La contratación pública está en constante evolución y es cada vez más compleja debido a la diversidad de los actores implicados y de las directivas que deben seguirse, según la actividad. En este contexto, saber con quién se está tratando se ha convertido en una prioridad para muchas empresas que desean responder a licitaciones públicas y ganarlas. ¿Cómo posicionarse ante un comprador público? ¿Cuáles son las mejores prácticas para responder y ganar concursos públicos? Muriel Guillemot, especialista en gestión de compras, nos lo explica.
Los concursos públicos son procesos por los que las administraciones u organismos públicos (por ejemplo, el sector hospitalario) solicitan propuestas de empresas para el suministro de bienes, servicios u obras. El objetivo es garantizar la transparencia, la competencia y la equidad en la adjudicación de contratos públicos. Las licitaciones pueden variar en tamaño y complejidad, desde contratos locales a grandes proyectos nacionales.
Comprender los retos de los concursos públicos
En 2022, el valor de los contratos públicos alcanzó los 2.000 millones de euros. nivel récord de 160.000 millones de euros. El Estado y el sector hospitalario representan 26,9 % de estos contratos, las autoridades locales 41,22 % y otros compradores (empresas públicas, entidades contratantes, etc.) 31,8 %. Además, aumenta la proporción de cláusulas sociales y medioambientales (22,3 % frente a 13,2 % en 2021; 29,2 % frente a 18,7 %). Prueba de que la contratación pública integra cada vez más el desarrollo sostenible.
En este contexto, los concursos públicos tienen una importancia estratégica para las empresas. Representan oportunidades comerciales, a menudo con grandes presupuestos, y ofrecen a las empresas la posibilidad de desarrollar su cartera de clientes. Del mismo modo, ganar contratos públicos puede mejorar la reputación y credibilidad de una empresa, demostrando su capacidad para cumplir normas rigurosas y comprender las cláusulas sociales y medioambientales que deben incluirse. Con ello se pretende acercarse a los objetivos del Plan Nacional de Contratación Sostenible 2022-2025 elaborado por la Comisión General de Desarrollo Sostenible (CGDD). Otra ventaja para las empresas es el acceso a nuevos mercados geográficos o sectoriales.
Saber posicionarse en un mercado de contratación pública no es algo que se pueda improvisar. Hay que pensar las cosas de antemano y luego tomar medidas operativas. El primer paso es plantearse las preguntas adecuadas y analizar detenidamente los pliegos de condiciones.
Comprender las licitaciones públicas
El DCE es el expediente que la entidad o poder adjudicador entrega gratuitamente a los operadores económicos con motivo de la adjudicación de un contrato público. Comprende todos los documentos elaborados por la entidad o poder adjudicador.comprador público necesarios para la consulta de los candidatos y la ejecución del contrato. Por ejemplo: las normas de consulta (RC), las cláusulas administrativas generales (CCAG).
Familiarizarse con el vocabulario de la contratación pública.
AAPC: avis d'appel public à la concurrence (anuncio de licitación pública)
RC: Reglamento de consulta
ATTRI1: acto de compromiso (ex-DC 3)
CCAG: cláusulas administrativas generales
CCAP: cláusulas administrativas particulares
CCTP: especificaciones técnicas especiales
DUME: Documento del Mercado Único Europeo
DPGF, BPU, DQE: documentos financieros (desglose del precio total y fijo, lista de precios unitarios, cantidad y presupuesto).
Esta documentación suele ser muy detallada. Por ello, es fundamental que las empresas conozcan bien los elementos constitutivos del DCE para responder de forma adecuada y competitiva. Deben ser capaces de comprender los requisitos técnicos, los plazos, los criterios de evaluación y las condiciones contractuales.
Identificar la entidad que convoca la licitación
En primer lugar, hay que saber con quién se va a hablar. ¿Quién es la persona con la que hablamos durante la consulta o la licitación? ¿Es un profesional de las compras o un profesional del comercio?
Estos datos son esenciales para que las empresas conozcan mejor el comportamiento de su público objetivo, comprendan y personalicen mejor sus respuestas y sopesen el interés estratégico de posicionarse en esta licitación.
Hay que preguntarse si el comprador público tiene algún conocimiento del entorno empresarial. Pero también: ¿lleva dos sombreros como redactor de contratos? ¿De qué sector procede? ¿Está en contacto con el mercado? ¿Cuál es su relación con el prescriptor? Todas estas preguntas nos llevarán a un posicionamiento diferente: empresarial, jurídico, económico o todo a la vez.
"El comprador público debe llevar muchos sombreros".
Una vez identificado el especificador, es importante desarrollar una relación constructiva con él. Y con razón: cuanto más cerca estés del comprador público, más información podrás obtener sobre la licitación en cuestión.
Comprenda su objetivo y sus necesidades
También es importante tener claro de antemano -y no en el momento de la respuesta- el objetivo de la licitación y las necesidades del cliente. No debe cometer ningún error al expresar sus necesidades. El escollo a evitar: copiar y pegar el pliego de condiciones técnicas particulares (CCTP).
Revisar las condiciones de participación
Examine los criterios de elegibilidad y los requisitos administrativos y legales para asegurarse de que la empresa cumple la normativa. Esto significa dominar los aspectos documentales y administrativos. Y sobre todo: conocer los principios de la contratación pública.
"El vendedor que responde a un concurso público debe entender el concepto de estrategia de influencia".
Examinar el calendario de licitaciones
Familiarícese con los pasos necesarios para presentar una propuesta, los formatos requeridos y los documentos que debe aportar. Identifique las fechas clave: la fecha límite de recepción de ofertas, la fecha de apertura de ofertas y las posibles reuniones informativas.
Comprender los criterios de evaluación
Analice los criterios en función de los cuales se evaluarán las propuestas: coste, competencias técnicas, plazos, etc.
Análisis del expediente de consulta: lo que hay que hacer
Recursos necesarios
Identificar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para cumplir los requisitos del proyecto.
Conocimiento en profundidad
Garantizar un conocimiento profundo de las necesidades del cliente para formular una propuesta pertinente.
Conformidad
Asegúrese de que todos los aspectos de la propuesta cumplen los requisitos del expediente de consulta y del pliego de condiciones. Los errores u omisiones pueden dar lugar al rechazo de la propuesta.
Evaluación de riesgos
Identifique los riesgos e incertidumbres asociados al proyecto.
El análisis minucioso de estos elementos es esencial para formular una propuesta precisa, competitiva y acorde con las expectativas del cliente. Esto permitirá a la empresa maximizar sus posibilidades de obtener el contrato.
Prepararse bien para posicionarse
Antes de redactar su respuesta a la licitación, es importante seguir una serie de buenas prácticas para prepararse y posicionarse adecuadamente.
Selección de concursos públicos
Establezca criterios para seleccionar las licitaciones pertinentes en función de sus áreas de especialización, sus capacidades y su estrategia empresarial. Por ejemplo: tamaño del contrato, ubicación, adecuación a las competencias de su empresa. Establezca un proceso de filtrado para evaluar rápidamente la pertinencia de las licitaciones identificadas.
"El vendedor tiene que cualificar, elegir y no responder a todas las licitaciones.
Inteligencia competitiva periódica
Establezca un seguimiento periódico utilizando fuentes como sitios web gubernamentales, plataformas de licitaciones, medios de comunicación especializados y redes profesionales. Realice también inteligencia competitiva para conocer los puntos fuertes y débiles de los competidores potenciales en el contexto de una licitación concreta.
Asignación de responsabilidades
Asigne responsabilidades claras a cada miembro del equipo, desde la supervisión hasta la redacción de la propuesta. Además, una persona de la empresa debe tener una visión de conjunto. Por ejemplo: el director de la sucursal.
¿Qué ocurre con las PYME y la contratación pública?
Las PYME tienen una ventaja competitiva sobre otras empresas. La clave está en posicionarse en relación con su actividad principal. Para responder a las licitaciones públicas, también pueden recurrir a la ayuda de consultores. De hecho, ambas partes (las PYME y los implicados en la contratación pública) pueden beneficiarse de la ayuda en los métodos de compra. Por ejemplo, he trabajado con varios miembros del Instituto del Cáncer para ayudarles a desarrollar sus habilidades de compra. De hecho, ahora llevan dos sombreros: abogado y comprador.
Control de calidad y cumplimiento de plazos
Establezca un proceso interno de control de calidad para garantizar que la propuesta se ajusta a las normas y es coherente. Haga que partes independientes revisen su propuesta en busca de errores e incoherencias. Realice una última comprobación antes de la presentación para asegurarse de que se incluyen todos los documentos requeridos. Asimismo, asegúrese de presentar su propuesta dentro de los plazos estipulados en la convocatoria de licitación.
Cómo redactar una propuesta "impactante
El cumplimiento de las normas de presentación en una licitación es crucial. Estas son las mejores prácticas que debe seguir al preparar su respuesta.
Comprensión completa de los requisitos
Asegúrate de que entiendes perfectamente las necesidades del cliente analizando detenidamente el pliego de condiciones, el pliego de condiciones técnicas (CCTP), el pliego de condiciones administrativas (CCAP) y los criterios de evaluación (RC). El CCTP debe seguirse al pie de la letra. Utiliza la terminología y el lenguaje específicos del cliente para demostrar que has entendido sus necesidades.
Estructura clara del expediente
Organice su expediente de forma clara, con un índice detallado para facilitar la navegación.
Respuesta específica y personalizada
Adapte su propuesta a las necesidades específicas del cliente, destacando sus puntos fuertes en relación con sus requisitos.
Resumen convincente
Incluya un resumen en el que destaque los puntos fuertes de su propuesta de forma concisa y convincente.
Cumplimiento de los requisitos
Incluya una declaración formal de conformidad que demuestre que su oferta cumple todos los requisitos especificados.
Argumentos sólidos, claridad y concisión
Apoye cada aspecto de su propuesta con argumentos sólidos, destacando sus conocimientos, experiencia y capacidades. Escriba de forma clara y concisa, evitando el exceso de jerga, y asegúrese de que cada frase tiene un propósito claro.
Pruebas de éxitos anteriores
Incluya estudios de casos o ejemplos concretos que demuestren su éxito en proyectos similares.
Claridad financiera
Sea transparente sobre su estructura de costes, condiciones de pago y cualquier otra información financiera relevante.
Presentación profesional
Asegúrese de que el expediente se presenta de forma profesional, con un diseño ordenado y elementos visuales pertinentes.
Respuestas a todas sus preguntas
Asegúrese de responder a todas las preguntas del pliego de condiciones. No deje ninguna parte de la propuesta incompleta.
Diferenciarse de la competencia
Destaque lo que hace que su oferta comercial sea única y mejor que la de sus competidores. Puedes diferenciarte por tu nivel de satisfacción, rendimiento y RSC (responsabilidad social corporativa). En otras palabras: sea curioso, conciso, riguroso y capaz de trabajar en su diferenciación.
Seguimiento posterior a la respuesta
Una vez que haya presentado su propuesta, es necesario mantener una comunicación proactiva con el comprador público para obtener aclaraciones, si es necesario. Tanto si es positiva como negativa, no dude en analizar los comentarios para poder mejorar continuamente su proceso de respuesta a las licitaciones. Incluso si la respuesta es negativa, el feedback le permitirá reajustar lo que salió mal.
Puntos clave a recordar: responder a una licitación pública no es algo que se pueda improvisar. La forma de dirigirse a un comprador público es crucial para su éxito. Es necesario conocer las mejores prácticas en materia de contratación pública, que pueden simplificar la gestión de la licitación, y cumplir la normativa vigente. Sin embargo, las empresas privadas deben conocer su margen de maniobra en función del sector de actividad y adoptar prácticas eficaces con todos los agentes que intervienen en la contratación pública.
