Ahorro de tiempo, fiabilidad, seguridad... la firma electrónica ofrece muchas ventajas sobre su homóloga en papel. Sin embargo, no ha sido hasta la pandemia del COVID-19 y el trabajo a distancia cuando la firma electrónica ha sido ampliamente adoptada por las empresas y ha pasado a formar parte de su rutina diaria. Yannick Delsahut*, formador y especialista en transición digital, nos cuenta todas sus ventajas.
La firma electrónica no es un proceso nuevo. Esta tecnología permite identificar y autentificar al firmante de un documento digital y garantizar que su contenido no ha sido alterado o modificado. ¿De qué documentos se trata? Aunque existen soluciones para formatos binarios (imágenes, vídeos), el formato PDF sigue siendo el más utilizado. ¿Cuál es su valor jurídico?
La ley del 13 de marzo de 2000 le concede el mismo valor jurídico que una firma manuscrita en papel. La generalización del teletrabajo y de los documentos digitalizados ha favorecido su desarrollo y puesto de relieve sus numerosas ventajas.
1. Ahorro de tiempo para los firmantes
La tramitación de documentos en papel lleva mucho tiempo, a menudo varias semanas: el documento contractual que hay que firmar se envía primero por correo postal o electrónico al cliente, que luego tiene que imprimirlo y dárselo a la persona adecuada para que lo firme, y aún hay que esperar a que el documento sea devuelto por correo postal o electrónico.
Gracias a la firma electrónica, este tiempo puede reducirse de varias semanas a unas pocas horas. El uso combinado de la desmaterialización de documentos y la la firma electrónica agiliza el proceso de validación y entrada en vigor de los contratos. Su empresa, sus proveedores de servicios y sus clientes salen ganando.
Esto es tanto más importante cuanto que, en el proceso comercial, el tiempo que transcurre entre el envío de un contrato y su firma es un periodo durante el cual el cliente puede dudar, renegociar las condiciones o incluso retractarse.
Otra ventaja es que el documento desmaterializado lleva la fecha y hora de la firma, información que no está disponible en un contrato en papel.
2. Mayor seguridad para los documentos firmados
Le Reglamento europeo eIDas (Eelectrónico IDENTIFICACIÓNentificación, Aautenticación y confianza Servicios) de 23 de julio de 2014 define tres tipos de firma electrónica, clasificados según niveles crecientes de seguridad :
- firma electrónica simple. Se utiliza para actos rutinarios con consecuencias jurídicas y financieras menores. Por ejemplo, contratos de trabajo, contratos de adhesión, arrendamientos, etc. Pueden utilizarse elementos que identifiquen al firmante (correo electrónico, código enviado por SMS, etc.).
- firma electrónica avanzada. Requiere un certificado digital asociado al firmante, lo que permite identificar formalmente al autor. La identidad del firmante se verifica mediante su documento de identidad. Esta firma se utiliza en particular para validar documentos jurídicos y financieros: contratos de crédito, pólizas de seguros de vida, contratos de venta de bienes inmuebles, etc.
- firma electrónica reconocida. Es la firma más segura. Raramente se utiliza porque es muy restrictiva y requiere la intervención de una autoridad de certificación controlada en Francia por laANSSI (Agencia Nacional de Seguridad de los Sistemas de Información). Requiere un encuentro físico o virtual con la autoridad de certificación, la entrega de un token certificado (llave criptográfica USB o tarjeta inteligente) y el almacenamiento seguro del token. Lo utilizan para firmar documentos los profesionales del Derecho: notarios, abogados, secretarios judiciales, autoridades públicas, etc.
Es aconsejable consultar con sus asesores o su operador de firma el tipo de solución que debe utilizarse en función de la naturaleza y el nivel de riesgo del documento.
3. Una ventaja financiera, menos costes
Desaparecen los costes asociados a las firmas manuscritas: impresión (papel, tinta, electricidad, etc.), franqueo, procesamiento del correo (envío, recepción), recordatorios, archivo, archivado, etc. El procesamiento manual de firmas es mucho más caro que el electrónico, si lo comparamos con la tarifa horaria que se paga a un empleado.
Tenga cuidado, sin embargo, porque el coste unitario de una firma electrónica (a menudo denominado sobre) varía en función del operador de firma elegido. Hay que comprobar las características vinculadas al precio. Por ejemplo, un servicio de firma simple sin verificación por SMS será más barato, pero dispondrá de menos elementos para acreditar la identidad de la persona.
4. Una ventaja ecológica gracias al papel cero
Eliminar el papel de todo el proceso de gestión de contratos reduce la huella ecológica de su empresa y, por tanto, su huella de carbono. Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de impresiones en papel, fotocopias y sobres. Esto supone un enorme ahorro de papel, sobre todo porque los contratos suelen contener decenas de páginas, incluidos los anexos, y a menudo se imprimen en varios ejemplares.
Si tenemos en cuenta que sólo la producción de una hoja de papel A4 consume cinco litros de agua, por no hablar de la electricidad, la tinta, el coste de utilización de los equipos, etc., es fácil comprender por qué la firma electrónica y su corolario, la desmaterialización de los documentos, resultan cada vez más atractivos para las empresas. Es fácil comprender por qué la firma electrónica y su corolario, la desmaterialización de los documentos, son cada vez más atractivos para las empresas, que no dudan en integrarlos en su política de RSE (Responsabilidad Social de las Empresas).
5. Ahorro de espacio y tiempo gracias a la desmaterialización
La firma electrónica de documentos permite archivarlos directamente en un archivo digital. Ya no es necesario almacenar papeles en armarios que nunca se abren. La desmaterialización no sólo garantiza la integridad del documento, sino que también elimina el riesgo de perderlo, al tiempo que permite que el acceso sea gestionado únicamente por personas autorizadas. El uso de la Gestión Electrónica de Documentos (GED) también agiliza la búsqueda de un contrato y permite al empleado acceder al documento digital desde cualquier lugar, respondiendo así a la creciente necesidad de trabajo móvil.
Si opta por guardar el documento firmado en una solución de archivo con valor probatorio (como es el caso de PluggySign), tendrá la garantía de que se conservará durante un periodo de tiempo determinado, cumpliendo así con la obligación legal de conservación.
6. Una ventaja en los procesos empresariales
La firma electrónica puede integrarse directamente en un proceso comercial para finalizar un tratamiento con la confirmación del cliente. De este modo, la empresa puede añadir la firma electrónica a sus principales procesos comerciales, sabiendo que otros departamentos también pueden utilizar herramientas como PluggySign para realizar tratamientos en masa y hacer que numerosos destinatarios firmen en línea.
7. Un beneficio para toda la empresa
La firma electrónica no sólo beneficia a los procesos empresariales. Todos los departamentos pueden beneficiarse. En primer lugar RRHH, que firma una gran variedad de documentos: enmiendas, contratos de trabajo, condiciones generales, informes de actividad, resúmenes de entrevistas profesionales, etc.
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el responsable de protección de datos (RPD) puede pedir a todos los subcontratistas que suscriban acciones reglamentarias, o a los empleados que suscriban acciones específicas.
El departamento jurídico también estará interesado, sobre todo en asegurar acuerdos. Gestiona una amplia cartera de documentos: enmiendas, contratos, cláusulas de confidencialidad (NDA), compromisos contractuales para el personal de ventas, etc.
Con todas sus ventajas, la firma electrónica tiene todas las posibilidades de seguir abriéndose camino en el mundo empresarial. Es una oportunidad para digitalizar todos sus contratos, presupuestos, órdenes de compra, etc. y empezar a digitalizar sus procesos. Nuestros cursos de formación le explicarán cómo implantarla e integrarla en la transición digital de su empresa.
