Offboarding o outboarding para gestionar eficazmente las salidas

¿Offboarding o outboarding? Los dos términos cubren la misma realidad. Las empresas contratan e integran a sus empleados, pero también tienen que hacer frente a las salidas. La salida de un empleado puede tener un impacto considerable en su organización y rendimiento si se gestiona mal. ¿Cómo llevar a cabo con éxito el proceso de "off-boarding"? Sandrine Lejemble, experta en recursos humanos y gestión de organizaciones, nos lo explica.

Las salidas forman parte de la "vida normal" de una empresa. Siempre hay un principio y un final en un contrato de trabajo, ya sea de duración determinada o indefinida. Prever un marco para el "offboarding", también llamado "outboarding", es una necesidad sea cual sea el contexto de la salida, aunque algunos exijan una mayor vigilancia. Pensamos en particular en las dimisiones vinculadas a la insatisfacción, por ejemplo en caso de discrepancia entre la oferta de empleo y la realidad de las misiones. La vigilancia también es necesaria en caso de despido o de rescisión contractual vinculada a un desacuerdo entre el trabajador y la empresa.

Gestionar un fuerte aumento de las bajas

La tasa de dimisiones alcanzó los 2,7 % en Francia en el 1^er trimestre de 2022, según un reciente estudio de Dares. ¡Está en su nivel más alto desde la crisis financiera de 2008! Es el "Gran Mercato", según la agencia de contratación especializada Robert Half. Según su encuesta Lo que quieren los candidatos (marzo de 2022)En 77 %, los candidatos buscan sobre todo un mejor salario. También buscan un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada y una mayor proximidad geográfica entre el hogar y el trabajo. Así que es un buen momento para irse, y la marcha de unos abre oportunidades para otros...

"A finales de 2021 y principios de 2022, el número de dimisiones alcanzará su máximo histórico. [...]
El récord anterior se estableció el 1 de^er trimestre de 2008".

Fuente: La France vit-elle une "Grande démission" ? - Dares - Octubre 2022

Estas salidas no dejan de tener consecuencias para las empresas. No sólo tienen que mantener la actividad, sino también gestionar la salida del empleado en coordinación con el equipo en funciones. En otras palabras, el off-boarding del empleado.

¿Por qué el off-boarding es una competencia esencial en las prácticas de RRHH?

En primer lugar, el offboarding facilita la gestión de las salidas desde el punto de vista técnico. Es decir, la salida administrativa del personal. Pero es también, y sobre todo, un requisito previo para la continuación de los proyectos, e incluso de la empresa. Por último, es una extensión de la marca empleador.

Garantizar la continuidad de la actividad

El offboarding es la mejor manera de garantizar la transmisión de las actividades y competencias esenciales de la empresa. Sin offboarding, el mayor riesgo es que la actividad de la empresa se deteriore. Cómo pueden continuar los proyectos, o incluso la empresa, si no se transfieren las competencias y los archivos fundamentales?

Por un lado, los equipos se verán afectados: absentismo, carga de trabajo, desorganización, menor motivación y compromiso, y peor clima social.

Por otra parte, sin una entrevista de seguimiento sobre el puesto y las tareas que conlleva, ¿cómo se puede elaborar un anuncio de empleo lo más ajustado posible a la realidad sobre el terreno? Prescindir del offboarding significa correr el riesgo de quedarse atrás en la contratación. Al no planificar con antelación, la empresa pierde la transición entre el empleado saliente y el nuevo contratado.

Transmitir una buena imagen de la empresa

Una sucesión de salidas mal gestionadas puede perturbar su marca de empleador. Sin offboarding, el principal riesgo es dar una mala imagen de la empresa. Por ejemplo, una vez que un empleado ha anunciado su marcha, no hay seguimiento. Simplemente se les "aparta" durante el periodo de preaviso.

En esta era de redes sociales, por no hablar de los sitios de reseñas de empresas, los ex empleados que se sienten desacreditados o incluso insatisfechos pueden transmitir fácilmente las malas prácticas que experimentaron cuando se marcharon.

Desarrollar su atractivo

En un mercado de trabajo restringido, descuidar la contratación externa puede acarrear mayores dificultades de contratación. Y eso se traduce en vacantes de larga duración.

¿Quiere iniciar u optimizar su proceso de offboarding? Aquí tiene los pasos clave que debe dar para definir y aplicar un plan de acción con éxito.

Los principios fundamentales del plan de acción de desvinculación

La dirección de la empresa y el departamento de recursos humanos dirigen el proceso. Los jefes de equipo participan en la organización de la actividad en el marco de su función directiva.

1. Tener en cuenta la trayectoria del trabajador en la empresa

Desde su incorporación a la empresa, también conocida como incorporación - En la fase de offboarding, el empleado ha pasado por diferentes etapas. ¿Han cambiado su puesto, sus funciones o su misión? ¿Quizás ha ocupado diferentes puestos, o incluso ha sido ascendido?

Se trata de tener en cuenta la trayectoria del trabajador en la empresa para garantizar su correcta separación.

2. Dar las gracias, mostrar aprecio ante los demás

Rinde homenaje a tu contribución a la empresa y céntrate en el éxito de un proyecto concreto. Esta iniciativa crea un ambiente cordial y mantiene la dinámica del equipo en un contexto de cambio.

3. Mantener las buenas relaciones

Es una oportunidad para mantener el contacto como parte de una red profesional compartida. Más aún si las personas implicadas disfrutaron trabajando juntas. En este caso, RR.HH. puede prever una cooperación futura, en la que el antiguo empleado actúe como proveedor de servicios. O incluso mantener la puerta abierta con vistas a contratarle de nuevo si surge la necesidad, porque tiene una experiencia clave. Es lo que se conoce como contratación boomerang. Se trata de una práctica bastante habitual en determinados sectores o profesiones, como la prensa, la edición o la informática.

Acciones concretas del plan de acción de incorporación

1. Identificar las posibles salidas de la empresa

Cada dos años, la entrevista profesional es una oportunidad para hacer balance de los planes de carrera del empleado. Durante esta entrevista, el manager examina la viabilidad del proyecto del empleado dentro de la empresa. Se trata de fidelizarlo. Si se trata de una reconversión profesional, conviene escuchar el planteamiento del empleado y definir con él las posibilidades de transferencia de competencias. El objetivo es aprovechar su experiencia.

Pero, en el día a día, también significa prestar atención a la motivación y el compromiso de los empleados. En particular, para detectar cualquier cambio de comportamiento y poder apoyarlo.

2. Facilitar la transmisión de archivos

Las tareas de los empleados contribuyen al desarrollo de la empresa. Por ello, el responsable debe hacer balance de los proyectos y de su evolución. Esto le permite anticipar el impacto de la marcha en la organización de su departamento y, por tanto, preparar el traspaso.

Puntos importantes para recordar a los directivos

- En primer lugar, debe anticipar esta acción lo suficiente como para llevarla a cabo en las condiciones adecuadas. ¡Así que lo mejor es empezar a preocuparse por ello en cuanto haya anunciado su marcha!

- A continuación, implique a los trabajadores afectados, individual o colectivamente.

- A continuación, formalice los conocimientos en documentos de trabajo compartidos.

- Por último, el seguimiento. Es decir, hacer balance de los temas tratados, las competencias y métodos transmitidos...

3. Prevención y resolución de conflictos

Dos buenas prácticas para la incorporación

La primera es comunicar con transparencia. Esta comunicación procede en primer lugar de los directivos al equipo, y en segundo lugar de RRHH a la empresa. Así se evitan los rumores sobre los motivos de la marcha. Y así mantener un buen clima social dentro del equipo y de la empresa.

La segunda es estar atento a las señales débiles que sugieren un desacuerdo. Dependiendo de la personalidad, esto puede manifestarse como impaciencia, un tono brusco o, por el contrario, cierta despreocupación, o incluso silencio de radio. En la práctica, esto significa que el directivo debe saber escuchar y estar disponible para el diálogo. También puede recordar que, en caso de desacuerdo, también es posible irse en buenos términos.

4. Realizar una entrevista cualitativa de salida

Dependiendo del tamaño o la configuración de la empresa, el director general o el responsable de recursos humanos entrevistará al empleado saliente para revisar el entorno de trabajo, los métodos de trabajo y las relaciones con los equipos y los clientes.

A continuación, puede obtener su opinión. ¿Qué les ha gustado? ¿Qué creen que podría mejorarse?

Esta entrevista puede ayudar a desarrollar prácticas profesionales, incluso aprovechando lo que ya funciona bien en la empresa.

En este sentido, el offboarding tiene su lugar en un enfoque de mejora continua. 

5. Contratar y facilitar la movilidad profesional

Desde el punto de vista de RRHH, el riesgo es intentar contratar el mismo perfil con una larga experiencia en la empresa. Una perla rara difícil de encontrar.

Sin embargo, el empleado que se marcha conoce bien su trabajo. Por lo tanto, una entrevista centrada en la definición de las necesidades de contratación es una oportunidad para preguntarles sobre los cambios en su puesto de trabajo, las competencias clave y las competencias que van adquiriendo poco a poco. De este modo, le ayudarán a definir sus necesidades de contratación y los puentes empresariales que facilitarán la movilidad interna.

También es una forma de reconocer la experiencia y valorar a los empleados.

6. Organizar su partida desde el punto de vista administrativo

En resumen, ¿en qué consiste el éxito del offboarding? Ante todo, significa mantener una relación de calidad con el empleado hasta que se marche. También significa considerar y reconocer su trayectoria profesional. Por último, significa implicar al empleado en la transferencia de competencias, de modo que la planificación de la sucesión pueda llevarse a cabo interna o externamente.