Unos materiales de comunicación bien diseñados son la clave del éxito de una estrategia de comunicación. Sin embargo, por falta de tiempo o de recursos, muchas empresas de servicios de impresión y PYME elaboran estos materiales internamente. Pero aún así necesitan conocer las mejores prácticas.
Es probable que usted o su equipo ya hayan elaborado herramientas de comunicación para su empresa, sin poder recurrir a los servicios de profesionales... La mayoría de las veces, el resultado es un sentimiento de insatisfacción ligado a documentos demasiado genéricos, a veces muy recargados y poco atractivos. Respetando algunas reglas básicas y adaptándolas al papel o a los soportes en línea, puede estar seguro de mejorar el impacto de sus herramientas de comunicación. Véronique Périer, formadora experta en comunicación, explica lo que hay que saber para producir materiales de comunicación de éxito.
¿Cuáles son los objetivos?
El primer paso, antes incluso de empezar a escribir un texto, es determinar el objetivo u objetivos principales:
- consolidar la imagen de la empresa ;
- prospección de nuevos clientes;
- fidelizar a los clientes;
- promocionar productos y/o servicios;
- lanzar una nueva oferta...
Si tiene demasiados objetivos, puede priorizarlos primero, o incluso optar por diseñar varios soportes si es necesario.
¿Qué medio para qué objetivo?
El segundo paso consiste en elegir el tipo de medio. Para ello, determine el objetivo principal y elija un soporte adecuado. Para los formatos de papel, opte por estándares económicos como A3, A4 o A5. Por supuesto, el gramaje del papel influirá en la percepción: elija 90 g para un documento efímero y de 120 g a 200 g para un folleto.
| Objetivo | Tipo de herramienta | Ejemplos de ayudas |
|---|---|---|
| Profesionales y socios | Herramientas institucionales | Folletos de presentación, folletos corporativos, páginas web de presentación de la empresa y sus equipos... |
| Clientes actuales y potenciales | Apoyo comercial | Ayudas a la venta (fichas de producto, catálogos, etc.) y material de atención al cliente como volantes, folletos, tarjetas de invitación, correos electrónicos, boletines, etc. |
| Eventos | Herramientas únicas | Folletos, invitaciones, carteles, comunicados de prensa... |
¿Cómo diseña gráficamente sus medios?
El diseño gráfico, al igual que la redacción publicitaria, se basa en buenas prácticas establecidas a partir del comportamiento de los usuarios y en reglas de estética y composición gráfica. Por tanto, sería contraproducente no tenerlas en cuenta o, en nombre de la creatividad, hacer lo contrario.
Las reglas esenciales
- Cíñase a los elementos básicos de su carta gráfica: logotipo, colores, tipo de letra. Puede utilizar un color adicional para promociones o eventos, pero no sobrecargue el documento de color.
- Resalte una oferta o unas cifras clave mediante cuadros y planas de colores
- Utilice botones de llamada a la acción como "Más información" o "Descubrir" en sus correos electrónicos y boletines en línea.
- Elija contrastes "positivos" (fondos claros/caracteres oscuros) para mayor comodidad visual.
- No exceda de 5 a 8 líneas por párrafo
Las especificidades de los medios de comunicación en línea
Lo específico de la comunicación web móvil es que es inmediata, con un acceso más espontáneo (el teléfono suele estar a mano, a diferencia del ordenador). Por tanto, los medios de comunicación en línea deben responder a la necesidad de rapidez que subyace a la naturaleza de la web móvil.
- Reduzca a la mitad el volumen de texto en comparación con un documento en papel
- Diseñar la composición de la página según el recorrido visual, lo que se conoce como lectura en Z
- Coloque la información más importante en un banner en la parte superior, seguida de párrafos cortos, y de nuevo un banner en la parte inferior con información práctica...
- Cree listas con viñetas y utilice fotos con pies de foto.
- Siempre que sea posible, utilice elementos multimedia (animación, vídeo, sonido) para lograr un mayor impacto.
La elección de los elementos visuales y la tipografía
Es más profesional incluir fotos en un documento de empresa que ilustraciones, sobre todo las extraídas de bancos de imágenes. No obstante, si opta por dibujos, no los mezcle con fotos en el mismo documento.
La negrita se utiliza sobre todo para resaltar palabras clave o cifras. La cursiva se utiliza para dar un énfasis diferente (pies de foto, comentarios de clientes, etc.). El subrayado debe evitarse, ya que no resulta muy atractivo. Por último, no utilice más de dos tipos de letra en el mismo documento.
¿Cuáles son las normas editoriales para garantizar la lectura de su sitio?
Antes de escribir, responde a las siguientes preguntas:
Qui o Quel? Q¿Cómo? Où ? Q¿Hen? C¿Cómo? C¿Ombien? P¿Por qué?
Redacción para medios impresos: Coloque de forma concisa la respuesta a estas preguntas en el encabezamiento, debajo del teaser, y luego desarrolle cada pregunta en los subencabezamientos con un párrafo específico. Utiliza un recuadro para la pregunta que quieras destacar.
Redacción para medios de comunicación en línea: incluya las respuestas a estas preguntas en el título y el primer párrafo de su artículo o correo electrónico. De hecho, 80% de los internautas leen el primer párrafo y sólo 32% llegan hasta el cuarto.
Tres niveles de lectura y escritura concisa: Utilice títulos, subtítulos y palabras en negrita para crear tres niveles de lectura que favorezcan la lectura rápida. Escriba frases cortas, de no más de 15 ó 20 palabras. Desarrolle una sola idea por frase y utilice los tiempos presente y pasado principalmente para ayudar al lector a ver lo que está pasando.
La importancia de los eslóganes : Utilizando las formas exclamativa e interrogativa, puede plantear preguntas: "¡Deje de malgastar el dinero! " o "¿Por qué elegir nuestro nuevo servicio?
Por último, si incluye cifras en sus eslóganes, conseguirá que la gente quiera saber más: "3 razones para elegir...", "Las 2 innovaciones del año"...
¿Cómo dinamizar sus mensajes?
Adopte un tono directo que atraiga
Utilice el modo imperativo o interrogativo siempre que pueda para implicar al lector. Del mismo modo, si utiliza el "usted" para dirigirse directamente al lector, podrá concretar más sus ofertas. El "nosotros" debe reservarse para los medios institucionales que presentan a la empresa como un todo.
Aportar elementos fácticos y humanos
Impacte con cifras clave, índices de satisfacción, cálculos de ahorro, aumentos de rendimiento, etc. Será más convincente con un diagrama que con datos técnicos sobre sus productos. Por último, si utiliza referencias o testimonios de clientes, aumentará la eficacia de sus argumentos. Del mismo modo, para mostrar sus servicios, considere la posibilidad de presentar todo o parte de un equipo.
El arte de comunicar responde a normas basadas en el estudio del comportamiento. Por tanto, no es tanto una cuestión de "fibra" como de buenas prácticas. Sin embargo, basadas en el estudio de los comportamientos, estas buenas prácticas están destinadas a evolucionar. Las herramientas, los hábitos y los intereses evolucionan, y la comunicación también, por lo que el dominio de las herramientas de comunicación digital, impresa y escrita es esencial para una estrategia eficaz a largo plazo.
