Ahorro de tiempo, fiabilidad, seguridad... la firma electrónica ofrece más de una ventaja, respecto a su equivalente en papel. Sin embargo, no fue hasta la pandemia de COVID-19 y el trabajo remoto que fue adoptado masivamente por las empresas y entró en su vida diaria. Yannick Delsahut*, formador, especialista en transición digital, nos explica sus ventajas.
La firma electrónica no es un proceso nuevo. Esta tecnología permite identificar y autenticar al firmante de un documento digital y garantizar que el contenido no ha sido alterado o modificado. ¿Qué documentos se ven afectados? Si bien existen soluciones para formatos binarios (imágenes, vídeos), el formato PDF sigue siendo el más utilizado. ¿Cuál es su valor jurídico?
La ley del 13 de marzo de 2000 le concede el mismo valor legal que la firma manuscrita en papel. El uso masivo del teletrabajo y de los documentos digitalizados ha fomentado su crecimiento y puesto de relieve sus múltiples ventajas.
1. Ahorro de tiempo para los firmantes
El procesamiento de documentos en papel lleva una cantidad considerable de tiempo, a menudo varias semanas: el documento contractual que se va a firmar se envía primero por correo postal o correo electrónico al cliente, quien luego debe imprimirlo, luego entregárselo al gerente correspondiente para que lo firme y usted Todavía tendrá que esperar hasta que el documento sea devuelto por correo postal o electrónico.
Gracias a la firma electrónica, este tiempo pasa de varias semanas a unas pocas horas. El uso conjunto de la desmaterialización de documentos y la firma electrónica agiliza los procesos de validación y puesta en vigor de los contratos. Definitivamente una ventaja beneficiosa para su negocio, sus proveedores de servicios y sus clientes.
Una ventaja tanto más importante cuanto que en un proceso comercial, el tiempo entre el envío de un contrato y su firma es un período durante el cual el cliente puede dudar, renegociar los términos o incluso desistir.
Otra ventaja: el documento desmaterializado lleva un sello de tiempo con la fecha y hora de la firma, información que no está disponible en un contrato en papel.
2. Mayor seguridad de los documentos firmados
Le Reglamento europeo eIDas (Eelectrónico IDENTIFICACIÓNentificación, TIENEautenticación y confianza Sservicios) del 23 de julio de 2014 define Tres tipos de firmas electrónicas, clasificadas según un nivel creciente de seguridad. :
- firma electrónica sencilla. Se utiliza para actos rutinarios con bajas consecuencias legales y financieras. Ej.: contrato de trabajo, contrato de membresía, contrato de arrendamiento, etc. Se pueden utilizar elementos que permitan identificar al firmante (correo electrónico, código enviado por SMS, etc.).
- firma electrónica avanzada. Requiere un certificado digital asociado al firmante que permita identificar formalmente al autor. La identidad del firmante se verifica mediante su documento de identidad. Esta firma se utiliza en particular para validar documentos legales y financieros: contratos de crédito, contratos de seguro de vida, contratos de compraventa de inmuebles, etc.
- firma electrónica cualificada. Es la firma más segura. Raramente utilizado, porque es muy restrictivo, requiere la intervención de una autoridad de certificación controlada en Francia por la ANSSI (Agencia Nacional de Seguridad de los Sistemas de Información). Requiere una reunión física o virtual con la autoridad de certificación, la entrega de un token certificado (llave criptográfica USB o tarjeta inteligente) y el almacenamiento seguro del token. Se utiliza para la firma de documentos por parte de profesionales del Derecho: notarios, abogados, secretarios judiciales, autoridades públicas, etc.
Debe comprobar cuidadosamente con sus asesores o su operador de firma el tipo de solución a utilizar en función de la naturaleza y el nivel de riesgo del documento.
3. Una ventaja financiera, menos costes
Se acabaron los costes relacionados con la firma manuscrita: impresión (papel, tinta, electricidad, etc.), gastos postales, procesamiento del correo (envío, recepción), recordatorio, clasificación de archivo, etc. El procesamiento manual de la firma cuesta mucho más que el de la firma electrónica, si la reducimos a la tarifa horaria del empleado.
Tenga en cuenta, sin embargo, que una firma electrónica tiene un coste unitario (a menudo llamado sobre) que varía según el operador de firma elegido. Vale la pena comprobar atentamente las características vinculadas al precio. Por ejemplo, un servicio de firma simple sin verificación por SMS será más económico, pero tendrás menos elementos para acreditar la identidad de la persona.
4. Una ventaja ecológica gracias al papel cero
Eliminar el papel de todo el proceso de gestión de contratos reduce la huella medioambiental y, por tanto, la huella de carbono de su negocio. La firma electrónica evita la impresión en papel, fotocopias y el uso de sobres. Esto representa un enorme ahorro de papel, sobre todo porque los contratos suelen contener decenas de páginas, incluidos anexos, y suelen imprimirse en varias copias.
Cuando sabemos que sólo la producción de una hoja de papel A4 consume cinco litros de agua… Sin contar la electricidad, la tinta, el coste de uso de los aparatos, etc. Entendemos mejor por qué la firma electrónica y su corolario la desmaterialización de los documentos resultan cada vez más atractivos para las empresas que no dudan en integrarlas en su política de RSE (Responsabilidad Social Empresarial).
5. Ahorro de espacio y tiempo gracias a la desmaterialización
La firma electrónica de documentos permite clasificar directamente el documento en un archivo digital. No más guardar papeles en armarios que nunca se abren. La desmaterialización no sólo garantiza la integridad del documento, sino que también elimina el riesgo de perderlo y permite que sólo las personas autorizadas gestionen su acceso. El uso de la Gestión Documental Electrónica (EDM) también agiliza la búsqueda de un contrato y permite al empleado acceder al documento digital desde cualquier lugar, satisfaciendo la creciente necesidad de trabajo móvil.
Si opta por guardar el documento firmado en una solución de archivo con valor probatorio (caso de PluggySign), tiene garantizada su conservación durante un período determinado, cumpliendo así con la obligación legal de conservación.
6. Una ventaja en los procesos de negocio
La firma electrónica se puede integrar directamente en un proceso comercial para finalizar el procesamiento mediante la confirmación del cliente. La compañía podrá así añadir la firma electrónica a sus principales procesos de negocio, sabiendo que otros servicios también pueden utilizar herramientas como PluggySign para realizar tratamientos masivos y hacer que numerosos destinatarios firmen online.
7. Un beneficio para toda la empresa
Las firmas electrónicas no sólo benefician a los procesos comerciales. Todos los servicios pueden utilizarlo. En primer lugar, RRHH que firman toda una variedad de documentos: modificaciones, contratos de trabajo, condiciones generales, informes de actividad, resúmenes de entrevistas profesionales, etc.
El DPO (Delegado de Protección de Datos) puede solicitar en el marco del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) que todos los subcontratistas firmen en el alcance de las acciones regulatorias o los empleados en ámbitos específicos.
El departamento jurídico también estará interesado, sobre todo para conseguir acuerdos. Gestiona una gran cartera de documentos: modificaciones, contratos, cláusulas de confidencialidad (NDA), compromisos contractuales para vendedores, etc.
Con sus ventajas, la firma electrónica tiene todas las posibilidades de seguir avanzando en las empresas. Constituye una oportunidad para digitalizar todos sus contratos, cotizaciones, órdenes de compra, etc. e iniciar la digitalización de sus procesos. Nuestra formación le explicará cómo configurarlo e integrarlo en un enfoque de transición digital más global para su empresa.
