Optimice el rendimiento empresarial eliminando el desperdicio y mejorando la eficiencia. Este es el objetivo de la gestión lean. Aplicado principalmente en la industria (lean Manufacturing), es sobre todo un estado de ánimo a adoptar para mejorar continuamente los procesos de la empresa. Entonces, ¿cómo es que la gestión lean es una metodología eficaz? ¿Cuáles son las principales herramientas? ¿Cuáles son los pasos clave para implementar un sistema lean? ¿Cuáles son los desafíos y límites de su implementación? Elementos de respuesta con Pierre Sarramaigna, experto en gestión, gestión de producción y excelencia operativa.
“La gestión lean es ante todo una filosofía, una cultura de mejora identificada por comportamientos basados en herramientas fáciles de usar”. Históricamente, Lean se implementó ampliamente por primera vez en diferentes industrias: automóvil, aeronáutica, farmacéutica, etc. Este concepto fue desarrollado por Toyota en la década de 1950, con la implementación del Sistema de Producción Toyota (TPS), un nuevo modo de gestión de las actividades industriales. El objetivo: eliminar cualquier actividad sin valor añadido para el cliente final.
Este éxito desafió a un equipo de investigadores a finales de los años 1980. Conclusión: el TPS de Toyota se puede aplicar en todas las empresas, en todos los sectores y en todos los países. De ahí el nacimiento del término “lean” (“lean”, “sin grasa”, en francés). Diez años después, el trabajo La máquina que cambió el mundo (1991) ayudaron a popularizar la filosofía de manufactura esbelta e inspiraron a muchas empresas a adoptar este enfoque para mejorar su eficiencia y competitividad.
Desde entonces, la gestión lean ha integrado otros conceptos y métodos vinculados amejora continua, al igual que la teoría de las restricciones, la Metodología Seis Sigma® o incluso métodos ágiles. El objetivo sigue siendo el mismo: la búsqueda de la optimización y la necesidad de eficiencia para aspirar al rendimiento en todos los niveles de producción.
¿Qué principios fundamentales?
Los principios de la gestión lean incluyen la mejora continua, la optimización de los procesos y flujos de producción, el compromiso de los empleados y el cumplimiento de las reglas y estándares de calidad. El objetivo es crear una empresa flexible, capaz de responder rápidamente a las solicitudes de los clientes minimizando costes y tiempos de producción. En otras palabras, se trata de establecer un cultura de mejora continua eliminando el desperdicio (“muda” en japonés) en un sistema de producción o servicio, con el fin de maximizar el valor agregado para los clientes.
Eliminando residuos
Los residuos pueden adoptar tres formas diferentes según su naturaleza:
- Muri: la saturación de un recurso, una tarea excesiva, demasiado difícil o incluso imposible;
- Mura: fenómenos de variabilidad;
- Muda: tareas sin valor añadido.
Tipología de muda
- errores, defectos y rechazos;
- tiempos de espera y retrasos;
- inventario innecesario;
- transporte y manipulación innecesarios (de productos);
- movimientos y viajes innecesarios (de empleados);
- subutilización de habilidades.
Entre estos tipos de residuos se pueden señalar dos especificidades:
- sobreproducción (producir demasiado o demasiado pronto) que afecta las finanzas de la empresa;
- sobreprocesamiento (operaciones superfluas, controles de sobrecalidad).
Por tanto, distinguimos entre tiempo con valor añadido y tiempo sin valor añadido: todo lo necesario para crear valor añadido (encender máquinas, cambiar herramientas, etc.) y desperdicio.
Otros principios clave
Otro principio fundamental es el inventario sobre el terreno. Esto implica reunirse con el personal operativo (producción, logística, etc.), identificar (rápidamente) los problemas y determinar sus causas, y aplicar la inteligencia colectiva para resolverlos. Este es el principio del Gemba Walk.
Lean requiere un cierto rigor metodológico. "Ésta es la condición para perpetuar las herramientas". En otras palabras, se trata de determinar colectivamente reglas, respetar estándares, normas (ISO 9001 para la gestión de la calidad, HACCP para la industria agroalimentaria, etc.)… “y mantenerlas en un alto nivel de cumplimiento, o incluso hacerlas ellos evolucionan”.
Además, el compromiso de los empleados –en todos los niveles (líneas de producción, gestión, funciones de soporte, etc.)– es imperativo para apropiarse de las herramientas. Una vez que estos fundamentos estén establecidos, queda proponer soluciones efectivas y sostenibles.
"Todo el desafío reside en resolver los problemas de forma sostenible".
¿Qué herramientas?
Se está creando una “caja de herramientas” para implementar la gestión lean en la industria. Hay varias herramientas disponibles:
- Mapeo de flujo de valor: SIPOC, diagrama de carriles, VSM…
- diagramas de procesos orientados a la resolución de problemas: Ishikawa, 5 porqués, QRQC;
- visuales: 5S, gestión visual, estandarización…
- “Justo a tiempo”: Kanban, Takt Time, flujo push/pull;
- estratégico: “Hoshin Kanri” para desplegar la visión corporativa.
El método 5S, una herramienta visual eficaz
El método 5S es una técnica de organización y gestión de la calidad. El objetivo: mejorar y asegurar el entorno laboral. Inicialmente encontramos este método en talleres de producción, luego oficinas y servicios. Utilizando tablas y luego soluciones desmaterializadas (SQCDP) para visualización en tiempo real, se registran los indicadores de desempeño y se miden las brechas durante las 5 etapas clave: clasificación, almacenamiento, limpieza, estandarización y luego mejora. Esta herramienta visual permite una apropiación más rápida.
Lean, ¿para quién?
La gestión lean se puede aplicar en todo tipo de negocios. Queda por ver si hay un equipo dedicado a su implementación, si lean es parte integral de la estrategia... en cuyo caso, la empresa deberá informar al respecto, al amparo de estándares y certificaciones. En las pequeñas empresas, generalmente, no hay gente dedicada. Por lo tanto, se capacita a los líderes y mandos intermedios de las VSE/PYME en esta dirección.
¿Qué pasos clave, según qué estrategia?
Implementar la metodología lean en una empresa industrial generalmente implica los siguientes pasos:
- identificación de procesos clave;
- identificación de residuos;
- la mejora de procesos;
- el establecimiento de una cultura de mejora continua;
- estandarización de procesos mejorados.
Estas diferentes etapas clave varían según la estrategia empresarial. Si se trata de un despliegue completo del método –de 3 a 5 años–, entonces es necesario definir un objetivo, un plan de transformación. "Todo depende de la preparación para implementar la gestión lean". Entre las acciones a realizar: designar proyectos piloto, realizar el proyecto piloto y luego duplicarlo para que “ Lean está anclado en el colectivo de forma sostenible. ".
“Lean es un camino hacia el desempeño sostenible”.
En todo caso, es necesario establecer un diagnóstico de desempeño, identificar fuentes de mejora, realizar pilotos regulares y acciones de mejora sostenible. Éste es el objetivo de los astilleros Kaisen. Sin olvidar las acciones de sensibilización: formación, apoyo periódico para “facilitar el progreso de los proyectos y asegurar los equipos”, actividades de codesarrollo. Esto sin contar también con el feedback para “mejorar los estándares y desarrollar buenas prácticas en la empresa”. El factor clave del éxito: la presencia e implicación de la dirección y la alta dirección, la definición de objetivos y planes de acción claros. Condiciones esenciales para implementar la gestión lean.
¿Qué límites, para qué soluciones?
El despliegue de la gestión lean puede encontrar ciertos obstáculos. Primero debemos plantearnos las siguientes preguntas: ¿qué significado le damos a un enfoque lean? ¿Se comparte este significado?
Entonces, hay varias maneras de implementar Lean. Por tanto, no debemos centrarnos en las herramientas, sino “apropiarnos de ellas y adaptar los conceptos sin perder de vista el sentido común”. La gestión ajustada debe mejorar el rendimiento y el compromiso del equipo. Siempre que disponga de medios suficientes para conseguirlo. "Por tanto, debemos perseverar, porque los efectos no son necesariamente inmediatos". Y los desafíos son numerosos. La implementación de un sistema lean implica:
- informar a los equipos y explicar: definir los roles de cada persona, lograr la implicación voluntaria;
- tranquilizar: contando con el apoyo de un experto interno o externo, especialmente cuando se trata de emprender un proyecto 5S, por ejemplo;
- no ser demasiado ambicioso: aspirar a pequeños éxitos minimizando los esfuerzos realizados utilizando herramientas simples y eficaces;
- Ser constante: se trata de realizar proyectos de forma sostenible, insistir, convencerse y convencerse de la eficacia y el interés del enfoque lean.
“La madurez del lean sigue siendo moderada en todas las empresas. Este enfoque sigue siendo menos obvio para las VSE/PYME y, muy a menudo, no hemos trabajado previamente para mejorar el proceso”. Por lo tanto, el verdadero desafío consiste en sensibilizar a las pequeñas empresas para aculturarlas en la gestión eficiente. Un desafío que pasa por tanto por la implementación de proyectos básicos como las 5S y rutinas en la empresa.
Lo que hay que recordar: la gestión lean es una metodología eficaz para mejorar los procesos industriales, así como un estado de ánimo a adoptar para mejorar continuamente los procesos de la empresa. Este enfoque también se puede implementar en otros campos o sectores de actividad: TI, construcción, banca, salud, etc.
