Contratación pública, licitaciones públicas, pedidos públicos... Son términos que a veces pueden resultar oscuros y desanimar a las PYME jóvenes. Pero en el mundo de los negocios, la línea que separa el reto de la oportunidad es muy fina. ¿Por qué y cómo responder a los concursos públicos? Alain Wolgensinger, especialista en optimización del rendimiento comercial, nos ofrece una visión general.
¿A quién se le ocurre privarse de 130.000 clientes? Ese es el número de clientes del sector público en Francia, según la Dirección General de Empresas del Ministerio de Economía. Tantas oportunidades para las empresas y sus comerciales de ampliar su cartera con clientes solventes. ¡Las quiebras de ciudades, departamentos o regiones son raras! Y sin embargo... por ignorancia o por miedo, pocas empresas se atreven a presentarse a los concursos públicos.
Contratos públicos, licitaciones públicas, contratación pública: ¿de qué estamos hablando realmente?
Se trata de compras realizadas por organismos públicos. Más concretamente, los concursos públicos o contratos públicos se utilizan cuando los organismos públicos invitan a las empresas a presentar solicitudes para suministrar bienes, servicios u obras. El espectro de la contratación pública es, por tanto, amplio: suministros, obras y servicios. ¡Incluso un bolígrafo de 1 euro comprado por un ayuntamiento se considera una compra pública!
Atención: las licitaciones públicas se publican en determinados medios de comunicación. También se denominan anuncios de licitación. Dependiendo del valor del contrato, la publicidad puede ser obligatoria.
Tras examinar el respuestas a las licitacionesEl contrato público se celebrará en última instancia entre el comprador público y el operador u operadores económicos seleccionados.
¿Es la contratación pública adecuada para mí?
He aquí las objeciones más comunes:
"¿Merece realmente la pena la contratación pública?
En 2022 se adjudicaron contratos públicos por valor de 160.000 millones de euros en 235.600 contratos. Estas son las últimas cifras clave publicadas por el Observatoire économique de la commande publique (OECP) (Censo económico de la contratación pública - Cifras para 2022). Estas cifras están infravaloradas porque el OECP sólo enumera los contratos de más de 90.000 euros sin IVA.
"¡La contratación pública es sobre todo para las grandes empresas!
Y, según el censo de la OECP, en 2022, Las PYME obtuvieron más de 60 % de contratos públicos ¡(en números)! Se trata de un resultado lógico, ya que las licitaciones suelen dividirse en lotes para que pueda presentarse el mayor número posible de empresas, independientemente de su tamaño.
"La contratación pública es sólo para el sector de la construcción y las obras públicas.
¡Un error! Las obras representaron 27 % de los contratos públicos (por valor) en 2022, mucho menos que los servicios (44 %) o incluso los suministros (29 %). La aseguradora SMACL, por su parte, se ha adjudicado más de 100 millones de euros en 2020. Informática y telecomunicaciones, derecho y sociedad, higiene técnica, seguros, energía, restauración, alimentación, deporte y ocio, seguridad, sistemas de pago electrónico, mobiliario, material de oficina, tráfico, mantenimiento, servicios a las personas, espacios verdes... ¡La contratación pública recurre a todos estos sectores!
"La contratación pública favorece el precio más bajo, independientemente de la calidad.
Cierto en el pasado, este aspecto está cambiando. Así, en 2022, 29 % de contratos públicos incluyen disposiciones medioambientales y 22 % de cláusulas sociales en sus criterios de selección.
Estas cifras se acercan incluso a los 50 % en el caso de las empresas públicas. Por último, casi 65 % de los contratos fueron para los precios pueden ser rebajados o revisados en 2022.
"La contratación pública no ofrece transparencia, lo que fomenta los cárteles.
Esta sospecha nociva del siglo pasado debe ser absolutamente barrida. Hoy, la transparencia de los procedimientos y eligualdad de trato de los candidatos forman parte de los principios fundamentales de las licitaciones públicas. Además, cualquier candidato rechazado puede exigir legalmente una explicación.
"Los compradores públicos siempre pagan tarde.
¿Es el sector público un mal pagador?
Los plazos de pago de los contratos públicos están regulados: de 30 a 60 días según el tipo de entidad. Y se aplican penalizaciones sin que ello repercuta en su futura elegibilidad.
Desde la implantación de la plataforma Chorus Pro, según los usuarios, se han agilizado los pagos con determinados agentes (CCI, por ejemplo).
¿Cuál es la mejor estrategia para ganar concursos públicos?
He aquí un ejemplo -inspirado en un caso real- de la PYME TOUCLEAN, especializada en la distribución de productos y equipos de higiene y limpieza para colectividades locales, hostelería, empresas de limpieza e industria.
Tras una intensa labor de formación y reflexión, con el apoyo de un consultor, TOUCLEAN está ultimando su una estrategia triple :
1/ en primer lugar, una mejor preparación previa
2/ en segundo lugar, una tramitación más rápida de las solicitudes gracias a una mayor eficacia 3/ en tercer lugar, una estrecha supervisión y un seguimiento posterior de las licitaciones adjudicadas
1 - Mejora de la preparación previa
Intensificar su cobertura geográfica para :
- optimizar las rutas para las autoridades locales que nunca encargan camiones completos
- obtener un mejor índice de llenado de sus vehículos
Extrema selectividad en las licitaciones
En lugar de dirigirse a todos los contratos públicos de su sector de actividad, la empresa prefiere centrarse en determinadas licitaciones.
- Lo ideal sería que preanunciado en el portal oficial de APProch. Así les resulta más fácil recabar información del comprador público aguas arriba.
- Los situados sólo en zonas a densificarEsto puede implicar combinar un enfoque dirigido a entidades públicas y empresas privadas para lograr economías de escala. "¿Qué sentido tiene recorrer kilómetros no rentables?
- Aquellos por los que los compradores públicos se comprometen (incluso moralmente) a un lote pedido mínimo (para reducir los costes logísticos unitarios). "Curiosamente, esta obligación de cantidad o importe mínimo no siempre aparece en una licitación, lo que puede dar lugar a sorpresas.
- Aquellos cuyos criterios de adjudicación ponderen el precio a un máximo de 50 %. Con ello se pretende dar suficiente peso a los criterios sociales, técnicos y medioambientales que la empresa quiere destacar.
- Aquellos cuya relación entre muestras gratuitas y facturación no supere un determinado porcentaje. TOUCLEAN desea mantener una rentabilidad suficiente.
2 - Tramitación más rápida de las solicitudes gracias a una mayor eficacia
TOUCLEAN es ante todo una herramienta de gestión de proyectos colectivos de :
- optimizar la gestión de los recursos (tiempo-hombre)
- Garantizar que cada departamento participe en su parte del proyecto: tramitación/respuesta a las licitaciones, recopilación de precios, cálculo de costes, cumplimiento general de los plazos. "¡Todo el mundo tiene que saber qué hacer y cuándo!
La empresa también apuesta por una gestión informática centralizada de los precios para :
- mejorar la visibilidad y la coherencia entre las distintas licitaciones actualmente en curso
- ganar poder de negociación gracias al efecto volumen, evitando al mismo tiempo la sobreoferta urgente de proveedores
Otra acción: a resumen ejecutivo en la introducción del expediente presentado.
Este recordatorio de lo esencial utiliza el método SONCASE, a continuación:
Se trata de determinar qué es lo que, en los productos o la política de la empresa, satisface las distintas motivaciones de un comprador - público o privado. Los argumentos que se destacan con más frecuencia dependen de los criterios de evaluación del comprador público.
Por ejemplo:
- entrega en estantería = comodidad
- fichas de producto en las que se describen los riesgos asociados a determinados productos = seguridad
- baja dosificación en productos concentrados = plata
- recambios de productos o certificación ISO 14000 = medio ambiente
Uso creciente y controlado de la tecnología digital
TOUCLEAN utiliza ahora sistemáticamente el DUME (Documento Único para el Mercado Europeo). Actualizado periódicamente, sirve de declaración jurada y permite a las empresas proporcionar a los compradores pruebas de sus competencias y su situación financiera, de acuerdo con el principio "Díganoslo una vez".
3 - Supervisión y seguimiento meticuloso de las licitaciones adjudicadas
Evaluación a posteriori de las ofertas seleccionadas
TOUCLEAN ha definido KPI ampliados (indicadores clave de rendimiento) :
- Volumen de negocios global por comprador, en particular en el caso de los contratos de orden de pedido en los que el comprador público no se compromete en cuanto a la cantidad.
- rentabilidad de cada entrega
- proporción de pedidos urgentes en el total de pedidos
- participación en los costes accesorios, como los pedidos especiales al margen del contrato público
- criterios cualitativos (calidad de las relaciones, por ejemplo)
Contacto sistemático incluso en caso de pérdida de ofertas
TOUCLEAN recoge la idea de que "el contacto de hoy se convertirá en el contrato de mañana". Y esto es especialmente cierto en el caso de los contratos sin contraprestación. Es decir, contratos puntuales de hasta 40.000 euros sin IVA, exentos de las más estrictas obligaciones de contratación pública.
¿Cuáles son los resultados?
2 meses: ese es el tiempo que se tardó en poner en marcha estos nuevos procedimientos.
Desde el primer año, TOUCLEAN observó un 15 % mejora de la relación entre casos archivados y ganados.
Sobre todo, su escala de precios se ha hecho más coherente y estable, ofreciendo una gama de productos más completa. mejor visibilidad proveedores y, en consecuencia mejores negociaciones. Por último, el acercamiento a los compradores del sector público ha recobrado lustre entre el personal de ventas sobre el terreno, que también ha visto las ventajas de orientar las ventas fuera de los contratos del sector público.
¿Está preparado para aprovechar todas las oportunidades que ofrecen los concursos públicos?
