Las personalidades difíciles de algunos empleados pueden hacer que sus reuniones sean ineficaces o incluso contraproducentes. Con importantes consecuencias para la dinámica de equipo, la consecución de objetivos y el éxito de los proyectos. ¿Cuál es la mejor manera de gestionar las situaciones difíciles en las reuniones? Descúbralo con Sandrine Bertrand, formadora de ORSYS y experta en comunicación, gestión y desarrollo personal.
Para cualquier directivo, es esencial dirigir reuniones bien enfocadas y eficaces. Pero puede ocurrir que determinados empleados con personalidades difíciles se impongan al grupo de forma contraproducente.
¿Qué es una "personalidad difícil"?
Cada cual tiene su propia percepción, según su experiencia y su marco de referencia. Bajo este término, podríamos reconocer a una persona disipada, agresiva, indiferente, autosuficiente, provocadora, irrespetuosa, que cuestiona constantemente lo que se dice...
Por último, los términos "personalidades difíciles" pueden referirse a cualquier persona que se comporte de forma inapropiadaEn otras palabras, demasiado atrás o más allá de los límites considerados aceptables en un contexto profesional.
Ante situaciones que pueden volverse rápidamente delicadas, ya sea en persona o a distancia, los directivos pueden aprovechar al máximo las siguientes ventajas cinco claves para optimizar las reuniones y calmar las discusiones.
Gestión de personalidades difíciles
Del mismo modo que hay que prepararse para una reunión, también puede ser necesario "preparar" a determinados participantes. En otras palabras, aquellos que por experiencia sabe que pueden plantearle un problema.
La comunicación es esencial. Y así es, hable asertivamente con personalidades difíciles antes de la reunión es una verdadera ventaja. Por ejemplo, puede tratarse de tranquilizar a una persona tímida o de establecer individualmente un marco benévolo pero firme para alguien que se sabe "demasiado agitado". Pero para ello hay que conocer bien a los participantes, lo que no siempre es fácil.
En todos los casos, establecer el escenario de antemano y volver a exponer las "reglas del juego" al comienzo de la reunión puede ayudarle a gestionar la situación con mayor eficacia.
Algunas buenas prácticas:
- Recuerda a los participantes el momento y el objetivo de la reunión, los límites de tiempo para hablar o las sesiones de preguntas y respuestas si es necesario, las normas de urbanidad y la necesidad de que todos escuchen.
- Pide a cada participante por turno que informe sobre la reunión, lo que requiere que todos escuchen. Variante: anunciar al principio de la reunión que una persona levantará acta y que sólo dará su nombre al final de la reunión.
- Asignar responsabilidades a las personas difíciles, ofreciéndoles un papel real en la reunión. Ser el "cronometrador", el facilitador de los debates y los turnos de palabra, o la persona que anota las ideas clave en una pizarra... En definitiva, se trata de dar a los participantes difíciles una parte del papel del facilitador.
A veces, un "vive mi vida" puede ser un salvavidas.
Dar prioridad a la escucha manteniéndose firme en el marco
Durante la reunión, hay que saber escuchar. Si quieres que te escuchen, primero tienes que escuchar tú.
Para ello, utilice las herramientas de la escucha activa. En particular, el famoso CQQCOQP (cómo, quién, qué, cuánto, dónde, cuándo, por qué), la navaja suiza de la comunicación. Es una herramienta esencial si quieres ser un buen comunicador en cualquier situación, y más aún cuando presides una reunión con personas difíciles. Te permitirá comprender mejor determinados comportamientos o necesidades y, en consecuencia, cualquier objeción o dificultad.
Gestionar las propias emociones al tratar con personas difíciles
Saber reconocer y gestionar sus propias emociones en ese momento es esencial si quiere dirigir la reunión sin problemas y mantener un ambiente tranquilo. En primer lugar, esto presupone que sepa mantener la calma y la amabilidad, incluso cuando trate con personalidades difíciles. En segundo lugar, hay que saber exprese sus emociones de forma constructivautilizando una técnica de comunicación adecuada.
Por ejemplo:
El método "sandwich
¿La idea?
- en primer lugar, comience la conversación con algo positivo
- luego continuar con lo que puede ser negativo o más delicado
- Por último, para concluir con una valoración global positiva
El DESC
Un método de 4 pasos para comunicarse asertivamente.
D como en Describing the facts
E como en Expressing your feelings
S como en Sugiera una solución
C como Concluir positivamente
Por otro lado, una vez fuera de la reunión y a solas, no dudes en expresar tus emociones si lo necesitas (respira, haz deporte, escribe lo que te molesta...).
Cambia tu técnica de presentación para evitar el efecto grupo
Preste mucha atención a lo largo de toda la reunión, porque cualquier participante "perturbador" puede arrastrar rápidamente al grupo. Una cosa es segura: hay que reaccionar rápido, a la menor perturbación. De lo contrario, el "efecto bola de nieve" puede producirse muy rápidamente y la avalancha te barrerá antes de que hayas tenido tiempo de decir nada.
¿Qué podemos hacer?
Cambiar tu técnica de animación puede ser a veces una muy buena opción. Por ejemplo, puede dividir al grupo en pequeños grupos de trabajo para "apagar el fuego" o para que un participante más tímido se sienta más a gusto...
Cuando trate con personalidades difíciles, tendrá que mantener el "liderazgo" en la reunión. Si una persona se entromete demasiado y da un poco el espectáculo delante de los demás, pídele que escriba cualquier cosa bien fundada que tenga que decir sobre el temapor ejemplo, alegando falta de tiempo para la participación oral.
En todos los casos, permanecer neutral en caso de conflicto entre dos participantes.
Por último, puede ser necesario interrumpir una reunión cuando se haga demasiado difícil. Tómate un descanso o, como último recurso, aplaza la reunión. Y, sobre todo, no olvides replantear en privado la personalidad o personalidades difíciles que lo están perturbando todo y te obligan a tomar esta decisión.
Reuniones a distancia: algunos consejos para tratar con personalidades difíciles
Las reuniones por videoconferencia pueden acentuar ciertos rasgos de las personalidades difíciles (autosuficientes, disipadas, etc.). Por eso, antes de la reunión, puedes enviar a cada participante un correo electrónico de bienvenida establecer el marco completo: fecha y hora precisas, objetivos, normas de urbanidad, etc.
¡Utiliza bien la cámara!
Para saludar, pero también para fomentar la escucha y la atención... durante una reunión a distancia, ¡utiliza la cámara! Para ello, pida a cada uno que active su propia cámara al inicio de la reunión.
"Estaré encantado de volver a verte con tu mejor sonrisa detrás de la pantalla..."
Para recordar: Sin lenguaje no verbal (expresiones faciales, mirada, lenguaje corporal, etc.), existe un alto riesgo de interpretación negativa. De hecho, si falta la imagen, los momentos "en blanco" en los intercambios pueden hacer creer que las personas no escuchan, tienen problemas para conectar, están haciendo otra cosa... ¡cuando en realidad puede ser todo lo contrario!
Te toca a ti dar ejemplo: encuadrarte correctamente. En otras palabras, la parte superior de la cabeza en la parte superior de la pantalla y el centro del pecho en la parte inferior de la pantalla.
Para que todos se sientan implicados, distribuir funciones Secretario de sesión, cronometrador...
Es decir, si aún dudas de que algunas personas sepan escuchar, formular preguntas abiertas para sondear su estado de concentración.
Ahora ya tienes algunos consejos útiles. Disfrute de sus reuniones.
