El papel del responsable de formación está cambiando radicalmente. Además de supervisar el desarrollo de las competencias dentro de la empresa, también desempeña un papel importante en la retención de los empleados. Esto es aún más crucial ahora que la búsqueda de nuevos talentos es cada vez más compleja. De hecho, 41 % de las empresas tendrán dificultades para contratar en 2024, según un estudio realizado por la Comisión Europea. Estudio de Banque de France. Por tanto, es esencial desarrollar las competencias existentes en la empresa y, sobre todo, no perderlas. Esta es la convicción de Philippe Argouges, experto en ingeniería de la formación y análisis de necesidades.
Para lograrlo, el responsable de formación puede desplegar diferentes estrategias:
- marketing
- mejora continua
- cultura del aprendizaje
1 / El enfoque de marketing para la formación de directivos
No basta con ofrecer los mejores productos, también hay que darlos a conocer.
¿Marketing para vender una actividad que al final cuesta dinero a la empresa? Puede sonar extraño. Pero promocionar la formación forma parte del papel del responsable de formación. Su papel. Y cada vez es más útil.
Todo el mundo, desde los empleados a los directivos, tiene que estar convencido de la importancia de la formación. Y la mejor manera de hacerlo es comunicarlo.
Uno de los efectos positivos de este marketing interno es combatir el absentismo en la formación. Actualmente, el absentismo va en aumento. En la formación a distancia, el absentismo puede ser hasta tres veces mayor que en la formación presencial. Los alumnos pueden pensar que su ausencia es menos grave o que no están ocupando el lugar de otra persona. El hecho es que el absentismo puede llegar a 30 % en algunas empresas, lo que es enorme. Esto aumenta automáticamente el presupuesto de formación gastado por empleado en 30 %.
El otro beneficio indiscutible le concierne más a usted. Cuanto mejor se conoce la formación, mejor se conocen sus procesos. Inscripciones, anulaciones, análisis de necesidades... todas estas actividades en las que intervienen los empleados se desarrollan con mayor fluidez.
Ejemplo de cartel:
Pero, ¿cómo poner en práctica este enfoque de marketing? Lo más eficaz es comunicación regular. Esta comunicación puede adoptar diferentes formas: boletín interno, blog, página web, etc. Todos los medios son posibles, siempre que formen parte de la cultura de su empresa.
Buenas prácticas:
Podríamos imaginar una comunicación a todos los empleados a principios de año para anunciar la puesta en marcha del plan. Después, otra en septiembre u octubre sobre el análisis de las necesidades. Además, en mayo o noviembre, centrarse en acciones especialmente representativas.
2/ El responsable de formación en el centro de un enfoque de mejora continua
Una formación eficaz es aquella que resuelve los problemas que dieron lugar a su realización.
Todo el mundo mide la satisfacción de los alumnos al final de un curso. No es ninguna novedad. Pero, ¿es suficiente para saber si un curso ha sido eficaz o no? Hoy en día, también hay que medir los conocimientos adquiridos, pero in situ, esto no prueba nada.
El responsable de formación debe intentar medir los efectos de la formación en el contexto de la empresa: ¿ha sido útil, ha aportado algo? Sin embargo, las encuestas frías que ofrecen este tipo de información suelen tener un bajo índice de respuesta. Una tasa de respuesta de 30 % es suficiente. Entonces, ¿cómo podemos aumentar este índice? Hay algunas soluciones. La gran mayoría de las empresas organizan entrevistas anuales de evaluación. Muchas aprovechan para preguntar a los empleados si la formación que han recibido ha sido útil. Pero estos resultados no suelen utilizarse.
Si no se hace nada con esta información, se pierde mucho tiempo. Es esencial utilizar estos datos y, sobre todo, demostrar que los estamos utilizando. Este tipo de encuesta debe tener un objetivo: la mejora continua de nuestra oferta de formación. Así que tenemos que recoger las respuestas, analizarlas y adaptar nuestra oferta en consecuencia.
Y explíqueselo a todo el mundo. Porque es demostrando que utilizas los resultados de estas encuestas como aumentarás las tasas de retorno.
Por ejemplo:
Por ejemplo, en un gran banco francés se utilizaron encuestas en frío para cambiar la formación ofrecida a los directivos. El plan de estudios se redujo de 5 cursos obligatorios a 2, mejor orientados. El resultado: menos cancelaciones de última hora y mayor asistencia.
En resumen, hay que saber plantearse retos, basándose en las opiniones de los alumnos.
3/ El responsable de formación, artífice de una cultura del aprendizaje
Si me obligan a aprender, olvido. Si elijo, retengo.
El " reflejo Necesito competencias, elijo formación "Es importante que todos -directivos, mandos y empleados- compartan este compromiso.
Los enfoques basados en el análisis de las necesidades suelen dar prioridad a las peticiones de los directivos. Son ellos quienes, a prioriConocen las necesidades de su organización a medio plazo. Y la formación debe estar orientada a esas necesidades. Y sin embargo, al tener más en cuenta los deseos de los empleados, contribuimos a motivarlos.
La empresa dispone de una herramienta para ello: la entrevista profesional. Una entrevista bien realizada permite al empleado expresar sus deseos. Los resultados de estas entrevistas pueden tenerse en cuenta en la elaboración de los planes de formación... siempre que se comuniquen al responsable de formación.
Pero no se puede crear una cultura del aprendizaje de la noche a la mañana. Hay que acostumbrar a los empleados a aprender, para que comprendan que la formación es para ellos y que les ayuda a desarrollarse. Una vez más, se puede establecer un círculo virtuoso. Cuanto más se validen los cursos de formación deseados por la empresa, más empleados expresarán deseos acordes con su función y su trabajo.
Fomentar una cultura del aprendizaje: ¿cuáles son los beneficios para la empresa y el responsable de formación?
Los empleados que tienen un interés en su propio desarrollo profesional están más motivados. Si la empresa demuestra que cree en ellos, están más comprometidos y es menos probable que busquen en otra parte. Además, transmiten una imagen positiva de su empresa, lo que facilita la contratación. Microsoft y Google, por ejemplo, lo han entendido. Estas grandes empresas figuran desde hace tiempo en las encuestas de Great Place to Work. Y la formación es uno de los indicadores importantes en estas encuestas, según Teamupp (agencia de servicios de RRHH y QHCT).
Otra herramienta es la cuenta personal de formación (CPF). Por supuesto, el CPF puede ser elegido por el trabajador. Pero es posible establecer CPF co-construidos. El trabajador recurre a su CPF, la empresa hace una aportación (que evita los costes restantes) o autoriza la formación durante el horario laboral. Esto permite financiar la formación por encima del presupuesto asignado.
En última instancia, todas estas estrategias dependen de una comunicación más amplia por parte del responsable de formación. Se trata de una habilidad importante que hay que desarrollar o reforzar. ¿Y por qué no recurrir a la ayuda de especialistas? Si su organización cuenta con un departamento de comunicación, éste puede asesorarle para establecer comunicaciones periódicas.
