[Entrevista]
Escasez, retrasos en las entregas, precios al alza... En tiempos de crisis, la evaluación de los proveedores debe ayudarle a anticiparse a los riesgos y a negociar con mayor eficacia. Pero, ¿cómo hacerlo? ¿Por dónde empezar? ¿Y cuáles son los resultados?
En 2022 pensábamos que podíamos estar tranquilos, que la crisis sanitaria había quedado atrás. Pero las crisis tienen la desagradable costumbre de sucederse... El conflicto en Ucrania está provocando una escasez inevitable, que afecta directamente a cerca de un tercio de las exportaciones mundiales de cereales. Como consecuencia, proveedores y compradores se están viendo muy afectados por la escasez de materias primas, los retrasos en las entregas y la subida de los precios. En tiempos de calma, la evaluación de los proveedores ayuda a alinear la estrategia de compras con la estrategia corporativa. Pero en estos tiempos revueltos, la evaluación de proveedores debe incorporar la noción de gestión de riesgos. ¿Qué herramientas y métodos deben utilizarse para evaluar a los proveedores? Jean-Jacques Ruste, experto en compras internacionales y organización de empresas, responde a nuestras preguntas.
¿Por qué es importante evaluar a los proveedores?
En primer lugar, porque una gran parte de los riesgos procede de los proveedores. Por tanto, la cuestión de la evaluación de los proveedores está vinculada a la noción de gestión de riesgos. Por supuesto, hay que tener en cuenta el contexto. La geopolítica es un factor importante: la crisis de Ucrania está en el centro de las preocupaciones actuales de los compradores. En primer lugar, porque Ucrania y Rusia representan un tercio de las exportaciones mundiales de materias primas (alimentos, acero, etc.). En segundo lugar, porque otros países han decidido dejar de exportar determinadas materias primas (maíz a la India, por ejemplo). Esta escasez afecta considerablemente a las relaciones entre compradores y proveedores.
En términos generales, la evaluación de los proveedores corresponde a una visión estratégica de la función de compras. Pero aún más hoy, el reto de esta evaluación es gestionar la criticidad. En otras palabras, se trata deanticipar el riesgo evaluando :
- su gravedad potencial ;
- la probabilidad de que ocurra ;
- detectabilidad aguas arriba.
¿Por dónde empezar? ¿Cuáles son los criterios de evaluación?
La evaluación de los proveedores empieza en la fase inicial, ya que le ayudará a decidir si trabajar con un proveedor concreto. La primera etapa es la RFI (solicitud de información) para conocer posibles proveedores. Tienes que identificar tus KPI o indicadores clave de rendimiento.
Existen cuatro tipos de criterios de evaluación.
1/ Precio
En realidad, es mejor fijarse en el TCOEn otras palabras coste total de adquisición. Esto se debe a que, además del precio de compra, el TCO incluye el coste de uso y el coste al final de la vida útil.
"A menudo, los compradores se centran demasiado en el precio.
Muchos otros criterios pueden ser más relevantes que el precio de compra. Por ejemplo, se suele estimar que los litigios representan entre el 6 y el 7 % del coste de las compras. Así que tener un proveedor fiable es sin duda más atractivo que un precio ligeramente inferior.
2/ Cadena de suministro, logística, entrega
Los indicadores pueden ser los plazos medios de entrega, el número de días de retraso, etc.
3/ Cualitativo
El aspecto cualitativo puede verse desde el ángulo de la responsabilidad social de las empresas (RSE) y el desarrollo sostenible (DS). Los compradores también deben averiguar cómo evalúan sus propios proveedores. O evaluar la comunicación del proveedor. ¿Proporciona el proveedor un organigrama o una lista de contactos?
4/ Servicios
El proveedor puede comprometerse a servicios adicionales: seguro, cláusula de confidencialidad, cláusula de exclusividad, etc.
¿Qué papel deben desempeñar los criterios de RSE?
Son criterios muy importantes. Hay que tener en cuenta que la gestión de la criticidad y la anticipación de riesgos son cada vez más importantes. fuerte dimensión de RSE y desarrollo sostenible. En general, los aspectos sociales y medioambientales del riesgo han primado sobre las consideraciones económicas, es decir, el precio de compra. Visitar la fábrica de un proveedor no es sólo comprobar que dispone de las herramientas y la maquinaria adecuadas, sino también a las personas que trabajan en ella. Se trata también, y sobre todo, de interesarse por las personas que trabajan allí.
Pero dependiendo del sector empresarial, esto puede ser más matizado. Para algunos, la rentabilidad será un criterio más importante. Para otros, los plazos de entrega serán primordiales. Mientras que las auditorías sociales de las fábricas parecen ser algo normal en los mercados internacionales, en Francia son anecdóticas. A menos que su proveedor tenga proveedores en el extranjero... en cuyo caso, es mejor investigar.
Evaluar a los proveedores: sí, pero ¿cuáles?
Tenemos que evaluar hornonomotores estratégicos. Se trata, en primer lugar, de los proveedores con los que la empresa hace más negocios. A continuación, los proveedores "single-source" (los únicos que suministran un bien o servicio concreto). Luego están los proveedores medianos que operan en un sector de alto riesgo (espacial, militar). Por último, los proveedores "críticos", es decir, los que bloquearán el sistema si no cumplen sus obligaciones. Por ejemplo, el mantenimiento de una máquina de alta tecnología. En caso de avería, la fábrica se paraliza...
¿Cuándo se debe evaluar a los proveedores?
Cuando todo va bien, la evaluación se realiza en sentido ascendente. Después, los proveedores estratégicos deben ser reevaluados al menos una vez al año. Pero también se reevalúan en caso de problemas importantes, como retrasos en la entrega o defectos de calidad. El primer paso consiste en comprobar la información declarativa facilitada por el proveedor. A continuación, el departamento de compras vuelve a examinar cada elemento del formulario de evaluación de proveedores. Esto puede implicar una visita al proveedor, que corre con los gastos. En caso de nueva auditoría, se informa al proveedor de los puntos que deben mejorarse y del calendario.
¿Cuáles son los resultados de estas evaluaciones?
Las evaluaciones se utilizan para establecer una calificación global y para clasificar proveedores. Esta es la fase de puntuación. Incluso podemos enviarles esta evaluación comparativa anónima con vistas a mejorar.
"80 proveedores % le llevan ventaja... ¡usted puede hacerlo mejor!".
Porque cuanto mejores son los proveedores, más ganan ellos y más gana usted. Al fin y al cabo, entregan calidad a tiempo. No tienen rechazos. Sus empleados están motivados... y sus clientes -los compradores- están satisfechos.
Evaluar a los proveedores también significa apoyarles en su progreso y garantizar una relación a largo plazo con el proveedor en la que todos salgan ganando.
¿Hay que prestar atención a algún punto en particular?
Absolutamente !
Si el proveedor no evalúa a sus propios proveedores, recomiendo que lo haga el comprador. Esto debe hacerse con total transparencia con el proveedor de primer nivel, indicando que desea auditar proveedores nivel 2. También son una importante fuente de información para mejorar la visión estratégica de la calidad por parte del comprador.
Sobre todo, tenemos que comprobar lo que solemos llamar el cuellos de botella. En otras palabras, subproveedores que pueden bloquear toda la cadena. Por ejemplo, un proveedor que es el único en el mundo que fabrica un producto.
Pero el mayor riesgo actual es la solicitud de quiebra un proveedor.
Para concluir, ¿qué debemos recordar?
Evaluar a los proveedores nos permite conocer mejor su ecosistema y el coste real de producción. Esto es esencial si queremos negociar de forma más eficaz, y no solo sobre el precio.
Al final, la evaluación de los proveedores le permitirá negociar mejor la gestión preventiva de las existenciasDe este modo, podemos ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de ventajas, como plazos de entrega más cortos y la introducción de un "muro de calidad" en la línea de producción.
Por lo tanto una cuestión de rendimiento para la función de compras y para la empresa en su conjunto.
