Ser Director de Oficina es todo un reto. Tareas administrativas, toma de decisiones estratégicas, gestión de equipos, gestión de la comunicación... También es una carrera de fondo en la que la persona que ocupa este puesto polifacético tiene que hacer respetar sus obligaciones. Ser un engranaje esencial en el buen funcionamiento de la empresa es especialmente gratificante, pero hay que saber dónde empiezan y acaban los límites de este trabajo. ¿Cuál es el verdadero papel del director de oficina? Élisabeth Duverney-Prêt, especialista en las profesiones de secretaria y asistente, hace balance.
No existe una descripción del puesto de director de oficina. Así pues, defendiendo a capa y espada su papel, los cerca de 30.000 directores de oficina que hay en Francia (según LinkedIn) van configurando poco a poco el marco de una profesión que nació hace unos veinte años.
Las funciones que desempeñan no son nuevas. Pero el hecho de que sean desempeñadas por una misma persona ha marcado poco a poco el nacimiento de esta profesión, cuyo nombre anglosajón apareció en Francia al mismo tiempo que el de las start-ups.
¿Qué diferencia a un Director de Oficina?
"La verdad pura y simple rara vez es pura y nunca simple. Probablemente Oscar Wilde tenía razón. ¿Quién no ha oído alguna vez a alguien decir que los trabajos de secretaria, asistente ejecutiva y directora de oficina son, al fin y al cabo, lo mismo?
A primera vista, es fácil perderse. Pero una secretaria y un asistente ejecutiva se diferencian por el alcance de sus responsabilidades y su nivel de implicación en la empresa. Mientras que una secretaria se centra en tareas administrativas generales, un asistente ejecutivo asume funciones más amplias y estratégicas, actuando más como mano derecha del alto ejecutivo.
Pero, ¿cuál es la diferencia entre un asistente ejecutivo y un director de oficina? A fin de cuentas, sus funciones son muy similares, pero distintas.
Tras varios años de experiencia, es habitual que los asistentes de dirección asciendan al puesto de director de oficina.
El director de oficina representa a la empresa en su conjunto, y no sólo a su director, como ocurre con el asistente ejecutivo. Tienen una parte de gestión y es responsable de garantizar el buen funcionamiento de la estructura o el departamento.
Servir de enlace entre los empleados y la dirección
Una vez establecido el marco general, ahora debemos comprender el alcance de las funciones del director de oficina. Aunque el cargo difiere notablemente en función del tamaño de la empresa en la que trabajan, los directores de oficina tienen encomendadas una serie de tareas comunes a toda la profesión.
Asistencia y dirección
La primera misión esasista a al director de la empresa o al responsable directo, para descargarles de algunas de sus responsabilidades. De este modo, el Office Manager permitirá al directivo concentrarse en las tareas esenciales que sólo él puede realizar. Además de esta tarea principal gestión administrativa y financiera los distintos departamentos. En las empresas que no tienen Director de Contabilidad, el Director de Oficina gestiona las cuentas y supervisa el presupuesto de la empresa. En cambio, en una estructura que ya cuenta con un Director Financiero, el Director de Oficina actúa más bien como un relevo operativo para todos los asuntos administrativos de la empresa.
El Director de Oficina gestiona
Como su nombre indica, el trabajo de director de oficina también implica una gran responsabilidad. gestión. Actúan como enlace entre el personal de la empresa y la dirección, explicando a los primeros la estrategia de la empresa. El Director de Oficina ayuda a los equipos a comprender lo que está en juego en su trabajo y qué resultados se esperan. Pone en marcha las acciones necesarias para alcanzar estos objetivos y desarrolla una comunicación interna que contribuye al dinamismo general de los equipos. Se trata de un reto que puede combinarse con actividades de team building para estimular la cohesión.
El campo de acción de un director de oficina se sitúa en el centro de numerosas cuestiones: la rentabilidad y la organización de la empresa, el bienestar de los empleados y la ecorresponsabilidad. ORSYS le propone una formación para ayudarle a identificar los límites de la profesión. Hágalo sin dudarlo.
[Formación]
Director de oficina, el trabajo
3 puntos clave:
Identifique su ámbito de actuación y sus responsabilidades
Desarrollo de capacidades de gestión interfuncionales
Utilizar técnicas de gestión de proyectos para completar con éxito las tareas
Testimonio
Corine es jefa de oficina desde hace 13 años y se asombra de las ofertas de empleo que sigue viendo en Internet.
"Es cierto que nuestro trabajo no tiene unos límites muy claros y que, de una empresa a otra, el papel del director de oficina diferirá en cuanto a tareas y nivel de responsabilidad. Pero algunos reclutadores olvidan que tenemos un campo de acción común. Suelen referirse a los empleados que simplemente tienen varias tareas como ¡directores de oficina! Es bastante absurdo. Es más, a menudo nos etiquetan como navajas suizas, pero somos mucho más que eso. Con mi experiencia puedo defender hoy mi postura. Pero es fundamental que los jóvenes directores de oficina sepan fijar los límites de sus responsabilidades y poner las cosas en marcha.
Una amplia gama de competencias
Especialmente interesante por su versatilidad y dinamismo, el puesto de director de oficina requiere una serie de competencias. competencias personales y técnicas esenciales para el cumplimiento de las misiones correspondientes.
Facilitador, jefe de equipo, organizador de eventos, responsable de comunicación, etc., el Director de Oficina debe tener un perfil polifacético.
En cuanto a las cualidades personales, se espera que tenga un fuerte adaptabilidad y una mente flexible. Sus aptitudes interpersonales les permiten tratar fácilmente con diversos interlocutores, tanto internos como externos.
Capaz de tomar iniciativas Ante posibles problemas, debe tomar sus decisiones con calma para que sean seguidas por los distintos equipos.
En cuanto a la organización del trabajo, disponer de la sentido de las prioridadesser reactivo y el rigor son cualidades esenciales requeridas para este puesto.
[Formación]
Mejore su organización personal
Aprender a dividir el tiempo de forma óptima
Elegir las herramientas organizativas que mejor se adapten a sus necesidades
Mantener la calma ante la presión
¿Qué conocimientos técnicos?
El Director de Oficina debe dominar el software de oficinaEntre ellas, el paquete Microsoft Office y diversas herramientas de comunicación (Slack, Discord, Zoom, Notion, etc.).
Deben mantenerse al día de los últimos avances digitales, sobre todo porque pueden tener que ayudar a sus colegas a implantar tecnologías y herramientas más eficaces.
¿Y la inteligencia artificial?
Es más, inteligencia artificial (IA) ha empezado a transformar la profesión, permitiendo al director de oficina ahorrar tiempo Sin embargo, hay que ser capaz de orientarse entre los constantes avances de estas herramientas digitales, ya sea ChatGPT, Perplexity, Midjourney o incluso Trello mejorado con IA.
También se esperan conocimientos de contabilidad, gestión de proyectos y dominio del inglés.
Como se habrá dado cuenta, ser Director de Oficina es especialmente estimulante y gratificante porque son muchos los retos que hay que superar.
Sin embargo, como elemento central de la empresa, el director de oficina se ve regularmente interrumpido en sus tareas administrativas por la dirección o los empleados. Por eso necesita aprender a volver al trabajo rápidamente tras una interrupción. Existen técnicas sencillas para volver al ritmo de trabajo lo antes posible.
Técnica 1 (la más sencilla)
Vuelve a centrarte en ti mismo cerrando los ojos y respirando tranquilamente con el estómago. Visualizando el resultado de la tarea que tienes entre manos y los medios para conseguirlo, podrás volver al trabajo con tranquilidad.
Técnica n° 2
Imagina una línea que divide tu cuerpo en dos partes idénticas. Visualiza esta línea de arriba abajo, pasando por todas las partes de tu cuerpo, y luego de abajo arriba. Imagina que reúnes estas dos partes de ti mismo para volver a centrarte en lo que queda por hacer.
[Formación]
Identificar su estilo cognitivo para desarrollar su capacidad de atención
Descubra las herramientas que le ayudarán
Organizarse para concentrarse mejor
A menudo considerado como la persona que puede y sabe hacerlo todo, el Director de Oficina también debe enseñar a sus equipos a trabajar de forma independiente, sin dejar de estar en contacto directo con ellos. Lograr el equilibrio adecuado no siempre es fácil. Pero hay que aprender.
En definitiva, el Director de Oficina tiene que enfrentarse a diario a una serie de retos, tanto para defender su puesto de trabajo como para garantizar una experiencia laboral óptima a todos los empleados de la empresa. De este modo, contribuye al rendimiento de los equipos y a la promoción de la marca empleador, atrayendo nuevos perfiles y reteniéndolos. El director de oficina es un activo importante, discreto y eficaz, gracias a su experiencia y proximidad con los directivos y empleados. ¿Y el futuro? El impacto de las nuevas tendencias de la RSE y la gestión de cantidades cada vez mayores de datos informáticos exigirán que los directores de oficina sigan formándose. Al adaptarse al cambio, contribuirán a la flexibilidad y el éxito de sus organizaciones.
