El feedback es esencial para aprender de los proyectos anteriores, mejorar los procesos y reforzar el rendimiento colectivo. Pero, ¿cómo hacerlo?
He aquí 5 pasos clave:
1. Preparar los comentarios
Planificar una reunión específica
Organice un momento especial para reunir a las partes interesadas en el proyecto.
Recopilar los datos
Centralice la información clave del proyecto para alimentar los debates.
Ejemplo :
Indicadores de resultados como el índice de cumplimiento de los plazos, la desviación presupuestaria (presupuesto previsto/presupuesto real utilizado), el índice de satisfacción de las partes interesadas, etc.
2. Crear un entorno afectuoso
Promover la transparencia
Para garantizar un clima propicio a los intercambios, sin juicios ni reproches, utilice frases neutras, apóyese en lo siguiente datos concretos.
Fomentar la participación
Distribuya la palabra para dar a todos la oportunidad de hablar, sea cual sea su papel en el proyecto. Pida también preguntas abiertas.
¿Qué habilidades interpersonales necesita dominar?
Asertividad, escucha activa, empatía...
3. Analizar juntos
Identificar los éxitos y las áreas de mejora
Revise lo que ha funcionado bien y lo que podría mejorarse.
Utilizar herramientas de colaboración
Estructure los debates mediante matrices (DAFO, Ishikawa) o cuadros sinópticos.
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4. Formalizar el aprendizaje
Resumir los comentarios
Documente las principales lecciones aprendidas en un informe o en un informe anual. Archivo REX.
Sugerir medidas correctoras
Convierta las áreas susceptibles de mejora en soluciones concretas para futuros proyectos.
Ejemplo :
Durante el proyecto, la falta de claridad en la definición de las funciones provocó retrasos. La solución práctica consiste en integrar un Matriz RACI (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado) desde la fase de planificación del proyecto para aclarar las responsabilidades. Utilizar este método en futuros proyectos hará que la coordinación entre equipos sea mucho más fluida.
5. Difusión y aprovechamiento de la experiencia adquirida
Comparta sus resultados
Comunique las reacciones a todos los interesados para que puedan beneficiarse de ellas.
Ejemplo :
Comparta las lecciones aprendidas en apoyos de colaboración o un plataforma compartida De este modo, todos los implicados pueden consultarlos y utilizarlos como referencia para futuros proyectos.
Aplíquelos rápidamente
Incorporar las mejores prácticas y los ajustes a los procesos y proyectos en curso.
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Al adoptar estos 5 pasos, el feedback se convierte en una poderosa herramienta para el progreso individual y colectivo.
