La gestión de proyectos en el sector público es un reto complejo, marcado por estrictas restricciones normativas, presupuestos limitados y grandes expectativas sociales. Sin embargo, es posible maximizar la eficiencia y la colaboración aplicando enfoques ágiles adecuados. Descubra las mejores prácticas y herramientas para gestionar eficazmente un proyecto público en un entorno restringido. Laurent Vandewalle, experto en agilidad y gestión de proyectos, nos lo explica.
Gestionar un proyecto público con agilidad es un reto importante. Los proyectos públicos son fundamentalmente diferentes de los privados. El reto no sólo radica en el éxito operativo, sino también en la transparencia, la gestión de las partes interesadas y el cumplimiento de los marcos normativos. Con demasiada frecuencia, estos proyectos adolecen de burocracia y falta de adaptabilidad.
¿Cómo gestionar con éxito estas iniciativas? La agilidad, asociada desde hace tiempo al sector privado, ofrece soluciones adecuadas, ya que permite una mejor gestión de las partes interesadas y una mayor capacidad de respuesta a las limitaciones. He aquí las mejores prácticas para garantizar el éxito de los proyectos del sector público.
Los retos específicos de la gestión de proyectos públicos
La gestión de proyectos en el sector público se basa en retos únicos que requieren planteamientos a medida.
En primer lugar estrictas limitaciones reglamentarias. Por tanto, cada proyecto debe cumplir complejos procedimientos administrativos, lo que puede ralentizar el proceso de toma de decisiones.
Entonces, algunos presupuestos limitados y financiación condicionada. La financiación suele votarse a lo largo de varios años y está sujeta a ajustes políticos.
Entonces, el múltiples partes interesadas. Ministerios, autoridades locales, ciudadanos, empresas privadas... Cada parte interesada tiene expectativas e intereses a veces divergentes.
Por último altas expectativas sociales. El principal objetivo es servir al interés público, lo que significa justificar cada gasto y cada decisión ante la opinión pública.
🔎 Testimonio
"Encargado de revisar un sistema de gestión de subvenciones en una autoridad local, me di cuenta rápidamente de que el principal obstáculo no era la tecnología, sino la coordinación de las partes interesadas. Así que adapté mi enfoque incluyendo talleres de co-construcción con representantes electos, asociaciones y departamentos administrativos. Gracias a iteraciones cortas y demostraciones periódicas, pude reducir la resistencia y recortar seis meses del calendario inicial.
Herramientas y métodos para la gestión ágil de proyectos en el sector público
La agilidad en el sector público no significa abandonar los marcos tradicionales, sino más bien enriquecerse con prácticas más colaborativas e iterativas.
Scrum y Kanban: los métodos adecuados
- Scrum es especialmente útil para proyectos que implican avances progresivos, como la digitalización de los servicios públicos.
- Kanban permite una mejor gestión de los flujos y una mayor transparencia, ideal para supervisar el avance de los proyectos de infraestructuras.
[Formación]
Gestión ágil de proyectos en la administración pública
Objetivo: adquirir los fundamentos de la gestión de proyectos. En el programa: gestionar un proyecto utilizando métodos y herramientas básicos, dirigir un equipo de proyecto y comunicarse con las partes interesadas.
Ejemplos de ejercicios prácticos: elaboración de un cuadro de gestión de costes, realización de un análisis de riesgos.
Herramientas digitales de colaboración
- Trello, Jira, Monday.com Simplifican la gestión de tareas y mejoran la visibilidad de los plazos.
- Miro, MURO Se trata de facilitar talleres de cocreación con ciudadanos y socios institucionales.
[Formación]
Cree un tablero Trello que pueda usarse en su proyecto
Cada participante crea su propio tablero de Trello, integrando los procesos y métodos de proyecto específicos de su organización. Definen los objetivos y las etapas del proyecto. Para facilitar la experiencia de los colaboradores del proyecto, céntrate en: modelos de tarjetas, automatizaciones y botones de acción.
[Leer también]
🔎 Por ejemplo :
Un consejo regional utilizó Scrum para gestionar la implantación de un portal de acceso a la asistencia social. Al adoptar un enfoque iterativo, la primera versión funcional se entregó en seis meses, frente a los 18 meses previstos inicialmente.
Competencias clave para la gestión de proyectos públicos
Además de los métodos y las herramientas, para llevar a buen término un proyecto en la función pública son imprescindibles ciertas competencias.
1/ Gestión de las partes interesadas
El primer paso es identificar a los actores clave, anticipar sus expectativas y garantizar una comunicación fluida.
2/ Liderazgo y gestión colaborativa
Luego hay que fomentar el compromiso de los equipos, a pesar de la burocracia administrativa.
3/ Adaptabilidad
Esto significa también reaccionar eficazmente a los cambios normativos y a los ajustes presupuestarios.
🔎 Por ejemplo :
Durante el despliegue de una red de puntos de recarga para vehículos eléctricos en una gran aglomeración urbana, el equipo del proyecto organizó sesiones de consulta con los ayuntamientos y las empresas asociadas. ¿El resultado? Una adopción más rápida y un proyecto finalizado seis meses antes de lo previsto.
Estudio de caso: éxito de un proyecto ágil en la administración pública
Uno de los ejemplos más convincentes de agilidad aplicada en el sector público es el desarrollo de una sistema de teleservicios permitir a los ciudadanos solicitar documentos administrativos en línea.
1/ Antecedentes :
Inicialmente previsto para tres años con un presupuesto de 5 millones de euros.
2/ Problema :
Riesgo de retrasos debidos a procedimientos de validación demasiado rígidos.
3/ Solución ágil adoptada :
- Desglose en versiones incrementales para entregar rápidamente una primera versión.
- Establecer rituales diarios (stand-ups) para facilitar los intercambios entre departamentos.
- Pruebas periódicas con los usuarios para ajustar el producto a las necesidades reales.
4/ Resultados :
- Lanzamiento de una primera versión en 9 meses.
- Los costes de desarrollo se reducen en 20 %.
- Satisfacción del usuario multiplicada por 2 gracias a los ajustes progresivos.
En última instancia, adoptar la agilidad significa gestionar mejor los proyectos públicos. Lejos de ser una simple moda, la agilidad se perfila como una respuesta pragmática a los retos a los que se enfrenta el sector público. Integrando métodos como Scrum y Kanban, utilizando herramientas digitales colaborativas y desarrollando las competencias adecuadas, es posible optimizar la gestión de los proyectos. Y todo ello respetando las limitaciones específicas del sector público.
