[Entrevista]
Una política de compra responsable a largo plazo tiene ventajas innegables. Pero también es un proceso a largo plazo. ¿Cuáles son los obstáculos más comunes? ¿Y cómo superarlos? Yann Le Coz, especialista en compras responsables, responde a las preguntas de ORSYS.
Un compromiso sostenible de compra responsable: ¿qué gana la empresa?
Hoy en día, los bancos prestan especial atención a la sostenibilidad de sus clientes corporativos. Exigen pruebas de su Estrategia de RSE (responsabilidad social de las empresas). Entre ellas figuran la calificación EcoVadis, la etiqueta LUCIE o B-Corp para la RSE, y la etiqueta RFAR (relaciones y compras responsables con los proveedores) para un enfoque sostenible de las compras responsables.
Poseer la etiqueta RFAR es prueba de un compromiso real con las compras responsables y la RSE. Realmente distingue a la empresa, especialmente cuando se trata de responder a licitaciones.
También puede formar parte de una estrategia más amplia. De hecho, la obtención de la etiqueta RFAR también permite anticipar el aumento de los umbrales de exigencia en el Calificación EcoVadis. En otras palabras, puede permitir a las empresas conservar su calificación de bronce, plata, oro o platino. EcoVadis evalúa a más de 100.000 empresas en todo el mundo. También se ha convertido en un estándar en las licitaciones.
¿Por dónde empezar?
Todo empieza con la firma de la Carta de "Relaciones con los proveedores y compra responsable". Es el primer paso vinculante en la aplicación de un enfoque de compras responsables.
Hoy, unas 2.400 empresas han firmado la carta. Sin embargo, sólo unas 90 empresas han obtenido la famosa etiqueta RFAR. Entre ellas hay grandes grupos, PYME y organismos públicos.
Al firmar la carta RFAR, la empresa asume 10 compromisos sino que también nombra a un mediador interno y a un corresponsal para las PYME, define un plan de acción para avanzar en la compra responsable, cartografía los riesgos de compra, respeta los plazos legales de pago a proveedores, etc.
Esto entra dentro del 1er compromiso establecido en la carta: "Garantizar una relación financiera responsable con los proveedores". Y con razón. Según el Mediador de las Empresas (Médiateur des Entreprises), la principal causa de insolvencia de las PYME en Francia es la falta de liquidez debida a la morosidad de sus clientes. Por tanto, corresponde a los compradores responsables prestar especial atención a las condiciones de pago de sus proveedores.
¿Cómo se ven las empresas en una relación financiera responsable con sus proveedores?
En la práctica, la empresa necesita medir los plazos medios de pago de las distintas categorías de compras. Por ejemplo, 30 días netos para el transporte o el personal temporal y 60 días netos para los suministros. Si se superan los plazos de pago, un análisis de las causas permitirá poner en marcha un plan de acción para garantizar el respeto de los plazos de pago a lo largo del tiempo.
Por ejemplo el caso de dos grandes empresas. Uno en el sector bancario y de seguros. El otro en el sector energético.
Los dos directores de compras parten de la misma observación. "Necesito a todos mis proveedores, especialmente a los más pequeños. Pero estos proveedores se encuentran en una situación frágil (post-Covid). En particular, las empresas muy pequeñas corren mayor riesgo de impago en caso de deudas incobrables.
Continúan diciendo. "Como comprador responsable, tengo el deber de apoyar este tejido económico pagando puntualmente a mis proveedores. O, en estos tiempos de crisis, incluso pagando por adelantado.
Por un lado, está el concepto de "cliente preferente del proveedor". En tiempos de escasez, el mandante procura que sus proveedores agradecidos le atiendan mejor que sus competidores peor pagados.
Por otra parte, también es pragmático. Cuando hay una red que mantener (ferrocarril, electricidad, agua, etc.), una empresa debe garantizar que siempre haya agentes económicos locales que presten servicios en cada zona. También debe haber suficientes agentes para permitir una licitación competitiva (véase el Código de Contratación Pública).
¿Cuáles son las principales dificultades para adoptar un enfoque de compra responsable?
En primer lugar, las empresas deben darse cuenta de que embarcarse en este enfoque de compra responsable requiere un compromiso real de su gobernanza. Y sobre todo un compromiso a largo plazo.
A menudo no saben por dónde empezar. Y se preguntan: "¿Qué vamos a poner en esta política de compras? El reto será adaptarla a la visión y la gobernanza de la empresa (estrategia de RSE).
Las empresas también pueden encontrar obstáculos. En particular, tendrán que garantizar que la visión estratégica se traslada al terreno. Lo que significa una buena comunicación. Sea cual sea el tamaño de la empresa.
"Apostar por la etiqueta es una empresa ambiciosa. El apoyo de una empresa especializada ayuda a identificar los obstáculos y aportar soluciones. Comienza con un diagnóstico de las prácticas de compra actuales de la empresa en relación con los requisitos de la etiqueta. El primer paso es identificar las lagunas, luego definir un plan de acción para progresar y, por último, alcanzar la madurez. En otras palabras, cumplir las normas de la etiqueta.
Algunas empresas encontrarán dificultades más específicas. Por ejemplo, algunas para una PYMEEn muchos casos, esto implicará mejorar la estructura de la función de compras. Este fue el caso de una de las PYME con las que trabajé.
Concretamente, ¿cuáles son los obstáculos a los que se enfrenta esta PYME? ¿Cuáles son las posibles soluciones?
El objetivo de esta PYME es obtener la etiqueta RFAR, porque la compra responsable está en el corazón de su ADN. Pero ¿esta visión de la empresa, o más exactamente de su director, está bien alineada con la de las distintas líneas de negocio? Ese es el primer punto que hay que comprobar.
Además, el enfoque de la RSE es responsabilidad del departamento de calidad, ya que no existe un departamento específico. Del mismo modo, la empresa no dispone de un departamento de compras específicamente identificado. La función de compras se basa en las líneas de negocio: jefes de proyecto, producción, etc. Por lo tanto, es necesario estructurar la función de compras de la empresa. ¿La decisión? Contratar a un director de compras para impulsar el enfoque y garantizar su rendimiento a lo largo del tiempo.
Esto se hace, y una vez que la comunicación sobre las acciones de “RSC y compras responsables” ha llegado al terreno (producción, fábrica, etc.), otros obstáculos “resurgen”. Por eso escuchamos: “no tengo a nadie que lo haga” o “no tengo las habilidades”. En este caso la solución está en formación en compras responsables.
¿Cuáles son las principales aportaciones de la formación en compras responsables?
Los participantes descubren que el enfoque de compra responsable es ante todo una cuestión de gobierno corporativo. De hecho, este es el primer punto que se aborda en la formación.
El formador invita a los compradores a cuestionarse. ¿Tienen la información necesaria y suficiente sobre la la política de RSC de su empresa ? Si la respuesta es negativa, la formación les ayuda a convertirse en una fuerza de propuesta y apropiarse de los temas de RSE de las organizaciones. Es decir, tomar conciencia de los compromisos de su empresa y trabajar su propio papel en la implementación de esta política. Incluso comunicando sus dudas, necesidades y limitaciones al departamento de RSC.
Lo ideal esinvolucrar a todas las partes interesadas durante la formación en compras responsables. Por tanto, podemos imaginar al responsable de RSC participando junto a los compradores. Esto permite expresar las cuestiones y objetivos que se deben alcanzar (responder mejor a las licitaciones de los clientes solicitando la función de compras) considerando todos juntos posibles cursos de acción/soluciones.
Además, durante un formación interempresas, los compradores pueden discutir entre sí los problemas que encuentran. Pueden beneficiarse de la retroalimentación de sus pares.
¿Cuánto tiempo y recursos se deben dedicar a este proceso para que tenga éxito?
Para una PYME de 250 a 300 personas, cuente como un año entre la firma de la carta y la obtención del sello. El director de proyecto interno, a menudo el director de compras, dedicará a esto un día a la semana.
¿Qué pasa tras obtener la etiqueta RFAR?
La etiqueta es válido por 3 años.
Cada año, la empresa recibe la visita de un auditor que examina los avances respecto al año anterior. Entonces está la auditoría inicial, la auditoría de seguimiento y la auditoría de renovación. Nos centraremos especialmente en los KPI que la empresa tiene definidos para medir la consecución de sus objetivos.
Hay que recordar que se trata de un enfoque de progreso. La empresa debe tardar de 2 a 3 años en alcanzar una madurez significativa.
¿Esto impacta las necesidades de capacitación?
Absolutamente. Con el tiempo, la empresa identifica con mayor precisión sus áreas de progreso y necesidades de formación más específicas. Por lo tanto, dicho gerente de compras querrá que sus compradores sean más sólidos en términos deconcepción ecológica. Otro querrá que sus equipos progresen en el costo total de propiedad (coste total de un producto o servicio). Para otros, será necesario mejorar sus habilidades en la gestión de riesgos de compra y, más precisamente, en la gestión de riesgos. Gestión de la subcontratación, donde se concentran muchos riesgos..
¿Qué pasa con los grupos grandes? ¿Cómo gestionan las posibles dificultades a la hora de implementar su política de compras responsables?
En las organizaciones grandes, las prácticas a nivel central (sede) y a nivel descentralizado (en las regiones) suelen ser dispares. De hecho, la negociación de determinadas compras se realiza a nivel nacional para todo el grupo. Pero para otras compras no tiene sentido. Por ejemplo: el gestión de residuos es un problema local.
Sin embargo, los compradores de la sede central deben poder “hablar” con los compradores locales. Esto implica que la política de compras de la empresa se comprende y se aplica bien a nivel local (fábrica, etc.). Corresponde al director de compras dar el impulso. Por ejemplo: organizar seminarios que reúnan toda la función de compras de la empresa. O alimentar la comunicación apoyándose en los “casos de éxito”, estos sitios que implementan con éxito la política de compras de la empresa.
Este problema y este tipo de solución también lo encontramos en empresas que crecen mediante sucesivas adquisiciones. Además, las empresas que emplean a más de 500 personas deben publicar su declaración de resultados extrafinancieros (DPEF) además de su balance. A menudo, la empresa no utiliza la función de compras lo suficiente como para suministrar este DPEF. Una forma de avanzar sería implicar a los departamentos de compras en la redacción de esta declaración de prestaciones. Y por tanto, formar a los compradores con vistas a co-construir un cuadro de mando con indicadores de desempeño en materia de compras responsables.
