En constante evolución, la contratación pública es cada vez más compleja debido a la diversidad de actores y de las directivas a seguir según la actividad. En este contexto, conocer a su interlocutor se ha convertido en una prioridad para muchas empresas que quieren acudir a una licitación pública y ganarla. Entonces, ¿cómo se posiciona frente a un comprador público? ¿Cuáles son las mejores prácticas para responder y ganar una licitación pública? Explicaciones de Muriel Guillemot, especialista en gestión y gestión de compras.
Las licitaciones públicas son procesos mediante los cuales el gobierno o entidades públicas (por ejemplo: el sector hospitalario) solicitan propuestas de empresas para el suministro de bienes, servicios u obras. El objetivo: garantizar la transparencia, la competencia y la equidad en la adjudicación de los contratos públicos. Las licitaciones pueden variar en tamaño y complejidad, desde contratos locales hasta grandes proyectos nacionales.
Medir la importancia de las licitaciones públicas
En 2022, el importe de la contratación pública alcanzó la nivel récord de 160 mil millones de euros. El Estado y el sector hospitalario acaparan el 26,9 % de estos mercados, las administraciones locales el 41,22 % y otros compradores (empresas públicas, entidades adjudicadoras, etc.) el 31,8 %. Además, la proporción de cláusulas sociales y medioambientales está aumentando (22,3 % frente a 13,2 % en 2021; 29,2 % frente a 18,7 %). Prueba de que la contratación pública integra cada vez más el desarrollo sostenible.
En este contexto, las licitaciones públicas tienen una importancia estratégica para las empresas. De hecho, constituyen oportunidades comerciales, a menudo con presupuestos importantes, y ofrecen a las empresas la oportunidad de desarrollar su cartera de clientes. Asimismo, ganar contratos públicos puede fortalecer la reputación y credibilidad de una empresa, demostrando su capacidad para cumplir estándares rigurosos y comprender las cláusulas sociales y ambientales que deben incluirse. En este sentido, se busca acercarse a los objetivos del Plan Nacional de Compras Sostenibles 2022-2025 apoyado por la Comisión General para el Desarrollo Sostenible (CGDD). Otra ventaja para las empresas: el acceso a nuevos mercados geográficos o sectoriales.
Saber posicionarse en un mercado público no se puede improvisar. Esto requiere pensar en términos previos y luego implica pasos operativos. En primer lugar, se trata de hacer las preguntas adecuadas y analizar detenidamente el expediente de consulta empresarial (DCE).
Entendiendo las licitaciones públicas
El DCE es el fichero emitido gratuitamente a los operadores económicos por el poder o entidad adjudicadora en el marco de la adjudicación de un contrato público. Incluye todos los documentos desarrollados por elcomprador público necesario para la consulta de los candidatos y la ejecución del contrato. Por ejemplo: el reglamento de consulta (RC), el libro de clausulas administrativas generales (CCAG).
Familiarizarse con el vocabulario de la contratación pública.
AAPC: anuncio de convocatoria pública de concurso
RC: reglas de consulta
ATTRI1: acto de compromiso (ex-DC 3)
CCAG: cláusulas administrativas generales
CCAP: cláusulas administrativas específicas
CCTP: cláusulas técnicas específicas
DUME: documento único del mercado europeo
DPGF, BPU, DQE: documentos financieros (desglose del precio global y fijo, tabla de precios unitarios, detalles cuantitativos y estimados)
Esta documentación suele ser muy detallada. Por lo tanto, es crucial que las empresas comprendan plenamente los elementos constitutivos del DCE para poder responder a él de manera adecuada y competitiva. Deben ser capaces de comprender los requisitos técnicos, los plazos, los criterios de evaluación e incluso los términos contractuales.
Identificar la entidad que emite la convocatoria de licitación.
Primero necesitas saber con quién vas a hablar. ¿A quién nos enfrentamos durante la consulta o licitación? ¿Es un profesional de compras o un profesional del comercio?
Estos datos son esenciales para que las empresas comprendan mejor el comportamiento del target, comprendan y personalicen mejor sus respuestas e influyan en el interés estratégico de posicionarse en esta licitación.
Debemos preguntarnos si el comprador público tiene conocimiento del entorno empresarial. Pero también: ¿tiene una doble función como editor de mercado? ¿De qué sector proviene? ¿Está escuchando al mercado? ¿Cómo son sus vínculos con el prescriptor? Todas estas cuestiones conducirán a un posicionamiento diferente: profesional, jurídico, económico o todos a la vez.
“El comprador público debe desempeñar varias funciones. »
Una vez identificado el prescriptor, es importante desarrollar relaciones constructivas con él. Y con razón: cuanto más cerca estemos del comprador público, más información podremos obtener sobre la licitación en cuestión.
Comprenda su objetivo y sus necesidades
También es necesario comprender claramente de antemano (y no en el momento de la respuesta) el objetivo de la licitación y las necesidades del cliente. No te equivoques al expresar tu necesidad. El escollo a evitar: copiar y pegar el libro de cláusulas técnicas específicas (CCTP).
Revisar las condiciones de participación
Revisar los criterios de elegibilidad, los requisitos administrativos y legales para garantizar el cumplimiento de la empresa. Esto requiere dominar los aspectos documentales y administrativos. Y sobre todo: conocer los principios de la contratación pública.
“El vendedor que responde a una licitación pública debe comprender la noción de estrategia de influencia”.
Revisar el cronograma de licitación
Conozca los pasos a seguir para presentar una propuesta, los formatos requeridos y los documentos a proporcionar. Identifique las fechas clave: fecha límite de recepción de ofertas, fecha de apertura de ofertas y posibles reuniones informativas.
Comprender los criterios de evaluación
Analizar los criterios sobre los que se evaluarán las propuestas: coste, capacidades técnicas, plazos, etc.
Análisis del expediente de consulta: qué hacer
Recursos necesitados
Identificar los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para atender los requisitos del fichero.
Entendimiento profundo
Asegurar una comprensión profunda de las necesidades del cliente para formular una propuesta relevante.
Cumplimiento
Velar por el cumplimiento de cada aspecto de la propuesta con los requisitos del expediente de consulta y el pliego de condiciones. Los errores u omisiones podrán dar lugar al rechazo de la propuesta.
Evaluación de riesgos
Identificar los posibles riesgos e incertidumbres asociados a la realización del proyecto.
Un análisis cuidadoso de estos elementos es esencial para formular una propuesta precisa, competitiva y acorde con las expectativas del cliente. Esto permitirá a la empresa maximizar sus posibilidades de ganar el contrato.
Prepararse bien para posicionarse
Antes de redactar su respuesta a la licitación, es importante seguir una serie de buenas prácticas para prepararse y posicionarse adecuadamente.
Selección de concursos públicos
Establezca criterios para seleccionar las licitaciones pertinentes en función de sus áreas de especialización, sus capacidades y su estrategia empresarial. Por ejemplo: tamaño del contrato, ubicación, adecuación a las competencias de su empresa. Establezca un proceso de filtrado para evaluar rápidamente la pertinencia de las licitaciones identificadas.
"El vendedor tiene que cualificar, elegir y no responder a todas las licitaciones.
Inteligencia competitiva periódica
Establezca un seguimiento periódico utilizando fuentes como sitios web gubernamentales, plataformas de licitaciones, medios de comunicación especializados y redes profesionales. Realice también inteligencia competitiva para conocer los puntos fuertes y débiles de los competidores potenciales en el contexto de una licitación concreta.
Asignación de responsabilidades
Asigne responsabilidades claras a cada miembro del equipo, desde la supervisión hasta la redacción de la propuesta. Además, una persona de la empresa debe tener una visión de conjunto. Por ejemplo: el director de la sucursal.
¿Y las PYME y la contratación pública?
Las PYME tienen una ventaja competitiva sobre otras empresas. La clave está en posicionarse en relación con su actividad principal. Para responder a las licitaciones públicas, también pueden recurrir a la ayuda de consultores. De hecho, ambas partes (las PYME y los implicados en la contratación pública) pueden beneficiarse de la ayuda en los métodos de compra. Por ejemplo, he trabajado con varios miembros del Instituto del Cáncer para ayudarles a desarrollar sus habilidades de compra. De hecho, ahora llevan dos sombreros: abogado y comprador.
Control de calidad y cumplimiento de plazos
Establezca un proceso interno de control de calidad para garantizar que la propuesta se ajusta a las normas y es coherente. Haga que partes independientes revisen su propuesta en busca de errores e incoherencias. Realice una última comprobación antes de la presentación para asegurarse de que se incluyen todos los documentos requeridos. Asimismo, asegúrese de presentar su propuesta dentro de los plazos estipulados en la convocatoria de licitación.
Cómo redactar una propuesta "impactante
Cumplir las normas de presentación en una licitación es crucial. Estas son las mejores prácticas que debe seguir al preparar su respuesta.
Comprensión completa de los requisitos
Asegúrese de que comprende perfectamente las necesidades del cliente analizando detenidamente el pliego de condiciones, el pliego de condiciones técnicas (CCTP), el pliego de condiciones administrativas (CCAP) y los criterios de evaluación (RC). El CCTP debe seguirse al pie de la letra. Utiliza la terminología y el lenguaje específicos del cliente para demostrar que has entendido sus necesidades.
Estructura clara del expediente
Organice su expediente de forma clara, con un índice detallado para facilitar la navegación.
Respuesta específica y personalizada
Adapte su propuesta a las necesidades específicas del cliente, destacando sus puntos fuertes en relación con sus requisitos.
Resumen convincente
Incluya un resumen en el que destaque los puntos fuertes de su propuesta de forma concisa y convincente.
Cumplimiento de los requisitos
Incluya una declaración formal de conformidad que demuestre que su oferta cumple todos los requisitos especificados.
Argumentos sólidos, claridad y concisión
Apoye cada aspecto de su propuesta con argumentos sólidos, destacando sus conocimientos, experiencia y capacidades. Escriba de forma clara y concisa, evitando el exceso de jerga, y asegúrese de que cada frase tiene un propósito claro.
Pruebas de éxitos anteriores
Incluya estudios de casos o ejemplos concretos que demuestren su éxito en proyectos similares.
Claridad financiera
Sea transparente sobre su estructura de costes, condiciones de pago y cualquier otra información financiera relevante.
Presentación profesional
Asegúrese de que el expediente se presenta de forma profesional, con un diseño ordenado y elementos visuales pertinentes.
Respuestas a todas sus preguntas
Asegúrese de responder a todas las preguntas del pliego de condiciones. No deje ninguna parte de la propuesta incompleta.
Diferenciarse de la competencia
Destaque lo que hace que su oferta comercial sea única y mejor que la de sus competidores. Puedes diferenciarte por tu nivel de satisfacción, rendimiento y RSC (responsabilidad social corporativa). En otras palabras: sea curioso, conciso, riguroso y capaz de trabajar en su diferenciación.
Seguimiento posterior a la respuesta
Una vez que haya presentado su propuesta, es necesario mantener una comunicación proactiva con el comprador público para obtener aclaraciones, si es necesario. Tanto si es positiva como negativa, no dude en analizar los comentarios para poder mejorar continuamente su proceso de respuesta a las licitaciones. Incluso si la respuesta es negativa, el feedback le permitirá reajustar lo que salió mal.
Puntos clave a recordar: responder a una licitación pública no es algo que se pueda improvisar. La forma de dirigirse a un comprador público es crucial para su éxito. Es necesario conocer las mejores prácticas en materia de contratación pública, que pueden simplificar la gestión de la licitación, y cumplir la normativa vigente. Sin embargo, las empresas privadas deben conocer su margen de maniobra en función del sector de actividad y adoptar prácticas eficaces con todos los agentes que intervienen en la contratación pública.
