Optimizar el rendimiento de una empresa eliminando el despilfarro y mejorando la eficiencia. Ese es el objetivo de la gestión ajustada. Aplicado principalmente en la industria (lean manufacturing), es ante todo un estado de ánimo que hay que adoptar para mejorar continuamente los procesos de la empresa. Entonces, ¿cómo es la gestión ajustada una metodología eficaz? ¿Cuáles son las principales herramientas? ¿Cuáles son las etapas clave de la implantación de un sistema ajustado? ¿Cuáles son los retos y las limitaciones de la implantación de un sistema lean? Descúbralo con Pierre Sarramaigna, experto en gestión, gestión de la producción y excelencia operativa.
"La gestión ajustada es ante todo una filosofía, una cultura de mejora identificada por comportamientos basados en herramientas fáciles de utilizar". Históricamente, el lean se implantó por primera vez de forma generalizada en diversas industrias: automoción, aeronáutica, farmacéutica, etc. El concepto fue desarrollado por Toyota en los años 50, con la implantación del Toyota Production System (TPS), una nueva forma de gestionar las actividades industriales. El objetivo era eliminar cualquier actividad que no añadiera valor para el cliente final.
A finales de los 80, un equipo de investigadores quedó impresionado por esta historia de éxito. Llegaron a la conclusión de que el TPS de Toyota podía aplicarse en empresas de todos los sectores y países. De ahí el nacimiento del término "lean". Diez años más tarde, el libro La máquina que cambió el mundo (1991) contribuyeron a popularizar la filosofía de la fabricación ajustada e inspiraron a muchas empresas a adoptar este enfoque para mejorar su eficacia y competitividad.
Desde entonces, la gestión ajustada ha incorporado otros conceptos y métodos vinculados a lamejora continuacomo la teoría de las restricciones, la Metodología Six Sigma o los métodos Agile. El objetivo sigue siendo el mismo: la búsqueda de la optimización y la necesidad de eficacia para aspirar al rendimiento en todos los niveles de producción.
¿Qué principios fundamentales?
Los principios de la gestión ajustada incluyen la mejora continua, la optimización de los procesos y flujos de producción, el compromiso de los empleados y el cumplimiento de las reglas y normas de calidad. El objetivo es crear una empresa flexible capaz de responder con rapidez a las demandas de los clientes, minimizando al mismo tiempo los costes y los tiempos de producción. En otras palabras, se trata de crear una una cultura de mejora continua eliminar los residuos ("muda" en japonés) en un sistema de producción o servicio, con el fin de maximizar el valor añadido para los clientes.
Eliminación de residuos
Los residuos pueden adoptar tres formas diferentes en función de su naturaleza:
- Muri: la saturación de un recurso, una tarea excesiva, demasiado difícil o incluso imposible;
- Mura: fenómenos de variabilidad ;
- Muda: tareas sin valor añadido.
Tipología de muda
- errores, defectos y rechazos ;
- tiempos de espera y plazos ;
- inventario innecesario;
- transporte y manipulación innecesarios (de productos);
- movimientos y desplazamientos innecesarios (de empleados) ;
- infrautilización de las competencias.
Entre estos tipos de residuos, hay dos ejemplos concretos:
- Sobreproducción (producir demasiado o demasiado pronto), que afecta a las finanzas de la empresa;
- sobreprocesamiento (operaciones superfluas, controles de calidad excesivos).
Por tanto, distinguimos entre tiempo con valor añadido y tiempo sin valor añadido: todo lo necesario para crear valor añadido (encender máquinas, cambiar herramientas, etc.) y despilfarro.
Otros principios clave
Otro principio fundamental es hacer balance de la situación sobre el terreno. Esto implica reunirse con el personal operativo (producción, logística, etc.), identificar los problemas (rápidamente) y determinar sus causas, y aplicar la inteligencia colectiva para resolverlos. Es el principio del Gemba Walk.
Lean exige cierto rigor metodológico. "Es el requisito previo para la viabilidad a largo plazo de las herramientas". En otras palabras, se trata de determinar colectivamente las reglas, cumplir las normas y estándares (ISO 9001 para la gestión de la calidad, HACCP para la industria alimentaria, etc.) "y mantenerlas en un alto nivel de adhesión, o incluso desarrollarlas".
Además, el compromiso de los empleados -a todos los niveles (líneas de producción, dirección, funciones de apoyo, etc.)- es imprescindible para que se adopten las herramientas. Una vez establecidos estos fundamentos, el siguiente paso es proponer soluciones eficaces y sostenibles.
"Se trata de resolver problemas a largo plazo".
¿Qué herramientas?
Se está elaborando una "caja de herramientas" para implantar la gestión ajustada en la industria. Incluye diversas herramientas:
- mapeo del flujo de valor: SIPOC, diagrama Swimlane, VSM, etc.
- diagramas de procesos de resolución de problemas: Ishikawa, 5 porqués, QRQC ;
- visual: 5S, gestión visual, normalización...
- "Just-in-time": Kanban, Takt Time, flujo push/pull ;
- estrategia: "Hoshin Kanri" para desplegar la visión corporativa.
El método de las 5S, una herramienta visual eficaz
El método de las 5S es una técnica de organización y gestión de la calidad. Su objetivo es mejorar y asegurar el entorno de trabajo. Al principio, este método se utilizaba en los talleres de producción, después en oficinas y departamentos. A partir de tablas, y luego de soluciones desmaterializadas (SQCDP) para su visualización en tiempo real, se registran los indicadores de rendimiento y se miden las desviaciones durante las 5 etapas clave: clasificación, orden, limpieza, normalización y mejora. Esta herramienta visual facilita la asimilación.
Lean, ¿para quién?
La gestión ajustada puede aplicarse en todo tipo de empresas. La cuestión es si existe un equipo dedicado a su aplicación, si el lean es parte integrante de la estrategia... en cuyo caso, la empresa debe informar al respecto, amparándose en normas y certificaciones. En las pequeñas empresas, no suele haber personas dedicadas a ello. Por eso, los directores de empresas muy pequeñas y los mandos intermedios reciben formación en este ámbito.
¿Cuáles son las etapas clave y cuál es la estrategia?
La implantación de la metodología Lean en una empresa industrial suele constar de las siguientes etapas:
- identificación de los procesos clave ;
- identificar los residuos ;
- mejora de los procesos ;
- Establecer una cultura de mejora continua;
- normalización de los procesos mejorados.
Estas etapas clave varían en función de la estrategia de la empresa. Si el método va a implantarse plenamente -en un plazo de 3 a 5 años-, hay que definir un objetivo y un plan de transformación. "Todo es cuestión de preparación antes de implantar el lean management". Entre las acciones que hay que emprender figuran la designación de jefes de proyecto, la realización del proyecto piloto y su posterior reproducción para que " Lean se convierte en parte integrante del equipo de forma sostenible ".
"Lean es un camino hacia el rendimiento sostenible".
Sea cual sea el caso, hay que establecer un diagnóstico del rendimiento, identificar las fuentes de mejora, realizar un análisis exhaustivo de la situación e identificar las soluciones más adecuadas. pilotos regulares y acciones de mejora sostenibles. Este es el objetivo de los proyectos Kaisen. Sin olvidar las acciones de sensibilización: formación, apoyo regular para "facilitar el avance de los proyectos y tranquilizar a los equipos", y actividades de codesarrollo. Sin olvidar la retroalimentación para "mejorar las normas y desarrollar las mejores prácticas dentro de la empresa". El factor clave del éxito: la presencia e implicación de la dirección y la alta dirección, y la definición de objetivos y planes de acción claros. Son condiciones esenciales para implantar la gestión ajustada.
¿Cuáles son los límites y las soluciones?
La aplicación de la gestión ajustada puede tropezar con numerosos obstáculos. En primer lugar, debemos plantearnos las siguientes preguntas: ¿qué significado damos a un enfoque ajustado? ¿Se comparte este significado?
En segundo lugar, hay varias formas de aplicar el lean. Así que no debemos centrarnos en las herramientas, sino "hacerlas nuestras y adaptar los conceptos sin perder de vista el sentido común". La gestión ajustada debería mejorar el rendimiento y el compromiso de los equipos. Siempre que se disponga de recursos suficientes para lograrlo. "Hay que perseverar, porque los efectos no son necesariamente inmediatos". Y hay muchos retos. Implantar un sistema lean implica :
- informar y explicar a los equipos: definir las funciones de cada uno, hacer que la gente participe de forma voluntaria ;
- Tranquilidad: recurriendo al apoyo de un experto interno o externo, sobre todo cuando se emprende un proyecto de 5S, por ejemplo;
- No sea demasiado ambicioso: consiga pequeños éxitos minimizando el esfuerzo mediante herramientas sencillas y eficaces;
- ser coherente: se trata de llevar a cabo proyectos a largo plazo, insistir, estar convencido y convencer de la eficacia y el valor del enfoque Lean.
"La madurez de Lean sigue siendo moderada en todas las empresas. Este enfoque es menos evidente para las pequeñas y medianas empresas, y muy a menudo no se ha realizado ningún trabajo previo de mejora de los procesos". Así que el verdadero reto es sensibilizar a las pequeñas empresas para aculturarlas en la gestión eficiente. Este reto requiere la implantación de proyectos básicos como las 5S y las rutinas de la empresa.
Puntos clave a recordar: el lean management es una metodología eficaz para mejorar los procesos industriales, así como una mentalidad a adoptar para mejorar continuamente los procesos empresariales. Este enfoque también puede desplegarse en otros ámbitos o sectores de actividad: informática, construcción, banca, sanidad, etc.
