[Entrevista]
Escasez, retrasos en las entregas y precios disparados… En tiempos de crisis, la evaluación de los proveedores debe permitir anticipar los riesgos y negociar mejor. ¿Pero cómo proceder? Por dónde empezar ? ¿Y para qué resultados?
En 2022 pensábamos que podíamos respirar, la crisis sanitaria había quedado atrás. Pero las crisis tienen la desafortunada costumbre de sucederse unas a otras... El conflicto en Ucrania está provocando una escasez inevitable que afecta directamente a alrededor de un tercio de las exportaciones mundiales de cereales. Por lo tanto, proveedores y compradores están sufriendo todo el peso de la escasez de materias primas, retrasos en las entregas y aumentos de precios. En tiempos de calma, evaluar a los proveedores ayuda a alinear la estrategia de compras con la estrategia de la empresa. Pero, en estos tiempos difíciles, la evaluación de proveedores debe integrar la noción de gestión de riesgos. Entonces, ¿qué herramientas y métodos deberían utilizarse para evaluar a los proveedores? Jean-Jacques Ruste, experto en compras internacionales y organización empresarial, responde a nuestras preguntas.
¿Por qué se deben evaluar a los proveedores?
En primer lugar, porque gran parte de los riesgos provienen de los proveedores. La cuestión de la evaluación de proveedores está así vinculada a la noción de gestión de riesgos. Por supuesto, hay que tener en cuenta el contexto. La geopolítica es un elemento importante: la crisis en Ucrania está en el centro de las preocupaciones actuales de los compradores. Por un lado, porque Ucrania y Rusia representan un tercio de las exportaciones mundiales de materias primas (alimentos, acero, etc.). Por otro lado, porque otros países han decidido dejar de exportar determinados productos alimenticios (maíz en la India, por ejemplo). Este contexto de escasez afecta considerablemente las relaciones comprador/proveedor.
En términos generales, la evaluación de proveedores corresponde a una visión estratégica de la función de compras. Pero, más aún hoy, el desafío de esta evaluación es la gestión de la criticidad. En otras palabras, esanticipar el riesgo evaluando:
- su potencial gravedad;
- la probabilidad de que ocurra;
- su detectabilidad aguas arriba.
Por dónde empezar ? ¿Cuáles son los criterios de evaluación?
La evaluación de los proveedores comienza aguas arriba porque permitirá decidir si se trabaja con tal o cual proveedor. El primer paso es el RFI (solicitud de información) que le permitirá conocer potenciales proveedores. Debes identificar tus KPI o indicadores clave de rendimiento.
Los criterios de evaluación son cuatro.
1/ Precio
En realidad, mejor centrarse en el TCO, es decir en costo total de adquisición. Porque, además del precio de compra, el TCO incluye el coste de uso y el coste de final de vida.
“A menudo, los compradores se centran demasiado en el precio. »
Muchos otros criterios pueden resultar más relevantes que el precio de compra. Por ejemplo, generalmente se estima que las disputas representan entre 6 y 7 % del costo de las compras. Por lo tanto, tener un proveedor confiable es sin duda más atractivo que un precio ligeramente más bajo.
2/ Cadena de suministro, logística, entrega
Los indicadores pueden ser los tiempos medios de entrega, el número de días de retraso en la entrega, etc.
3/ Cualitativo
El aspecto cualitativo puede considerarse desde el ángulo de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) y desarrollo sostenible (DS). El comprador también debe intentar saber cómo evalúa su proveedor a sus propios proveedores. O bien, evaluar la comunicación de su proveedor. ¿Proporciona un organigrama, una lista de contactos?
4/ Servicios
El proveedor puede comprometerse a servicios adicionales: seguros, cláusula de confidencialidad, cláusula de exclusividad, etc.
¿Qué lugar debería darse a los criterios de RSE?
Estos son criterios muy importantes. En efecto, debemos tener presente que la gestión de la criticidad y la anticipación de los riesgos tienen hoy un fuerte dimensión de RSE y desarrollo sostenible. En general, los aspectos sociales y medioambientales del riesgo han prevalecido sobre los económicos, es decir, el precio de compra. Además, visitar la fábrica de un proveedor no se trata sólo de comprobar si tiene las herramientas y máquinas adecuadas. Es también y sobre todo interesarse por las personas que trabajan allí.
Pero, dependiendo del sector de actividad, esto puede tener más matices. En algunos, la rentabilidad será un criterio más importante. Para otros, los plazos de entrega serán fundamentales. Si a nivel internacional la auditoría social de las fábricas parece obvia, en Francia la cuestión es anecdótica. A menos que su proveedor tenga proveedores en el extranjero... en cuyo caso, es mejor investigar.
Evaluar proveedores: sí, pero ¿cuáles?
Es necesario evaluar la hornonoistores estratégicos. Se trata, en primer lugar, de los proveedores con los que la empresa factura más. Luego, los proveedores de “fuente única” (los únicos que proporcionan un bien o servicio). Luego, aquellas de tamaño intermedio que operan en un sector de riesgo (espacial, militar). Por último, pero no menos importante, los proveedores “críticos”, es decir, aquellos que bloquean el sistema si no realizan entregas. Por ejemplo, mantener una máquina de alta tecnología. En caso de avería, la fábrica se cierra...
¿Cuándo se deben evaluar a los proveedores?
Cuando todo va bien, la evaluación se realiza en sentido ascendente. Luego, los proveedores estratégicos deben ser reevaluados al menos cada año. Pero también reevaluamos en caso de un problema importante: retraso en la entrega, defecto de calidad. En primer lugar, se trata de comprobar el punto de información declarativa comunicado por el proveedor. Luego, el departamento de compras volverá a examinar cada artículo en el hoja de evaluación de proveedores. Esto puede resultar en una visita al proveedor, quien luego corre con el costo. En caso de una nueva auditoría, se informa al proveedor de los puntos a mejorar y en qué plazo.
¿Cuál es el resultado de estas evaluaciones?
Las evaluaciones permiten establecer una puntuación global y clasificar proveedores. Esta es la etapa de puntuación. Incluso podemos comunicarles este benchmarking anónimo con el objetivo de mejorar.
“80 proveedores % están frente a ti… ¡puedes hacerlo mejor! »
Porque cuanto mejores son los proveedores, más ganan ellos y más ganas tú. De hecho, garantizan un servicio de calidad en los plazos estipulados. Para que no tengan restos. Sus empleados están motivados… y sus clientes –los compradores– están satisfechos.
Evaluar a los proveedores también significa apoyarlos en un área de progreso y garantizar una relación duradera con los proveedores en una lógica de beneficio mutuo.
¿Hay algún punto particular de vigilancia?
Absolutamente !
Si el proveedor no evalúa a sus propios proveedores, recomiendo que el comprador lo haga. Este es un proceso que se debe realizar con total transparencia con el proveedor de primer nivel, indicándole que deseamos auditar proveedores nivel 2. También representan una importante fuente de información que permite mejorar la visión estratégica de la calidad por parte del comprador.
Sobre todo, debemos comprobar lo que solemos llamar cuellos de botella. Es decir, subproveedores que pueden bloquear toda la cadena. Por ejemplo, aquel que es el único que produce un producto en el mundo.
Pero el mayor riesgo hoy es el declaración de quiebra de un proveedor.
Para concluir, ¿qué debemos recordar?
Evaluar proveedores permite tener una mejor comprensión de su ecosistema y del costo real de producción. Esto es fundamental para negociar mejor y no sólo sobre el precio.
En definitiva, la evaluación de proveedores permitirá Negociar mejor la gestión preventiva del stock., plazos de entrega más cortos o incluso la instalación de un “muro de calidad” en la línea de producción.
Es entonces una cuestión de desempeño para la función de compras y para toda la empresa.
