directivos, ya que el teletrabajo ha dado lugar a demandas excesivas sobre ellos y a expectativas muy altas por parte de los equipos en términos de tiempos de respuesta.
4 - Reevaluar periódicamente la situación
Gestionar bien una oficina flexible significa evaluar periódicamente si cada miembro del personal dispone de los recursos materiales y técnicos que necesita para trabajar eficazmente. Lo ideal sería hacerlo trimestralmente y en una ocasión específica. Esta cuestión no debe quedar enterrada en una agenda más general.
Reevaluar la situación también significa vigilar los riesgos psicosociales. En este caso, los riesgos son similares a los del teletrabajo. Hay ciertos signos que pueden alertar al responsable: un empleado que acude menos al lugar de trabajo o que habla menos cuando está allí, un descenso de la productividad, etc.
5 - Desarrollar una cultura de feedback
El éxito de la oficina flexible depende del desarrollo de una cultura de alimentarback. El empleado debe atreverse a decir al directivo lo que funciona y lo que no. Por un lado, debe tener la confianza suficiente para decirle lo que necesita. Por otra parte, corresponde al directivo adoptar una postura que inspire confianza.
En su opinión, ¿la oficina flexible es una oportunidad o una limitación?
En general, los directivos no recibieron suficiente apoyo cuando se introdujo la oficina flexible. Sin duda, ellos también se sintieron sometidos a este cambio.
Por su propia naturaleza, la oficina flexible debe ser flexible y ampliable. en modo prueba y aprendeEs posible reajustar la organización para tener en cuenta las dificultades encontradas. Por eso es tan importante escuchar las opiniones de todos los empleados y utilizarlas para encontrar soluciones prácticas.
El espíritu de equipo y el sentimiento de pertenencia a la empresa son cuestiones clave. Bien diseñada y utilizada, la oficina flexible puede ayudar a reforzar los vínculos entre los distintos departamentos de la empresa. Siempre que los empleados jueguen y no se organicen para sentarse siempre en el mismo sitio y junto a las mismas personas. En este caso, el directivo también tiene un papel que desempeñar. fomentar los intercambios entre empleados que no se conocen, para animarles a ponerse en contacto entre sí y así fomentar la colaboración.
Al final, la oficina flexible es quizá una oportunidad.
En primer lugar, para suplir las carencias del espacio abierto. Atrás quedan los problemas de concentración e hipercontrol directivo, sustituidos por la creatividad y la autonomía en una relación de intercambio y confianza.
En segundo lugar, resolver ciertas dificultades asociadas al teletrabajo: acabar con el sentimiento de aislamiento favoreciendo los intercambios informales.
Algunos creen que la oficina flexible deshumaniza a la empresa. En realidad, la oficina flexible será lo que los empleados y los directivos hagan de ella.
